Минфин смягчает требования к путевым листам

Е. КАПКОВА, АКДИ "Экономика и жизнь"

     В этой статье мы расскажем о формах путевых листов, которые следуетприменять различным организациям, и приведем примерную форму путевоголиста для организации, не специализирующейся на оказании автотранспортныхуслуг.
     Важность путевого листа состоит в том, что он является первичнымдокументом, подтверждающим расходы по эксплуатации автомобилей. Путевойлист автомобиля, так же как и товарно-транспортная накладная (ТТН),содержит данные для осуществления расчетов за перевозки грузов, списанияГСМ на себестоимость и начисления заработной платы водителю.
     Правила дорожного движения Российской Федерации, утвержденныеПостановлением СМ - Правительства РФ от 23.10.1993 N 1090 (п. 2.1.1), иписьмо МВД от 25.11.2004 N 13/4-99 "О применении пункта 2.1.1 Правилдорожного движения Российской Федерации" определяют перечень документов,которые водитель обязан иметь при себе и показывать по требованиюсотрудников милиции. Это путевой лист, лицензионная карточка итоварно-транспортные документы на перевозимый груз.
     Если водитель перевозит крупногабаритный и очень тяжелый груз, то унего должны быть также специальное разрешение и пропуск, а на путевомлисте должна стоять отметка "Опасный груз".

     Налоговые органы на местах, как правило, настаивают на том, чтоюридические лица всех форм собственности, использующие автотранспорт,должны применять только те унифицированные формы путевых листов, которыеутверждены постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 "Обутверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учетуработы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте"(см., например, письмо УФНС России по г. Москве от 25.07.2005 N20-12/53147). Это формы путевых листов N 3 и 3 спец. (для легковыхавтомобилей), 4 (для легкового такси), 4С и 4П (для грузовых автомобилей)и 6 и 6 спец. (для автобусов).
     Однако Минфин России в письме от 20.09.2005 N 03-03-04/1/214разъяснил, что формы, утвержденные Постановлением Госкомстата N 78,обязательны только для автотранспортных организаций.
     Что касается остальных организаций, то они могут разработать своюформу путевого листа, в котором должны быть отражены все реквизиты,предусмотренные п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "Обухгалтерском учете", а именно:
     - наименование документа;
     - дата составления документа;
     - наименование организации, от имени которой составлен документ;
     - содержание хозяйственной операции;
     - измерители хозяйственной операции в натуральном и денежномвыражении;
     - наименования должностей лиц, ответственных за совершениехозяйственной операции и правильность ее оформления;
     - личные подписи указанных лиц.
     Разработанную организацией форму путевого листа следует утвердитьприказом об учетной политике организации и привести в приложении к этомуприказу.
     На многих предприятиях используются легковые служебные автомобили,обслуживающие работников административно-управленческого аппарата(директора, замов и т.д.). Для учета работы этих автомобилей также можноразработать свою форму путевого листа.
     При разработке такой формы организация может взять за основу формы,утвержденные Госкомстатом. Можно также руководствоваться общим порядкомзаполнения путевых листов грузового автотранспорта, изложенным вПриложении N 7 к Инструкции Минфина СССР, Госбанка СССР, ЦСУ СССР иМинтранса РСФСР от 30.11.1983 N 156/354/7 "Инструкция о порядке расчетовза перевозки грузов автомобильным транспортом". Но организация можетпринять и совсем отличную от госкомстатовской собственную форму.
     Согласно Постановлению Госкомстата N 78 (обязательному только дляавтотранспортных предприятий) путевой лист выдается водителю под распискутолько на один рабочий день (смену) при условии, если путевой лист запредыдущий день работы уже сдан. Водитель не должен участвовать взаполнении путевого листа, за исключением строк о приеме и сдачеавтомобиля механику. На более длительный срок при междугородныхперевозках грузов путевой лист выдается только в случае, когда водительвыполняет перевозки в течение более суток.
     Однако Минфин России в письме от 15.11.2005 N 03-03-04/1/363 указална то, что организации, не являющиеся автотранспортными, могут составлятьпутевые листы таким образом и с такой регулярностью, чтобы на ихосновании возможно было судить об обоснованности произведенного расхода.То есть неавтотранспортные организации могут самостоятельно устанавливатьне только форму путевого листа, но и периодичность его оформления.Единственным условием является то, что на основании путевого листа должнаподтверждаться обоснованность соответствующих расходов.
     Формы путевых листов, утвержденные Госкомстатом, обязательны толькодля автотранспортных организаций. Все остальные организации могутразработать их формы самостоятельно.
     Вопрос о принятии к учету расходов, связанных с эксплуатациейавтомобилей (при расчете налога на прибыль), часто беспокоит бухгалтерови бывает предметом споров с ИФНС.
     По нашему мнению, если путевые листы выписываются не каждый день, тоорганизация могла бы обезопасить свою позицию перед налоговыми органами,отразив этот факт в учетной политике. При этом целесообразно указать, скакой максимальной периодичностью (например, не реже одного раза в неделюили месяц) будут выписываться путевые листы конкретным сотрудникам, атакже привести причины принятия организацией такого решения.
     При этом нужно исходить из следующего: чтобы расходы былиобоснованы, из путевого листа должна быть видна цель поездок. Еслизадание водителю дается на неделю (месяц), то и путевой лист можносоставлять раз в неделю (месяц). Если же задание дается каждый день, то ипутевой лист необходимо оформлять каждый день.
     Оформление путевого листа до выдачи его водителю обычноосуществляется диспетчером или иным специально назначенным сотрудникоморганизации. При заполнении путевого листа диспетчер присваивает емуномер и записывает дату его выдачи, которая должна соответствовать датеего регистрации в журнале учета путевых листов. Этот журнал учета можновести в произвольной форме или использовать форму N 8 "Журнал учетадвижения путевых листов", утвержденную Постановлением Госкомстата N 78. Вкаждой строке журнала обычно последовательно записывают номер путевоголиста, дату его выдачи, ФИО водителя, а также ставят свои подписиводитель и диспетчер с указанием даты приема диспетчером путевого листаот водителя.
     Торговые организации, имеющие на балансе транспортные средства длядоставки товаров от поставщика (или покупателю), также могут разработатьсвою форму путевого листа. На таких коммерческих предприятиях частоиспользуется повременная оплата труда водителей (основная заработнаяплата - месячный оклад). В этом случае зарплата водителя не зависит отпробега автомобиля или веса перевезенного груза. Водитель должен лишьвыполнять дневное задание. Но для расчета затрат на ГСМ совершеннонеобходимо, чтобы в путевом листе был определен пробег автомобиля ирасход топлива.
     Пример оформления путевого листа, выписанного на один день водителюТитову А.В. в торговой организации ООО "Лис", показан на с. 19.
     Путевому листу присваивается номер, проставляются дата его выписки иназвание организации (можно также адрес и телефон). В строках, отведенныхдля сведений о водителе, указываются его фамилия, имя и отчество, номерводительского удостоверения и регистрационный номер лицензионнойкарточки. В строках для сведений об автомобиле указывают его марку игосударственный регистрационный номер. Ниже ставят свои подписимедработник и механик (или иное уполномоченное лицо, отвечающее затехническое состояние автомобиля и разрешающее выезд).
     В разделе I "Задание водителю" указываются маршруты движения,наименование груза и (или) цель поездки. Если маршрутов много и все онине умещаются на одном путевом листе, то можно оформить отдельныймаршрутный лист с указанием дат и всех маршрутов поездок, которыйприлагается к путевому листу. При этом в разделе "Задание водителю"путевого листа делается ссылка на номер этого маршрутного листа.
     В разделе II "Работа водителя и автомобиля" диспетчер (механик илииное назначенное лицо) фиксирует показания спидометра. По окончаниисрока, на который выдан путевой лист, водитель сдает его диспетчеру.Диспетчер удостоверяет правильность снятых показаний приборов своейподписью на путевом листе. Затем от диспетчера путевой лист принимаетбухгалтер.
     По показаниям спидометра бухгалтер определяет пробег автомобиля. Поутвержденным нормам расхода топлива и пробегу автомобиля определяетсярасход топлива.

 ПУТЕВОЙ ЛИСТ АВТОМОБИЛЯ N 134  ----- 6 апреля 2006 года ------------------ Организация ООО "Лис", 123726, г. Москва, ул. Беговая, д. 45, кв.67, тел. 123-45-67----------------------------------------------T--------------------------------------------------------------------------------------------¬¦Водитель-экспедитор (Ф.И.О.) ¦Титов Анатолий Васильевич   ¦+---------------------------------------------+--------------------------------------------------------------------------------------------+¦Номер водительского удостоверения ¦77 МН N 7655432   ¦+---------------------------------------------+--------------------------------------------------------------------------------------------+¦Регистрационный номер лицензионной карточки ¦LUPVPK345HUH123456   ¦L---------------------------------------------+-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------T----------------------------------------------------------------------------¬¦Автомобиль  ¦Государственный номерной знак  ¦+----------------------------T--------------------------------+----------------------------------------------------------------------------+¦Тип, марка ¦Газель-330210-1214 ¦E123 KT 77 RUS  ¦+----------------------------+--------------------------------+   ¦¦Прицеп (полуприцеп) ¦- ¦-   ¦+----------------------------+--------------------------------+----------------------------------------------------------------------------+¦Водитель по состоянию здоровья ¦Автомобиль технически исправен.  ¦¦  +----------------------------------------------------------------------------+¦к управлению допущен. Иванова Иванова С.М. ¦ Выезд разрешен. Петров Петров В.В. ¦¦ ---------------- ------------------ ¦  ----------- -------------------- ¦¦ (подпись) (расшифровка подписи)¦  (подпись) (расшифровка подписи) ¦+-------------------------------------------------------------+----------------------------------------------------------------------------+¦Автомобиль принял: Титов ¦ Титов А.В.  ¦¦  ---------------------+ ------------------------  ¦¦  (подпись) ¦ (расшифровка подписи)  ¦+-------------------------------------------------------------+-----------------------------------------------------------------------------¦I. Задание водителю+----------T---------------------------------------------------------------------------T---------------------------------------------------¬¦N п/п ¦Маршрут движения  ¦Наименование груза, ¦¦ +---------------------------T-----------------------------------------------+работа водителя  ¦¦ ¦Откуда (организация, адрес)¦Куда (организация, адрес) ¦  ¦+----------+---------------------------+-----------------------------------------------+---------------------------------------------------+¦1 ¦ООО "Лис" ¦ЗАО "Рекорд", Москва, ¦Печатная продукция. ¦¦ ¦ ¦ул. Беговая, 23 ¦Доставка и разгрузка-погрузка ¦+----------+---------------------------+-----------------------------------------------+---------------------------------------------------+¦2 ¦ЗАО "Рекорд", Москва, ¦ФГУП "Орион", Москва, ¦Печатная продукция. ¦¦ ¦ул. Беговая, 23 ¦пр. Нахимова, 10 ¦Доставка и разгрузка-погрузка ¦+----------+---------------------------+-----------------------------------------------+---------------------------------------------------+¦3 ¦ФГУП "Орион", Москва, ¦ООО "Лис"  ¦Печатная продукция. ¦¦ ¦пр. Нахимова, 10 ¦  ¦Доставка и разгрузка-погрузка ¦+----------+---------------------------+-----------------------------------------------+---------------------------------------------------+¦ ¦ ¦  ¦  ¦+----------+---------------------------+-----------------------------------------------+---------------------------------------------------+¦II. Работа водителя и автомобиля    ¦+----------T----------------------------T----------------------------T-------------------T-------------------------------------------------+¦ ¦Время (ч, мин.) ¦Показания спидометра, км ¦ ¦Автомобиль сдал водитель: ¦+----------+----------------------------+----------------------------+ +---------------------- --------------------------+¦Выезд ¦9.00 ¦67395 ¦ ¦Титов Титов А.В. ¦+----------+----------------------------+----------------------------+ +----------- ------------------------+¦Возврат ¦18.00 ¦67493 ¦ ¦(подпись) (расшифровка подписи) ¦+----------+----------------------------+----------------------------+ +---------------------- ------------------------+¦Общий пробег (км) ¦98 ¦ ¦Состояние автомобиля исправное ¦+---------------------------------------+----------------------------+ L-------------------------------------------------+¦Норма расхода топлива (л/100 км) ¦16,5 ¦Автомобиль принял: Петров Петров В.В. ¦+---------------------------------------+----------------------------+ ---------- ----------------------+¦Расход топлива по норме ¦16,2 ¦ (подпись) (расшифровка подписи)¦L---------------------------------------+----------------------------+---------------------------------------------------------------------- Бухгалтер Сидорова Сидорова В.С. --------- ----------- --------------------- (должность) (подпись) (расшифровка подписи) М.П.Особые отметки:--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Источник : АКДИ