Не заполнишь - не поедешь

     Привезти товары на свой склад, обеспечить производство сырьем илидоставить готовую продукцию покупателю. Что в этом сложного? Конечно,ничего! Главное - правильно заполнить путевой лист, чтобы не было проблемс подтверждением расходов.
     Путевой лист автомобиля является основным первичным документом,который, так же как и товарно-транспортная накладная, содержит данные дляосуществления расчетов за перевозки грузов, списания ГСМ на себестоимостьи начисления заработной платы водителю.
     Формы путевых листов для юридических лиц установлены постановлениемГоскомстата России от 28.11.97 N 78 "Об утверждении унифицированных формпервичной учетной документации по учету работы строительных машин имеханизмов, работ в автомобильном транспорте". Так, например, длялегкового автомобиля используется форма N 3, для грузового - формы N 4-си 4-п, для автобусов - форма N 6 и т.д.
     Для индивидуальных предпринимателей путевые листы также являютсяобязательными. Их формы приведены в приказе Минтранса России от30.06.2000 N 68 "О введении путевой документации для индивидуальныхпредпринимателей, осуществляющих перевозочную деятельность наавтомобильном транспорте".
     Согласно Уставу автомобильного транспорта РФ путевой листудостоверяет принадлежность транспортного средства данному юридическому(физическому) лицу, осуществляющему перевозки. Путевой лист дает правоводителю на выезд автомобиля из гаража (места стоянки) на дороги общегопользования для выполнения установленного в нем задания, а также на въездавтотранспортного средства и находящихся в нем лиц, указанных в путевомлисте, на территорию грузоотправителя или грузополучателя, если для этогоне требуется специального пропуска.
     При приеме груза к перевозке водитель-экспедиторпредприятия-перевозчика предъявляет грузоотправителю водительскоеудостоверение и путевой лист.

     Порядок заполнения путевых листов грузового автотранспорта изложен вприложении 7 к инструкции Минфина СССР, Госбанка СССР, ЦСУ СССР иМинтранса РСФСР от 30.11.83 N 156/354/7 "О порядке расчетов за перевозкигрузов автомобильным транспортом". В настоящее время это единственныйдействующий документ, описывающий правила оформления путевого листа.
     Путевой лист выдается водителю под расписку только на один рабочийдень (смену) при условии сдачи путевого листа за предыдущий день работы.Водитель не должен участвовать в заполнении путевого листа, заисключением строк о приеме и сдаче автомобиля механику.
     Поскольку преобладающая часть грузоперевозок в настоящее времявыполняется небольшими организациями, в которых, как правило,используется повременная оплата труда водителей (основная заработнаяплата состоит из месячного оклада), для примера заполнения взята формапутевого листа N 4-п.
     Оформление путевого листа до выдачи его водителю обычноосуществляется диспетчером организации-перевозчика. Если поставщик илипокупатель перевозят товар собственным или арендованным автотранспортом,то путевой лист оформляют специально назначенные сотрудники этихорганизаций.
     При заполнении путевого листа диспетчер присваивает ему номер изаписывает дату выдачи, которая должна соответствовать дате егорегистрации в Журнале учета движения путевых листов (форма N 8,установлена Постановлением Госкомстата России N 78). В каждой строкежурнала последовательно записываются номер путевого листа, дата еговыдачи, ФИО водителя и его табельный номер, гаражный номер машины ипроставляются подписи водителя и диспетчера с указанием даты приемадиспетчером путевого листа от водителя.
     Затем в путевой лист вписывается название организации, ее адрес,телефон и в специальном поле - код ОКПО. В поле "Режим работы"указывается код, соответствующий режиму работы (работа в будние дни,командировка, суммированный учет рабочего времени, работа по графику ит.д.), в соответствии с которым производится начисление заработной платыводителю.
     В строках "Колонна" и "Бригада" указываются номера (если они есть напредприятии) тех колонны и бригады, в которых работает водитель. Встроках для сведений об автотранспортном средстве приводится его марка,государственный регистрационный номер и гаражные номера автомобиля иприцепов. В строках, отведенных для сведений о водителе, указываются егофамилия, имя и отчество, табельный номер, номер водительскогоудостоверения и класс. В строках о лицензионной карточке отражаютсясведения о ее виде (стандартная, ограниченная), регистрационном номере исерии.
     В строке "Сопровождающие лица" записываются фамилии и инициалы лиц,сопровождающих автомобиль для выполнения задания (грузчики, экспедиторы ит.д.).
     Раздел "Работа водителя и автомобиля" предназначен для сведений овыезде и возвращении автомобиля по графику.
     В разделе "Задание водителю" в графе 18 "В чье распоряжение" наосновании заявки заказчика диспетчер указывает наименование заказчика, враспоряжение которого должен прибыть автомобиль для выполнения задания. Вграфах 19 и 20 отмечается время прибытия автомобиля к заказчику и егоубытия согласно заявке или графику работы по договору. В графах 21 и 22на основании заявки или разового заказа отражается количество часов иездок с грузом, необходимых для выполнения задания.
     Право изменения задания, указанного в разделе "Задание водителю",имеет только автотранспортное предприятие. Только в исключительныхслучаях заказчик может по согласованию с автотранспортным предприятиемизменить задание с соответствующей записью в строках "Особые отметки".Здесь же делается запись в случаях использования автомобиля поспециальному назначению, например, органами милиции, а также отражаютсясведения, не предусмотренные формой путевого листа (отметки ГАИ,заказчиков при отказе от загрузки автомобиля, различных дорожных служб ит.д.).
     В строке "Выдать горючее" диспетчер записывает прописью количествогорючего, необходимое к выдаче для выполнения задания с учетом остаткагорючего предыдущего дня работы.
     Получив от диспетчера путевой лист, водитель проходит обязательныйпредрейсовый медосмотр. Медработник, проверяющий пригодность водителя посостоянию здоровья, ставит свою подпись в поле "Водитель по состояниюздоровья к управлению допущен". Если предприятие большое, то оно можетиметь в своем составе медсанчасть, при ее отсутствии медработник обычноявляется совместителем.
     До выезда из гаража на путевом листе заправщик (при заправке насамом предприятии), техник по горюче-смазочным материалам или специальноназначенное лицо (в нашем примере - механик) в разделе "Движениегорючего" в графах 9, 10, 11 соответствующих строк записывает марку иколичество выданного горючего, а также серии и номера выданных талонов нагорючее. Количество горючего, выданного талонами, приравнивается кгорючему в натуральном выражении.
     В разделе "Работа водителя и автомобиля" в графе 7 "Показаниеспидометра" механик фиксирует показание спидометра при выезде автомобиляиз гаража, а в графе 8 "Время фактическое" проставляет фактическое времявыезда автомобиля из гаража на задание.
     В разделе "Движение горючего" в графе 12 "Остаток при выезде"механик записывает количество горючего, находящееся в баках автомобиляпри выезде, и ставит свою подпись. Например, в баке автомобиля оставалось10 л с предыдущего дня, утром текущего дня происходила заправка на самомавтотранспортном предприятии - выдано 30 л, поэтому при выезде в бакемашины было 40 л бензина.
     В строках о технической исправности автомобиля механик удостоверяетсвоей подписью передачу машины водителю в исправном состоянии и разрешаетвыезд из гаража. Водитель своей подписью удостоверяет принятие автомобиляв исправном состоянии и получение задания на перевозку.
     После прибытия автомобиля к заказчику на оборотной стороне путевоголиста в разделе "Выполнение задания" заказчик указывает своенаименование, показания спидометра, дату и время прибытия к нему иплановое время убытия согласно заявке, количество и номератоварно-транспортных документов (ТТД), маршрут движения (адреса пунктовпогрузки и разгрузки, откуда взять груз и куда доставить согласнозаявке), количество ездок и ставит свой штамп.
     В разделе "Простои на линии" уполномоченное лицо заказчика всоответствующих графах указывает причину простоя, дату и время начала иокончания простоя и удостоверяет эти записи своей подписью.
     В форме N 4-п имеется отрывной талон заказчика, который являетсяоснованием для предъявления предприятием-перевозчиком счета на оплатутранспортных услуг. Этот талон прилагается к счету на оплату. Наоборотной стороне путевого листа заказчик указывает наименованиеорганизации-перевозчика, марку и государственный номер работающего у негоавтомобиля и прицепов. В строке "Заказчик" он проставляет своенаименование, фамилию, имя и отчество должностного лица, ответственногоза использование автомобиля. В строках "Прибытие к заказчику" и "Убытиеот заказчика" указывается время прибытия и убытия автомобиля. В строках"Приложенные ТТД" заказчик вписывает номера ТТД, один экземпляр которыхприлагается к путевому листу, и указывает их общее количество. Затем встроке "Подпись и штамп заказчика" он подписывается и ставит свой штамп.
     При возвращении автомобиля в гараж в путевом листе в разделе"Движение горючего" механик (или специально назначенное лицо) заполняетграфу 13 "Остаток при возвращении" и расписывается под ней. В этом жеразделе, если бензин сливается, заправщик или иное назначенное на этуработу лицо при сдаче водителем ГСМ заполняет графу 14 "Сдано" ирасписывается под ней.
     В строке "Сдал водитель" водитель подписывает путевой лист при сдачеавтомобиля механику в исправном (или неисправном) состоянии. Механик встроке "Принял" подписывает лист, подтверждая прием автомобиля отводителя в технически исправном (неисправном) состоянии.
     Затем водитель сдает путевой лист диспетчеру или специальноназначенному лицу.
     После сдачи водителем путевого листа диспетчер или иноеуполномоченное лицо в разделе "Работа водителя и автомобиля" в графе 6"Нулевой пробег" записывает расстояние от гаража до первого пунктапогрузки и от последнего места разгрузки до гаража.
     В разделе "Движение горючего" в графе 15 "Коэффициент изменениянормы" указывается один общий на весь данный рабочий день коэффициентизменения нормы расхода горючего, связанный с работой по повышенной нормерасхода топлива. Учет дорожно-транспортных, климатических и другихэксплуатационных факторов производится с помощью поправочныхкоэффициентов.
     В графах 16 "Время работы спецоборудования" и 17 "Время работыдвигателя" записывается время работы специального оборудования, которымоснащен автомобиль, и дополнительное время работы двигателя в особыхусловиях эксплуатации (работа двигателя, вращающегопогрузочно-разгрузочные механизмы, и т.п.). Эти реквизиты необходимы дляопределения дополнительной нормы расхода горючего. Правильность всех этихданных диспетчер заверяет подписью под соответствующими графами.
     В разделе "Результат по первому (второму) заказчику" на оборотнойстороне путевого листа таксировщик указывает оплачиваемое время,количество ездок, наличие экспедитора, общий пробег и пробег с грузом,вес и тонно-километры. На лицевой стороне талона заказчика точно так жезаполняется раздел "Результат по первому (второму) заказчику". Этиразделы подписывают таксировщик и начальник эксплуатации.
     Путевой лист должен находиться у водителя в течение всего рабочеговремени и предъявляться по требованию сотрудников МВД, ГАИ и Российскойтранспортной инспекции. Путевые листы следует хранить вместе стоварно-транспортными документами, чтобы их можно было одновременнопроверять. Минимальный срок их хранения - 5 лет.
     Ответственность за неправильное оформление путевого листа несутруководители организаций, а также лица, отвечающие за эксплуатациюавтомобиля и участвующие в заполнении документа.

     C 1 января 2001 г. и индивидуальные предприниматели обязаныприменять путевые листы при осуществлении перевозок грузовыми и легковымиавтомобилями.
     Формы путевых листов для предпринимателей, осуществляющих перевозкина коммерческой основе для заказчиков и для своих производственных целей,утверждены Приказом Минтранса России от 30.06.2000 N 68.
     Этим же Приказом определен порядок заполнения путевых листов,обязательный для всех предпринимателей, эксплуатирующих автотранспортныесредства на правах собственности, аренды и других законных основаниях.
     Если предприниматель нанимает на работу водителей, то путевые листыоформляет он сам или специально назначенное им лицо. Если индивидуальныйпредприниматель лично управляет автомобилем, то он и оформляет себепутевой лист. Так же как и для юридических лиц, путевой лист дляиндивидуального предпринимателя оформляется только на один рабочий день.Более длительный срок действителен в случае, когда время выполнениязадания вне места постоянной стоянки автотранспорта превышает одни сутки(смену).
     Порядок заполнения путевого листа у индивидуального предпринимателяаналогичен тому, который был описан в предыдущем разделе, но формадокумента иная. По окончании работы путевой лист заверяется личнойподписью предпринимателя.
     ОБРАБОТКА ПУТЕВЫХ ЛИСТОВ
     Путевой лист остается у предприятия-перевозчика и служит основаниемдля учета транспортной работы автомобиля. В этой статье мы не будемподробно разбирать вопросы таксировки, нормирования расходов топлива иисчисления зарплаты водителя.
     Напомним лишь, что фактическое количество израсходованных ГСМ припокупке за наличный расчет подтверждается путевым листом и чеками ККМ,которые сдаются в бухгалтерию (с авансовым отчетом) и позволяют списатьэти расходы на себестоимость. Наличные деньги на закупку ГСМ выдаютсяводителю под отчет. После истечения установленного приказом руководителясрока водитель составляет авансовый отчет по форме N АО-1.
     При обработке путевых листов расход горючего определяется по общемупробегу и/или выполненной работе автомобиля в тонно-километрах за день(смену). При подведении итогов работы на оборотной стороне путевого листав разделе "Расход горючего" указываются наряду с фактическими расходамиГСМ также расходы по нормам, установленным в организации.

Источник : АКДИ