Деньги-талон-бензин

     Многие организации используют в своей деятельности автотранспорт. Обособенностях учета приобретения бензина по талонам и его использованиячитайте ниже.
     Организации могут приобретать горюче-смазочные материалы (ГСМ) наавтозаправочных станциях за наличный расчет (АЗС) или по талонам.
     Для приобретения ГСМ по талонам организация заключает договоркупли-продажи с продавцом ГСМ, который организует отпуск автомобильноготоплива через определенную сеть АЗС. Перечень АЗС, отпускающих ГСМ поталонам данного продавца, приводится в договоре (с указанием их адресов).
     Оплатив определенное договором количество бензина соответствующеймарки, организация получает талоны, по которым водители будут заправлятьавтомобили на АЗС.

     Бухгалтерский учет оплаченных и полученных организацией талоновдолжен обеспечивать ведение учета по видам ГСМ и местам их нахождения.Учет талонов на ГСМ целесообразно организовать на счете 10 "Материалы"*.
     В рабочем плане счетов целесообразно предусмотреть к субсчету 3"Топливо" счета 10 "Материалы" необходимое количество субсчетов второгопорядка. Например, 10/3-1 "Талоны на бензин", 10/3-2 "Талоны на бензин,выданные под отчет", 10/3-3 "Бензин в баках автомобилей".

 ------------------------

     * Такой порядок учета талонов на ГСМ изложен в "Комментарии к новомуПлану счетов бухгалтерского учета" под редакцией руководителяДепартамента методологии бухгалтерского учета и отчетности Минфина РоссииА.С. Бакаева (М.: "Информационное агентство "ИПБ-БИНФА", 2002).

     По каждому субсчету необходимо организовать аналитический учет повидам бензина и по материально-ответственным лицам.
     Аналогичным образом следует поступить, если кроме бензинаприобретаются талоны на дизельное топливо или сжиженный газ.
     Оплата предусмотренного договором количества бензина отражается покредиту счета 51 "Расчетный счет" в корреспонденции со счетом 60 "Расчетыс поставщиками и подрядчиками". Полученные талоны приходуются с кредитасчета 60 в дебет субсчета 10/3-1 "Талоны на бензин" следующимипроводками:
     Дебет 10/3-1 - Кредит 60
     - оприходованы приобретенные талоны на бензин;
     Дебет 19 - Кредит 60
     - отражена сумма НДС, уплаченная продавцу.
     Для получения, хранения и выдачи талонов водителям приказомруководителя назначается материально-ответственное лицо.
     Получив талоны, материально-ответственное лицо на основаниитоваро-сопроводительных документов поставщика составляет приходный ордерпо форме N М-4 (утверждена Постановлением Госкомстата России от 30.10.97N 71а) и сдает приходные документы в бухгалтерию организации.
     В приходном ордере необходимо указать марку бензина, серию и номераполученных талонов, номинал талонов в литрах и стоимость талона в рубляхисходя из стоимости бензина, указанного в договоре и счете на оплату.
     Пример заполнения приходного ордера по форме N М-4 приведен на с.27.
     ПРИМЕР 1
     ООО "Фолд" заключило договор купли-продажи с продавцом ГСМ иоплатило 9480 руб. (в том числе НДС - 1580 руб.) за талоны на бензин А-92по цене 9 руб. 48 коп. за 1 литр (в том числе НДС - 1 руб. 58 коп.).
     5 декабря 2003 г. получены оплаченные талоны номиналом 10 литровкаждый в количестве 100 шт. и оформлен приходный ордер N 96.
     Эти операции отражены следующими бухгалтерскими проводками:
     Дебет 60 - Кредит 51
     - 9480 руб. - перечислена оплата за талоны на ГСМ;
     Дебет 10/3-1 - Кредит 60
     - 7900 руб. - оприходованы талоны на бензин;
     Дебет 19 - Кредит 60
     - 1580 руб. - отражена сумма НДС, уплаченная продавцу.
     Таким образом, по счету 10/3-1 "Талоны на бензин" оприходованы 100шт. талонов на бензин А-92 номиналом 10 литров и стоимостью 79 руб.каждый (без НДС).
     Оплаченный поставщику НДС нельзя списать на расчеты с бюджетомодновременно с оприходованием талонов.
     Его следует принимать к вычету по мере использования талонов длязаправки автомобилей, т.е. одновременно с проводкой по дебету счета10/3-3 "Бензин в баках автомобилей" и кредиту счета 10/3-2 "Талоны набензин, выданные под отчет".
     Талоны выдаются водителям по требованиям-накладным по форме N М-11либо по лимитно-заборной карте по форме N М-8 (утверждены ПостановлениемГоскомстата России от 30.10.97 N 71а).
     Выданные талоны отражаются по кредиту счета 10/3-1 "Талоны набензин" в корреспонденции со счетом 10/3-2 "Талоны на бензин, выданныепод отчет". К счету 10/3-2 организуется также аналитический учет движенияталонов по видам бензина и по материально-ответственным лицам(водителям).
     Выдавая водителям талоны на бензин, в разделе путевого листа"Движение горючего" необходимо указать соответствующее количествобензина*.
     Правила отражения количества выданного горючего изложены вприменяющемся в настоящее время приложении 7 к Инструкции о порядкерасчетов за перевозки грузов автомобильным транспортом Минфина СССР N156, Госбанка СССР N 30, ЦСУ СССР N 354/7 и Минтранса РСФСР N 10/998 от30.11.83 N 156/354/7.
     Согласно этим правилам при выдаче талонов на бензин в этом разделепутевого листа записываются серии и номера выданных талонов.
     Хотя эти правила были предназначены для автохозяйств,эксплуатирующих грузовой транспорт, но, по нашему мнению, их вполне можноприменять и для отражения выдачи бензина для служебных легковыхавтомобилей.

 ------------------------

     * Подробнее о порядке заполнения путевого листа автомобиля см.статью Е. Капковой "Не заполнишь - не поедешь" в журнале "Новаябухгалтерия", N 4(10) за 2003 г.

     На лицевой стороне путевого листа служебного легкового автомобилятакже предусмотрен специальный раздел для отражения движения топлива. Длялегковых автомобилей применяется бланк путевого листа по форме N 3,который утвержден Постановлением Госкомстата России от 28.11.97 N 78.
     Получив талоны, водители заправляют автомобили бензином на АЗС,перечисленных в договоре. Приняв от водителя талон с указанным в немколичеством топлива, подлежащего отпуску, оператор АЗС выдает водителюкассовый чек.
     В соответствии с требованиями к ККМ, используемым для торговлинефтепродуктами и газовым топливом, в чеке должны быть указаны:наименование топлива, его количество, номер топливо-раздаточной колонки,вид оплаты (по талонам).
     Как было отмечено выше, талоны на бензин выдаются персональнокаждому водителю с соответствующей отметкой в путевом листе. Кроме этогонеобходимо обеспечить учет фактически израсходованного количества бензинакаждым автомобилем.
     Следовательно аналитический учет на каждом субсчете необходимо вестипо каждому водителю и закрепленному за ним автомобилю.
     Для организации аналитического учета можно использовать данныепродавца талонов, если представление отчета о фактическом количествезаправленного бензина предусмотрено договором.
     Кроме того, в отчете весьма желательно отразить серию и номериспользованных талонов. Без такой информации сопоставить, какой водительи в каком количестве заправил автомобиль, будет невозможно, а значит,будет невозможно правильно определить и списать фактическиизрасходованное количество бензина.
     Если продавец талонов необходимую информацию не предоставляет, ворганизации целесообразно разработать собственную специальную формуотчета за выданные водителям талоны.
     В этом отчете должны быть указаны Ф.И.О. отчитывающегося водителя,количество выданных талонов и их реквизиты, количество фактическизаправленного горючего с приложением чеков ККМ.
     По нашему мнению, в качестве основы для разработки такого отчетаможно принять бланк авансового отчета.
     Разработанную учетную форму необходимо зафиксировать в приказе обучетной политике, оформив ее в виде приложения к приказу.
     При наличии такого отчета и чеков ККМ, подтверждающих фактическуюзаправку автомобиля, бензин, учтенный на счете 10/3-2 "Талоны на бензин,выданные под отчет", списывается с кредита этого счета в дебет счета10/3-3 "Бензин в баках автомобилей".
     ПРИМЕР 2
     Продолжим пример 1.
     Полученные ООО "Фолд" 100 шт. талонов на бензин А-92 номиналом 10литров и стоимостью 79 руб. каждый (без НДС) оприходованы на счете 10/3-1"Талоны на бензин".
     В соответствии с заданием водителю автомобиля "Газель-330210-1214"Никифорову П.Д. по требованию-накладной от 8 декабря 2003 г. выданы 5талонов, о чем сделаны соответствующие записи в путевом листе.
     В этот же день водитель заправил автомобиль 50 литрами бензина, вподтверждение чего представил отчет с приложением чека ККМ, выданногоАЗС.
     Эти операции отражаются следующими бухгалтерскими проводками:
     Дебет 10/3-2 - Кредит 10/3-1
     - 395 руб. - выданы водителю под отчет талоны на бензин;
     Дебет 10/3-3 - Кредит 10/3-2
     - 395 руб. - на основании отчета отражена фактическая заправкаавтомобиля;
     Дебет 68 - Кредит 19
     - 79 руб. - принята к вычету сумма НДС, приходящаяся на заправленноеколичество бензина (395 руб. х 20%).

     Списание бензина на расходы, связанные с производством иреализацией, производится с кредита счета 10/3-3 в дебет счетов учетазатрат только в фактически израсходованном количестве, которое зависит отфактического пробега автомобиля за определенный период времени.
     Фактический расход ГСМ определяется исходя из установленных нормпотребления топлива (в литрах на 100 км пробега) и фактического пробегаавтомобиля (в километрах), определяемого по показаниям спидометра, ификсируется в специальных разделах путевого листа.
     Путевой лист грузового автомобиля (формы N 4-с или 4-п) являетсяосновным первичным документом для расчетов за перевозки грузов, списанияГСМ на расходы по обычным видам деятельности, начисления заработной платыводителю, а также подтверждает производственный характер произведенныхрасходов.
     Путевой лист служебного легкового автомобиля (форма N 3) служитосновным первичным документом для списания ГСМ на расходы, связанные суправлением организацией.
     Нормы расхода ГСМ приводятся заводами-изготовителями в техническойдокументации (например, в сервисной книжке) на конкретную маркуавтомобиля (его модификацию) для условий эксплуатации в городском цикле,по загородным дорогам, в зимнее время и т.д.
     Помимо этого можно применять и руководящий документ Минтранса РоссииN Р3112194-0366-03 "Нормы расхода топлив и смазочных материалов наавтомобильном транспорте"*.

 ------------------------

     * О том обязательно ли применять эти нормы, см. статью И. Чвыкова"Нормотворчество - заразная болезнь" в журнале "Новая бухгалтерия" N4(10) за 2003 г.

     В нем содержатся значения базовых норм расхода топлива дляавтомобилей различных марок и типов, нормы расхода топлива на работуспециального оборудования, установленного на автомобилях, поправочныекоэффициенты, используемые для учета дорожно-транспортных, климатическихи других особенностей эксплуатации.
     Если фактический расход бензина на конкретный автомобиль превышаетнормы Минтранса России и организация хочет избежать возможных споров сналоговыми органами, ей следует оформить документы, подтверждающиеэкономическую обоснованность такого превышения.
     Для этого можно порекомендовать провести контрольный замер расходатоплива для конкретных условий эксплуатации (например, в городе).
     В этом случае приказом руководителя назначается комиссия изтехнических специалистов, которая проводит контрольный замер и оформляетего результаты актом. Акт будет служить основанием для приказа обутверждении нормы расхода топлива (примерная форма акта приведена на с.24).
     В бухгалтерском учете организации израсходованные ГСМ включаются врасходы по обычным видам деятельности в соответствии с Положением побухгалтерскому учету "Учет материально-производственных запасов" ПБУ5/01, утвержденным Приказом Минфина России от 09.06.01 N 44н, в оценкеодним из четырех возможных способов, который должен быть зафиксирован вприказе об учетной политике: по себестоимости единицы запасов, по среднейсебестоимости, по себестоимости первых по времени закупок (ФИФО), посебестоимости последних по времени закупок (ЛИФО).

УТВЕРЖДАЮ"
Директор ООО "Фолд"
Васильев (Васильев Ф.С.)
"15" сентября 2003 года

     Комиссия, назначенная приказом по ООО "Фолд" от 1 сентября 2003 г. N35-6, в составе: начальника отдела транспортного обеспечения СоколоваЛ.П., механика Сидорова С.С., инженера Белякова И.Ф., водителя ТимофееваС.В. составила настоящий акт в том, что в период с 3 по 10 сентября 2003г. проводился контрольный замер расхода топлива (бензин А-92) наавтомобиле "Газель-330210-1214", государственный номерной знак Е123КТ 77RUS.
     Контрольный замер проводился при выполнении перевозок грузов вгородских условиях (город с населением более 3 млн человек). Заправкаавтомобиля производилась из мерной емкости.
     В результате контрольного замера получены следующие данные:
     1. На начало контрольного замера в баке было 11,5 литра бензина(замер произведен полным сливом топлива).
     2. Показание спидометра перед началом замера 3 сентября 2003 г. - 31254 км.
     3. Показание спидометра после окончания замера 10 сентября 2003 г. -32 010 км.
     4. За период с 3 по 10 сентября 2003 г. в бак автомобиля залито 178литров бензина А-92.
     5. На конец контрольного замера 10 сентября 2003 г. в баке осталось18,6 литра бензина (замер произведен полным сливом топлива).
     6. Фактический пробег с 3 по 10 сентября 2003 г. составил 756 км(путевые листы N 3265, 3298, 3314, 3335, 3356, 3371).
     7. Расход бензина на пробег 756 км составил 170,9 литра (11,5 л +178 л - 18,6 л).
     8. В результате контрольного замера расход топлива на 100 км пробегасоставил 22,6 литра (170,9 л : (756 км : 100 км).

     Подписи членов комиссии:
     Руководитель отдела

 транспортного обеспечения Соколов (Соколов Л.П. ) Механик Сидоров (Сидоров С.С.) Инженер Беляков (Беляков И.Ф.) Водитель Тимофеев (Тимофеев С.В.)

     Наиболее распространенным способом оценки является метод списания посредней себестоимости.
     Стоимость фактически израсходованных ГСМ списывается в бухгалтерскомучете в дебет счетов учета затрат (20 "Основное производство", 26"Общехозяйственные расходы", 44 "Расходы на продажу") с кредита счета10/3-3 "Бензин в баках автомобилей".
     Применение конкретного счета учета затрат зависит от направленностииспользования автомобилей. Например, если грузовой автомобиль перевозилгрузы по заказам сторонней организации, то затраты на ГСМ отражаются насчете 20, а если легковой автомобиль использовался для служебных поездок,связанных с управлением организацией, то затраты отражаются на счете 26.
     ПРИМЕР 3
     Продолжим пример 2.
     Согласно путевому листу N 3561 за 7 декабря 2003 г. фактическийпробег автомобиля "Газель-330210-1214" составил 136 км.
     Установленная приказом норма расхода бензина А-92 для этогоавтомобиля составляет 22,6 литра на 100 км.
     Фактический расход бензина составил 30,7 литра (136 км х 22,6 л : :100 км) на сумму 242 руб. 53 коп. [(395 руб. : 50 л) х 30,7 л].
     Списание фактического расхода бензина отражено бухгалтерскойпроводкой.
     Дебет 20 - Кредит 10/3-3
     - 242 руб. 53 коп. - списан фактический расход бензина.
     Как правило, в баках автомобилей всегда имеется количество бензина(или иного топлива), которое представляет собой переходящий остаток наследующий месяц (квартал). Этот остаток нужно и далее учитывать на счете10/3-3 "Бензин в баках автомобилей" (в аналитическом учете поматериально-ответственным лицам (водителям)).
     Количество бензина в баках автомобилей должно соответствовать даннымбухгалтерского учета. Для этого целесообразно периодически проводитьфактический замер топлива. По нашему мнению, такой замер целесообразнопроводить не реже одного раза в квартал.
     Израсходованные ГСМ включаются в расходы при исчислении налога наприбыль в соответствии с правилами главы 25 НК РФ.
     Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ расходами организации, принимаемыми дляцелей налогообложения, признаются обоснованные и документальноподтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.При этом под обоснованными расходами понимаются экономически оправданныезатраты, оценка которых выражена в денежной форме.
     Расходы на приобретение ГСМ для автомобилей, которые используются восновной деятельности организации, относятся к материальным расходаморганизации (подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ), а для служебных автомобилей,которые используются в управлении организацией, - к прочим расходам,связанным с производством и (или) реализацией (подп. 11 п. 1 ст. 264 НКРФ).
     Необходимым условием для отнесения расходов на ГСМ на уменьшениеналоговой базы по налогу на прибыль является наличие правильнооформленных первичных документов, подтверждающих фактические суммы наприобретение ГСМ и производственные цели эксплуатации автомобиля(оформленные в установленном порядке путевые листы и т.п.).

Типовая межотраслевая форма N М-4
Утверждена Постановлением Госкомстата России
от 30.10.97 N 71а

  ------------  Коды   ------------  Форма по ОКУД 0315003   ------------Организация ООО "ФОЛД" по ОКПО 41423955  ------------

 Нач. отдела транспортного Принял обеспечения Соколов Соколов Л.П. Сдал Экспедитор Елизаров Елизаров О.Б. ------------- --------- ------------ ----------- --------- ------------- (должность) (подпись) (расшифровка (должность) (подпись) (расшифровка  подписи)  подписи)

Источник : АКДИ