Как организовать складской учет

Е. КАПКОВА, АКДИ "Экономика и жизнь"

     От правильной организации работы складского хозяйства зависит оченьмногое. Склады должны своевременно обеспечивать производство материалами,осуществлять комплектацию готовой продукции, ее отгрузку и т.д. Но, чтоне менее важно, они должны своевременно представлять информацию о наличиии движении ценностей. Из этой статьи вы узнаете о способах организациискладского учета. Существует два основных метода складского учета прихранении ТМЦ на складах организации: сортовой и партионный. От выбранногометода учета ТМЦ зависит порядок оформления складских документов. Прилюбом из этих способов учета материально-ответственные лица обязательноведут учет товаров в натуральном выражении. Делают они это на основанииприходных и расходных товарных документов.
     При сортовом способе товары хранятся на складе по сортам(наименованиям). Каждая вновь поступающая партия присоединяется кимеющимся товарам того же наименования и сорта. Материально-ответственныелица ведут учет товаров в журналах (книгах) учета ТМЦ или в карточках.
     При партионном способе складского учета каждая вновь поступившаяпартия хранится отдельно от ранее полученных товаров и на нее открываетсяспециальная партионная карта.
     Все первичные учетные документы по движению материальных ценностейна складах должны быть сданы в бухгалтерию в установленные в организациисроки, а бухгалтер обязан принять и проверить эти первичные документы.
     Согласно Методическим указаниям по бухгалтерскому учетуматериально-производственных запасов (утверждены Приказом Минфина Россииот 28.12.2001 N 119н) аналитический учет ТМЦ (количественный и суммовойучет) в бухгалтерии ведется либо на основе оборотных ведомостей, либосальдовым методом. Учет ведется в разрезе каждого места хранения, авнутри них - в разрезе каждого наименования (номенклатурного номера),групп материалов, субсчетов и синтетических счетов бухгалтерского учета
     Как правило, применяются два варианта учета на основе оборотныхведомостей.
     В первом варианте ведутся карточки количественно-суммового учета,которые открываются на каждое наименование ТМЦ. В карточках бухгалтеротражает движение материалов (приход и расход) на основании первичныхучетных документов, сданных складами. В карточках рассчитываются оборотыза месяц и остатки на начало следующего месяца. На основании карточекежемесячно составляются оборотные ведомости отдельно по каждому складу ипроводится сверка данных в карточках, ведущихся в бухгалтерии, с даннымикарточек складов.
     Во втором варианте карточки аналитического учета в бухгалтерии неведутся, все приходные и расходные документы группируются пономенклатурным номерам и по ним подсчитываются итоги за месяц отдельно поприходу и по расходу, которые записываются в оборотную ведомость.
     Остатки в оборотных ведомостях сверяются с остатками, выведенными вкарточках складов.
     Сальдовый метод учета заключается в том, что в бухгалтерии неведется количественный и суммовой учет движения ТМЦ в разрезе ихноменклатуры и не составляются оборотные ведомости по номенклатуре. Учетдвижения ТМЦ ведут в разрезе групп, субсчетов и балансовых счетов дляучета ТМЦ только в денежном выражении, исходя, как правило, из учетныхцен.
     Материально-ответственные лица складов на основании первичныхдокументов ведут количественный (а в ряде случаев согласно п. 264Методических указаний и суммовой учет) учет ТМЦ в карточках (журналах иликнигах) складского учета.
     Бухгалтер принимает первичные учетные документы по данному складу отматериально-ответственных лиц, проверяет их, сверяет с документами каждуюзапись в карточках складского учета и подтверждает это своей подписью накарточках. Затем остатки материалов на первое число каждого месяцапереносятся в сальдовую ведомость.
     В качестве сальдовой ведомости может использоваться ведомостьостатков ТМЦ по форме N МХ-19, которая утверждена ПостановлениемГоскомстата России от 09.08.1999 N 66 "Об утверждении унифицированныхформ первичной учетной документации по учету продукции,товарно-материальных ценностей в местах хранения". Эта ведомостьпредставляется складами вместе с первичными документами. Сальдоваяведомость составляется по той же форме, что и оборотная ведомость, заисключением оборотов (прихода и расхода).

     При сортовом учете товаров (материалов, продукции) на каждоенаименование и сорт открывается одна или несколько страниц в товарномжурнале (в зависимости от объема операций по приему и расходу) илиотдельная карточка.
     В заголовке страницы журнала (карточки) указываются наименование,артикул, сорт, цена и другие отличительные признаки товара. В остальнойчасти страницы журнала отражаются приход, расход и остатки товаров.Записи в товарные журналы делают на основании каждого приходного ирасходного документа, а при большом объеме операций для сокращения числазаписей - на основании итогов предварительно составленных накопительныхдокументов.
     Постановлением Госкомстата России N 66 утверждены различные формытаких товарных журналов. Так, например, для учета на складе можетприменяться Журнал учета товарно-материальных ценностей, сданных нахранение, по форме N МХ-2.
     Он ведется материально-ответственным лицом на основании документов оприеме и выдаче ТМЦ, сданных на хранение. В журнале указываются:
     дата приема ТМЦ на хранение;
     подразделение, передавшее ТМЦ на хранение (поклажедатель);
     наименование, единицы измерения, количество, цена и стоимость ТМЦ;
     место хранения;
     дата и номер документов по приему и выдаче ТМЦ.
     Прием ТМЦ на хранение и их выдача оформляются подписямиматериально-ответственных лиц.
     Для количественного учета движения и остатков ТМЦматериально-ответственными лицами в местах хранения могут применятьсяЖурнал учета поступления продукции, товарно-материальных ценностей вместа хранения (форма N МХ-5) и Журнал учета расхода продукции,товарно-материальных ценностей в местах хранения (форма N МХ-6). Этижурналы можно также вести в виде общего журнала учета движения продукциии ТМЦ или в виде ведомостей.

     Ведомость учета остатков товарно-материальных ценностей в местаххранения (форма N МХ-19) применяется в организациях, учитывающих ТМЦсальдовым методом. Ведомость учета остатков заполняется на основанииданных карточек учета ТМЦ, проверенных бухгалтерией. Правильностьперенесения остатков в ведомость подтверждается подписью проверившегобухгалтера.
     Для передачи готовой продукции из производства в места храненияприменяется Накладная на передачу готовой продукции в места хранения(форма N МХ-18).
     Составляется она в двух экземплярах материально-ответственным лицомструктурного подразделения, сдающего готовую продукцию. Один экземплярслужит сдающему подразделению (цеху, участку, бригаде) основанием длясписания продукции, а второй - принимающему складу для ее оприходования.
     Накладная подписывается материально-ответственным лицом сдатчика иполучателя и сдается в бухгалтерию для учета движения продукции.
     Организации - переработчики давальческого сырья при передаче готовойпродукции на склад тоже используют накладную по форме N МХ-18.

     При партионном способе учета каждая поступившая партия хранитсяотдельно. На каждую партию материально-ответственное лицо выписываетпартионную карту (форма N МХ-10) в двух экземплярах.
     Партионные карты регистрируют в специальной книге. Порядковый номеррегистрации в этой книге является номером данной партии. Один экземплярпартионной карты остается на складе и служит регистром складского учета,второй передают в бухгалтерию.
     Одной партией допускается считать ТМЦ одного наименования,поступившие от одного и того же поставщика, причем в партию могут входитьТМЦ, доставленные одним и тем же видом транспорта или одновременнонесколькими видами транспорта.
     Заполняя партионную карту, работник склада указывает ее номер и датусоставления, наименование товара, номер и дату акта о приеме товара,номер и дату накладной, по которой получен товар, реквизиты поставщика,вид транспорта, место отправления, наименование, сорт и количество(массу) товара.
     По мере отпуска товаров в партионной карте отражают дату отпуска,номер расходного товарного документа, наименование получателя, видтранспорта, место отправления, наименование, сорт и количество (массу)отпущенного товара. Одновременно в расходном документе указывают номерпартионной карты.

     Когда партия ТМЦ будет полностью израсходована, товаровед изаведующий складом ставят в карте свои подписи и передают ее вбухгалтерию для проверки.
     Если при проверке выявится недостача товаров, то бухгалтер, недожидаясь очередной инвентаризации, должен списать недостачу в пределахнорм естественной убыли на издержки обращения, а недостача сверх нормподлежит взысканию с материально-ответственных лиц. Излишки товаров,выявленные при проверке, приходуются.
     На полностью израсходованную партию ТМЦ составляется Акт о расходетоваров по партии (форма N МХ-11) или Акт о расходе товаров по партиям(форма N МХ-12).
     Акт по форме N МХ-11 оформляется при обнаружении расхождений данныхпо приходу и расходу товаров по отдельной партии. В остальных случаях дляоформления полного расхода товаров по партиям применяется Акт по форме NМХ-12.
     В актах отражаются приход и расход по каждой партии ТМЦ. Актысоставляются в двух экземплярах членами комиссии. Один экземплярпередается в бухгалтерию не позднее следующего дня, а второй остается уматериально-ответственного лица.

     Если ТМЦ морально устарели, качество их снизилось во время храненияили понизился покупательский спрос, то производится их уценка, котораяоформляется Актом об уценке товарно-материальных ценностей по форме NМХ-15.
     Акт составляется и подписывается в двух экземплярах ответственнымилицами специальной комиссии. Один экземпляр направляется в бухгалтерию,второй передается материально-ответственному лицу для хранения илиприкладывается к товарной накладной, чтобы передать его в организацииторговли для продажи уцененных товаров по более низким ценам или вернутьих поставщику (производителю). В торговых организациях скидки насезонные, просроченные или испорченные товары оформляют приказомруководителя, а затем на его основании специальная комиссия тоже должнасоставить акт на уценку товаров по форме N МХ-15.
     В табличной части акта для каждого наименования ТМЦ указываютпроцент уценки, цену до и после уценки, разницу в цене, сумму и причинууценки, признаки понижения качества.

     Каждое материально-ответственное лицо за каждый отчетный периодобязано представлять в бухгалтерию товарные отчеты, например Отчет одвижении товарно-материальных ценностей в местах хранения по формам NМХ-20, 20а.
     Форма N МХ-20 составляется при сортовом учете (по наименованиям,ассортименту и количеству), а форма N МХ-20а составляется и при ведениипартионного учета (по отдельным партиям внутри ассортимента). Ониподписываются материально-ответственным лицом.
     В товарном отчете (форма N МХ-20) записи производятся по каждомуприходному и расходному документу и остаткам ТМЦ по всему ассортименту,отчет составляется в виде оборотно-сальдовой ведомости (остаток на началопериода, приход, расход, остаток на конец периода).
     Товарный отчет (форма N МХ-20а) составляется по наименованию(ассортименту) ТМЦ с указанием общего количества по приходу и расходу всоответствии с итогами прилагаемых к отчету накопительных ведомостей задень или иной установленный период (остаток на начало, приход, расход иконец отчетного периода). Количество экземпляров и комплектностьсоставленных документов определяются главным бухгалтером в каждомконкретном случае.
     При малых номенклатуре и оборотах ТМЦ разрешается вместо карточек(журналов) складского учета вести месячные материальные отчеты в видеотчета о движении ТМЦ в местах хранения по форме N МХ-20 или МХ-20а.
     То есть если система учета движения товаров и остатков обеспечиваетполучение необходимой информации (аналитический учет) и позволяеторганизовать необходимый контроль за движением ТМЦ в местах хранения, токарточки складского учета можно не вести, а оформлять только товарныеотчеты.

Источник : АКДИ