Учет медикаментов и перевязочных средств в бюджетных учреждениях Труд, отвечающий требованиям безопасности и гигиены

Для учета медикаментов в бюджетных учреждениях предназначен счет 0 105 01 000 «Медикаменты и перевязочные средства».

На этом счете отражаются медикаменты, компоненты, эндопротезы, бактерийные препараты, сыворотки, вакцины, кровь и перевязочные средства, вспомогательные материалы, тара и тому подобное.

Основным документом, регламентирующим организацию и порядок учета медикаментов в учреждениях здравоохранения, является Инструкция по учету медикаментов, перевязочных средств и изделий медицинского назначения в лечебно-профилактических учреждениях здравоохранения, состоящих на Государственном бюджете СССР, утвержденная Приказом Минздрава СССР от 2 июня 1987 года №747 (далее – Инструкция №747).

Согласно пункту 1 Инструкции №747, в лечебно - профилактических учреждениях здравоохранения, состоящих на государственном бюджете, учитываются:

медикаменты - лекарственные средства, сыворотки и вакцины, лекарственное растительное сырье, лечебные минеральные воды, дезинфекционные средства и тому подобное;

перевязочные средства - марля, бинты, вата, компрессная клеенка и бумага, алигнин и тому подобное;

вспомогательные материалы - бумага вощеная, пергаментная и фильтровальная, бумажные коробки и мешочки, капсулы и облатки, колпачки, пробки, нитки, сигнатуры, этикетки, резиновые обхваты, смола и тому подобное;

тара - склянки и банки емкостью свыше 5000 мл, бутылки, бидоны, ящики и другие предметы возвратной тары, стоимость которой не включена в цену приобретенных медикаментов, а показана в оплаченных счетах отдельно.

Поступление медикаментов в учреждения здравоохранения может осуществляться непосредственно через аптеки, являющиеся структурными подразделениями учреждения либо через аптечные склады поставщика.

Чаще всего поступление медикаментов в лечебно-профилактические учреждения организовано через аптечные склады (аптеки).

Ответственность за сохранность медикаментов в аптеке возложена, в соответствии с пунктом 9 Инструкции №747, на заведующего аптекой или его заместителя. С лицами, ответственными за сохранность лекарственных средств, находящихся в отделениях (кабинетах) учреждения, заключается договор о полной индивидуальной материальной ответственности (пункт 8 Инструкции №747).

Пунктом 6 Инструкции №747 установлено, что в учреждениях здравоохранения ведется предметно-количественный учет следующих медикаментов:

«- ядовитых лекарственных средств в соответствии с правилами, утвержденными Приказом Министерства здравоохранения СССР от 3 июля 1968 года №523;

- наркотических лекарственных средств в соответствии с правилами, утвержденными Приказом Министерства здравоохранения СССР от 30 декабря 1982 года №1311;

- этилового спирта;

- новых препаратов для клинических испытаний и исследований в соответствии с действующими указаниями Министерства здравоохранения СССР;

- дефицитных и дорогостоящих медикаментов и перевязочных средств по списку, утвержденному Минздравом СССР;

- тары, как порожней, так и занятой лекарственными средствами».

Предметно-количественный учет медикаментов ведется в Книге предметно-количественного учета аптекарских запасов (форма 8-МЗ), страницы которой должны быть пронумерованы и заверены подписью главного бухгалтера.

Материально-ответственные лица ведут учет медикаментов по наименованиям, дозировке и количеству в Книге учета материальных ценностей (форма 0504042) или в Карточке учета материальных ценностей (форма 0504043). Формы этих регистров утверждены Приказом №123н.

Отпуск медикаментов из аптеки производится в размере, который определяется текущей потребностью в них:

·        ядовитые - из расчета пятидневной нормы;

·        наркотические – трехдневной нормы;

·        остальные – десятидневной нормы.

В зависимости от масштаба учреждения отпуск медикаментов может осуществляться или через старшую медсестру учреждения, или через старших медсестер отделений, с которыми также заключаются договоры о материальной ответственности.

Отпуск медикаментов осуществляется на основании Требования-накладной (форма 0315006).

Для того, чтобы можно было определить общую стоимость отпущенных медикаментов, заведующий аптечным складом или лицо, на то уполномоченное, производит таксировку каждого Требования-накладной. Заведующий аптекой несет ответственность за правильное применение розничных цен, подсчет стоимости лекарственных средств в накладных (требованиях), расходных документах и инвентаризационных описях.

Напоминаем, что согласно Инструкции №25н списание медикаментов может осуществляться:

- по средней фактической стоимости,

- по фактической стоимости каждой единицы.

В соответствии с требованиями пункта 21 Приказа №747, протаксированные Требования-накладные ежедневно регистрируются по порядку номеров в Книге учета протаксированных Требований-накладных (форма 7-МЗ), страницы которой должны быть пронумерованы и на последней странице заверены подписью главного бухгалтера.

По окончании месяца в Книге учета подсчитывается итоговая сумма по каждой группе медикаментов, а также общая сумма за месяц, которая проставляется цифрами и прописью.

Пунктами 24, 25 и 26 Приказа №747 определен порядок учета вспомогательных материалов и тары.

Вспомогательные материалы, полученные на основании счетов поставщиков, списываются в расход в аптеке и в бухгалтерии учреждения в денежном выражении по мере их поступления в аптеку.

Тара для целей учета подразделяется на возвратную (обменную) и не подлежащую возврату.

Возвратная (обменная) тара включается в отчет заведующего аптекой, по мере сдачи ее поставщику или специальной тарособирающей организации. Денежные средства, ранее уплаченные поставщикам за возвратную (обменную) тару, возвращаются учреждению и относятся на восстановление кассовых расходов.

Стоимость тары, не подлежащей обмену и возврату, включенная поставщиком в цену лекарственных средств, списывается в расход при списании этих лекарственных средств. Если стоимость безвозвратной одноразовой тары не включена в цену полученных средств, а показана в счете поставщика отдельно, эта тара по мере высвобождения от упакованных в нее лекарственных средств списывается с подотчета заведующего аптекой в расход.

Лечебная минеральная вода отпускается в отделения (кабинеты) учреждения в обменной посуде - таре, а в Требованиях-накладных стоимость минеральной воды указывается без стоимости тары.

Если в учреждении обнаружена порча лекарственных средств, то составляется Акт на списание материальных запасов (форма 0504230), хранящихся в аптеке и пришедших в негодность, а также выясняются виновные в этом лица.

Пришедшие в негодность лекарственные средства подлежат уничтожению с соблюдением установленных для этого правил. При этом на акте делается надпись с указанием даты и способы уничтожения за подписями всех членов комиссии.

Инструкция о порядке уничтожения лекарственных средств, пришедших в негодность, лекарственных средств с истекшим сроком годности и лекарственных средств, являющихся подделками или незаконными копиями зарегистрированных в Российской Федерации лекарственных средств утверждена Приказом Министерством здравоохранения Российской Федерации от 15 декабря 2002 года №382 (далее – Инструкция №382).

В соответствии с положениями Инструкции №382, лекарственные средства, пришедшие в негодность, лекарственные средства с истекшим сроком годности и лекарственные средства, являющиеся подделками или незаконными копиями зарегистрированных в Российской Федерации лекарственных средств, подлежат изъятию из обращения и последующему уничтожению в полном объеме. Продажа указанных лекарственных средств запрещается.

Уничтожение лекарственных средств проводится специально созданной органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации комиссией по уничтожению лекарственных средств. Уничтожение лекарственных средств осуществляется с соблюдением обязательных требований нормативных и технических документов по охране окружающей среды в присутствии собственника или владельца лекарственных средств, подлежащих уничтожению.

При уничтожении лекарственных средств комиссией по уничтожению лекарственных средств составляется акт, в котором указываются:

·        дата и место уничтожения;

·        место работы, должность, фамилия, имя, отчество лиц, принимавших участие в уничтожении;

·        основание для уничтожения;

·        сведения о наименовании (с указанием лекарственной формы, дозировки, единицы измерения, серии) и количестве уничтожаемого лекарственного средства, а также о таре или упаковке;

·        наименование производителя лекарственного средства;

·        наименование владельца или собственника лекарственного средства;

·        способ уничтожения.

Акт по уничтожению лекарственных средств подписывается всеми членами комиссии по уничтожению лекарственных средств и скрепляется печатью предприятия, которое осуществило уничтожение лекарственного средства.

Федеральная служба по надзору в сфере здравоохранения и социального развития в Письме от 30 декабря 2005 года №01И-838/05 «О порядке уничтожения лекарственных средств» дает следующие разъяснения:

«…порядок уничтожения лекарственных средств определен приказом Министерства здравоохранения Российской Федерации от 15.12.2002 года №382 «Об утверждении Инструкции о порядке уничтожения лекарственных средств».

В соответствии с Инструкцией, утвержденной данным приказом, лекарственные средства, пришедшие в негодность, лекарственные средства с истекшим сроком годности и лекарственные средства, являющиеся подделками или незаконными копиями зарегистрированных в Российской Федерации лекарственных средств, подлежат уничтожению полностью. Ответственность за уничтожение лекарственных средств несут субъекты обращения лекарственных средств в соответствии с законодательством Российской Федерации. Передача лекарственных средств для уничтожения на предприятия, имеющие соответствующую лицензию, осуществляется собственниками или владельцами данных препаратов. Уничтожение лекарственных средств осуществляется комиссией, созданной органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации.»

В конце каждого месяца заведующий аптекой составляет отчет аптеки о приходе и расходе медикаментов в денежном (суммовом) выражении форма 11-МЗ по группам медикаментов.

Учреждения здравоохранения, не имеющие своих аптек, снабжаются медикаментами напрямую из аптечных складов поставщиков, которые снабжают медикаментами и изделиями медицинского назначения лечебно-профилактические учреждения.

Лекарственные средства из аптечного склада получают материально-ответственные лица: старшие медицинские сестры отделений (кабинетов), главные (старшие) медицинские сестры амбулаторно-поликлинических учреждений по доверенностям.

Срок действия доверенности для этих целей устанавливается не более, чем на текущий квартал, а на получение ядовитых и наркотических лекарственных средств доверенность выдается на срок не более одного месяца.

Полученные из аптечного склада медикаменты хранятся в отделениях (кабинетах). Запрещается получение и хранение медикаментов в отделениях (кабинетах) сверх текущей потребности.

Запрещается выписывать лекарственные средства из аптечного склада по одной накладной для нескольких отделений (кабинетов) и производить последующую их фасовку, перемещение из одной посуды в другую и замену этикеток.

В соответствии с пунктом 40 Приказа №747, учет по приходу и расходу медикаментов, а также представление отчетности в учреждениях, где нет аптек, организуется в том же порядке, что и в учреждениях, имеющих в своем составе аптеки.

Ответственность за рациональное применение и учет медикаментов, создание соответствующих условий их хранения и обеспечение материально-ответственных лиц мерной тарой несет руководитель учреждения.

Следует несколько слов сказать об особенностях учета спирта, используемого в лечебных и фармацевтических организациях.

Федеральным законом от 21 июля 2005 года №102-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «О государственном регулировании производства и оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции» и о признании утратившими силу отдельных положений Федерального закона «О внесении изменений в Федеральный закон «О государственном регулировании производства и оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции» с 1 января 2006 года из видов деятельности, подлежащих лицензированию, исключены:

- закупка, хранение и экспорт этилового спирта и алкогольной продукции;

- экспорт алкогольной продукции;

- импорт, хранение и поставки этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей пищевой продукции.

Из этого следует, что не подлежит лицензированию деятельность аптечных складов и аптек, осуществляющих закупку, хранение, фасовку и реализацию спирта этилового и фармакопейного.

В отношении фармакопейного спирта следует сказать что, в соответствии с пунктом 3 статьи 1 Федерального закона от 22 ноября 1995 года №171-ФЗ «О государственном регулировании производства и оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции» (далее - Закон №171-ФЗ), под действие данного закона не подпадает:

«…деятельность организаций, связанная с производством и оборотом лекарственных, лечебно-профилактических, диагностических средств, содержащих этиловый спирт, зарегистрированных уполномоченным федеральным органом исполнительной власти и внесенных в Государственный реестр лекарственных средств, изделий медицинского назначения, а также деятельность аптечных учреждений, связанную с изготовлением средств по индивидуальным рецептам, в том числе гомеопатических препаратов, препаратов ветеринарного назначения, парфюмерно-косметической продукции, прошедших государственную регистрацию в уполномоченных федеральных органах исполнительной власти».

Так как фармакопейный этиловый спирт крепостью 70 и 40% включен в Государственный реестр лекарственных средств, изделий медицинского назначения, закупка, хранение, фасовка и реализация фармакопейного спирта не лицензируются.

Аптечные и медицинские учреждения не обязаны так же представлять в налоговые органы декларации об объемах производства, оборота и использования этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции.

Но при этом ими должны быть выполнены определенные условия, предусмотренные подпунктом 3 статьи 1 Закона №171-ФЗ:

- деятельность аптечных и медицинских учреждений должна быть связана с производством и оборотом лекарственных, лечебно-профилактических или диагностических средств, содержащих этиловый спирт, при условии регистрации таких средств уполномоченным федеральным органом исполнительной власти и внесения их в Государственный реестр лекарственных средств и изделий медицинского назначения;

- деятельность аптечных учреждений должна быть связана с изготовлением спиртосодержащих средств по индивидуальным рецептам, в том числе изготовлением гомеопатических препаратов, препаратов ветеринарного назначения, парфюмерно-косметической продукции, при условии государственной регистрации таких средств в уполномоченных федеральных органах исполнительной власти.

Если деятельность аптечного или медицинского учреждения не подпадает под соответствующее освобождение от декларирования, но при этом объем используемого этилового спирта составляет менее 200 долларов в год, то декларация в налоговые органы также не представляется.

Бухгалтерский учет медикаментов осуществляют сотрудники бухгалтерии в соответствии с Инструкцией №25н.

Рассмотрим отражение основных операций по поступлению и списанию медикаментов в бухгалтерском учете.

Пример 1.

В аптеку областной клинической больницы за отчетный месяц получено медикаментов на сумму 590 000 рублей ( в том числе НДС -90 000 рублей).

Медикаменты приняты к учету заведующей аптекой Селезневой В.Н.

В течение месяца из аптеки выданы медикаменты в подотчет старшей медицинской сестре хирургического отделения Болдыревой Л.Р. на сумму 236 000 рублей.

Учреждение финансируется за счет госбюджета и предпринимательской деятельности не ведет.

На основании данных первичных документов будут произведены следующие бухгалтерские записи:

Окончание примера.

Более подробно с вопросами, касающимися бюджетного учета, бюджетной отчетности и налогообложения бюджетных учреждений, Вы можете ознакомиться в книге авторов ЗАО «BKR-Интерком-Аудит» «Бюджетные учреждения».

Данный материал подготовлен группой консультантов-методологов ЗАО «BKR-Интерком-Аудит»