Учет расчетов с подотчетными лицами в бюджетных учреждениях

Бюджетные учреждения выдают денежные средства под отчет для расчетов:

- по оплате труда,

- за транспортные услуги,

- за коммунальные услуги,

- за приобретение материалов для хозяйственных нужд,

- за приобретение основных средств,

- за приобретение горюче-смазочных материалов,

- на командировочные расходы.

Движение денежных средств, выданных под отче отражается в Журнале операций расчетов с подотчетными лицами на основании Приходных и Расходных кассовых ордеров и Авансовых отчетов.

Обратите внимание!

Учет подотчетных сумм ведется по отдельным счетам, в зависимости от цели, на которую выдается аванс, что позволяет контролировать целевое расходование денежных средств.

Бюджетным учреждениям для оформления авансового отчета следует руководствоваться Приказом №123н, которым утверждена форма авансового отчета (форма 0504053) для бюджетных учреждений.

Пунктом 155 Инструкции №25н предусмотрено, что для получения денежных средств под отчет работник должен написать заявление с указанием назначения аванса и срока, на который выдаются денежные средства.

Выдача денежных средств под отчет производится из кассы бюджетного учреждения по расходному кассовому ордеру формы 0310002. При этом следует иметь в виду, что денежные средства в подотчет могут выдаваться только работнику данного учреждения на основании распоряжения руководителя учреждения. Запрещается передача полученных подотчетных сумм одним работником другому. Если у работника имеется задолженность по ранее выданным подотчетным суммам, выдача нового аванса не допускается.

В соответствии с правилами ведения кассовых операций, подотчетное лицо, не позднее трех рабочих дней после окончания срока, на который был выдан аванс, должен представить в бухгалтерию авансовый отчет или вернуть денежные средства в кассу учреждения.

Если подотчетное лицо не представило авансовый отчет в установленные сроки или не возвратило остаток аванса в кассу, бюджетное учреждение вправе удержать сумму задолженности из заработной платы подотчетного лица, получившего аванс на основании статьи 137 ТК РФ.

Для отражения операций по учету подотчетных сумм Инструкцией №25н предусмотрен счет 0 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами».

Как было уже отмечено, денежные средства выдаются под отчет на выплату заработной платы через раздатчиков, оплату наличными деньгами по заключенным договорам, оплату пособий, приобретение ценных бумаг и так далее. Для учета этих операций предназначены следующие субсчета:

- 0 208 01 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате труда»;

- 0 208 08 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате пособий по социальному страхованию населения»;

- 0 208 09 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате пособий по социальной помощи населению;

- 0 208 10 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате социальных пособий, выплачиваемых организациями сектора государственного управления»;

- 0 208 15 000 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению ценных бумаг»;

- 0 208 16 000 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению акций и иных форм участия в капитале».

Рассмотрим небольшой пример.

Пример 1.

Раздатчик Селиванова И.И. получила из кассы института под отчет 100 000 рублей для выдачи заработной платы сотрудникам кафедры Экономики.

По истечении 3-х дней Селиванова И.И. представила в бухгалтерию института отчет и сдала ведомости, по которым заработная плата выдана полностью.

При этом в учете были сделаны следующие записи

Окончание примера.

К хозяйственным расходам относятся расходы по приобретению материальных запасов, основных средств, нематериальных активов, а так же оплата коммунальных услуг, услуг связи, расходов по арендной плате за пользование имуществом и так далее.

Для отражения подотчетных сумм, предназначенных на хозяйственные расходы, используются счета:

- 0 208 04 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате услуг связи»;

- 0 208 05 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате транспортных услуг»;

- 0 208 06 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате коммунальных услуг»;

- 0 208 07 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате арендной платы за пользование имуществом»;

- 0 208 08 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате услуг по содержанию имущества»;

- 0 208 09 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате прочих услуг»;

- 0 208 18 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате прочих расходов»;

- 0 208 19 000 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению основных средств»;

- 0 208 20 000 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению нематериальных активов»;

- 0 208 21 000 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению непроизведенных активов»;

- 0 208 22 000 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению материалов».

Пример 2.

Водитель Андриянов Ю.П. подал заявление в бухгалтерию института с целью получить под отчет аванс, на приобретение запасных частей для ремонта легкового автомобиля, в сумме 4 000 рублей.

С разрешения руководителя, из кассы выдана сумма 4 000 рублей.

Водителем представлен авансовый отчет о приобретении запасных частей к автомобилю на сумму 3 900 рублей. Оставшаяся сумма сдана в кассу института.

В учете будут сделаны следующие записи:

Окончание примера.

К авансовому отчету по суммам, израсходованным на хозяйственные нужды в обязательном порядке должны прилагаться оформленные соответствующим образом документы, подтверждающие фактическое приобретение тех или иных товаров или оплату услуг. К таким документам относятся:

- кассовые чеки или бланки строгой отчетности, подтверждающие получение наличных денежных средств от подотчетного лица;

- счета- фактуры;

- приходные документы (накладные), подтверждающие принятие материальных ценностей от подотчетного лица на склад учреждения.

Наиболее часто подотчетные суммы выдаются на оплату служебных командировок. Служебной командировкой, по определению статьи 166 ТК РФ, считается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

В то же время, служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются и регламентируется статьей 168.1 «Возмещение расходов, связанных со служебными поездками работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также с работой в полевых условиях, работами экспедиционного характера» ТК РФ, введенной в действие с 6 октября 2006 года Федеральным законом от 30 июня 2006 года №90-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации, признании не действующими на территории Российской Федерации некоторых нормативных правовых актов СССР и утратившими силу некоторых законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации».

Обратите внимание!

В служебную командировку могут быть направлены только работники (в том числе и совместители) бюджетного учреждения, состоящие с ним в трудовых отношениях, регулируемых трудовым кодексом. Лица, работающие в учреждении по договорам гражданско-правового характера, трудовыми отношениями с организацией не связаны, так как эти отношения регулируются ГК РФ.

В соответствии с положениями ТК РФ, в служебные командировки не могут быть направлены:

- беременные женщины,

- работники, не достигшие возраста 18 лет,

- работники, с которыми заключен ученический договор.

Статьей 259 ТК РФ предусмотрено, что направление в служебные командировки женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, допускается только с их письменного согласия. При этом, не должно быть никаких медицинских противопоказаний. Кроме этого, женщина, имеющая детей, не достигших трехлетнего возраста, и направляемая в командировку, должна быть ознакомлены со своим правом отказаться от служебной командировки и, обязательно, в письменной форме.

При учете командировочных расходов в бюджетных учреждениях следует руководствоваться следующими документами:

- ТК РФ;

- Инструкцией Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 года №62 «О служебных командировках в пределах СССР» (далее - Инструкция №62) – применяется в части не противоречащей ТК РФ;

- Постановлением Правительства Российской Федерации от 2 октября 2002 года №729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета» (далее - Постановление №729);

- Указом Президента Российской Федерации от 18 июля 2005 года №813 «О порядке и условиях командирования федеральных государственных гражданских служащих» (далее - Указ №813);

- Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 2 августа 2004 года №64н «Об установлении размеров выплаты суточных и предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран».

Статьей 166 ТК РФ, установлено, что особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются в порядке, определяемом Правительством Российской Федерации.

При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются, в соответствии с Инструкцией №62 и со статьей 167 ТК РФ:

- сохранение места работы (должности),

- среднего заработка,

- возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.

Средний заработок за время нахождения работника в командировке сохраняется за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы.

Средний заработок за дни служебной командировки определяется по правилам, установленным статьей 139 ТК РФ и Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 11 апреля 2003 года №213 (далее – Постановление №213).

Статьей 139 ТК РФ установлен единый порядок исчисления размера средней заработной платы для всех случаев.

Для расчета средней заработной платы учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые у соответствующего работодателя независимо от источников этих выплат.

При любом режиме работы расчет средней заработной платы работника производится исходя из фактически начисленной ему заработной платы и фактически отработанного им времени за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за работником сохраняется средняя заработная плата. При этом календарным месяцем считается период с 1-го по 30-е (31-е) число соответствующего месяца включительно (в феврале - по 28-е (29-е) число включительно).

Это значит, что при расчете среднего заработка при направлении работника в командировку, в качестве расчетного периода применяется период в 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу, на который приходится начало служебной командировки.

Так если работник бюджетного учреждения отправляется в командировку 2 февраля 2007 года, то в качестве расчетного периода принимаются 12 календарных месяцев, предшествующих февралю 2007 года, то есть период с 1 февраля 2006 года по 31 января 2007 года.

Согласно статье 139 ТК РФ в коллективном договоре или локальном нормативном акте, действующем в бюджетном учреждении, могут быть предусмотрены и иные периоды (3 месяца, 6 месяцев) для расчета средней заработной платы, если это не ухудшает положение работников.

При расчете среднего заработка учитываются все предусмотренные системой денежного содержания виды выплат, за исключением сумм материальной помощи. При исчислении среднего заработка учитываются также суммы ежеквартального и ежемесячного денежного поощрения работников бюджетного учреждения.

Пунктом 4 Постановления №213 установлено, что из расчетного периода при исчислении среднего заработка исключаются время и суммы, начисленные за это время если:

- за работником сохранялся средний заработок в соответствии с законодательством Российской Федерации;

- работник получал пособие по временной нетрудоспособности или пособие по беременности и родам;

- работник не работал в связи с простоем по вине работодателя или по причинам, не зависящим от работодателя и работника;

- работнику предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;

- работник освобождался от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без оплаты в соответствии с законодательством Российской Федерации;

- работнику предоставлялись дни отдыха (отгулов) в связи с работой сверх нормальной продолжительности рабочего времени при вахтовом методе организации работ и в других случаях в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Обратите внимание!

Дни прогула из расчетного периода для исчисления среднего заработка не исключаются.

Средний дневной заработок для оплаты дней служебной командировки определяется делением суммы денежного содержания, фактически начисленного за расчетный период, на количество фактически отработанных в этот период дней.

Выходные и праздничные дни, приходящиеся на время служебной командировки, оплате не подлежат.

Если же работник специально командирован для работы в выходные или праздничные дни, компенсация за работу в эти дни производится по правилам, установленным статьей 153 ТК РФ, а именно в размере не менее двойной дневной или часовой ставки.

По желанию работника, работавшего в выходной или праздничный день, ему может быть предоставлен другой день отдыха. В этом случае работа в нерабочий праздничный день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит.

Возмещению при направлении работника в служебную командировку, на основании статьи 168 ТК РФ, подлежат следующие расходы:

- расходы по проезду до места командировки и обратно;

- расходы по найму жилого помещения;

- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Обратите внимание!

Новой редакцией ТК РФ официально установлено, что порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Работник, направляемый в служебную командировку, обязан составить служебное задание (форма 0301025) на основании которого оформляется приказ о направлении работника в командировку (форма 0301022 - если в командировку направляется один работник или форма 0301023 - если в командировку направляется нескольких работников).

Работнику выдается командировочное удостоверение (форма 0301024).

Обратите внимание!

Пункт 1 статьи 252 НК РФ позволяет для подтверждения затрат использовать документы, косвенно подтверждающие произведенные расходы (в том числе приказы о командировке, проездные документы, отчетом о выполненной работе в соответствии с заданием). Это означает, что командировочное удостоверение можно не выписывать, достаточно будет приказа о командировке. Тем не менее, в экономической литературе специалисты предупреждают работников бухгалтерии о том, что в такой ситуации не исключен спор с налоговыми органами. Поэтому, если вы не хотите конфликтовать с чиновниками, лучше все же выписать командировочное удостоверение.

По возвращении из командировки, работник обязан вместе с авансовым отчетом представить и отчет о выполнении служебного задания.

Пунктом 7 Инструкции №62 установлено, что днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда - день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы.

При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее - последующие сутки.

Обратите внимание!

Если станция, пристань, аэропорт отправления находятся за чертой населенного пункта, то учитывается и время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта.

Аналогично определяется и день приезда работника в место постоянной работы.

Срок командировки определяет руководитель учреждения, но при этом следует учитывать, что, в соответствии с пунктом 4 Инструкции №62, он не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути.

Для того, чтобы получить аванс на командировочные расходы, командированный работник пишет заявление на имя руководителя учреждения, в котором указывает место и срок командировки, сумму аванса. В заявлении работник так же указывает вид транспорта, которым он собирается воспользоваться.

Оплата проезда.

Порядок и суммы оплаты расходов по проезду к месту командировки и обратно регламентируется:

- пунктами 21 и 22 Указа №813,

- пунктами 12 и 13 Инструкции №62,

- подпунктом «в» пункта 1 Постановления №729.

Расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы, возмещаются работнику в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не выше стоимости проезда:

·        железнодорожным транспортом - в купейном вагоне скорого фирменного поезда;

·        водным транспортом - в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;

·        воздушным транспортом - в салоне экономического класса;

·        автомобильным транспортом - в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси).

Командированному работнику оплачиваются так же расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта.

В том случае, если работник не представил с авансовым отчетом проездных документов, подтверждающих произведенные расходы, возмещение их производится, но в размере минимальной стоимости проезда:

·        железнодорожным транспортом - в плацкартном вагоне пассажирского поезда;

·        водным транспортом - в каюте X группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте III категории речного судна всех линий сообщения;

·        автомобильным транспортом - в автобусе общего типа.

Возмещению подлежат так же:

- страховые взносы на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте (стоимость добровольного страхования возмещению не подлежит),

- оплату услуг по оформлению проездных документов,

- расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями.

Обязательное личное страхование от несчастных случаев пассажиров воздушного, железнодорожного, морского, внутреннего водного и автомобильного транспорта, а также туристов и экскурсантов, совершающих междугородные экскурсии по линии туристическо - экскурсионных организаций, на время поездки (полета), введено на территории Российской Федерации Указом Президента Российской Федерации от 7 июля 1992 года №750 «Об обязательном личном страховании пассажиров».

Обязательное личное страхование не распространяется на пассажиров:

- всех видов транспорта международных сообщений;

- железнодорожного, морского, внутреннего водного и автомобильного транспорта пригородного сообщения;

- морского и внутреннего водного транспорта внутригородского сообщения и переправ;

- автомобильного транспорта на городских маршрутах.

Сумма страхового взноса включается в стоимость проездного документа (путевки) и взимается с пассажира (туриста, экскурсанта) при продаже проездного документа (путевки). Пассажиры (туристы, экскурсанты), пользующиеся правом бесплатного проезда в Российской Федерации, подлежат обязательному личному страхованию без уплаты ими страхового взноса.

Министерство финансов Российской Федерации в Письме от 10 мая 2006 года №03-03-04/2/138 дает следующие разъяснения. Поскольку сумма страхового взноса включается в стоимость проездных документов и взимается с пассажиров, то, значит, что она учитываться и в составе расходов на служебную командировку, при наличии документов, подтверждающих понесенные расходы. В отношении добровольного страхования пассажиров от несчастных случаев, оформленного отдельным страховым полисом, являющимся приложением к билету, Минфин сообщает, что эти расходы не уменьшают налогооблагаемую базу по налогу на прибыль организаций, поскольку статья 263 НК РФ не содержит такого вида страхования.

В Письме, со ссылками на Инструкцию №62 указано, что командированному работнику возмещаются расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси), включая страховые платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте.

Организация может компенсировать работнику расходы на проезд на станцию, пристань или в аэропорт, находящийся за пределами населенного пункта, только на общественном транспорте. Оплату такси нельзя включать в состав расходов для целей налогообложения прибыли.

Далее Минфин Российской Федерации разъяснил, что, на основании статьи 263 НК РФ, добровольное страхование пассажиров от несчастных случаев, оформленное отдельным страховым полисом, не может уменьшать налогооблагаемую базу по налогу на прибыль организаций.

В этом же Письме указывается на то, что Инструкция №62 применяется для командировок в пределах России, но ею можно руководствоваться и для заграничных командировок.

В Письме Минфина Российской Федерации от 12 мая 1992 года №30 «О порядке возмещения командированным работникам затрат за пользование постельными принадлежностями в поездах» разъясняет, что затраты за пользование в поездах постельными принадлежностями подлежат возмещению командированному работнику по фактическим расходам, но подтвержденным соответствующими документами. Из этого следует, что командированные лица для оплаты стоимости пользования постельными принадлежностями должны представить квитанцию, чек или другой документ, подтверждающий стоимость этой услуги. При отсутствии названных документов оплата не производится.

Возмещение расходов в размерах, установленных указанными документами, производится бюджетными учреждениями в пределах ассигнований, выделенных им из федерального бюджета на служебные командировки, либо (в случае использования указанных ассигнований в полном объеме) за счет экономии средств, выделенных из федерального бюджета на их содержание.

В бюджетных учреждениях работающие подразделяются на различные категории, в частности:

- «работники»,

- «руководители»,

- «помощники (советники)»,

- «специалисты».

Порядок возмещения командировочных расходов для различных категорий работников имеет некоторые отличия. В соответствии с пунктом 21 Указа №813 расходы по проезду гражданским служащим возмещаются согласно следующим нормам:

- замещающим высшие должности категории «руководители»:

·        воздушным транспортом - по билету I класса;

·        морским и речным транспортом - по тарифам, устанавливаемым перевозчиком, но не выше стоимости проезда в каюте «люкс» с комплексным обслуживанием пассажиров;

·        железнодорожным транспортом - в вагоне повышенной комфортности, отнесенном к вагонам бизнес-класса, с двухместными купе категории «СВ» или в вагоне категории «С» с местами для сидения, соответствующими требованиям, предъявляемым к вагонам бизнес-класса.

- замещающим должности категории «помощники (советники)», «специалисты»:

·        воздушным транспортом - по тарифу бизнес-класса;

·        морским и речным транспортом - по тарифам, устанавливаемым перевозчиком, но не выше стоимости проезда в двухместной каюте с комплексным обслуживанием пассажиров;

·        железнодорожным транспортом - в вагоне повышенной комфортности, отнесенном к вагонам экономического класса, с четырехместными купе категории «К» или в вагоне категории «С» с местами для сидения.

Оплата проживания.

Постановление №729 устанавливает, что возмещение расходов по найму жилого помещения (кроме случая, когда направленному в служебную командировку работнику предоставляется бесплатное помещение) – осуществляется в размере фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами, но не более 550 рублей в сутки. При отсутствии документов, подтверждающих эти расходы, - 12 рублей в сутки.

Расходы по найму жилого помещения возмещаются различным категориям служащих бюджетного учреждения различным образом. Так в пункте 18 Указа №813 сказано, что для федеральных гражданских служащих не установлен предельный размер по найму жилого помещения, но, в то же время, он не должен превышать размер, определенный для служащих, замещающих высшие должности гражданской службы категории «руководители», то есть, стоимости двухкомнатного номера, а для остальных служащих - не более стоимости однокомнатного (одноместного) номера. А при непредставлении документов, подтверждающих расходы по найму жилья, федеральным государственным гражданским служащим возмещаются расходы по найму жилого помещения в размере 30% от установленной нормы суточных (в настоящее время - 100 рублей) за каждый день нахождения в служебной командировке.

Расходы по найму жилого помещения в месте командировки возмещаются командированному работнику со дня прибытия и по день выезда к постоянному месту работы.

Если командированный работник был вынужден сделать остановку по пути следования, то в этом случае, возмещение расходов по найму жилья будет производиться только при наличии подтверждающих документов. В случае отсутствия таких документов ни 12 рублей, ни 30% от установленной нормы суточных не выплачиваются.

Документами, подтверждающими расходы по найму жилья, являются кассовые чеки, счета-фактуры, счета формы №3-Г.

Довольно часто командированные работники представляют к отчету только счета по форме №3-Г, без кассового чека. Минфин Российской Федерации в Письме от 15 июня 2006 года №03-05-01-04/164 дает следующие разъяснения по этому вопросу. Организации и частные предприниматели, оказывающие гостиничные услуги населению, имеют право проводить денежные расчеты без применения контрольно-кассовой техники, но при условии выдачи бланков строгой отчетности.

Приказом Минфина Российской Федерации от 13 декабря 1993 года №121 рекомендована к применению для гостиниц форма строгой отчетности №3-Г. Поэтому, для подтверждения расходов на оплату жилья счета по форме №3-Г вполне достаточно.

Обратите внимание!

Подтвердить расходы по найму жилого помещения можно и документом, составленным в произвольной форме. Главное, чтобы этот документ содержал необходимые реквизиты.

Постановлением Правительства Российской Федерации от 25 апреля 1997 года №490 утверждены «Правила предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации» (далее – Правила). В соответствии с пунктом 8 этих Правил, оформление проживания в гостинице сопровождается выдачей проживающему лицу квитанции, талона или иного документа, подтверждающего заключение договора на оказание услуг. Этот документ должен содержать:

- наименование гостиницы;

- фамилию, имя, отчество постояльца;

- сведения о предоставляемом номере (месте в номере);

- цену номера (места в номере);

- другие необходимые данные по усмотрению гостиницы.

Согласно пункту 13 Правил, плата за проживание в гостинице взимается в соответствии с единым расчетным часом - 12 часов текущих суток по местному времени. При размещении до расчетного часа (с 0 до 12 часов) плата за проживание не взимается. В случае задержки выезда командированного сотрудника не более 6 часов после расчетного часа за проживание взимается почасовая плата:

- от 6 до 12 часов после расчетного часа - за половину суток;

- от 12 до 24 часов после расчетного часа - за полные сутки (в случае отсутствия почасовой оплаты).

При проживании в гостинице не более суток (24 часов) плата взимается за сутки независимо от расчетного часа.

Подлежат возмещению командированному работнику и расходы по бронированию места в гостинице.

Оплата суточных

Подпунктом «б» пункта 1 Постановления №729 установлено, что командированному работнику бюджетного учреждения выплачиваются суточные в размере 100 рублей за каждый день командировки, в том числе и за дни нахождения в пути.

Следует отметить, что статья 168 ТК РФ предоставляет право организациям, в том числе и бюджетным учреждениям, самостоятельно определить порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, закрепив их в коллективном договоре либо в локальном нормативном акте (например, в приказе об учетной политике). Это означает, что если бюджетное учреждение осуществляет деятельность, приносящую доход, то оно может увеличить норму суточных на любую сумму, если будет выплачивая ее за счет средств, полученных в результате этой деятельности.

Пунктом 15 Инструкции №62 установлено, что суточные не выплачиваются в том случае, если работник имеет возможность ежедневно возвращаться к постоянному месту жительства. Вопрос о целесообразности ежедневного возвращения данного работника из места командирования к постоянному месту жительства в каждом конкретном случае решается руководителем бюджетного учреждения.

Иногда на практике случаются ситуации, когда командированный работник не может во время вернуться из командировки. Это может произойти из-за нелетной погоды или из-за болезни командированного лица. В том случае, когда причина задержки работника в командировке является объективной, тогда ему полагаются дополнительные суточные. Для обоснования дополнительных командировочных выплат рекомендуется просто издать приказ о продлении сроков командировки. В этом случае данные затраты бюджетное учреждение сможет учесть как обычные командировочные расходы.

Пунктом 16 Инструкции №62 предусмотрено, что в случае временной нетрудоспособности командированного работника ему, на общем основании возмещаются расходы по найму жилого помещения. Исключение составляют случаи, когда командированный работник находится на стационарном лечении. За время болезни работнику выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту своего постоянного жительства, но не свыше двух месяцев.

За период временной нетрудоспособности командированному работнику выплачивается пособие по временной нетрудоспособности. Дни временной нетрудоспособности не включаются в срок командировки.

Временная нетрудоспособность командированного работника, а также невозможность по состоянию здоровья вернуться к месту постоянного жительства должны быть обязательно удостоверены в установленном порядке.

Иные расходы, произведенные работником с ведома или разрешения работодателя

К иным расходам, произведенным работником с ведома или разрешения работодателя, относится:

- оплата багажа,

- услуг связи,

- услуги залов официальных лиц и делегаций,

- услуги автостоянок,

- услуги камеры хранения и другие.

Эти расходы не ограничиваются ни какими нормами, и возмещаются работнику в их фактическом размере, при условии представления соответствующих документов.

Отдельно следует сказать об услугах залов официальных лиц и делегаций.

Этими услугами пользуются отдельные категории федеральных государственных гражданских служащих. Пунктом 23 Указа №813, указано, что перечень должностей гражданской службы, замещение которых дает право пользования залами официальных лиц и делегаций, утверждает Президент Российской Федерации.

В соответствии с Приказом №168н расходы по командировке оплачиваются по следующим подстатьям экономической классификации расходов:

- 212 «Прочие выплаты» - расходы по оплате суточных;

- 222 «Транспортные услуги» - расходы по оплате проезда к месту командировки и обратно;

- 226 «Прочие услуги» - расходы по найму жилого помещения;

- 290 «Прочие расходы» - расходы протокольного характера в соответствии с законодательством Российской Федерации при служебных командировках на территории иностранных государств.

Пример 3.

Работник бюджетного учреждения Кутырев М.М. направлен в служебную командировку в город Белгород на 10 дней, с 17 по 26 января. Согласно личного заявления Кутырева М.М., ему разрешен проезд до места командировки поездом в купейном вагоне, и выданы под отчет:

- на поезд 6 800 рублей,

- на оплату гостиничного номера 3 500 рублей,

- суточные 1 000 рублей.

После возвращения из командировки Кутырев М.М. представил авансовый отчет, к которому были приложены:

- проездные билеты до места командировки и обратно на сумму 6 800 рублей,

- счет за проживание в гостинице за 7 суток на общую сумму 2 800 рублей.

Кутырев М.М. вернул в кассу учреждения остаток аванса в размере 700 рублей.

В бюджетном учете операции будут отражены следующим образом:

Окончание примера.

Учет зарубежных командировок.

Работники бюджетных учреждений довольно часто осуществляют поездки и служебные командировки за рубеж.

Статьями 167 и 168 ТК РФ установлено, что при направлении работника в служебную командировку за рубеж ему гарантируется сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.

При этом, работнику бюджетного учреждения возмещаются следующие расходы:

- на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;

- обязательные консульские и аэродромные сборы;

- сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;

- на оформление обязательной медицинской страховки;

- иные обязательные платежи и сборы.

Порядок оплаты загранкомандировок установлен Постановлением Правительства Российской Федерации от 26 декабря 2005 года №812 «О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета» (далее – Постановление №812).

В заграничную командировку работник бюджетного учреждения направляют на основании приказа, без оформления командировочного удостоверения.

Исключение составляют командировки в страны СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, предусматривающие, что в документах для въезда и выезда пограничными органами не проставляются отметки о пересечении государственной границы.

В Письме Минфина Российской Федерации от 17 мая 2006 года №03-03-04/1/469 сообщается, что время фактического нахождения сотрудника бюджетного учреждения в загранкомандировке может определяться по отметкам в загранпаспорте работника, свидетельствующим о пересечении им Государственной границы Российской Федерации.

Как было уже отмечено, размер суточных при загранкомандировках определяется в соответствии с Приложением №1 к Постановлению №812 в зависимости от страны назначения.

При проезде по территории Российской Федерации суточные выплачиваются в рублях в размере, установленном для оплаты в пределах территории РФ, а при проезде по территории иностранного государства – в иностранной валюте в размере, установленном Постановлением №812.

Обратите внимание!

При проезде работника с территории РФ день пересечения государственной границы РФ включается в дни оплаты командировки в иностранной валюте, а при обратном проезде день пересечения государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях.

Дата пересечения границы определяется по отметкам пограничных органов в загранпаспорте либо по отметкам в командировочном удостоверении, которое оформляется так же, как при служебной командировке на территории Российской Федерации.

Если работник направлен в служебную командировку в два или более иностранных государств, суточные за день пересечения границы между иностранными государствами выплачиваются в валюте и по нормам того государства, в которое направляется работник.

В случае если работник был в загранкомандировке всего один день, суточные выплачиваются в размере 50 процентов от установленных норм.

Если командированный работник в период командировки обеспечивается иностранной валютой на личные расходы за счет принимающей стороны, то бюджетная организация суточные не платит. Если же принимающая сторона не выплачивает работнику деньги на расходы, но при этом обеспечивает его питанием, тогда бюджетное учреждение выдает ему суточные в размере 30 процентов от установленных норм.

При направлении за границу за счет средств федерального бюджета делегаций школьников, студентов вузов, учащихся техникумов и других учебных заведений бюджетное учреждение выплачивает суточные в иностранной валюте в размере 15% от установленных Постановлением №812. При этом члены таких делегаций обеспечиваются питанием за счет средств направляющей или принимающей стороны.

В учете бюджетного учреждения расчеты с подотчетными лицами, направленными в загранкомандировку будут отражаться следующим образом:

Минфин России по согласованию с МИД России устанавливает предельные нормы оплаты расходов по найму жилого помещения для работников, направленных в зарубежные служебные командировки. Эти нормы разработаны исходя из стоимости однокомнатного (одноместного) номера в гостинице среднего разряда.

Обратите внимание!

Министерство финансов Российской Федерации в Письме от 6 мая 2006 года №03-03-04/2/134, дает следующие разъяснения:

1. Расходы на оформление и выдачу однократной, трехразовой и годовой виз, в том случае, если по сложившимся обстоятельствам командировка работника не состоялась, не могут быть учтены в составе расходов в целях налогообложения прибыли.

2.Стоимость виз, предназначенных для выезда работников бюджетного учреждения в зарубежные страны с целью служебных командировок, оплаченных учреждением, не подлежит обложению налогом на доходы физических лиц и единым социальным налогом.

3. Если командировка была отменена, по каким либо причинам, то стоимость уже оплаченных виз, так же не подлежат обложению ни НДФЛ, ни ЕСН.

Более подробно с вопросами, касающимися бюджетного учета, бюджетной отчетности и налогообложения бюджетных учреждений, Вы можете ознакомиться в книге авторов ЗАО «BKR-Интерком-Аудит» «Бюджетные учреждения».

Данный материал подготовлен группой консультантов-методологов ЗАО «BKR-Интерком-Аудит»