Учет трудовых книжек

С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, согласно пункту 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек в организациях ведутся:

а) приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

б) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Формы указанных книг утверждаются Министерством труда и социального развития Российской Федерации.

Формы указанных книг приведены в Приложениях 2 и 3 к Постановлению Минтруда Российской Федерации от 10 октября 2003 года №69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».

В приходно-расходную книгу бухгалтер записывает, когда, у кого, в каком количестве, каких серий и номеров, на какую сумму были куплены трудовые книжки и вкладыши. Кроме того, в книге отражается когда, кому (Ф.И.О., должность работника), в каком количестве, каких серий и номеров, на какую сумму были выданы бланки. Рассмотрим на примере порядок заполнения приходно-расходной книги.

Пример 1.

15 июля 2005 года ОАО «Сервис» было приобретено у ЗАО «Разносбыт» 5 трудовых книжек. Цена за бланк - 120 рублей. Продажа бланков трудовых книжек была оформлена накладной №23965 от 15 июля 2005 года. Купленные бланки имеют серию АХ, а номера с 0068435 по 0068440.

В этом же месяце 25 числа ОАО «Сервис» приняло оператором Петрова И.И., который устроился на работу впервые. Приказ от 25 июля 2005 года №35-к. На основании заявки №9 от 25 июля 2005 года кадровику Свиридовой Н.П. была выдана трудовая книжка серии АХ за №0068435.

Общая стоимость приобретенных трудовых книжек составила 600 рублей.

Приходно-расходную книгу бухгалтеру необходимо заполнить следующим образом:

Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей ведут специалисты отдела кадров. В книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные вновь принятым работникам (с указанием серии и номера), а также указывается должность (специальность) работника, наименование места его работы с указание структурного подразделения, номер и дата приказа, на основании которого произведен прием работника, подпись лица, заполнившего трудовую книжку, ее стоимость и прочее.

В книгах все листы в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, скреплены сургучной печатью или опломбированы. Такие требования установлено пунктом 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек.

Рассмотрим на примере порядок заполнения книги учета движения трудовых книжек.

Пример 2.

Воспользуемся условиями примера 1.

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей специалистом отдела кадров Свиридовой Н.П. были сделаны следующие записи:

Отсутствие перечисленных книг либо их неправильное оформление является серьезным нарушением, за которое предусмотрена административная ответственность.

В соответствии с пунктом 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек, выдавая работнику трудовую книжку, работодатель взимает с него стоимость бланка. Не взимается плата с работника лишь в двух случаях:

• при массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства). В данном случае выдается дубликат трудовой книжки;
• в случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем.

Размер платы за бланк трудовой книжки определяется размером расходов на ее приобретение.

Вопрос о том, происходит ли реализация книжек при взимании платы за нее, спорный. Поэтому существует два способа учета выданных трудовых книжек, рассмотрим их.

Выбор варианта приобретения бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и последующего взимания платы за них с работников остается за работодателем.

ВЫДАЧА ТРУДОВЫХ КНИЖЕК НЕ ЯВЛЯЕТСЯ РЕАЛИЗАЦИЕЙ

При таком способе учета считается, что организация покупает книжки для личных целей работников, а не для себя. Следовательно, работодатель является посредником между продавцом бланков и работником, поэтому бланки книжек не нужно приходовать.

В соответствии с Приказом Минфина Российской Федерации от 31 октября 2000 года №94н «Об утверждении плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его применению» трудовые книжки учитываются на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности» (вместе с НДС). «Входной» НДС по трудовым книжкам нельзя принимать к вычету. На стоимость выданного бланка НДС начислять не нужно.

Пример 3.

Организация в феврале приобрела 30 бланков трудовых книжек по 70 рублей за штуку (в том числе НДС - 11 рублей). Общая стоимость бланков - 2100 рублей (в том числе НДС – 320 рублей) – была оплачена в тот же месяц.

В апреле организация принимает на работу специалиста, не имеющего трудового стажа. Поэтому отдел кадров завел для него трудовую книжку, а стоимость бланка по его заявлению удержана из заработной платы.

К счету 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» рекомендуем открыть субсчет 73-3 «Расчеты за трудовые книжки».

В бухгалтерском учете операции отражаются следующими записями:

1. В феврале:

2. В апреле:

В налоговом учете операции с бланками трудовых книжек не отражаются, при таком способе не будет ни выручки, ни расходов при расчете налога на прибыль.

Примечание. В учетной политике организации необходимо закрепить положение о том, что расходы организации на приобретение новой трудовой книжки работник возмещает при ее получении.

ВЫДАЧА ТРУДОВЫХ КНИЖЕК СЧИТАЕТСЯ РЕАЛИЗАЦИЕЙ

В этом случае трудовые книжки учитываются как товар, поскольку работник обязан оплатить стоимость книжки и, следовательно, бланки приобретаются для продажи. При этом не имеет значения тот факт, что реализуют бланки без выгоды.

После оприходования и оплаты бланков, организация может принять к вычету «входной» НДС. При продаже бланка согласно пункту 7 ПБУ 9/99 «Доходы организации», утвержденному Приказом Минфина Российской Федерации от 6 мая 1999 года №32н «Об утверждении положения по бухгалтерскому учету «Доходы организации» ПБУ 9/99», организация в бухгалтерском учете показывает реализацию бланка как выручку от реализации в случае учета книжек в качестве товаров, или как операционный доход в случае учета книжек в качестве материалов и должна начислить НДС.

В налоговом учете при выдаче трудовых книжек отражают доход, и одновременно стоимость выданных бланков включается в расходы.

Пример 4.

Организация в феврале приобрела 30 бланков трудовых книжек по 70 рублей за штуку (в том числе НДС - 11 рублей). Общая стоимость бланков - 2100 рублей (в том числе НДС – 320 рублей) – была оплачена в тот же месяц.

В апреле организация принимает на работу специалиста, не имеющего трудового стажа. Поэтому отдел кадров завел для него трудовую книжку, а стоимость бланка в этом же месяце, по его заявлению удержана из заработной платы. Организация рассчитывает налог на прибыль методом начисления.

К счету 68 «Расчеты по налогам и сборам» следует открыть субсчет 68-1 «НДС».

В бухгалтерском учете организации операции отражаются следующими проводками:

В феврале:

В апреле:

Обратите внимание, что бланки трудовых книжек можно учитывать на счете 10 «Материалы».

Пример 5.

Воспользуемся условиями примера 4.

В этом случае проводки будут следующие:

В феврале:

В апреле:

В налоговом учете организации стоимость выданного бланка (59,32 рубля) списывается на расходы в апреле. Эта же сумма включается в состав доходов при расчете налога на прибыль за апрель.

В соответствии с пунктом 1 статьи 2 Федерального закона от 22 мая 2003 года №54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» всеми организациями и индивидуальными предпринимателями при осуществлении ими наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг необходимо применять контрольно-кассовую технику.

Поэтому, во избежание разногласий с налоговыми органами по поводу обязанности применения ККТ не рекомендуем получать денежные средства от работника в кассу, а советуем удержать стоимость бланка трудовой книжки из заработной платы работника по его заявлению.

Более подробно с вопросами, касающимися трудовых книжек, Вы можете познакомиться в книге ЗАО «BKR-Интерком-Аудит» «Трудовые книжки: порядок заполнения».

Данный материал подготовлен группой консультантов-методологов ЗАО «BKR-Интерком-Аудит»

Источник : РОСЭК