Использование автомобиля работника в служебных целях

     Работник на собственном автомобиле выполняет служебные поручения.Трудовой кодекс обязывает работодателя выплачивать работнику компенсациюи возмещать расходы.
     Какие условия необходимо соблюдать для этого - об этом читайте ниже.
     В соответствии с положениями ст. 188 Трудового кодекса РФ (далее -ТК РФ) при использовании работником с согласия или ведома работодателя ив его интересах личного имущества работнику должны выплачиватьсякомпенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личноготранспорта, оборудования и других технических средств и материалов,принадлежащих работнику, а также возмещаться расходы, связанные с ихиспользованием.
     Таким образом, если работник использует свой личный автомобиль вслужебных целях, он вправе требовать от работодателя соответствующихвыплат.

     Условия, при выполнении которых у работодателя возникает обязанностькомпенсировать работнику использование автомобиля и возмещать расходы,следующие:
     - автомобиль используется самим работником;
     - использование производится в интересах работодателя;
     - работодатель выразил свое согласие на то, чтобы работникиспользовал личный автомобиль в служебных целях или, по крайней мере, вкурсе такого использования.
     В соответствии со ст. 188 ТК РФ в пользу работника должныпроизводиться два вида выплат:
     1) компенсация за использование, износ (амортизацию) личноготранспорта;
     2) возмещение расходов, связанных с его использованием.
     Для того чтобы согласовать размер компенсации и возмещения расходов,работнику и работодателю необходимо заключить письменное соглашение.
     Нам представляется, что в таком соглашении также должны бытьуказаны:
     - технические и регистрационные данные используемого автомобиля;
     - права работника в отношении автомобиля (собственность, владение наосновании доверенности и др.);
     - порядок использования автомобиля (время использования, возможныеограничения).
     Остановимся подробнее на выплатах, причитающихся работнику.

     Как следует из положений ст. 188 ТК РФ, размер компенсацииопределяется сторонами трудового договора самостоятельно и фиксируется вписьменном виде. А документальным основанием для осуществления выплатыданной компенсации является приказ работодателя.
     Таким образом, стороны вправе установить любой размер компенсации,но для целей налогообложения прибыли расходы на выплату компенсации будутучитываться только в пределах норм, устанавливаемых Правительством РФ, всоставе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией(подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).
     Такие нормы в настоящее время установлены постановлениемПравительства РФ от 08.02.02 N 92 "Об установлении норм расходоворганизаций на выплату компенсации за использование для служебных поездокличных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых приопределении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходыотносятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией":
     - легковые автомобили с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. смвключительно - 1200 руб. в месяц, а свыше 2000 куб. см - 1500 руб. вмесяц;
     - мотоциклы - 600 руб. в месяц.
     Эти нормы используются также и при применении упрощенной системыналогообложения (при выборе объекта налогообложения "доходы - расходы")для определения расходов на выплату компенсации за использование дляслужебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов.
     Если сумма компенсации, установленная соглашением сторон, превышаетприведенные нормы, то в части превышения ее необходимо будет относить красходам, не уменьшающим прибыль для целей налогообложения.
     Сумма компенсации за использование личного автомобиля в пределахустановленных норм не подлежит обложению ЕСН на основании подп. 2 п. 1ст. 238 НК РФ - как установленная законодательством РФ компенсационнаявыплата, связанная с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей(в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ).
     По большому счету, выплата компенсации в сумме сверх установленныхнорм также освобождается от ЕСН на этом основании - ведь нормаустановлена только для целей налогообложения прибыли, а не для самойкомпенсации. Но чтобы избежать возможных разногласий с налоговымиорганами, в данном случае можно ссылаться также на п. 3 ст. 236 НК РФ -по этому пункту от ЕСН освобождаются выплаты работникам, не отнесенные красходам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль в текущемотчетном (налоговом) периоде - а сумма превышения, как было отмеченовыше, к таким расходам не относится.
     Таким образом, вся сумма компенсации не подлежит обложению ЕСН.
     Поскольку в соответствии с п. 2 ст. 10 Федерального закона от15.12.01 N 167-ФЗ "Об обязательном пенсионном страховании в РоссийскойФедерации" объектом обложения страховыми взносами и базой для начислениястраховых взносов являются объект налогообложения и налоговая база поЕСН, то сумма компенсации (в полном объеме) не подлежит обложению истраховыми взносами на обязательное пенсионное страхование.
     Порядок обложения компенсации за использование автомобиля налогом надоходы физических лиц долгое время являлся спорным. По нашему мнению, онане подлежит обложению данным налогом на основании п. 3 ст. 217 НК РФ -как установленная действующим законодательством РФ компенсационнаявыплата - причем в полном объеме, поскольку нормы, как мы уже указываливыше, установлены для целей не выплаты данной компенсации, а тольконалогообложения прибыли.
     Подобной точки зрения теперь придерживаются и налоговые органы (см.,в частности, письмо УМНС России по г. Москве от 27.05.03 N 27-08а/28297.Хотим обратить внимание читателей - из текста названного письма следует,что УМНС России по г. Москве в данном случае разъясняет позициюМинистерства РФ по налогам и сборам).
     А вот Минфин России все же считает, что освобождение компенсации заиспользование личного автомобиля от обложения налогом на доходыфизических лиц должно производиться только в пределах установленных норм(см. письма Минфина России от 28.04.03 N 04-04-06/71, от 14.03.03 N04-04-06/42).

     Необходимость выплаты компенсации за использование личногоавтомобиля является общеизвестным фактом. Однако не все знают, что помимокомпенсации работодатель обязан также возмещать работнику расходы,связанные с таким использованием (затраты на горюче-смазочные материалы,расходные материалы и т.п. ).
     Размеры возмещения расходов также определяются в письменномсоглашении между работником и работодателем.
     Документальным основанием являются представленные работникомдокументы - чеки АЗС, товарные чеки на запчасти, квитанции об оплате состанций техобслуживания и т.д.
     Возникают вопросы. Как учитывать такие выплаты в налоговом учете?Входят они в состав компенсации или могут быть учтены отдельно?
     Налоговое законодательство не разъясняет, какие именно затратыпонимаются под "компенсацией за использование автомобиля".
     Согласно п. 1 ст. 11 НК РФ институты, понятия и терминыгражданского, семейного и других отраслей законодательства, используемыев НК РФ, применяются в том значении, в каком они используются в этихотраслях законодательства, если иное не предусмотрено НК РФ.
     В данном случае необходимо обратиться к трудовому законодательству.Статья 188 ТК РФ вполне четко разделяет "компенсацию" и "возмещениерасходов" как две разные выплаты.
     Поэтому компенсация должна учитываться в составе прочих расходов впределах норм, установленных Правительством РФ, а оплачиваемые работникурасходы (связанные с использованием автомобиля в служебных целях) -отдельно в составе расходов на оплату труда (подп. 25 ст. 255 НК РФ).
     Напомним, что для включения затрат на возмещение работнику расходовпо использованию автомобиля в состав расходов, принимаемых для целейналогообложения прибыли, необходимо, чтобы они соответствовали общимкритериям признания расходов, установленным п. 1 ст. 252 НК РФ(экономическая обоснованность, документальное подтверждение и связь сдеятельностью, направленной на получение дохода).
     Поскольку автомобиль принадлежит работнику, очевидно, что последнийиспользует его также и в личных целях в нерабочее время. Поэтомупредприятие вправе принимать для целей налогообложения прибыли затраты наГСМ и запчасти только пропорционально времени использования автомобиля впроизводственной деятельности.
     Следовательно, предприятию необходимо составить соответствующиерасчеты. В отношении ГСМ это просто - нужно определить норму расходабензина на километр и посчитать количество километров, пройденныхавтомобилем в процессе использования его работником в служебных целях(что должно быть подтверждено маршрутными и путевыми листами).
     В отношении запчастей, на наш взгляд, можно составить пропорцию всоответствии с временем использования автомобиля для служебных и дляличных целей.
     Что касается обложения сумм возмещения расходов по уплате налога надоходы физических лиц, нужно сказать следующее.
     В соответствии с п. 2 ст. 211 НК РФ оплата за налогоплательщикапредприятием товаров (работ, услуг) является доходом, полученным внатуральной форме, и подлежит обложению НДФЛ при условии, что такаяоплата произведена в интересах налогоплательщика.
     Если предприятие возмещает работнику расходы только пропорциональновремени использования автомобиля в производственной деятельности (чтоподтверждается расчетами и документами), то, на наш взгляд, такая оплатапроизводится в интересах предприятия и соответственно налогообложению неподлежит.
     Если же предприятие не ведет такого учета и возмещает работникурасходы полностью, то вся сумма является объектом обложения НДФЛ.
     Вопрос о том, признаются ли данные выплаты объектом обложения ЕСН ивзносами на обязательное пенсионное страхование, является очень спорным.С одной стороны, по смыслу п. 1 ст. 236 НК РФ возмещение расходов неможет являться объектом обложения ЕСН, поскольку это не плата завыполнение трудовых обязанностей или оказание услуг. С другой стороны,формулировка данного пункта позволяет подвести под обложение ЕСН любыевыплаты по трудовому договору (а в данном случае выплата производится посоглашению, прилагаемому к трудовому договору) и, скорее всего, именнотаким будет мнение налоговых органов.
     Кроме того, налоговые органы в вопросе о возмещении расходов заиспользование автомобиля, как правило, руководствуются положениями письмаМинфина РФ от 21.07.92 N 57 "Об условиях выплаты компенсации работникамза использование ими личных легковых автомобилей для служебных поездок"(далее - Письмо N 57).
     В подпункте 3 Письма N 57 указано, что в размерах предоставлениякомпенсации уже учтено возмещение затрат по эксплуатации используемогодля служебных поездок личного автомобиля (сумма износа, затраты нагорюче-смазочные материалы, техническое обслуживание и текущий ремонт).
     Поэтому если предприятие воспользуется нашей точкой зрения и будетвключать расходы по содержанию автомобиля в состав расходов отдельно отсуммы компенсации, то ему, скорее всего, следует быть готовым к спору сналоговой инспекцией.
     Письмо N 57 было издано до вступления в силу главы 25 "Налог наприбыль" НК РФ и разъясняло постановление, которым нормы компенсации былиустановлены ранее (постановление Правительства РФ от 20.06.92 N 414 "Онормах компенсации за использование личных легковых автомобилей дляслужебных поездок").
     Нам представляется, что поскольку Письмо N 57 было издано воисполнение утратившего силу документа, его нельзя применять при трактовкеположений подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ.
     Кроме того, как было указано выше, на сегодняшний день порядоквозмещения расходов работнику за использование личного имуществаустановлен Трудовым кодексом РФ (т.е. федеральным законом), а Письмо N 57нормативным актом не является.
     Тем не менее, дабы избежать конфликтов с налоговиками, можнопосоветовать выплачивать работнику только компенсацию. Поскольку размеркомпенсации может быть любым, то стороны вправе установить его в такомразмере, чтобы он действительно покрывал все расходы работника, включаяГСМ и ремонт.
     Для целей налогообложения прибыли компенсацию, конечно, можно будетучесть только в пределах установленных норм. Но зато вся сумма не будетоблагаться налогом на доходы физических лиц, ЕСН и страховыми взносами напенсионное страхование по причинам, изложенным выше.

Источник : АКДИ