Представительские расходы организации

     Как любая другая хозяйственная операция, проведениепредставительских мероприятий в соответствии со ст. 9 Федерального законаот 21.11.96 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 129-ФЗ)должно оформляться оправдательными документами, которые служат первичнымиучетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
     Включение представительских расходов в себестоимость продукции(работ, услуг) разрешается только при наличии первичных учетныхдокументов, в которых должны быть указаны дата и место проведения деловойвстречи (приема), приглашенные лица, участники со стороны организации,конкретное назначение расходов и величина расходов.
     Документальное оформление представительских расходов состоит изнескольких этапов:
     1) оформление так называемых подготовительных документов;
     2) оформление уточняющих ( конкретизирующих) документов;
     3) оформление документов, подтверждающих фактическое расходованиеденежных средств.
     Представительские расходы - это планируемые и целевые расходы.
     На первом этапе в организации составляется и протоколом общегособрания учредителей (акционеров) утверждается смета представительскихрасходов на отчетный год.
     На этом же этапе целесообразно издать внутренниеорганизационно-распорядительные документы (например, приказы руководителяорганизации), регламентирующие:
     - перечень официальных лиц организации, имеющих право участвовать впереговорах, а следовательно, получать под отчет средства напредставительские расходы;
     - порядок выдачи подотчетных сумм на представительские расходы;
     - порядок расходования средств на представительские расходы;
     - документальное оформление представительских расходов;
     - порядок осуществления контроля над расходованием и списаниемсредств на представительские расходы;
     - нормирование отдельных видов представительских расходов.
     На втором этапе составляются внутренние оправдательные документы,непосредственно связанные с проведением конкретного представительскогомероприятия. К таким документам, на наш взгляд, можно отнести:
     - приказ руководителя о назначении ответственного за проведениеофициального мероприятия;
     - приказ о направлении приглашения на деловую встречу, которыйдолжен содержать цель прибытия представителей сторонней организации;
     - программа проведения деловой встречи с указанием даты, места исроков проведения деловой встречи, ФИО участников со стороны организациии со стороны приглашенных и их должностей, утвержденной сметыпредставительских расходов.
     На третьем этапе ответственным лицом оформляются и представляются вбухгалтерию организации документы, подтверждающие фактическоерасходование денежных средств на проведенное мероприятие:
     - отчет о расходах на проведение деловой встречи;
     - авансовый отчет с приложенными документами, подтверждающимипроизведенные расходы.
     Такими документами являются: счета предприятий общественногопитания, товарные чеки, чеки ККМ, документы об оплате транспортныхрасходов, документы об оплате услуг переводчика и т.д.
     Все первичные документы должны соответствовать требованиям п. 2 ст.9 Закона N 129-ФЗ.

     Как было указано выше, документы, регулирующие порядок организации иведения бухгалтерского учета в организации, не содержат понятия"представительские расходы".
     Но если понесенные организацией затраты по своему характеру можноотнести к представительским, то к ним применимы общие правила признаниязатрат расходами (п. 2 Положения по бухгалтерскому учету "Расходыорганизации" ПБУ 10/99 ).
     При формировании себестоимости продукции (работ, услуг)представительские расходы согласно пунктам 5 и 7 ПБУ 10/99 учитываются вкачестве коммерческих (управленческих) в составе расходов по обычнымвидам деятельности. В бухгалтерском учете представительские расходы ненормируются, т.е. в полном объеме включаются в состав затрат.
     В соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета и Инструкцией поего применению (утверждены Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н)представительские расходы отражаются по дебету счетов 20 "Основноепроизводство", 26 "Общехозяйственные расходы", 44 "Расходы на продажу" вкорреспонденции со счетами раздела VI "Расчеты", например 60 "Расчеты споставщиками и подрядчиками", 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и т.д.

     При исчислении налога на прибыль расходами признаются экономическиоправданные и документально подтвержденные затраты организации,произведенные для осуществления деятельности, направленной на получениедохода (п. 1 ст. 252 НК РФ).
     Согласно подп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ в числе прочих расходов,связанных с производством и реализацией, учитываются и представительскиерасходы при условии соответствия их критериям, перечисленным выше.
     Порядок включения затрат, произведенных организацией на прием иобслуживание лиц, участвующих в переговорах в целях установления и (или)поддержания взаимного сотрудничества, в состав представительских расходовопределен п. 2 ст. 264 НК РФ. Положения этого пункта применяются кофициальным лицам организации, представителям организаций-контрагентов иорганизаций - потенциальных партнеров, участникам, прибывшим на заседаниясовета директоров (правления) или иного руководящего органа организации.
     К представительским относятся расходы организации на проведениеофициального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия),транспортное обеспечение доставки принимаемых лиц к месту проведенияпредставительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа иобратно, буфетное обслуживание во время переговоров, оплата услугпереводчиков, не состоящих в штате организации, по обеспечению переводаво время представительских мероприятий.
     Не относятся к представительским расходы на организацию развлечений,отдыха, профилактики или лечения заболеваний.
     Представительские расходы организации принимаются в целяхналогообложения прибыли в размере, не превышающем 4% от расходов наоплату труда за отчетный (налоговый) период.
     "Сверхнормативные" суммы представительских расходов согласно п. 42ст. 270 НК РФ не уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль.
     В том случае, если организация определяет доходы и расходы методомначисления, ее представительские расходы относятся к косвенным расходам,которые в полной сумме включаются в состав расходов текущего отчетного(налогового) периода (п. 1 ст. 318 НК РФ).
     Следует отметить, что база при исчислении предельного размерапредставительских расходов, учитываемых в целях налогообложения (суммарасходов на оплату труда), считается нарастающим итогом с началаналогового периода.

     В соответствии с п. 7 ст. 171 НК РФ вычетам подлежат суммы налога,уплаченные по представительским расходам, включаемым в состав расходовпри исчислении налога на прибыль организаций.
     Так как представительские расходы согласно п. 2 ст. 264 НК РФучитываются для целей налогообложения по нормативам, суммы НДС по такимрасходам подлежат вычету в размере, соответствующем указанным нормам.
     Налоговые вычеты производятся организацией - покупателем товаров(работ, услуг) при принятии их на учет на основании счетов-фактур,выставленных продавцами, и документов, подтверждающих факт уплаты налогапри наличии соответствующих первичных документов (п. 1 ст. 172 НК РФ).
     Следует иметь в виду, что в расчетных документах, первичных учетныхдокументах и счетах-фактурах сумма НДС должна быть выделена отдельнойстрокой ( п. 4 ст. 168 НК РФ).
     При отсутствии счета-фактуры НДС к вычету не принимается. При этомвыделенная отдельной строкой в расчетных документах сумма НДС не можетбыть включена и в расходы при исчислении налога на прибыль (п. 1 ст. 170НК РФ). Если в первичных учетных и расчетных документах сумма НДС невыделена, то расчетным путем она не выделяется.
     ПРИМЕР
     Торговая организация в 2003 г. с целью поддержания дальнейшегосотрудничества с организациями-покупателями провела два официальныхприема.
     В I квартале 2003 г. организован официальный ужин в загородномресторане, сумма счета - 9000 руб. (в том числе НДС - 1500 руб.). Длядоставки гостей туда и обратно организация воспользовалась услугамиавтотранспортного предприятия, стоимость услуг - 1200 руб. (в том числеНДС - 200 руб.).
     Счета оплачены организацией в безналичной форме, счета-фактуры иакты выполненных работ от поставщиков услуг получены, услуги оказаны.
     В III квартале 2003 г. менеджер по закупкам был направлен вкомандировку в другой город с целью установления контактов с новымпоставщиком. Программа командировки содержит всю необходимую информациюдля признания затрат представительскими расходами и утверждена приказомдиректора организации.
     Работнику выданы из кассы денежные средства, которые былиизрасходованы им вместе с представителем потенциального поставщика в ходебанкета, что подтверждено счетом ресторана на сумму 1000 руб. (НДС невыделен) и чеком ККМ.
     В IV квартале 2003 г. в собственном офисе был организован второйприем. Для этого приобретены в магазине продукты питания, алкоголь наобщую сумму 7000 руб., а затем ответственным лицом представлен вбухгалтерию авансовый отчет на эту сумму, предварительно выданную изкассы, к которому приложены чеки ККМ (НДС не выделен, счет-фактураотсутствует).
     Расходы на оплату труда в организации за 2003 г. составили:
     в I квартале - 80 000 руб.;
     во II квартале - 85 000 руб.;
     в III квартале - 85 000 руб.;
     в IV квартале -100 000 руб.
     Налоговый период по НДС - квартал.

     (руб.)

     По итогам 2003 г. организация сможет включить в состав прочихрасходов только 14 000 руб., а 2500 руб. не будут учтены приналогообложении прибыли.
     В бухгалтерском учете организации будут сделаны следующие проводки.
     В I квартале 2003 г.:
     Дебет 44 Кредит 60
     - 7500 руб. - отражены расходы на проведение официального ужина спредставителями покупателя;
     Дебет 19 Кредит 60
     - 1500 руб. - отражена сумма НДС по расходам на проведение ужина;
     Дебет 60 Кредит 51
     - 9000 руб. - оплачен счет ресторана;
     Дебет 44 Кредит 60
     - 1000 руб. - отражены расходы на транспортное обслуживаниепредставителей покупателя;
     Дебет 19 Кредит 60
     - 200 руб. - отражена сумма НДС на транспортное обслуживаниепредставителей покупателя;
     Дебет 60 Кредит 51
     - 1200 руб. - оплачены услуги транспортной организации;
     Дебет 68 Кредит 19
     - 640 руб. - принята к вычету сумма НДС по представительскимрасходам в пределах нормы*.
     Во II квартале 2003 г.:
     Дебет 68 Кредит 19
     - 680 руб. - принята к вычету сумма НДС в пределах норматива**.
     В III квартале 2003 г.:
     Дебет 71 Кредит 50
     - 1000 руб. - выданы денежные средства из кассы на проведениебанкета с представителем потенциального поставщика;
     Дебет 44 Кредит 71
     - 1000 руб. - отражены представительские расходы на проведениебанкета;
     Дебет 68 Кредит 19
     - 380 руб. - принята к вычету сумма НДС в пределах норматива***.
     В IV квартале 2003 г.:
     Дебет 71 Кредит 50
     - 7000 руб.- выданы денежные средства из кассы на проведениеофициального приема;
     Дебет 44 Кредит 71
     - 7000 руб. - отражены расходы на проведение официального приема всоставе представительских расходов.
     ------------------------
     * Норматив расходов за I квартал - 3200 руб. (80 000 руб. х 0,04).Общая сумма представительских расходов за I квартал без НДС - 8500 руб.
     Сумма НДС, подлежащая вычету, рассчитывается следующим образом:
     3200 руб. : 8500 руб. х 1700 руб. = 640 руб.
     ** Норматив расходов за полугодие - 6600 руб. Общая сумма расходовза полугодие без НДС - 8500 руб.
     Сумма НДС, подлежащая вычету, рассчитывается следующим образом:
     6600 руб. : 8500 руб. х 1700 руб. - 640 руб. = 680 руб.
     *** Норматив расходов за 9 месяцев - 10 000 руб. Общая суммарасходов за 9 месяцев без НДС - 9500 руб. Поскольку фактическиприведенные расходы меньше норматива, организация имеет право на вычетвсей суммы НДС:
     1700 руб. - 640 руб. - 680 руб. = 380 руб.

И. КИРЮШИНА, АКДИ "Экономика и жизнь"

Источник : АКДИ