Бланки строгой отчетности: бухгалтерский и налоговый учет

Н. ПОТАПОВА, АКД "Экономика и жизнь"

     Организации сложно обойтись в работе без различных бланков. Формымногих из них унифицированы. Большинство применяемых бланков - этообычные канцелярские товары. Но есть особая категория бланков - этобланки строгой отчетности. О них и пойдет речь в этой статье.
     Каждая организация в своей работе использует большое количестворазличных бланков. Они применяются для оформления кассовых операций,поступления товаров и материалов, проведения инвентаризации и т.д. Носреди всего многообразия бланков есть группа, которая требует особогоучета - это бланки строгой отчетности (БСО). Основное их отличие отдругих бланков состоит в том, что они должны обязательно изготавливатьсятипографским способом. Такие бланки учитываются по специальным правилам.

     Отдельных правил по учету БСО на данный момент законодательством непредусмотрено. Поэтому можно лишь порекомендовать организациямруководствоваться Положением о документах и документообороте вбухгалтерском учете (утверждено Минфином СССР 29.07.1983 N 105) иПоложением об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов сиспользованием пластиковых карт без применения контрольно-кассовойтехники (утверждено Постановлением Правительства РФ от 31.03.2005 N 171),где изложен порядок поступления, учета и хранения бланков строгойотчетности в организациях.
     Приобретенные бланки поступают в организацию вместе с копиейсопроводительного документа (накладной, квитанции и т.д.) с указаниемнаименования бланков, их серии, номеров и стоимости.
     Приказом руководителя создается комиссия для принятия БСО ворганизацию. Руководитель назначает также работника, ответственного захранение бланков (обычно это - кассир организации).
     Бланки принимает работник, ответственный за их хранение, вприсутствии комиссии. Проверяется соответствие фактического количества,серий и номеров бланков данным, указанным в сопроводительных документах,и составляется акт о поступлении в организацию БСО.
     Этот акт утверждается руководителем организации и являетсяоснованием для принятия бланков на учет. Форма акта не установлена,поэтому она может быть любой, например такой, как приведена на с. 17.
     Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах илиметаллических шкафах.
     Если в организации бланков немного, то они обычно хранятся в кассеорганизации, поскольку она уже оборудована для хранения ценностей. Еслиорганизация получает бланки в большом количестве, то они могут хранитьсяв специально оборудованных помещениях, в условиях, исключающих их порчу ихищение. По окончании рабочего дня места хранения бланков опечатываютсяили опломбировываются.
     Ответственность за хранение бланков строгой отчетности несетработник, отвечающий за их хранение, с которым руководитель обязанзаключить договор о полной материальной ответственности.
     Учет БСО ведется в Книге по учету бланков. Записи в Книгу учетапроизводятся при любом движении бланков. Листы в ней должны бытьпронумерованы, прошнурованы, скреплены печатью и подписаны руководителеми главным бухгалтером организации. На каждый вид бланков строгойотчетности должна быть заведена отдельная Книга.
     Если в организации бланков немного, то на основании решенияруководителя организации можно вести единую Книгу учета. В таком случае вКниге выделяется необходимое количество страниц для учета каждого видабланков отдельно от других бланков.
     Форма Книги законодательно не установлена, поэтому организацияразрабатывает ее самостоятельно.
     Рассмотрим порядок заполнения Книги на примере талонов на ГСМ*,которые являются бланками строгой отчетности (см. с. 18).
     * Об особенностях учета таких БСО см. в статье И. Чвыкова "Деньги -талон - бензин" в журнале "Новая бухгалтерия" N 6 (12) за 2003 г.
     Все хозяйственные операции по движению БСО оформляются первичнымиучетными документами. При поступлении бланков заполняется приходный ордерпо форме N М-4 с указанием серий и номеров бланков. Выдавать бланки подотчет материально-ответственным лицам следует по требованию-накладной(форма N М-11), также указывая их серии и номера. Формы этих бланковутверждены Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а.

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
"ООО ДЕЛЬТА"

  Степанов Степанов А.Н.  ---------- ---------------------

(подпись) (расшифровка подписи)

"16" января 2006 г.

  ------- --

 -------------------------------------------------------------

     Комиссия, назначенная приказом N 135 от 14.01.2006, в составе:
     главный бухгалтер - Лазутикова Л.П.,
     бухгалтер - Артемова Т.Н.,
     кассир - Ветрова И.А.
     произвела осмотр принимаемых в организацию бланков строгой отчетности.
     Наименование, количество, серия, номера бланков, отраженных внакладной N 1350 от 16.01.2006, соответствуют их фактическомунаименованию, количеству, серии и номерам.

  Десять штук трудовых книжек Общее количество БСО прописью -------------------------------------

 ----------------- ---------- --------------------- (должность) (подпись) (расшифровка подписи)

 Бухгалтер Артемова Артемова Т.Н. ---------- -------- ---------------------

 Кассир Ветрова Ветрова И.А. ------------ --------- --------------------

     Бланки строгой отчетности переданы на хранение ответственному лицу -кассиру Ветровой И.А., назначенной приказом N 101 от 2 февраля 2005 г.

 Кассир Ветрова Ветрова И.А. ----------- ---------- --------------------

     Подотчетное лицо, которому выданы бланки для работы, представляет вбухгалтерию организации отчет об их использовании (в произвольной форме).Если при использовании бланков в организации остаются корешки бланков, тоони прикладываются к отчету. Если какие-то бланки испорчены, то ониперечеркиваются и также прилагаются к отчету. Периодичность представленияотчетов устанавливается руководителем организации, но, на наш взгляд, онадолжна быть не реже, чем раз в месяц.
     БСО, как и все другие объекты бухгалтерского учета, подлежатинвентаризации, которая в силу п. 20 Положения об осуществлении наличныхденежных расчетов проводится одновременно с инвентаризацией наличныхденежных средств и кассовых документов. Для инвентаризации бланковиспользуют унифицированную форму N ИНВ-16 "Инвентаризационная описьценных бумаг и бланков документов строгой отчетности", утвержденнуюПостановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88.
     Копии использованных бланков (либо корешки) хранятся в организациине менее пяти лет. После того как установленный срок хранения закончитсяи пройдет один месяц со дня последней инвентаризации, использованныебланки уничтожают. При этом составляют акт на списание и уничтожениедокументов строгой отчетности. Его подписывает руководитель организации.
     Испорченные, а также изъятые из обращения бланки списывают иуничтожают по акту. Форму такого акта организация также разрабатываетсамостоятельно.

     На сегодняшний день нет единых правил порядка учета расходов наизготовление или приобретение БСО в бухгалтерском учете.
     Одни организации учитывают бланки строгой отчетности на счете 10"Материалы" (по стоимости их приобретения или изготовления), а затемсписывают их стоимость с этого счета на расходы по мере выдачи дляиспользования.
     Другие организации расходы на приобретение бланков сразу относят вдебет счетов учета затрат (20, 25, 26, 44), поскольку эти расходынесущественны. А затем учет бланков ведут на забалансовом счете 006"Бланки строгой отчетности".
     Способ учета бланков (на балансе организации или за балансом)зависит в первую очередь от вида бланков. Стоимость бланков,предназначенных для отражения отдельных хозяйственных операций (например,бланков квитанций и т.п.), можно сразу списывать на расходы и вдальнейшем учитывать за балансом.
     А вот бланки, представляющие собой денежные документы, напримероплаченные талоны на ГСМ, учитывать за балансом нельзя. Их нужнообязательно учитывать на балансе.
     Нельзя учитывать за балансом и бланки трудовых книжек (вкладышей).Ведь при оформлении их работникам за них взимается плата. Такие бланкинужно учитывать на счете 10 "Материалы" и списывать их стоимость нарасходы по мере фактического использования.
     Рассмотрим подробнее порядок учета некоторых видов бланков строгойотчетности, наиболее часто применяемых организациями.

     Учет и хранение трудовых книжек в организации осуществляются всоответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовлениябланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее -Правила), утвержденными Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N225.
     Согласно Правилам организация обязана постоянно иметь запас бланковтрудовых книжек, вести их количественный учет, а также знать их стоимость(расходы на приобретение).
     Организация должна вести две книги:
     1) Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки ивкладыша в них, которая ведется в бухгалтерии. В этой Книге отражаютсявсе операции, связанные с приобретением и расходованием бланков трудовыхкнижек и вкладышей с указанием серии и номера каждого бланка;
     2) Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, принятыхот работников. Ее ведет специалист отдела кадров.
     Формы этих книг утверждены Постановлением Минтруда России от10.10.2003 N 69 и обязательны для всех организаций. Отсутствие этих книгили неправильное их оформление является серьезным нарушением, за котороепредусмотрена административная ответственность (ст. 5.27 КоАП РФ). Штраф,наложенный на должностное лицо организации, может составить от 500 до5000 руб., а на организацию - от 30 000 до 50 000 руб.
     Обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписьюруководителя организации, а также скреплены печатью организации.
     В Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в нихрегистрируют все трудовые книжки, принятые от работников при поступлениина работу, а также те, которые были выданы работникам впервые, суказанием серии и номера. При получении трудовой книжки в связи сувольнением работник расписывается в Книге учета движения трудовыхкнижек.
     В Приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки ивкладыша в нее ответственный работник записывает, когда, у кого, в какомколичестве, каких серий и номеров, на какую сумму были получены трудовыекнижки и вкладыши, а также когда, кому (Ф.И.О., должность иподразделение), в каком количестве, каких серий и номеров, на какую суммубыли выданы бланки.
     Покажем порядок заполнения этой Книги на примере.

     ПРИМЕР 1.
     ООО "Дельта" на 16 ноября 2005 г. бланков трудовых книжек ивкладышей в остатке не имело. По накладной N 1350 от 16.11.2005 былиполучены 10 бланков трудовых книжек от ООО "Спецбланк" стоимостью 82 руб.каждый (в том числе НДС - 12,51 руб.). Бланки имеют серию КР и номера с0707007 по 0707016.
     1 декабря 2005 г. инспектору отдела кадров Ивановой А.А. понакладной N 60 от 01.12.2005 были выданы два бланка трудовой книжки(серия КР N 0707007 и 0707008).
     2 декабря 2005 г. по заказу организации ООО "Спецбланк" доставило вООО "Дельта" бланки вкладышей в трудовые книжки в количестве 3 штук(серия ПС номера с 2881423 по 2881425). Стоимость каждого вкладыша 75руб. (в том числе НДС - 11,44 руб.).
     Исходя из этих данных Приходно-расходная книга по учету бланковтрудовой книжки и вкладыша в нее заполняется, как показано на с. 23.
     Если принятый на работу сотрудник ранее нигде не работал, тоорганизация обязана на него оформить трудовую книжку.
     В этом случае с работника взимается плата в размере расходов наприобретение бланка трудовой книжки (п. 47 Правил). То же самоепроисходит и при оформлении вкладыша в трудовую книжку.
     Как только новая трудовая книжка или вкладыш к ней будут заполненына работника, эти бланки уже перестают принадлежать организации, у нихпоявляется новый собственник - работник организации.
     Поэтому выдача трудовой книжки (вкладыша) в учете должна отражатьсякак реализация бланка.
     На основании отчета ответственного лица, предоставляемого вбухгалтерию организации в конце каждого месяца (п. 42 Правил), бухгалтерсписывает стоимость оформленных бланков трудовых книжек со счета 10"Материалы".
     Поскольку расходы на приобретение бланков оплачиваются работниками,то поступление платы, взимаемой за бланк, следует отражать на счете 91"Прочие доходы и расходы".

     ПРИМЕР 2.
     Продолжим пример 1.
     Трудовые книжки на вновь поступивших и не имевших их ранееработников Сухова Н. В. и Андреева С.К. были оформлены инспектором отделакадров Ивановой А.А. 1 декабря 2005 г. В тот же день работники оплатилистоимость трудовых книжек в кассу.
     В бухгалтерском учете эти операции отражаются следующими проводками.
     Ноябрь:
     Дебет 60 - Кредит 51
     - 820,00 руб. - оплачены бланки трудовых книжек;
     Дебет 10 - Кредит 60
     - 694,92 руб. - оприходованы бланки трудовых книжек (10 шт. х 69,49руб.);
     Дебет 19 - Кредит 60
     - 125,08 руб. - учтен НДС по приобретенным бланкам;
     Дебет 68 / "Расчеты по НДС" - Кредит 19
     - 125,08 руб. - принят к вычету "входной" НДС.
     Декабрь:
     Дебет 73/"Расчеты по оплате бланков трудовых книжек" - Кредит 91
     - 164,00 руб. - отражена реализация работникам трудовых книжек,(82,00 руб. х 2 шт.);
     Дебет 91 - Кредит 68
     - 25,02 руб. - начислен НДС с реализации;
     Дебет 91 - Кредит 10
     - 138,98 руб. - списана себестоимость бланков (69,49 руб. х 2 шт.);

     Дебет 50 - Кредит 73/"Расчеты по оплате бланков трудовых книжек"
     - 164,00 руб. - внесена работниками в кассу стоимость трудовыхкнижек.
     Стоимость бланков трудовых книжек, оформленных работникам, можноудержать из их заработной платы. Но для этого необходимо получить отработника заявление о таком удержании. Тогда вместо последней проводкиделается запись:
     Дебет 70 - Кредит 73/"Расчеты по оплате бланков трудовых книжек"
     - 164,00 руб. - удержана из зарплаты работников стоимостьоформленных трудовых книжек.

     Организациям разрешено осуществлять наличные денежные расчеты безприменения кассовых аппаратов при оказании услуг населению, если онииспользуют бланки строгой отчетности. Причем изготавливаться такие бланкидолжны обязательно типографским способом (см. письмо ФНС России от20.10.2005 N ШТ-6-06/889@).
     Обратите внимание! Самостоятельно изготавливать бланки, печатая ихна принтере, не допускается.

     ПРИМЕР 3.
     Организация заказала бланки квитанций в количестве 3000 шт. длярасчетов с населением в типографии ООО "Спецбланк" на сумму 3540 руб. (втом числе НДС - 540 руб.) 29 сентября 2005 г. бланки были получены понакладной N 1022 от 29.09.2005.
     1 октября 2005 г. были выданы работнику организации под отчет 300шт. бланков, а 31 октября 2005 г. он отчитался за 264 бланка.
     Согласно учетной политике организации учет БСО ведется назабалансовом счете 006 в условной оценке (1 бланк = 1 руб.).
     В бухгалтерском учете должны быть сделаны следующие записи.
     Сентябрь:
     Дебет 26 - Кредит 60
     - 3000 руб. - получены бланки квитанций;
     Дебет 19 - Кредит 60
     - 540 руб. - отражена сумма НДС;

     Дебет 006/"БСО на хранении"
     - 3000 руб. - приняты на хранение ответственным работником бланкиквитанций в количестве 3000 шт. в условной оценке.
     Октябрь:
     Кредит 006/"БСО на хранении"
     - 300 руб. - выданы под отчет бланки квитанций;
     Дебет 006/"БСО у подотчетного лица"
     - 300 руб. - учтены за подотчетным лицом выданные ему бланки;
     Кредит 006/"БСО у подотчетного лица"
     - 264 руб. - списаны на основании отчета подотчетного лицаиспользованные бланки квитанций в количестве 264 шт.
     За балансом на 1 ноября 2005 г. на субсчетах к счету 006 числятся:
     "БСО на хранении" - 2700 руб. (3000 шт. - 300 шт.);
     "БСО у подотчетного лица" - 36 руб. (300 шт. - 264 шт.).
     В книге учета бланков эти операции отражаются следующим образом (см.с. 25).
     В налоговом учете расходы организации на приобретение бланковквитанций уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль организации всоответствии с подп. 24 п. 1 ст. 264 НК РФ как канцелярские расходы.

???????? : ????