Кадровое делопроизводство обязанности и ответственность

Обязанность работодателя по ведению кадровой документации.

Кадровая документация – отличительный признак трудовых правоотношений. Обязанность её ведения есть одна из обязанностей работодателя независимо от масштабов и организационно-правовой формы. Однако зачастую работодатели не предают серьезного значения кадровой документации, в результате чего кадровый документооборот ведется с существенными нарушениями установленных требований.

Какими же законодательными и нормативными актами регламентируется обязанность работодателя по ведению кадровой документации и правила её создания, оформления и хранения?

Прежде всего, Трудовой кодекс Российской Федерации (далее ТК РФ) устанавливает необходимость документирования трудовых правоотношений:

·        трудовой договор должен быть заключен в письменной форме (статья 67 ТК РФ);

·        прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, с которым работник знакомится под роспись (статья 68 ТК РФ);

·        на всех работников ведутся трудовые книжки (статья 66 ТК РФ);

·        по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое) (статья 62 ТК РФ);

·        обязательное издание приказа (распоряжения) о применении дисциплинарного взыскания (статья 193 ТК РФ);

·        прекращение трудового договора оформляется приказом (распоряжением) работодателя (статья 84.1 ТК РФ).

Сюда же можно отнести унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, ведение которых согласно пункту 2 Постановления Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее Постановление Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1) обязательно для всех организаций, осуществляющих деятельность на территории Российской Федерации, независимо от формы собственности.

В настоящее время действуют следующие унифицированные формы по учету кадров:

№Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу», №Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу», №Т-2 «Личная карточка работника», №Т-2ГС(МС) «Личная карточка государственного (муниципального) служащего», №Т-3 «Штатное расписание», №Т-4 «Учетная карточка научного, научно-педагогического работника», №Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу», №Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу», №Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику», №Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам», №Т-7 «График отпусков», №Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)», №Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)», №Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку», №Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку», №Т-10 «Командировочное удостоверение», №Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении», №Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника», №Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников».

Кроме того, Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 утверждены унифицированные формы по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда:

№Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда», №Т-13 «Табель учета рабочего времени», №Т-49 «Расчетно-платежная ведомость», №Т-51 «Расчетная ведомость», №Т-53 «Платежная ведомость», №Т-53а «Журнал регистрации платежных ведомостей», №Т-54 «Лицевой счет», №Т-54а «Лицевой счет (свт)», №Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику», №Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)», №Т-73 «Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы».

Наличие указанных форм, правильность их заполнения может стать объектом контроля при проверке правомерности отнесения затрат по оплате труда на себестоимость продукции, проводимой представителями федеральной налоговой службы.

Обратите внимание!

Законодатель в новой редакции ТК РФ распространяет общие нормы трудового законодательства на всех хозяйствующих субъектов – как юридических, так и физических лиц. Можно констатировать, что наконец-то прекращено четырнадцатилетнее ущемление в правах индивидуальных предпринимателей, как работодателей и, самое главное, нанятых ими работников. Работодатель - индивидуальный предприниматель теперь, кроме заключения трудовых договоров, обязан вести трудовые книжки на всех своих работников, и также как работодатель - юридическое лицо (организация) многие кадровые документы.

Кроме того, в соответствии со статьей 68 ТК РФ работодатель при приеме на работу (до подписания трудового договора) обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором.

Локальные нормативные акты - акты, содержащие нормы трудового права, разрабатываемые для регламентации трудовых отношений с учетом специфики труда у конкретного работодателя и установления работодателем условий труда в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями.

Работодатели, за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, имеют право принимать локальные нормативные акты. Локальные нормативные акты не могут содержать норм, снижающих уровень прав и гарантий работников, установленный трудовым законодательством.

Новеллой ТК РФ в отношении действия во времени локальных нормативных актов является следующее дополнение статьи 12 ТК РФ частями 7 и 8:

«Локальный нормативный акт вступает в силу со дня его принятия работодателем либо со дня, указанного в этом локальном нормативном акте, и применяется к отношениям, возникшим после введения его в действие. В отношениях, возникших до введения в действие локального нормативного акта, указанный акт применяется к правам и обязанностям, возникшим после введения его в действие.

Локальный нормативный акт либо отдельные его положения прекращают свое действие в связи с:

истечением срока действия;

отменой (признанием утратившими силу) данного локального нормативного акта либо отдельных его положений другим локальным нормативным актом;

вступлением в силу закона или иного нормативного правового акта, содержащего нормы трудового права, коллективного договора, соглашения (в случае, когда указанные акты устанавливают более высокий уровень гарантий работникам по сравнению с установленным локальным нормативным актом)».

Таким образом, все работодатели обязаны пересмотреть свои локальные нормативные акты, в соответствии с новой редакцией ТК РФ, в противном случае многие из них потеряют силу.

Обратите внимание!

Работодатель - физическое лицо, как и юридическое лицо (организация) реализует нормотворческие полномочия самостоятельно и в пределах своей компетенции, предусмотренной законом. Решая проблемы организации труда, управления персоналом работодатель - физическое лицо может принимать локальные нормативные акты.

При этом необходимо отметить, что если ранее некоторые локальные нормативные акты, например, правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание, положение о работе с персональными данными работников и другие обязаны были принимать только работодатели – юридические лица, то теперь, согласно буквальному пониманию новелл ТК РФ, индивидуальные предприниматели также обязаны принимать многие локальные нормативные акты.

В состав локальных нормативных актов, обязательных для каждого работодателя, согласно толкованию ТК РФ входят:

·        штатное расписание (статья 57 ТК РФ);

·        правила внутреннего трудового распорядка (статьи 56, 189, 190 ТК РФ);

·        документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных работников, их права и обязанности в этой области (статьи 86, 87, 88 ТК РФ);

·        график сменности (статья 103 ТК РФ);

·        график отпусков (статья 123 ТК РФ);

·        правила и инструкции по охране труда. Работодатель обязан обеспечить безопасные условия и охрану труда, правила и инструкции по охране труда должны быть составлены и доведены под роспись до сведения работников (статья 212 ТК РФ).

Эти документы входят в число тех, которые, прежде всего, проверяют инспекторы федеральной инспекции труда.

Примечание.

В соответствии со статьей 354 ТК РФ государственный надзор и контроль за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, на территории Российской Федерации осуществляют органы федеральной инспекции труда.

Перечень документов, которые могут быть истребованы при проверке, должен определяться с учетом требований статьи 8 Федерального закона от 8 августа 2001 года №134-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)» о недопустимости требования представления документов, информации, образцов (проб) продукции, если они не являются объектами мероприятий по контролю и не относятся к предмету проверки.

Цели, задачи и предмет проводимого мероприятия по контролю, а также правовые основания проведения мероприятия по контролю, в том числе нормативные правовые акты, обязательные требования которых подлежат проверке, указываются в распоряжении (приказе) о проведении мероприятия, которое предъявляется проверяющим.

Исходя из вышеприведенных положений, весь комплекс кадровых документов можно разделить на два вида:

1. Обязательные кадровые документы, наличие которых прямо предусмотрено ТК РФ для всех работодателей (юридических лиц и индивидуальных предпринимателей).

К этому виду кадровых документов относятся локальные нормативные акты, предусмотренные ТК РФ (статьи 57, 86-88, 103, 123, 212, 189-190 ТК РФ) и потому обязательные для каждого работодателя и документы, создаваемые в процессе возникновения и документального оформления трудовых отношений в соответствии с требованиями ТК РФ (статьи 62, 66, 67, 68, 84.1, 193 ТК РФ). Первые связаны с организационно-нормативным регулированием трудовых отношений и установлением режима и условий труда у конкретного работодателя, вторые служат учету личного состава работников.

2. Факультативные кадровые документы, перечень и порядок ведения которых определяет сам работодатель. Факультативные кадровые документы носят рекомендательный характер, они также содержат нормы трудового права и необходимы для регламентации трудовых отношений. К таким кадровым документам можно отнести, например, положения о структурных подразделениях, положения о персонале, должностные инструкции, положение об аттестации работников и другие.

Примечание.

Законодатель, подробно прописывая процедуру принятия коллективного договора (соглашения) в ТК РФ, не рассматривает его в качестве обязательного правового акта. Данный акт принимается по соглашению сторон в рамках социального партнерства. Поэтому если в ходе проверки инспекторы федеральной инспекции труда требуют показать им коллективный договор, то при его отсутствии можно сослаться на необязательность данного документа.

Обязательное ведение кадровой документации, в частности трудовой книжки, предусмотрено также Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года №225 «О трудовых книжках» и Постановлением Минтруда Российской Федерации от 10 октября 2003 года №69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек».

Об обязательности документирования трудовых отношений с работниками в целях защиты их пенсионных прав свидетельствуют некоторые нормы пенсионного законодательства.

Пункт 6 Постановления Правительства Российской Федерации от 24 июля 2002 года №555 «Об утверждении правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий» гласит следующее:

«Основным документом, подтверждающим периоды работы по трудовому договору, является трудовая книжка установленного образца (далее именуется - трудовая книжка).

При отсутствии трудовой книжки, а также в случае, когда в трудовой книжке содержатся неправильные и неточные сведения либо отсутствуют записи об отдельных периодах работы, в подтверждение периодов работы принимаются письменные трудовые договоры, оформленные в соответствии с трудовым законодательством, действовавшим на день возникновения соответствующих правоотношений, трудовые книжки колхозников, справки, выдаваемые работодателями или соответствующими государственными (муниципальными) органами, выписки из приказов, лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы».

И далее пункт 7 Постановления Правительства Российской Федерации от 24 июля 2002 года №555 «Об утверждении правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий»:

«В случае, когда трудовая книжка не ведется, периоды работы по трудовому договору подтверждаются письменным трудовым договором, оформленным в соответствии с трудовым законодательством, действовавшим на день возникновения соответствующих правоотношений».

Статья 15 Федерального закона от 1 апреля 1996 года №27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» устанавливает ряд обязанностей страхователя (работодателя) в целях ведения индивидуального (персонифицированного) учета, например, страхователь обязан:

- в установленный срок представлять органам Пенсионного фонда Российской Федерации сведения о застрахованных лицах, определенные настоящим Федеральным законом;

- получать в органах Пенсионного фонда Российской Федерации страховые свидетельства обязательного пенсионного страхования, а также дубликаты указанных страховых свидетельств и выдавать их под роспись застрахованным лицам, работающим у него по трудовому договору или заключившим договор гражданско-правового характера, на вознаграждение по которому в соответствии с законодательством Российской Федерации начисляются страховые взносы;

- передавать бесплатно каждому застрахованному лицу, работающему у него по трудовому договору или заключившему договор гражданско-правового характера, на вознаграждение по которому в соответствии с законодательством Российской Федерации начисляются страховые взносы, копию сведений, представленных в орган Пенсионного фонда Российской Федерации для индивидуального (персонифицированного) учета для включения их в индивидуальный лицевой счет данного застрахованного лица.

Каждый работодатель один раз в год, но не позднее 1 марта, на каждое зарегистрированное в системе государственного пенсионного страхования лицо, работавшее у него по трудовому договору, получившее вознаграждение по договору гражданско-правового характера, на вознаграждения по которым в соответствии с законодательством Российской Федерации начисляются страховые взносы, обязан подавать в территориальный орган Пенсионного фонда Российской Федерации документ, содержащий относящиеся к отчетному кварталу индивидуальные сведения о страховом стаже, заработке (доходе), начисленных страховых взносах обязательного пенсионного страхования и иные сведения, предусмотренные Федеральным законом от 1 апреля 1996 года №27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования». При этом сведения о страховом стаже застрахованного лица представляются на основании приказов и других документов по учету кадров, а о заработке (доходе) и об уплачиваемых страховых взносах - на основании данных бухгалтерского учета.

В совместном письме Минтруда Российской Федерации №8389-ЮЛ, Пенсионного фонда Российской Федерации №ЛЧ-06-27/9704 от 27 ноября 2001 года «О некоторых вопросах определения среднемесячного заработка для установления пенсий в случаях утраты работодателями первичных документов о заработке работников» рекомендуют органам, осуществляющим пенсионное обеспечение, в связи с участившимися обращениями граждан и органов, осуществляющих пенсионное обеспечение, по вопросу определения среднемесячного заработка для установления пенсий в случаях утраты работодателями первичных документов о заработке работников принимать к производству документы, косвенно подтверждающие фактический заработок работника на данном конкретном предприятии. В соответствии с данным письмом к таким документам, косвенно подтверждающим фактический заработок работника, могут быть отнесены: учетные карточки членов партии и партийные билеты, учетные карточки членов профсоюза и профсоюзные билеты, учетные карточки членов комсомола и комсомольские билеты, расчетные книжки (расчетные листы), которые оформлены в соответствии с требованиями, предъявляемыми к оформлению первичных учетных документов по оплате труда, приказы и другие документы, из которых можно сделать вывод об индивидуальном характере заработка работника.

Ответственность за несоблюдение требований ведения кадровой документации .

При отсутствии кадровой документации или несоблюдении требований по ее ведению руководители и иные должностные лица организаций, а также работодатели – физические лица могут быть привлечены в установленном законом порядке к ответственности.

В соответствии со статьей 419 ТК РФ лица, виновные в нарушении трудового законодательства в том числе и при ведении кадрового делопроизводства, могут быть привлечены к материальной, дисциплинарной, а также к гражданско-правовой, административной, уголовной ответственности.

Привлечение к дисциплинарной ответственности руководителя организации, руководителя структурного подразделения организации, их заместителей по требованию представительного органа работников предусмотрено статьей 195 ТК РФ. Работодатель обязан рассмотреть заявление представительного органа о нарушении указанными лицами трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, условий коллективного договора, соглашения и сообщить о результатах его рассмотрения в представительный орган работников. Если факт нарушения подтвердится, работодатель обязан применить к руководителю организации, руководителю структурного подразделения организации, их заместителям дисциплинарное взыскание, вплоть до увольнения.

Административная ответственность за правонарушения, связанные с нарушением трудового законодательства, предусмотрена в Кодексе Российской Федерации об административных правонарушениях (далее КоАП РФ).

Отсутствие обязательной кадровой документации, ведение и наличие, которой прямо предписано ТК РФ относится к случаям нарушения законодательства о труде.

Согласно статье 353 ТК РФ основным органом, осуществляющим государственный надзор и контроль за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права является федеральная инспекция труда.

В соответствии со статьей 357 ТК РФ государственные инспекторы труда при осуществлении государственного надзора и контроля за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, имеют право запрашивать у работодателей и их представителей, органов исполнительной власти и органов местного самоуправления и безвозмездно получать от них документы, объяснения, информацию, необходимые для выполнения надзорных и контрольных функций, в том числе кадровые документы, трудовые договоры, трудовые книжки.

Перечень документов, которые могут быть истребованы при проверке, должен определяться с учетом требований статьи 8 Федерального закона от 8 августа 2001 года №134-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)» о недопустимости требования представления документов, информации, образцов (проб) продукции, если они не являются объектами мероприятий по контролю и не относятся к предмету проверки.

Цели, задачи и предмет проводимого мероприятия по контролю, а также правовые основания проведения мероприятия по контролю, в том числе нормативные правовые акты, обязательные требования которых подлежат проверке, указываются в распоряжении (приказе) о проведении мероприятия, которое предъявляется проверяющим.

Административная ответственность за нарушение трудового законодательства установлена статьями 5.7, 5.27 - 5.34, 5.39 КоАП РФ.

Согласно статье 5.7 КоАП РФ отказ работодателя предоставить предусмотренный законом отпуск зарегистрированному кандидату, доверенному лицу зарегистрированного кандидата, избирательного объединения, избирательного блока для проведения агитационной и иной предусмотренной законом деятельности, способствующей избранию зарегистрированного кандидата, списка кандидатов, а равно отказ работодателя освободить от работы в установленном законом порядке члена избирательной комиссии, комиссии референдума для участия в подготовке и проведении выборов, референдума – влечет наложение административного штрафа в размере от 15 до 20 МРОТ.

Наибольшее количество правонарушений государственные инспекторы труда квалифицируют по статье 5.27 КоАП РФ.

Согласно статье 5.27 КоАП РФ за нарушение законодательства о труде и об охране труда пунктом 1 указанной статьи предусмотрена административная ответственность в виде наложения штрафа на должностных лиц в размере от 5 до 50 МРОТ; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от 5 до 50 МРОТ или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток; на юридических лиц - от 300 до 500 МРОТ или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток.

Примечание.

Под должностным лицом в КоАП РФ понимается лицо, выполняющее организационно-распорядительные или административно-хозяйственные функции. Совершившие административные правонарушения в связи с выполнением организационно-распорядительных или административно-хозяйственных функций руководители и другие работники иных организаций, а также лица, осуществляющие предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, несут административную ответственность как должностные лица, если законом не установлено иное (статья 2.4 КоАП РФ). То есть оштрафовать могут, например, руководителя, главного бухгалтера, начальника отдела кадров.

Частью 2 статьи 5.27 КоАП РФ установлено, что нарушение трудового законодательства должностным лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, - влечет за собой наказание в виде дисквалификации на срок от одного года до трех лет. Административное наказание в виде дисквалификации назначается судьей. То есть лицо, ранее оштрафованное за нарушение трудового законодательства, при его повторном нарушении лишается права занимать руководящие должности в исполнительном органе управления юридического лица, входить в совет директоров (наблюдательный совет), осуществлять предпринимательскую деятельность по управлению юридическим лицом, а также осуществлять управление юридическим лицом в иных случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации (статья 3.11 КоАП РФ).

Согласно статье 32.11 КоАП РФ постановление о дисквалификации исполняется немедленно путем прекращения договора (контракта) с дисквалифицированным лицом на осуществление им деятельности по управлению юридическим лицом.

Кроме того, неповиновение законному распоряжению или требованию должностного лица органа, осуществляющего государственный надзор (контроль), а равно воспрепятствование осуществлению этим должностным лицом служебных обязанностей - влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от 5 до 10 МРОТ, на должностных лиц - от 10 до 20 МРОТ (статья 19.4 КоАП РФ).

Невыполнение в установленный срок законного предписания органа (должностного лица), осуществляющего государственный надзор (контроль), об устранении нарушений законодательства - влечет наложение административного штрафа на граждан в размере от 3 до 5 МРОТ; на должностных лиц - от 10 до 20 МРОТ; на юридических лиц - от 100 до 200 МРОТ (статья 19.5 КоАП РФ).

Непринятие по постановлению органа (должностного лица), рассмотревшего дело об административном правонарушении, мер по устранению причин и условий, способствовавших совершению административного правонарушения, - влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 3 до 5 МРОТ (статья 19.6 КоАП РФ).

Примечание.

МРОТ устанавливается Федеральным законом от 19 июня 2000 года №82-ФЗ «О минимальном размере оплаты труда». В целях расчета зарплаты и пособий по временной нетрудоспособности установлены следующие суммы МРОТ: с 1 января 2005 года - 720 рублей в месяц, с 1 сентября 2005 года - 800 рублей в месяц, с 1 мая 2006 года - 1100 рублей в месяц.

Но для исчисления штрафов, налогов, сборов и тому подобных платежей используется сумма МРОТ, равная 100 рублям (статья 5 Федерального закона от 19 июня 2000 года №82-ФЗ «О минимальном размере оплаты труда»).

Нарушение требований ведения кадровой документации может привести также к материальной ответственности работодателя. Обобщая такие случаи, следует отметить, что трудовым законодательством предусмотрена материальная ответственность работодателя:

1.     за моральный вред, причиненный работнику неправомерными действиями или бездействием работодателя, - сумма ущерба возмещается работнику в денежной форме в размерах, определяемых соглашением сторон трудового договора (статья 237 ТК РФ), а в случае возникновения спора – судом независимо от подлежащего возмещению имущественного ущерба. К таким неправомерным действиям (бездействию) относятся, например:

- незаконное собирание или распространение информации о гражданах (персональных данных), составляющих его личную или семейную тайну;

- внесение в трудовую книжку неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения работника.

2.   за все случаи незаконного лишения работника возможности трудиться – работодатель обязан возместить работнику не полученный им заработок (статья 234 ТК РФ). К упомянутым случаям относится:

- ошибки в кадровом делопроизводстве, приведшие к незаконному отстранению работника от работы, его увольнению или переводу на другую работу;

- отказ работодателя от исполнения или несвоевременное исполнение решения органа по рассмотрению трудовых споров или государственного правового инспектора труда о восстановлении работника на прежней работе;

- задержка работодателем выдачи уволившемуся работнику трудовой книжки;

- внесение в трудовую книжку неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения работника.

В сфере ведения кадрового делопроизводства особо хотелось бы отметить вопрос ответственности работодателя и (или) должностных лиц организации за такие правонарушения, как:

1.     нарушение, установленного законодательством порядка ведения, хранения, учета и выдачи трудовых книжек;

2.     нарушение порядка своевременного и достоверного предоставления сведений, содержащихся в документах, представляемых в Пенсионной фонд Российской Федерации, в соответствии с пенсионным законодательством;

3.     нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных работника;

4.     грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения;

5.     нарушение норм архивного законодательства, регулирующих порядок и сроки хранения кадровых документов. Рассмотрим эти основания ответственности подробнее.

Рассмотрим эти виды правонарушений подробнее.

1. Согласно пункту 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года №225 «О трудовых книжках»:

«Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.

Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя».

За нарушение установленного Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года №225 «О трудовых книжках» порядка ведения, хранения, учета и выдачи трудовых книжек должностные лица несут установленную законодательством Российской Федерации дисциплинарную, материальную, административную и уголовную ответственность.

Административная ответственность предусмотрена статьями 5.27 и 13.20 КоАП РФ за нарушение правил ведения и хранения трудовых книжек и Инструкции по заполнению трудовых книжек. В соответствии со статьей 13.20 КоАП РФ нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от одного до трех МРОТ; на должностных лиц - от трех до пяти МРОТ.

Напомним, что согласно пункту 43 Постановления Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года №225 «О трудовых книжках» невостребованные трудовые книжки должны храниться в архиве организации в течение 50 лет.

Уголовная ответственность за похищение, уничтожение, повреждение или сокрытие официальных документов предусмотрена статьей 325 Уголовного кодекса Российской Федерации (далее УК РФ).

2. В соответствии с пунктом 1 статьи 25 Федерального закона от 17 декабря 2001 года №173-ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации» физические и юридические лица несут ответственность за достоверность сведений, содержащихся в документах, представляемых ими для установления и выплаты трудовой пенсии, а работодатели, кроме того, - за достоверность сведений, представляемых для ведения индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования.

Статья 19.7 КоАП РФ устанавливает ответственность за непредставление или несвоевременное представление в государственный орган (должностному лицу) сведений (информации), представление которых предусмотрено законом и необходимо для осуществления этим органом (должностным лицом) его законной деятельности, а равно представление в государственный орган (должностному лицу) таких сведений (информации) в неполном объеме или в искаженном виде, за исключением случаев, предусмотренных статьями 19.7.1, 19.8, 19.9 КоАП РФ - влечет наложение административного штрафа на граждан в размере от 1 до 3 МРОТ; на должностных лиц - от 3 до 5 МРОТ; на юридических лиц - от 30 до 50 МРОТ.

В случае, если представление недостоверных сведений или несвоевременное представление сведений повлекли за собой перерасход средств на выплату трудовых пенсий, виновные лица возмещают Пенсионному фонду Российской Федерации причиненный ущерб в установленном порядке (пункт 2 статьи 25 Федерального закона от 7 декабря 2001 года №173-ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации»).

К сожалению, по данному факту, свидетельствующему о недобросовестности работодателей, существует многочисленная судебная практика, например, Постановление Федерального арбитражного суда (далее ФАС) Уральского округа от 6 марта 2006 года №Ф09-1362/06-С1 по делу №А76-23456/05, Постановление ФАС Центрального округа от 21 марта 2006 года по делу №А09-13096/05-23, Постановление ФАС Северо-Западного округа от 31 августа 2005 года по делу №А44-1175/05-8.

В силу статьи 15 Гражданского кодекса Российской Федерации (далее ГК РФ) возмещение убытков - мера гражданско-правовой ответственности и ее применение возможно лишь при наличии определенных условий, а именно: лицо, требующее возмещения убытков, как правило, должно доказать противоправность поведения должника, наличие и размер понесенных убытков, причинную связь между противоправностью и наступившими убытками.

Возмещение ущерба производится в первую очередь за счет работника, так как ответственность работодателя в виде возмещения ущерба в размере излишне выплаченных сумм пенсии является дополнительной по отношению к ответственности работника и применяется только в случае невозможности удовлетворения требований за счет работника, являющегося пенсионером и фактически получившего излишние суммы. Указанная позиция судебной практики отражена в пункте 17 Информационного письма Президиума Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации от 11 августа 2004 года №79 «Обзор практики разрешения споров, связанных с применением законодательства об обязательном пенсионном страховании».

3. В ТК РФ существует специальная норма, предусматривающая ответственность за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных работника.

Согласно статье 90 ТК РФ:

«Лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, привлекаются к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном настоящим кодексом и иными федеральными законами, а также привлекаются к гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности в порядке, установленном федеральными законами».

Обратите внимание!

К ответственности могут быть привлечены только те работники, которые в соответствии с условиями своих трудовых договоров и должностных инструкций обязаны были соблюдать правила работы с персональными данными. Тоже относится и к работникам, ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.

Уголовная ответственность за преступления, нарушающие права и свободы граждан, предусмотрена УК РФ.

Статья 137 УК РФ устанавливает, что незаконное собирание или распространение сведений о частной жизни лица, составляющих его личную или семейную тайну, без его согласия либо распространение этих сведений в публичном выступлении, публично демонстрирующемся произведении или средствах массовой информации наказываются штрафом в размере до двухсот тысяч рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до восемнадцати месяцев, либо обязательными работами на срок от ста двадцати до ста восьмидесяти часов, либо исправительными работами на срок до одного года, либо арестом на срок до четырех месяцев.

При этом те же деяния, совершенные лицом с использованием своего служебного положения, наказываются штрафом в размере от ста тысяч до трехсот тысяч рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период от одного года до двух лет, либо лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок от двух до пяти лет, либо арестом на срок от четырех до шести месяцев.

Основанием привлечения к уголовной ответственности является также отказ должностного лица в предоставлении гражданину информации. Так, статья 140 УК РФ гласит:

«Неправомерный отказ должностного лица в предоставлении собранных в установленном порядке документов и материалов, непосредственно затрагивающих права и свободы гражданина, либо предоставление гражданину неполной или заведомо ложной информации, если эти деяния причинили вред правам и законным интересам граждан,

- наказываются штрафом в размере до двухсот тысяч рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до восемнадцати месяцев либо лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок от двух до пяти лет».

Кроме того, согласно статье 5.39 КоАП РФ предусмотрена ответственность за неправомерный отказ в предоставлении гражданину собранных в установленном порядке документов, материалов, непосредственно затрагивающих права и свободы гражданина, либо несвоевременное предоставление таких документов и материалов, не предоставление иной информации в случаях, предусмотренных законом, либо предоставление гражданину неполной или заведомо недостоверной информации влечет за собой наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от пяти до десяти МРОТ.

Права субъекта персональных данных на доступ к информации закреплены в главе 3 Федерального закона от 27 июля 2006 года №152-ФЗ «О персональных данных». Согласно данному Федеральному закону субъект персональных данных имеет право на защиту своих прав и законных интересов, в том числе на возмещение убытков и (или) компенсацию морального вреда в судебном порядке.

Норма статьи 13.11 КоАП РФ предусматривает ответственность в виде предупреждения или наложения административного штрафа на граждан в размере от трех до пяти МРОТ; на должностных лиц - от пяти до десяти МРОТ; на юридических лиц - от пятидесяти до ста МРОТ за нарушение установленного порядка сбора, хранения, использования или распространения информации о гражданах (персональных данных).

Так как персональные данные являются конфиденциальной информацией (статья 7 Федерального закона от 27 июля 2006 года №152-ФЗ «О персональных данных»), защита их предусмотрена также и статьей 13.14 КоАП РФ, согласно которой в ситуации, если лицо, получившее доступ к такой информации в связи с исполнением служебных или профессиональных обязанностей, разгласило сведения, составляющие персональные данные, административный штраф для него будет составлять от сорока до пятидесяти МРОТ.

Обязанности оператора при сборе, обработке, хранении персональных данных закреплены в статье 18 Федерального закона от 27 июля 2006 года №152-ФЗ «О персональных данных». Оператор обязан соблюдать меры по обеспечению безопасности персональных данных, установленные статьей 19 указанного закона.

К сотруднику, ответственному за хранение персональной информации работников, работодатель вправе применить одно из дисциплинарных взысканий, предусмотренных статьей 192 ТК РФ, в частности замечание, выговор, увольнение.

Одновременно норма подпункта «в», пункта 6 статьи 81 ТК РФ предусматривает четкое основание в виде однократного грубого нарушения работником трудовых обязанностей, наделяющее работодателя правом расторжения по своей инициативе трудового договора с работником, разгласившим персональные данные.

ГК РФ предусматривает защиту нематериальных благ граждан, включая неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, честь, доброе имя, деловую репутацию. Соответственно, гражданско-правовая ответственность установлена в виде денежной компенсации за причиненный моральный вред или имущественный ущерб и обязанности опровержения сведений, порочащих честь, достоинство или деловую репутацию гражданина (работника) (статьи 150 - 152 ГК РФ).

4. Порядок документирования трудовых отношений в организации могут проверить представители налоговых органов и в случае выявления нарушений организацию и (или) ее должностных лиц могут привлечь к ответственности за совершение налогового правонарушения.

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, согласно статье 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 года №129-ФЗ «О бухгалтерском учете», должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Первичные учетные документы должны составляться по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, или по формам, самостоятельно разработанным организацией с соблюдением требований действующего законодательства о наличии обязательных реквизитов.

Так, отсутствие в организации унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», а также отсутствие в первичных учетных документах какого-либо из обязательных реквизитов в соответствии с пунктом 3 статьи 120 Налогового кодекса Российской Федерации (далее НК РФ) квалифицируется как грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения.

По указанным основаниям в соответствии со статьей 120 НК РФ к организации могут быть применены следующие меры ответственности:

1. Если эти деяния совершены в течение одного налогового периода, то это влечет взыскание штрафа в размере пяти тысяч рублей.

2. Те же деяния, если они совершены в течение более одного налогового периода, влекут взыскание штрафа в размере пятнадцати тысяч рублей.

3. Те же деяния, если они повлекли занижение налоговой базы, влекут взыскание штрафа в размере десяти процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее пятнадцати тысяч рублей.

5. Любой субъект хозяйственной деятельности обязан хранить документы, связанные с его деятельностью.

Статьей 17 Федерального закона от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» для них установлена обязанность по обеспечению сохранности документов:

«Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частью 1 статьи 23 настоящего Федерального закона».

В настоящее время порядок и сроки хранения кадровых документов регламентируются архивным законодательством в «Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденном Росархивом 6 октября 2000 года, и в «Перечне типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения», утвержденном Главным архивным управлением СССР 15 августа 1988 года.

Сроки хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей установлены в пункте 43 Постановления Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года №225 «О трудовых книжках». Так, невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве организации в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке.

Ответственность за организацию работы по хранению трудовых книжек, кадровых документов, первичных учетных документов несет работодатель.

В соответствии со статьей 27 Федерального закона от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» за нарушение законодательства, в том числе за уничтожение документов в нарушение установленных Перечнем сроков хранения документов, юридические лица, а также должностные лица и граждане несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

Административная ответственность предусмотрена статьей 13.20. КоАП РФ:

«Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов –

влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от одного до трех минимальных размеров оплаты труда; на должностных лиц – от трех до пяти минимальных размеров оплаты труда».

Согласно части 1 статьи 325 УК РФ похищение, уничтожение, повреждение или сокрытие официальных документов, штампов или печатей, совершенные из корыстной или иной личной заинтересованности, наказываются штрафом в размере до двухсот тысяч рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до восемнадцати месяцев, либо исправительными работами на срок до двух лет, либо арестом на срок до четырех месяцев, либо лишением свободы на срок до одного года.

Общественная опасность данных преступлений состоит в посягательстве на общественные отношения, устанавливающие законный порядок ведения официальной документации (например, листка временной нетрудоспособности, свидетельства об освобождении от воинской обязанности и так далее), а также в причинении вреда законным интересам граждан или организаций.

Гражданско-правовая ответственность за нарушение норм архивного законодательства, регулирующих, порядок и сроки хранения кадровых документов возлагается на виновных лиц в случае причинения данными противозаконными действиями вреда гражданам.

Более подробно с вопросами, касающимися кадрового делопроизводства, Вы можете ознакомиться в книге авторов ЗАО ««BKR-ИНТЕРКОМ-АУДИТ»» ««Кадровое делопроизводство»».

Данный материал подготовлен группой консультантов-методологов ЗАО «BKR-Интерком-Аудит»

Источник : РОСЭК