Контрольно кассовая техника

Контрольно-кассовая техника (Далее ККТ) - это контрольно-кассовые машины, оснащенные фискальной памятью, электронно-вычислительные машины, в том числе персональные, программно-технические комплексы. ККТ применяется при осуществлении наличных денежных расчетов с покупателями, а также расчетов с использованием платежных пластиковых карт.

Для верного и однозначного понимания определения ККТ, расшифруем некоторые термины, употребляемые в данном определении.

Итак, контрольно-кассовая машина (Далее ККМ) - это счетно-суммирующее, вычислительное, чекопечатающее устройство, предназначенное для регистрации и учета денежных расчетов, и обеспечивающее хранение информации по указанным расчетам, при выполнении торговых операций или при оказании услуг.

Наличные денежные расчеты - произведенные с использованием средств наличного платежа расчеты за приобретенные товары, выполненные работы, оказанные услуги.

Фискальная память - комплекс программно-аппаратных средств в составе контрольно-кассовой техники, обеспечивающих некорректируемую ежесуточную (ежесменную) регистрацию и энергонезависимое долговременное хранение итоговой информации, необходимой для полного учета наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт, осуществляемых с применением контрольно-кассовой техники, в целях правильного исчисления налогов.

Фискальный режим - режим функционирования контрольно-кассовой техники, обеспечивающий регистрацию информации о наличных денежных расчетах и (или) расчетах с использованием платежных карт в фискальной памяти;

Электронно-вычислительные машины – приборы, оснащенные логическим, запоминающим и другими устройствами, используемые для расчетов и обработки учетной информации.

На территории Российской Федерации могут применяться только те модели ККТ, которые включены в Государственный реестр контрольно-кассовой техники. Порядок ведения Государственного реестра, требования к его структуре и составу сведений, а также федеральный орган исполнительной власти, уполномоченный осуществлять его ведение, определяются Правительством Российской Федерации.

Организации торговли и индивидуальные предприниматели, при продаже товаров и получении оплаты за проданный товар, в обязательном порядке должны применять ККТ и выдавать покупателям кассовые чеки. Порядок применения ККТ регулируется Федеральным законом от 22 мая 2003 года №54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт». (Далее Закон №54-ФЗ (Приложение №!)).

В соответствии с указанным законом, организации и индивидуальные предприниматели, применяющие ККТ, обязаны:

- зарегистрировать контрольно-кассовую машину в налоговых органах;

- содержать ККТ в исправном состоянии и применять ККТ (при наличии пломбы, установленной в надлежащем порядке), обеспечивающую надлежащий учет денежных средств при проведении расчетов (фиксацию расчетных операций на контрольной ленте и в фискальной памяти);

- выдавать покупателям (клиентам) при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в момент оплаты отпечатанные ККТ кассовые чеки;

- обеспечивать ведение и хранение документации, связанной с приобретением и регистрацией, вводом в эксплуатацию и применением ККТ, а также обеспечивать должностным лицам налоговых органов, осуществляющих проверку в соответствии с пунктом 1 статьи 7 Закона №54-ФЗ (Приложение №!), беспрепятственный доступ к соответствующей ККТ, предоставлять им указанную документацию;

- производить при первичной регистрации и перерегистрации ККТ введение в фискальную память ККТ информации и замену накопителей фискальной памяти с участием представителей налоговых органов.

В соответствии с положениями статьи 7 Закона №54-ФЗ (Приложение №!), контроль за применением ККТ возложен на подразделения налоговых органов, в функции которых входит:

- осуществление контроля за соблюдением организациями и индивидуальными предпринимателями требований Федерального закона;

- осуществление контроля за полнотой учета выручки в организациях и у индивидуальных предпринимателей;

- проверка документов, связанных с применением организациями и индивидуальными предпринимателями ККТ, получение необходимых объяснений, справок и сведений по вопросам, возникающим при проведении проверок;

- проверка выдачи организациями и индивидуальными предпринимателями кассовых чеков;

- наложение штрафов в случаях и порядке, которые установлены КоАП РФ, на организации и индивидуальных предпринимателей, нарушающих требования Закона №54-ФЗ.

Органы внутренних дел взаимодействуют в пределах своей компетенции с налоговыми органами при осуществлении ими указанных в статье 7 Закона №54-ФЗ (Приложение №!) контрольных функций.

В торговых организациях  разрешается эксплуатация только тех типов ККТ, серийные образцы которых прошли испытания в установленном порядке и внесены в Государственный реестр контрольно-кассовой техники. Приобретение ККТ оформляется договором купли-продажи ККТ с продавцами, или договором об аренде с владельцем ККТ.

Пользователю, после приобретения ККТ, необходимо:

- заключить договор на техническое обслуживание и ремонт ККТ с Центром технического обслуживания;

- зарегистрировать ККТ в налоговых органах.

Эксплуатация ККТ допускается только после ее постановки на техническое обслуживание в Центре технического обслуживания и регистрации в налоговых органах;

В случае нарушения данного положения налоговые органы имеют право налагать штраф на потребителя как за неиспользование ККТ.

Правила применения ККТ при осуществлении денежных расчетов с населением установлены в «Положении по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением», утверждено Постановлением Совета Министров – Правительства Российской Федерации от 30 июля 1993 года №745 (Приложение №!).

Формы первичной документации по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением ККТ (с приложением Альбома унифицированных форм первичной учетной документации) (Приложение №!), утверждены Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 25 декабря 1998 года №132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций» .

Применение унифицированных форм первичной учетной документации регламентируется «Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации» (утверждено Приказом Минфина Российской Федерации от 29 июля 1998 года №34н «Об утверждении положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации») (Приложение №!).

Требование Закона №54-ФЗ о применении ККТ является обязательным при наличных расчетах не только с населением, но и при расчетах между юридическими лицами. Указанное требование не зависит от того, осуществляется ли реализация товаров постоянно или на разовой основе.

При реализации товаров, покупателям выдается чек или вкладной (подкладной) документ, напечатанный ККТ, в которых должны содержаться следующие реквизиты:

- наименование торговой организации;

- идентификационный номер организации-налогоплательщика (ИНН);

- заводской номер ККТ;

- порядковый номер чека;

- дата и время покупки;

- стоимость покупки;

- признак фискального режима.

На чеке или вкладном (подкладном) документе, контрольных лентах могут содержаться и другие данные, предусмотренные техническими требованиями к ККТ, с учетом особенностей сфер их применения.

Чеки, контрольные ленты и другие документы, предусмотренные техническими требованиями и печатаемые с помощью ККТ в фискальном режиме, должны иметь отличительный признак, указанный в технических требованиях к фискальной (контрольной) памяти.

Обратите внимание!

Применение ККТ с фискальной памятью в нефискальном режиме или с вышедшим из строя блоком фискальной памяти приравнивается к неприменению ККТ.

Чеки подлежат гашению одновременно с выдачей товара (оказанием услуг) с помощью штампов или путем надрыва в установленных местах.

На всех ККТ в обязательном порядке применяется контрольная лента, и по каждой ККТ ведется книга кассира-операциониста, заверенная в налоговом органе.

Контрольные ленты, книга кассира-операциониста и другие документы, подтверждающие проведение денежных расчетов с покупателями, хранятся в течение сроков, установленных для первичных учетных документов, но не менее 5 лет. Ответственность, в смысле компетенции по организации хранения и обеспечению сохранности указанных документов, несет руководитель торговой организации.

Выдаваемые покупателям счета, квитанции, товарные чеки и другие документы не освобождают торговые организации и индивидуальных предпринимателей от применения ККТ. Применение ККТ при осуществлении денежных расчетов является обязательным, независимо от целей приобретения товара. Обязанность применять ККТ распространяется и на случаи, когда денежные расчеты осуществляются с покупателями, приобретающими товары для последующей перепродажи.

Государственная регистрация ККТ в налоговых органах

Порядок регистрации ККТ в налоговых органах, утвержден Приказом Госналогслужбы РФ от 22 июня 1995 г. №ВГ-3-14/36 «Об утверждении порядка регистрации контрольно - кассовых машин в налоговых органах». (Далее Приказ Госналогслужбы №ВГ-3-14/36 (Приложение №!)). В соответствии с указанным документом, организации и индивидуальные предпринимали, осуществляющие торговые операции, подают заявление по месту регистрации ККТ, по форме, приведенной в приложении N 1 к Приказу Госналогслужбы №ВГ-3-14/36. (Приложение №!)

К заявлению прилагаются паспорта на подлежащие регистрации ККМ и договор об их техническом обслуживании и ремонте Центром технического обслуживания или непосредственно предприятием-изготовителем ККТ.

Налоговый орган после проверки достоверности данных, указанных в заявлении организации, не позднее 5 дней с момента подачи заявления производит регистрацию ККТ. Регистрация производится путем внесения сведений о ККТ в «Книгу учета контрольно-кассовых машин» организаций.

Налоговый орган одновременно с регистрацией ККТ выдает организации Карточку регистрации ККТ в налоговом органе по установленной форме, также возвращает паспорт на регистрируемую ККТ и договор на техническое обслуживание и ремонт.

В случае необходимости замены действующих ККТ другими, либо установки дополнительных машин, пользователь ККТ обязан до ввода их в эксплуатацию подать в налоговый орган заявление о регистрации новых машин и снятии с учета зарегистрированных ранее.

Налоговый орган, получивший заявление организации о замене ККТ, производит в 5-дневный срок регистрацию новых и снятие с учета изымаемых из эксплуатации в данной организации ККТ и выдает организации карточки на вновь зарегистрированные ККТ в соответствии с положениями Порядка регистрации ККТ в налоговых органах (Приложение №!).

Во всех случаях, когда ККТ выбывает из обращения пользователя, она подлежит снятию с учета. Этому также предшествует подача соответствующего заявления в налоговый орган. Налоговый орган, получив заявление, производит снятие ККТ с учета, о чем делается отметка в Карточке регистрации ККТ, которая заверяется подписью должностного лица налогового органа, ответственного за регистрацию, и скрепляется печатью.

Об окончании установленного срока применения конкретных ККТ налоговые органы уведомляют пользователя ККТ за 30 дней до истечения срока.

По окончании срока применения модели ККТ, указанного в Государственном реестре ККТ, используемой на территории Российской Федерации, налоговые органы снимают с учета ККТ этих моделей. Карточка регистрации ККТ хранится в организации по месту установки ККТ в течение всего срока ее эксплуатации. Предъявляется по требованию представителей налогового органа и других организаций, осуществляющих контроль за применением ККТ, и возвращается налоговому органу при снятии ККТ с регистрации.

В налоговом органе Карточка регистрации ККТ хранится в течении трех лет после снятия контрольно - кассовой машины с учета.

Особенности применения ККТ при расчете пластиковыми картами

Любая покупка, осуществленная в организации розничной торговли, фиксируется при помощи контрольно-кассовой техники. И независимо от того, получил ли продавец от покупателя наличные деньги или последний рассчитался пластиковой картой, сумма покупки будет зафиксирована на ККТ.

При этом суммы наличных денежных средств, сданных кассиром-операционистом в конце дня, не будут совпадать с показаниями суммирующего счетчика ККТ. Эти суммы будут расходиться на сумму выручки от продажи товаров с использованием пластиковых карт, ведь при использовании такого вида расчетов торговая организация не получает наличные деньги.

Для учета операций по приходу и расходу наличных денег по каждой контрольно-кассовой технике в торговой организации применяется унифицированная форма первичной учетной документации «Журнал кассира - операциониста». (Форма КМ-4, утвержденная Постановлением Госкомстата от 25 декабря 1998 г. N 132).

Данный журнал также является контрольно-регистрационным документом показаний счетчиков.

Сумма выручки, полученной за товары, расчеты за которые произведены с использованием платежных карт, может быть указана в «Журнале кассира - операциониста» в графе 13 «сдано/оплачено по документам». Заполняя кассовую книгу, бухгалтер на эту сумму не выписывает приходный кассовый ордер, поскольку в этом случае организация не получает наличные деньги. Следовательно, на суммы, оплаченные по платежным картам, чек целесообразно пробивать на отдельную секцию ККТ. В этом случае в Z-отчете эти суммы будут отражаться отдельно.

Применение ККТ при расчетах с индивидуальными предпринимателями

У организаций, имеющих в числе контрагентов индивидуальных предпринимателей, часто возникают вопросы о том, как правильно оформить расчеты с ними.

Законодатель, в соответствии с пунктом 1 статьи 2 Закона №54-ФЗ (Приложение №!) предписывает организациям - при осуществлении наличных денежных расчетов (при получении наличных денег) при продаже товара, выполнении работ или оказании услуг в обязательном порядке применять ККТ, и, следовательно, выдавать клиенту (в том числе и индивидуальному предпринимателю) чек, пробитый по ККТ.

При продаже товаров за наличный расчет нужно иметь в виду, что Указание ЦБ РФ от 14 ноября 2001 года №1050-У «Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами по одной сделке» (Приложение №!), установившее предельный размер наличными деньгами в сумме 60000 (Шестьдесят тысяч) рублей по одной сделке, распространяется не только на расчеты между юридическими лицами. Поэтому, если один из участников сделки является индивидуальным предпринимателем, то не могут быть осуществлены наличные платежи в сумме, превышающей данный лимит. Причем в данном случае не имеет значения, кто кому платит – юридическое лицо предпринимателю или предприниматель юридическому лицу.

Применение ККТ при оплате нефтепродуктов

Предоставление услуг, продажа сопутствующих товаров, отпуск и заправка нефтепродуктами на АЗС осуществляются по наличному и безналичному расчету. Безналичная форма оплаты может быть прямой и косвенной.

Под прямым безналичным расчетом понимается форма оплаты магнитными и чиповыми карточками, с помощью которых денежные суммы переводятся с карты покупателя на счет АЗС.

Под косвенным безналичным расчетом форма оплаты магнитными и чиповыми карточками, талонами, списками и другими документами, являющимися эквивалентами заранее оплаченного определенного количества нефтепродуктов.

В практике торговли нефтепродуктами используется два вида пластиковых карточек

имеющих учет литража отпуска нефтепродуктов и имеющих учет денег, расходуемых по мере получения нефтепродуктов.

На большинстве АЗС процесс получения нефтепродуктов, а также сопутствующих товаров и услуг при прямой безналичной оплате представляет собой совокупность этапов:

- проверка наличия на карточке покупателя денежных средств, достаточных для оплаты заказываемого у кассира-оператора количества нефтепродуктов, товаров или услуг АЗС;

- при наличии достаточных денежных средств отпуск покупателю нефтепродукта, сопутствующих товаров, услуг. Платежная карточка на время отпуска нефтепродукта, оказания услуг остается у кассира-оператора АЗС;

- по результатам отпуска при использовании ККТ перевод денежных средств с карточки покупателя на счет АЗС и оформление кассовых чеков продажи. Один чек с фискальным логотипом ККТ передается покупателю, второй чек после его подписи владельцем карточки остается на АЗС для подтверждения согласия владельца карточки с суммой перечисления.

При косвенной безналичной оплате за нефтепродукты величина дозы отпуска устанавливается кассиром-оператором на основании заявки получателя нефтепродукта до начала отпуска. Получатель нефтепродукта обязан выбрать заданную им дозу полностью независимо от фактически свободной емкости бака автомобиля. В противном случае канал управления ТРК будет заблокирован, а топливораздаточная колонка выведена из сети.

Следует напомнить, что в соответствии с Законом №54-ФЗ о применении контрольно-кассовой техники наличные денежные расчеты, при осуществлении торговых операций или оказании услуг, производятся всеми организациями и индивидуальными предпринимателями с обязательным применением ККТ. В связи с этим, при отпуске товаров (оказании услуг) на АЗС как за наличный расчет, так и по пластиковым картам, талонам, должен оформляться чек ККТ независимо от того, кто является плательщиком товаров (услуг) АЗС - физическое или юридическое лицо. Ведь нефтепродукты на АЗС фактически всегда получает физическое лицо - водитель, которому юридическое лицо предоставило право на получение нефтепродукта.

Действующими в настоящее время Техническими требованиями к электронным контрольно-кассовым машинам для сферы торговли нефтепродуктами не предусмотрено формирование отчетных документов контрольно-кассовыми машинами по видам платежных документов.

Если на одной и той же АЗС наряду с использованием талонов (или других видов безналичных расчетов) ведутся расчеты и за наличные денежные средства, отпуск нефтепродуктов без применения ККТ недопустим. Отпуская нефтепродукты населению и за наличные денежные средства, и за талоны, АЗС работают в обоих случаях на одном и том же оборудовании и по единой технологии, то есть оператор должен дать команду с клавиатуры ККТ о начале и величине отпуска независимо от вида оплаты.

Возврат денежных средств по неиспользованным чекам при оплате нефтепродуктов на АЗС осуществляется в соответствии с Типовыми правилами эксплуатации контрольно - кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением (утверждено Письмом Минфина Российской Федерации от 30 августа 1993 года №104).(Приложение №!).

Возврат денежных средств оформляется актом формы №КМ-3 о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам.

С помощью ККТ возможно оформить и возврат денежных средств покупателю в случае неполного отпуска нефтепродуктов по талонам.

Как правило, на АЗС применяется один из вариантов регистрации возврата денежных средств с использованием ККТ:

- покупатель предъявляет кассиру неиспользованный чек на оплаченную дозу нефтепродукта. На ККТ оформляется чек возврата на всю денежную сумму неиспользованного чека. Одновременно оформляется новый чек на фактически отпущенное количество нефтепродукта. Последние две операции фиксируются в отделе ККТ, запрограммированном для регистрации возвратов. Покупателю передается чек на фактически отпущенное количество нефтепродукта и денежные средства за недополученную дозу нефтепродукта, а неиспользованный чек и чек возврата актируются по окончании смены. Обратите внимание: чеки обязательно должны иметь одинаковые номера. Очевидным недостатком этого варианта является внесение в фискальную память данных двух чеков - неиспользованного и на фактически отпущенное количество нефтепродукта, что в среднем приводит почти к 10-процентному отличию величин реальной выручки АЗС и выручки по данным фискальной памяти.

- кассир оформляет чек возврата на стоимость недополученной дозы нефтепродукта, который по окончании смены актируется. При возврате денежных средств покупателю за недополученный нефтепродукт в чеке продажи указывается фактически уплаченная покупателем денежная сумма за отпущенный нефтепродукт с подписью кассира и печатью АЗС.

Осуществление денежных расчетов без применения ККТ

Организации и индивидуальные предприниматели могут осуществлять наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, но,

во-первых, только, в соответствии с порядком, установленным «Положением по применению ККМ» (утверждено Постановлением Правительства Российской Федерации от 30 июля 1993 года №745 «Об утверждении положения по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением и перечня отдельных категорий предприятий (в том числе физических лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, в случае осуществления ими торговых операций или оказания услуг), организаций и учреждений, которые в силу специфики своей деятельности либо особенностей местонахождения могут осуществлять денежные расчеты с населением без применения контрольно-кассовых машин») (Приложение №!);

и, во-вторых, только при условии использования соответствующих этим случаям бланков строгой отчетности («Положение об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения ККТ», утвержденное Постановлением Правительства Российской Федерации от 31 марта 2005 года №171 «Об утверждении положения об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники») (Приложение №!).

Обратите внимание!

Законодатель, определив случаи, при которых контрольно-кассовая техника может не применяться, тем не менее, не предусмотрел возможность неприменения ККТ и выдачи квитанций в случае отключения электроэнергии.

Учитывая изложенное, организации и предприниматели в случае отключения электроэнергии:

- должны прекратить торговлю - получать деньги за товар, за услуги;

- принести устные извинения покупателям (клиентам) за доставленные неудобства и объяснить причину (или сделать тоже самое, обеспечив наличие «письменных» объявлений в доступных для клиентов местах).

Аналогичная точка зрения отражена в Письме ФНС России от 19.042005 № 22-3-11/611@ (Приложение №!).

В пункте 3 статьи 2 Закона № 54-ФЗ (Приложение №!) установлен перечень отдельных категорий организаций и индивидуальных предпринимателей, которые в силу специфики своей деятельности либо особенностей местонахождения могут производить наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт без применения ККТ.

К таким видам деятельности относятся:

- продажа газет и журналов, а также сопутствующих товаров в газетно-журнальных киосках при условии, если доля продажи газет и журналов в их товарообороте составляет не менее 50 процентов и ассортимент сопутствующих товаров утвержден органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации. Учет торговой выручки от продажи газет и журналов и от продажи сопутствующих товаров ведется раздельно;

- продажа ценных бумаг;

- продажа лотерейных билетов;

- продажа проездных билетов и талонов для проезда в городском общественном транспорте;

- обеспечение питанием учащихся и работников общеобразовательных школ и приравненных к ним учебных заведений во время учебных занятий;

- торговля на рынках, ярмарках, в выставочных комплексах, а также на других территориях, отведенных для осуществления торговли, за исключением находящихся в этих местах торговли магазинов, павильонов, киосков, палаток, автолавок, автомагазинов, автофургонов, помещений контейнерного типа и других аналогично обустроенных и обеспечивающих показ и сохранность товара торговых мест (помещений и автотранспортных средств, в том числе прицепов и полуприцепов), открытых прилавков внутри крытых рыночных помещений при торговле непродовольственными товарами;

- разносная мелкорозничная торговля продовольственными и непродовольственными товарами (за исключением технически сложных товаров и продовольственных товаров, требующих определенных условий хранения и продажи) с ручных тележек, корзин, лотков (в том числе защищенных от атмосферных осадков каркасами, обтянутыми полиэтиленовой пленкой, парусиной, брезентом);

- продажа в пассажирских вагонах поездов чайной продукции в ассортименте, утвержденном федеральным органом исполнительной власти в области железнодорожного транспорта;

- продажа в сельской местности (за исключением районных центров и поселков городского типа) лекарственных препаратов в аптечных пунктах, расположенных в фельдшерско-акушерских пунктах;

- торговля в киосках мороженым и безалкогольными напитками в розлив;

- торговля из цистерн пивом, квасом, молоком, растительным маслом, живой рыбой, керосином, вразвал овощами и бахчевыми культурами;

- прием от населения стеклопосуды и утильсырья, за исключением металлолома;

- реализация предметов религиозного культа и религиозной литературы, оказания услуг по проведению религиозных обрядов и церемоний в культовых зданиях и сооружениях и на относящихся к ним территориях, в иных местах, предоставленных религиозным организациям для этих целей, в учреждениях и на предприятиях религиозных организаций, зарегистрированных в порядке, установленном законодательством Российской Федерации;

- продажа по номинальной стоимости государственных знаков почтовой оплаты (почтовых марок и иных знаков, наносимых на почтовые отправления), подтверждающих оплату услуг почтовой связи.

Также, без применения ККТ, осуществлять денежные расчеты могут организации и индивидуальные предприниматели, находящиеся в отдаленных или труднодоступных местностях (за исключением городов, районных центров, поселков городского типа), указанных в перечне, утвержденном органом государственной власти субъекта Российской Федерации.

Более подробно с вопросами касающимися применения ККТ Вы можете ознакомиться в книгах авторов ЗАО «BKR-Интерком-Аудит»: «Кассовые операции и ККТ» и «ККМ от поступления до выбытия».

Данный материал подготовлен группой консультантов-методологов ЗАО «BKR-Интерком-Аудит»

Источник : РОСЭК