Выдача товаров со склада

Товары в организациях торговли относятся к активам, предназначенным для продажи.

В соответствии с пунктом 2 ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов», утвержденным Приказом Минфина Российской Федерации от 09 июня 2001 года № 44н, товары являются частью материально-производственных запасов, которые приобретены или получены от  других юридических или физических лиц и предназначены для продажи.

Рассмотрим, какими первичными документами оформляется выдача товаров со склада торговой организации.

Основным документом, применяемым для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей организацией торговли сторонней организации является Товарная накладная (форма №ТОРГ-12), утвержденная Постановлением №132 (Приложение №!) и составляемая в двух экземплярах. Первый остается в организации, сдающей товарно-материальные ценности, и на его основании производится их списание. Второй экземпляр передается сторонней организации и является основанием для принятия товарно-материальных ценностей к учету.

При перевозке грузов автотранспортом оформляется Товарно-транспортная накладная (форма №1-Т), утвержденная Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 28 ноября 1997 года №78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте» (Приложение №!).

Порядок оформления товарно-транспортной накладной установлен еще совместной Инструкцией Минфина СССР №156, Госбанка СССР №30, ЦСУ СССР №354/7 и Минавтотранса РСФСР №10/998 от 30 ноября 1983 года «О порядке расчетов за перевозки грузов автомобильным транспортом».

Согласно пункту 5 данной Инструкции (Приложение №!) грузоотправитель не вправе передавать, а автотранспортная организация принимать к перевозке грузы, которые не оформлены товарно-транспортными накладными. Это касается всех перевозок, выполненных грузовым автотранспортом независимо от условий оплаты за его работу.

Следует помнить, что товарно-транспортная накладная согласно пункту 6 Инструкции является единственным документом, служащим для списания товарно-материальных ценностей у грузоотправителей и принятия их к учету у грузополучателей, а также для складского, оперативного и бухгалтерского учета.

Товарно-транспортная накладная (далее по тексту ТТН) составляется в четырех экземплярах, но по соглашению автотранспортной организации и грузоотправителя может быть составлена и в пяти экземплярах. Каждый экземпляр ТТН должен быть заверен подписью, печатью или штампом грузоотправителя.

ТТН составляется отправителем груза на имя каждого грузополучателя отдельно на каждую поездку автомобиля с обязательным заполнением следующих реквизитов:

• наименование получателя груза;
• наименование груза;
• количество, вес перевозимого груза, способ определения веса;
• род упаковки;
• способ погрузки и разгрузки;
• время подачи автомобиля под погрузку и время окончания погрузки.

В тех случаях, когда в ТТН «Сведения о грузе» нет возможности перечислить все наименования и характеристики отпускаемых товарно-материальных ценностей, к ней следует приложить накладную по форме №ТОРГ-12.

В этих случаях в ТТН указывается, что в качестве товарного раздела приложена специализированная форма, без которой ТТН считается недействительной и не должна применяться для расчетов с грузоотправителями и грузополучателями, а также для учета выполненных объемов перевозок и начисления заработной платы водителю.

Если на одном автомобиле перевозятся грузы нескольким получателям, то ТТН выписывается на каждую партию груза каждому получателю отдельно.

Как правило, ТТН оформляется грузоотправителем, но соглашением может быть предусмотрено оформление ТТН и автотранспортной организацией, осуществляющей перевозку грузов.

Если же накладная оформлена грузоотправителем, то автотранспортные организации имеют право проверять сведения, указанные в ТТН, а грузоотправитель и грузополучатель несут ответственность за последствия неправильного, неточного и неполного отражения сведений в ТТН.

Прием грузов к перевозке подтверждается подписью шофера-экспедитора во всех экземплярах ТТН, при этом грузоотправитель не имеет права требовать, чтобы шофер принял груз по каким-либо другим документам, кроме ТТН.

Первый экземпляр остается у грузоотправителя и предназначается для списания товарно-материальных ценностей.

Второй, третий и четвертый экземпляры ТТН вручаются шоферу, из них:

- второй экземпляр сдается грузополучателю и предназначается для принятия к учету товарно-материальных ценностей;

- третий экземпляр прилагается к счету за перевозку и служит основанием для расчета автотранспортной организации с грузоотправителем (грузополучателем);

- четвертый экземпляр прилагается к путевому листу и служит основанием для учета транспортной работы.

При сдаче груза шофер предъявляет три экземпляра ТТН грузополучателю, который удостоверяет в накладной прием груза своей подписью и печатью (штампом), одновременно указав во всех экземплярах время прибытия и убытия автомобиля.

Товарно-транспортная накладная состоит из товарного и транспортного разделов. Товарный раздел служит для списания товарно-материальных ценностей со склада грузоотправителя и принятия их к учету грузополучателем, транспортный раздел служит для учета транспортных работ и проведения расчетов за оказанные услуги по перевозке грузов.

Пример из консультационной практики ЗАО «BKR -Интерком-Аудит»

Вопрос:

Некоторые транспортные компании отказываются подписывать ТТН (форма №1-Т) или ТОРГ-12 при заборе груза на складе нашей организации. Вместо этого они предоставляют накладную по своей форме и доверенность.

Достаточно ли этого для подтверждения передачи именно того груза, который отражен в первичных документах? Если нет, то как подтвердить, что товар, перечисленный в оформленных нами первичных документах, мы отгрузили?

Ответ:

В соответствии со статьей 458 Гражданского кодекса Российской Федерации в случаях, когда из договора купли-продажи не вытекает обязанность по доставке товара или передаче товара в месте его нахождения покупателю, обязанность продавца передать товар считается исполненной в момент сдачи товара перевозчику или организации связи для доставки покупателю, если договором не предусмотрено иное.

Документ, который вам предъявляет транспортная компания, не содержит всех обязательных реквизитов, указанных в статье 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» (в частности наименование товара), следовательно, не может служить документально-подтвержденным основанием для списания товара. Рекомендуем в договоре с транспортной компанией предусмотреть пункт о приложении к накладной описи вложений, а ТОРГ-12 дополнить графой «принял  ______________ организация связи по доверенности».

Такую форму ТОРГ-12, в которую внесены дополнительные графы, необходимо утвердить в учетной политике вашей организации. Напоминаем, что в  унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций), утвержденные Госкомстатом России от 28 ноября 1997 года №78, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты (такие дополнения должны быть утверждены учетной политикой организации). При этом все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается. Так сказано в Постановлении Госкомстата Российской Федерации №20 от 24 марта 1999 года.

Кроме данного способа возможен еще один способ сдачи товара организации связи. Согласно пункту 32 Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных  Постановлением Правительства от 15 апреля 2005 года №221 квитанция, выдаваемая почтовым отделением, подтверждает прием почтового отправления. В квитанции указываются вид и категория почтового отправления (почтового перевода), фамилия адресата (наименование юридического лица), наименование объекта почтовой связи места назначения, номер почтового отправления. Квитанция в приеме почтовых отправлений утверждена Приказом Минфина Российской Федерации от 29 декабря 2000 года №124н и является бланком строгой отчетности. Бланки строгой отчетности можно применять только при оказании услуг (но не при продаже товаров) и только при расчетах с населением и индивидуальными предпринимателями, которые приравнены к населению (но не при расчетах с другими организациями). Аналогичная точка зрения приведена в Постановлении Пленума ВАС Российской Федерации от 31 июля 2003 года №16. Таким образом, считаем, что в случае, если ваш сотрудник получит товар со склада (получение должно быть оформлено формой ТОРГ-13), по доверенности от общества сдаст его в организацию связи с описью вложения, то Торг-12 квитанция (вместе с описью вложения) может служить основанием для списания товара.

В любом случае, рекомендуем в договоре поставки  специально предусмотреть, что «обязанность продавца передать товар считается исполненной в момент сдачи товара организации связи».

Окончание примера.

Пример из консультационной практики ЗАО «BKR -Интерком-Аудит»

Вопрос:

Видом отправки согласно договору между нашей организации и Покупателем является авиа или железнодорожный транспорт, но за грузом приезжает автомобиль транспортной компании (ТК). ТК подписывает ТТН, но не всегда имеет возможность предоставить нам копии железнодорожных и авиа накладных. ТК может предоставить копию акта о приёме груза к перевозке ЖД и авиа транспортом в свободной форме. Достаточно ли данных документов для подтверждения выполнения обязательств нашей организации  отгрузить товар Покупателю согласованным видом транспорта?

Ответ:

При заключении договора необходимо учитывать два момента:

1) момент исполнения обязанности продавца передать товар (статья 458 ГК РФ).

Главное, в договоре должна быть определена сторона, обязанная по доставке:

- если обязанность по доставке лежит на продавце, то, если иное не предусмотрено договором, обязанность продавца по передаче товара считается исполненной в момент вручения товара покупателю или указанному им лицу или предоставление товара в распоряжение покупателя или указанному им лицу в месте нахождения товара.

- если из договора не вытекает обязанность продавца по доставке товара и передаче его в месте его нахождения покупателю, обязанность продавца передать товар считается исполненной в момент сдачи товара перевозчику или организации связи для доставки покупателю, если договором не предусмотрено иное.

2) порядок поставки (статьи 509 и 510 ГК РФ). Поставка товаров осуществляется поставщиком путем отгрузки (передачи) товаров покупателю, являющемуся стороной договора поставки, или лицу, указанному в договоре в качестве получателя.

При этом в соответствии со статьей 510 ГК РФ доставка товаров осуществляется поставщиком путем отгрузки их транспортом, предусмотренным договором поставки, и на определенных в договоре условиях. Если в договоре не определено, каким видом транспорта осуществляется доставка, право выбора вида транспорта или определения условий доставки товаров принадлежит поставщику.

Если у вас определен в договоре вид перевозки - ж/д и авиа транспорт, то доказательством надлежащего исполнения поставщиком своей обязанности по доставке будет наличие транспортной накладной, выданной перевозчиком того вида транспорта, которому  был передан товар со склада поставщика (момент сдачи перевозчику).

В вашем случае товар доставлен транспортом, не предусмотренным договором, а именно автомобильным. Если у вас не будет ж/д накладной, то вы не сможете доказать надлежащее исполнение обязательств. Более того, обязанность по передаче будет считаться не исполненной надлежащим образом, что может повлечь риск взыскания убытков.

В рамках вышесказанного, рекомендуем в вашем договоре (или в требовании на отгрузку продукции) указывать также лицо, обязанное по поставке и момент исполнения обязанности продавца по передаче товара.

Окончание примера.

Пример из консультационной практики ЗАО «BKR -Интерком-Аудит»

Вопрос:

Транспортная компания (ТК) приезжает с доверенностью и ТТН или актом, оформленным с их стороны. На ТТН, акте имеется печать ТК и подпись водителя (экспедитора). При передаче продукции ТТН или Акт дозаполняется. Достаточно ли данных документов для правильного оформления отгрузки, ведь печать (штамп) ставится не на подпись первого лица ТК?

Ответ:

Представленная вами копия ТТН в «транспортном разделе» таблице «Сведения о грузе» в графе «принял водитель-экспедитор» содержит «место для штампа». Однако, типовая межотраслевая форма №Т-1, утвержденная постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 года №78 не содержит такого реквизита, как «место для штампа», предназначенного для отметки ее водителем-экспедитором.

В унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций), утвержденные Госкомстатом России от 28 ноября 1997 года №78, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты (такие дополнения должны быть утверждены учетной политикой организации). При этом все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается. Так сказано в Постановлении Госкомстата Российской Федерации №20 от 24 марта 1999 года.

Таким образом,  для заполнения ТТН (форма №Т-1) необходимыми документами для водителя являются:

путевой лист;

документы на автомобиль;

удостоверение личности водителя;

доверенность. 

В вашем случае не заполнена графа «по доверенности», что позволяет заинтересованным лицам признать принятие товара неуполномоченным лицом. Кроме того, печать не является законным доказательством полномочий лица. Представитель, действующий от имени юридического лица, может подтвердить свои полномочия только выданной руководителем доверенностью, заверенной печатью (а если доверенность выдается от имени юридического лица, основанного на государственной или муниципальной собственности, то доверенность должны быть подписана также главным (старшим) бухгалтером). То, что представитель перевозчика (или покупателя) ставит печать на свою фамилию, не является законным подтверждением его полномочий  и юридическое лицо, от имени которого он получил товар, может признать сделку недействительной по статье 174 ГК РФ. Единственным доказательством передачи товара уполномоченному лицу является доверенность (независимо оттого, что водитель заверил свою подпись печатью).

Окончание примера.

Пример из консультационной практики ЗАО «BKR -Интерком-Аудит»

Вопрос:

Может ли товарный раздел ТТН быть заполнен в печатном виде, а транспортный раздел и строка «груз по доверенности к перевозке принял» заполнены ручкой.

Ответ:

Записи в первичных документах должны производиться чернилами, химическим карандашом, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин, средств механизации и другими средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве. Запрещается использовать для записей простой карандаш (пункт 2.8 «Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете», утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 года №105).

Требование о заверении печатью и подписью руководителя относится только к исправлениям, имеющим место в первичных документах. Порядок исправлений ошибок урегулирован пунктами 4.2 и 4.3 вышеуказанного Положения. Следовательно, комбинированный способ заполнения первичного документа не противоречит требованиям закона. Данный факт можно обосновать позицией суда, несмотря на то, что они вынесены в отношении счетов-фактур (Постановление ФАС МО №КА-А40/2379 от 08 апреля 2005 года).

Следует обратить внимание, что в первичных учетных документах не допускается факсимильное воспроизведение подписи лиц, ответственных за правильность оформление документов и совершение хозяйственных операций.

Окончание примера.

Пример из консультационной практики ЗАО «BKR -Интерком-Аудит»

Вопрос:

Обязательность заполнения устаревших граф ТТН. Как с этим бороться? Насколько это законно?

Ответ:

Товарно-транспортная накладная на перевозку грузов автомобильным транспортом составляется грузоотправителем для каждого грузополучателя отдельно на каждую ездку автомобиля с обязательным заполнением всех реквизитов (раздел 2 Указаний по применению и заполнений форм, утвержденных Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 28 ноября 1997 года №78).

Свободные строки в первичных документах подлежат обязательному прочерку (пункт 2.9 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 года №105).

Кроме того, в пункте 7 Приказа Минфина Российской Федерации №119н от 28 декабря 2001 года сказано, что в тех случаях, когда в ТТН в разделе «Сведения о грузе» нет возможности перечислить все наименования и характеристики отпускаемых товарно-материальных ценностей, в качестве товарного раздела к товарно-транспортной накладной должны прилагаться, как неотъемлемая ее часть, специализированные формы (товарная накладная или другие формы), утвержденные в установленном порядке, по которым производится списание товарно-материальных ценностей у грузоотправителя и оприходование их у грузополучателя, а также ведется складской, оперативный и бухгалтерский учет.

В этих случаях в товарно-транспортной накладной указывается, что в качестве товарного раздела приложена специализированная форма, без которой ТТН считается недействительной и не должна применяться для расчетов с грузоотправителями и грузополучателями, а также для учета выполненных объемов перевозок и начисления заработной платы водителю.

Окончание примера.

Пример из консультационной практики ЗАО «BKR -Интерком-Аудит»

Вопрос:

Действительна ли ТТН без цен и форма  ТОРГ-12 без подписи, дополняющие друг друга при отгрузке товаров третьим лица?

Ответ:

ТТН составляется грузоотправителем с обязательным заполнением всех реквизитов, а свободные строки в первичных документах подлежат обязательному прочерку. Кроме того, в статье 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 года №129-ФЗ  «О бухгалтерском учете» указано, что первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, одним из которых является «измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении, наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи указанных лиц».

Отсутствие цен в ТТН и (или) ТОРГ-12 является основанием для невозможности Покупателем принять к возмещению Налог на добавленную стоимость, так как не будет подтвержден факт принятия к учету товара (абзац 2 пункта 1 статьи 172 НК РФ).

Кроме того, у вас могут возникнуть проблемы с налогом на прибыль. Организации, формируя затратную часть, расходами признают обоснованные и документально подтвержденные затраты (пункт 1 статьи 252 НК РФ). Если первичный документ оформлен неправильно или в нем отсутствует обязательный реквизит, то налоговая инспекция может не принять такие расходы в целях налогообложения прибыли, соответственно вам может быть доначислена сумма налога на прибыль, а также пеня.

Статей 122 НК предусмотрена ответственность за неуплату или неполную уплату сумм налога, в частности занижения налоговой базы, неправильное исчисление налога и другое неправомерное действие в виде штрафа в размере от 20 до 40 процентов от неуплаченных сумм налога.

В целях «сокрытия» продажных цен в ситуации, когда товар поставляется иному грузополучателю, чем ваш покупатель (покупателю покупателя) рекомендуйте вашим покупателям избегать такой схемы поставки, а осуществлять поставку товара напрямую вашему покупателю.

Окончание примера.

Более подробно с вопросами, касающимися выдачи товаров со склада, Вы можете ознакомиться в книге авторов ЗАО « BKR - Интерком – Аудит» «Организация складского учета».

Данный материал подготовлен группой консультантов-методологов ЗАО «BKR-Интерком-Аудит»

Источник : РОСЭК