Легализация документов. Апостиль

Для официальных документов характерно наличие определенной формы, порядка их издания и составления, необходимых реквизитов, а также выдача таких документов компетентными государственными органами, учреждениями, должностными лицами. Для удостоверения официального характера используются подписи и печати. Каждое государство самостоятельно определяет требования к форме и содержанию официальных документов.

Для того, чтобы документы имели юридическую силу за рубежом, они должны пройти процедуру легализации. Легализация документа - совершение ряда процедур для придания документу юридической силы на территории другого государства.

Легализации документов не требуется, если между Российской Федерацией и государством, на территории которого планируется использовать документ, заключен двусторонний договор, отменяющий требование легализации.

В отношениях Российской Федерации со странами СНГ действует «Конвенция о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам», заключенная в Минске 22 января 1993 года и вступившая в силу для Российской Федерации 10 декабря 1994 года (далее - Минская конвенция).

Согласно статье 13 Минской конвенции:

«документы, которые на территории одной из Договаривающихся сторон изготовлены или засвидетельствованы учреждением или специально на то уполномоченным лицом в пределах их компетенции и по установленной форме и скреплены гербовой печатью, принимаются на территориях других Договаривающихся Сторон без какого-либо специального удостоверения. Документы, которые на территории одной из Договаривающихся Сторон рассматриваются как официальные документы, пользуются на территориях других Договаривающихся Сторон доказательной силой официальных документов».

Минская конвенция подписана и ратифицирована Россией, Белоруссией, Арменией, Казахстаном, Киргизией, Молдавией, Таджикистаном, Туркменией, Узбекистаном и Украиной. К конвенции присоединились Азербайджан и Грузия.

Помимо Минской конвенции, Российской Федерацией с другими государствами заключен ряд двусторонних соглашений о правовой помощи по гражданским, семейным и уголовным делам, в которых также отменена и легализация и апостиль.

Российские документы легализуются, как правило, в нотариально заверенных копиях.

Существует два вида легализации:

• консульская легализация;
• проставление штампа «Апостиль».

Консульская легализация.

Легализация узаконивает на территории иного государства не только подписи или печати, зафиксированные в отдельном документе, но также и полномочия, удостоверенные этим документом.

Легализации не подлежат документы, которые противоречат законодательству или могут нанести вред интересам государства либо содержат сведения, порочащие честь и достоинство граждан.

Документы, составленные на территории Российской Федерации, могут быть легализованы в Российской Федерации - департаментом консульской службы Министерства иностранных дел Российской Федерации, за рубежом - в консульстве Российской Федерации. Легализация в консульстве Российской Федерации за рубежом усложняется тем, что консул направляет документы в соответствующий уполномоченный орган субъекта Российской Федерации, для определения их подлинности, и только после получения положительного ответа, осуществляет их легализацию.

В необходимых случаях консул может легализовать документы и акты, предназначенные для действия на территории третьего государства.

Для того, чтобы такой документ или акт был действительным на территории третьего государства, он должен быть легализован также в консульстве третьего государства, находящемся в государстве пребывания консула Российской Федерации.

Порядок консульской легализации документов регулируется действующей на территории Российской Федерации «Инструкцией о консульской легализации» утвержденной Министерством иностранных дел СССР 6 июля 1984 года (далее - Инструкция), а также Указом Президиума Верховного Совета СССР от 25 июня 1976 года «Об утверждении консульского устава СССР» (далее – Консульский устав).

Согласно статье 55 Консульского устава консул легализует документы и акты, составленные при участии властей консульского округа или исходящие от этих властей.

Консульская легализация заключается в установлении и засвидетельствовании подлинности подписей на вышеуказанных документах и актах и соответствия их законам государства пребывания (статья 55 Консульского устава).

Процедура легализации документов, предназначенных для использования за рубежом, состоит из нескольких этапов, таких как:

§           Нотариальная контора заверяет копию документа и верность его перевода на иностранный язык.

Нотариус свидетельствует верность копий документов и выписок из них, выданных органами государственной власти в соответствии с законодательством Российской Федерации, юридическими лицами, а также гражданами при условии, что эти документы не противоречат законодательным актам Российской Федерации (статья 77 «Основ законодательства Российской Федерации о нотариате» утвержденные Верховным Советом Российской Федерации 11 февраля 1993 года №4462-1 (далее – Основы о нотариате)).

§           Федеральная регистрационная служба удостоверяет подлинность подписи нотариуса и оттиска его печати (пункт 14 Указа Президента Российской Федерации от 13 октября 2004 года №1315 «Вопросы Федеральной регистрационной службы»).

§           Департамент консульской службы Министерства иностранных дел Российской Федерации подтверждает подлинность печати и подписи Минюста Российской Федерации.

Согласно пункту 7 Инструкции:

«Для осуществления легализации документов и актов консул должен иметь образцы подписей и печатей должностных лиц властей консульского округа, уполномоченных удостоверять документы и акты, исходящие от организаций и учреждений государства пребывания».

«Документы и акты, представляемые для легализации, должны быть написаны ясно и четко, а упомянутые в документе или акте суммы и числа, номера и сроки должны быть обозначены прописью. Подписи должностных лиц и оттиски печати должны быть отчетливыми.

Пробелы на документах и актах должны быть прочеркнуты. Поправки и приписки должны быть оговорены перед подписью лиц, подписавших документ, и повторены в легализационной надписи. Эти приписки и поправки должны быть сделаны так, чтобы все ошибочно написанное, а затем исправленное и зачеркнутое можно было прочесть в первоначальном виде. Если поправки и приписки сделаны в легализационной надписи, то они оговариваются и подписываются только должностным лицом, совершающим легализацию» (пункт 21 Инструкции) .

Согласно пункту 22 Инструкции, если для легализационной надписи нет места, она совершается на отдельном листе, который подшивается к документу или акту и скрепляется с ним печатью и подписью лица, совершающего легализацию.

После того, как должностное лицо убедилось, что в соответствии с требованиями Инструкции документ или акт может быть легализован, на нем делается надпись установленного образца.

§           Документы легализуются в консульстве той страны, где они будут использованы.

Процедура консульской легализации достаточно долгая и сложная. В целях упрощения процедуры консульской легализации Российская Федерация присоединилась к «Конвенции, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов», заключенной в Гааге 5 октября 1961 года (далее - Гаагская конвенция), (вступившей в силу для Российской Федерации 31 мая 1992 года) которая отменяет для подписавшихся стран требование консульской легализации официальных документов.

Участниками Гаагской конвенции являются большинство стран, с которыми Российская Федерация поддерживает активные экономические отношения.

Апостиль.

Апостиль – специальный штамп, который в соответствии с Гаагской конвенцией, удостоверяет подлинность подписи, качество, в котором выступало лицо, подписавшее документ, и, в надлежащем случае, подлинность печати или штампа, которым скреплен этот документ (статья 5 Гаагской конвенции).

В соответствии со статьей 3 Гаагской конвенции, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов:

«Единственной формальностью, которая может быть потребована для удостоверения подлинности подписи, качества, в котором выступало лицо, подписавшее документ, и, в надлежащем случае, подлинности печати или штампа, которыми скреплен этот документ, является проставление апостиля компетентным органом государства, в котором этот документ совершен».

Проставление апостиля не может быть потребовано, если законы, правила или обычаи, действующие в государстве, в котором представлен документ, либо договоренность между двумя или несколькими договаривающимися государствами, отменяют или упрощают данную процедуру или освобождают документ от легализации.

Замена консульской легализации на проставление апостиля касается только официальных документов. В качестве указанных документов выступают согласно статье 1 Гаагской конвенции:

§        документы, исходящие от органа или должностного лица, подчиняющихся юрисдикции государства, включая документы, исходящие от прокуратуры, секретаря суда или судебного исполнителя;

§        административные документы;

§        нотариальные акты;

§        официальные пометки, такие, как отметки о регистрации; визы, подтверждающие определенную дату; заверения подписи на документе, не засвидетельствованном у нотариуса.

Гаагская конвенция не распространяется на:

§        документы, совершенные дипломатическими или консульскими агентами;

§        административные документы, имеющие прямое отношение к коммерческой или таможенной операции.

Согласно статье 6 Гаагской конвенции, каждое присоединившееся государство самостоятельно назначает органы, уполномоченные на проставление апостиля.

Правом на проставление апостиля в Российской Федерации обладают:

·        Органы юстиции Российской Федерации (Приказ Минюста Российской Федерации от 3 декабря 2004 года №183 «Об утверждении общего положения о территориальном органе Федеральной регистрационной службы по субъекту (субъектам) Российской Федерации»);

·        Органы записи актов гражданского состояния (Письмо Минюста РСФСР от 17 марта 1992 года №7-2/26 «О проставлении апостиля»);

·        Министерство общего и профессионального образования Российской Федерации (Постановление Правительства Российской Федерации от 21 июля 1998 года №810 «О предоставлении Федеральной службе по надзору в сфере образования и науки полномочий на проставление апостиля на официальных документах об образовании, выдаваемых в Российской Федерации»);

·        Архивные органы субъектов Российской Федерации.

Апостиль проставляется на самом документе или на отдельном листе, скрепляемом с документом, отдельно от документа он существовать не может. Апостиль имеет форму квадрата со стороной не менее 9 сантиметров.

Согласно пункту 2 статьи 4 Гаагской конвенции апостиль может быть составлен на официальном языке выдающего его органа. Имеющиеся в нем пункты могут быть также изложены на втором языке. Заголовок «Apostille» должен быть дан на французском языке.

Согласно статье 333.18 Налогового кодекса Российской Федерации (далее – НК РФ) за проставление апостиля уплачивается государственная пошлина. Пунктом 41 статьи 333.33 НК РФ установлен размер государственной пошлины:

«за проставление апостиля - 300 рублей за каждый документ».

Более подробно с вопросами, касающимися порядка открытия представительства российского юридического лица за рубежом, Вы можете ознакомиться в книге авторов ЗАО «BKR ИНТЕРКОМ-АУДИТ» «Как открыть свое представительство за рубежом».

Данный материал подготовлен группой консультантов-методологов ЗАО «BKR-Интерком-Аудит»

Источник : РОСЭК