Поступление материальных ценностей в организацию общественного питания

• блюда – охлажденные, заказные (порционные), банкетные и фирменные;
• изделия кухни – мучные кулинарные изделия и кондитерские изделия;
• полуфабрикаты - мясные, овощные и так далее.

Под охлажденным блюдом понимается кулинарное изделие, подвергнутое интенсивному охлаждению.

Заказное блюдо - блюдо, индивидуально изготовленное и оформленное на основании полученного заказа от потребителя.

Банкетное блюдо – оригинально оформленное блюдо, приготовленное для торжества.

Фирменное блюдо – блюдо, изготовленное по новой рецептуре и технологии или на основании нового вида сырья, отражающее специфику предприятия общественного питания.

Частями блюда являются гарнир, подливка или соус, которые подаются к основному компоненту блюда с целью улучшения вкуса, аромата и внешнего вида.

Изделие кухни представляет собой пищевой продукт или сочетание пищевых продуктов, доведенных до кулинарной готовности, например, пирожки, кулебяки, беляши, пончики.

Полуфабрикатом считается продукт или сочетание пищевых продуктов, прошедших одну или несколько стадий обработки, но не доведенных до окончательной готовности. Используются для дальнейшего изготовления кулинарных изделий или выступают самостоятельным объектом продажи, например, в магазинах кулинарии.

Однако наряду с изготовлением и реализацией собственной продукции организация общепита еще и реализует покупателям продукты, которые не прошли технологическую обработку и товары (например, алкогольные напитки, сигареты и прочее), то есть фактически продают покупные товары.

Следовательно, чтобы обеспечить нормальную работу организации общественного питания, необходимо постоянно иметь запасы сырья и покупных товаров. Данные запасы хранятся в специальном помещении, называемом кладовой. При этом очень важным представляется момент правильного документального оформления приобретения продуктов (сырья) и товаров, то есть необходимо обеспечить контроль над их поступлением и правильную постановку на учет со стороны материально-ответственных лиц.

Приемка товарно-материальных ценностей (ТМЦ) на складе поставщика, на железнодорожной станции, пристани, в аэропорту осуществляется материально-ответственным лицом организации общественного питания по доверенности, обязательно с предъявлением паспорта. Доверенность является необходимым документом, она подтверждает право материально-ответственного лица на получение материальных ценностей.

Порядок оформления доверенностей и получения по ним материальных ценностей устанавливается главой 10 Гражданского Кодекса Российской Федерации «Представительство. Доверенность».

Согласно статье 185 Гражданского кодекса РФ:

«Доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. Письменное уполномочие на совершение сделки представителем может быть представлено представляемым непосредственно соответствующему третьему лицу.»

Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, с приложением печати этой организации. Срок действия доверенности не может превышать трех лет. Если срок в доверенности не указан, она сохраняет силу в течение года со дня ее совершения. Доверенность, в которой не указана дата ее совершения, ничтожна.

Доверенности применяются для оформления права лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению.

Доверенность в одном экземпляре оформляет бухгалтерия организации и выдает под расписку получателю.

Выдача доверенностей лицам, не работающим в организации, не допускается. Доверенность должна быть полностью заполнена и, иметь образец подписи лица, на имя которого выписана. Срок выдачи, как правило, - 15 дней. Доверенность на получение товарно-материальных ценностей в порядке плановых платежей может быть выдана на календарный месяц.

Выдача доверенностей, полностью или частично не заполненных, и доверенностей без образцов подписи лиц, на имя которых они выписаны, не допускается.

При лишении доверенного лица права на получение ценностей по выданным ему доверенностям, срок действия которых еще не истек, доверенности у него отбираются, при этом получатель товарно-материальных ценностей немедленно ставит в известность поставщика об аннулировании соответствующих документов. С момента получения такого извещения отпуск ценностей по аннулированной доверенности прекращается. В этих случаях за отпуск ценностей по аннулированным доверенностям ответственность несет поставщик.

Лицо, которому выдана доверенность, обязано не позднее следующего дня после каждого получения ценностей, независимо от того, получены товарно-материальные ценности по доверенности полностью или частями, представить в бухгалтерию предприятия, организации, учреждения или централизованную бухгалтерию документы о выполнении поручений и о сдаче на склад (кладовую) или соответствующему материально ответственному лицу полученных им товарно-материальных ценностей.

Неиспользованные доверенности должны быть возвращены выдавшей их организации на следующий день после истечения срока действия доверенности.

О возвращении неиспользованной доверенности делается отметка в корешке книжки доверенностей или в журнале учета выданных доверенностей (в графе «Отметки о выполнении поручений»). Возвращенные неиспользованные доверенности погашаются надписью «Не использована» и хранятся до конца отчетного года у лица, ответственного за их регистрацию. По окончании года такие неиспользованные доверенности уничтожаются с составлением об этом соответствующего акта.

Лицам, которые не отчитались в использовании доверенностей, по которым истек срок действия, новые доверенности не выдаются.

Доверенности, независимо от срока их действия, отбираются поставщиком при первом отпуске товарно-материальных ценностей. В случае отпуска товарно-материальных ценностей частями, на каждый частичный отпуск составляется накладная (приемо-сдаточный акт или другой аналогичный документ) с указанием в ней номера доверенности и даты ее выдачи. В этих случаях один экземпляр накладной (или заменяющего его документа) передается получателю товарно-материальных ценностей, а другой - подкладывается к оставшейся у поставщика доверенности и используется для наблюдения и контроля над исполнением отпуска ценностей согласно доверенности, а также для предъявления счета потребителю.

По окончании отпуска товарно-материальных ценностей доверенность сдается в бухгалтерию вместе с документами на отпуск последней партии ценностей по сдаваемой доверенности.

При получении и отпуске товарно-материальных ценностей по доверенности печать организации-получателя на накладной не ставится, так как ею заверена доверенность. Получение товаров удостоверяется подписью лица, которому выдана доверенность, причем эта подпись должна быть идентична указанной в доверенности.

Доверенность на получение товарно-материальных ценностей содержит следующие реквизиты:

• номер и дату выдачи;
• срок, на который выдана доверенность;
• наименование и адреса плательщика и получателя доверенности, а также банковские реквизиты плательщика. Здесь же указываются наименование поставщика (должность, Ф.И.О., паспортные данные материально ответственного лица, на имя которого выдается доверенность);
• номер и дату документа, служащего основанием для отпуска товаров.

Форма доверенности, по которой производится получение товарно-материальных ценностей, утверждена Постановлением Госкомстата от 30 октября 1997 года №71а «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве» (далее Постановление №71а).

Порядок приемки материальных ценностей и ее документальное оформление зависят от места приемки, характера приемки (по количеству, качеству, комплектности), от степени соответствия договора поставки сопроводительным документам (наличие или отсутствие) и так далее.

Получение ТМЦ оформляется по-разному в зависимости от близости офиса к месту нахождения склада. Если склад фирмы-поставщика находятся в одном месте, то оформление документов и выдача товаров происходит одновременно. Документом на отпуск в данном случае является накладная.

Если склад фирмы-поставщика удален от офиса, то материально-ответственному лицу выдается документ на получение товара, по которому ему на складе будут отпущены материальные ценности. В случае отсутствия на складе товара в необходимом количестве, получателю выписывается новый документ – расходная накладная, в которой указывается фактически отпущенное количество товара. В накладной указывается:

• номер и дата выписки;
• наименование поставщика и покупателя;
• наименование и краткое описание товара;
• количество товара;
• цена и общая стоимость товара (с учетом НДС), налог на добавленную стоимость должен быть указан отдельной строкой.

Накладная должна быть выписана в 4-х экземплярах, первые два остаются у предприятия-поставщика (на складе и в бухгалтерии), оставшиеся два передаются покупателю (в бухгалтерию и материально-ответственному лицу). Накладная должна быть заверена печатями поставщика и получателя и подписями материально-ответственных лиц (один отпустил товар, другой – принял)

Если получаемые ценности находятся в ненарушенной таре, то приемка может проводиться по количеству мест, массе брутто или по количеству товарных единиц и маркировке на таре. Если не проводится проверка фактического наличия товара в таре, то необходимо сделать отметку об этом в сопроводительном документе.

Если количество и качество материальных ценностей соответствуют данным, указанным в товаросопроводительных документах, то на сопроводительные документы (накладная, товарно-транспортная накладная и другие документы, удостоверяющие количество или качество поступивших ТМЦ) накладывается штамп организации, что подтверждает соответствие принятых товаров данным, указанным в сопроводительных документах. Материально ответственное лицо, осуществляющее приемку, ставит свою подпись на товаросопроводительных документах и заверяет ее круглой печатью организации.

Товар от организаций железной дороги, водного или воздушного транспорта должно получать специально подготовленное материально-ответственное лицо. Этот представитель организации обязан также предъявить доверенность и паспорт работникам транспортной организации, после чего, получив на руки товаросопроводительные документы (железнодорожная накладная, счет-фактура и тому подобное), представитель организации покупателя проверяет исправность вагона, контейнера или упаковки, в которой был доставлен товар. Затем в присутствии представителей станции (пристани, аэропорта) он должен принять ценности по количеству мест, а в необходимых случаях – по массе. Представитель транспортной организации станции назначения делает отметку об исправности вагона (контейнера, упаковочной тары) в соответствующей накладной.

Если обнаружена неисправность вагона, контейнера или упаковочной тары, отсутствие или повреждение пломбы, недостача груза по количеству или по массе, материально-ответственное лицо обязано потребовать от транспортной организации составления коммерческого акта и получить его копию. Коммерческий акт при этом является юридическим основанием для предъявления претензий либо к транспортной организации, либо к поставщику товара.

При отказе станции назначения составить коммерческий акт, покупатель должен принять груз с участием представителя отдела торговли органа местной исполнительной власти или отдела транспортной милиции и составить акт о результатах приемки.

Обратите внимание!

При нарушении правил приема и сроков организация-получатель лишается возможности предъявления претензий поставщикам или транспортным организациям при недостаче или снижении качества получаемых материальных ценностей.

В случае несоответствия фактического наличия материальных ценностей или отклонения по качеству, установленному в договоре, или данным, указанным в сопроводительных документах, должен составляться специальный акт. Нужно отметить, что при поступлении больших партий товаров и сырья предприятиям общественного питания целесообразно пользоваться унифицированными документами для торговых организаций, например, получая продукты (сырье) и товары от поставщиков, организация общественного питания применяет Акт о приемке товаров (форма №ТОРГ-1). В том случае, если при приемке выявляется недостача или излишки, то применяются унифицированные формы №ТОРГ-2 и №ТОРГ-3, которые являются юридическим основанием для предъявления претензий поставщику. В сопроводительном документе следует сделать отметку об актировании.

Акты о приемке сырья и товаров по количеству составляются в соответствии с фактическим наличием ТМЦ данным, содержащимся в транспортных, сопроводительных или расчетных документах, а при приемке их по качеству и комплектности - требованиями к качеству ТМЦ, предусмотренными в договоре или контракте.

Акты составляются по результатам приемки членами комиссии и экспертом организации, на которую возложено проведение экспертизы, с участием представителей организаций поставщика и получателя или представителем организации-получателя с участием компетентного представителя незаинтересованной организации.

Акты составляются отдельно по каждому поставщику на каждую партию ТМЦ, поступивших по одному транспортному документу.

Товарно-материальные ценности, по которым не установлены расхождения по количеству и по качеству, в актах не перечисляются, о чем делается отметка в конце акта следующего содержания: «По остальным товарно-материальным ценностям расхождений нет».

В акте отражается состав комиссии с обязательным указанием должности, фамилий и инициалов её членов. В состав комиссии входят материально-ответственные лица организации, представитель поставщика (возможно составление акта в одностороннем порядке при согласии поставщика или его отсутствии), а также представитель третьей незаинтересованной стороны. Если в момент приемки выявлено несоответствие веса брутто весу, указанному в сопроводительных документах, получатель не должен вскрывать тару и упаковку. Если при правильности веса брутто недостача продукции установлена в ходе проверки веса нетто или количества товарных единиц в отдельных местах, то представитель организации общественного питания - покупатель вправе приостановить приемку остального груза. Тару, упаковку вскрытых мест и продукцию, находившуюся в них, необходимо сохранить, а затем передать представителю организации отправителя. Уведомление о вызове представителя отправителя (поставщика) должно быть направлено ему не позднее 24-х часов, а в случае скоропортящейся продукции – немедленно.

В случае, когда поставщик и покупатель (организация общественного питания) находятся в одном городе, представитель поставщика должен явиться не позднее следующего дня после получения вызова, если в уведомлении не указан иной срок, а в случае приемки скоропортящейся продукции – в течение 4-х часов после извещения о вызове. В том случае, если поставщик иногородний, его представитель должен прибыть на приемку не позднее трех дней после получения вызова, не считая времени, необходимого для проезда. Представитель организации отправителя (поставщика) должен иметь при себе удостоверение на право участия в приемке товара у покупателя.

Если при приемке ТМЦ одновременно с недостачей выявились излишки по сравнению с количеством товара, указанным в товаросопроводительных документах поставщика, данные о них также указываются в акте.

Акт подписывается всеми членами комиссии, а утверждается руководителем организации-получателя.

К акту должны быть приложены:

• документы изготовителя (отправителя, поставщика), подтверждающие количество и комплектность товаров;
• упаковочные ярлыки из тарных мест, в которых установлены ненадлежащее качество и комплектность товара;
• пломбы от тарных мест, в которых обнаружена недостача;
• подлинный транспортный документ;
• документ, удостоверяющий полномочия представителя, участвовавшего в приемке;
• акт отбора образцов (проб) и заключение по результатам их анализа;
• акт о несоответствии фактического качества и комплектности товаров данным, содержащимся в документе, удостоверяющем их качество и комплектность;
• другие документы, подтверждающие причины плохого качества получаемых ТМЦ.

Акты приемки ТМЦ по количеству и качеству регистрируются и хранятся в порядке, установленном на предприятии получателя – организации общественного питания.

При приемке товарно-материальных ценностей акты о приемке с приложением документов (счета-фактуры, накладные и так далее) передаются в бухгалтерию под расписку и для направления претензионного письма поставщику или транспортной организации, доставившей груз.

Акт по форме №ТОРГ-2 составляется на отечественные товары в четырех экземплярах.

Акт по форме №ТОРГ-3 составляется на импортные товары в пяти экземплярах.

Поступающие материальные ценности (сырье и товары) учитываются материально ответственными лицами в натуральном выражении, по номенклатуре, количеству и учетным ценам в товарной книге кладовщика или на карточках количественно-суммового учета.

На склад (в предприятиях общественного питания используется термин «кладовая») продукты приходуются по приходным ордерам (форма №М-4), составляемым материально ответственным лицом в день поступления сырья.

Обратите внимание!

Приходный ордер выписывается на фактически принятое количество продуктов.

Если фактическое количество полученных продуктов не соответствует товаросопроводительным документам, то необходимо составить Акт о приемке материалов (форма №М-7). Этот документ в дальнейшем будет служить основанием для предъявления претензии поставщику или отправителю груза. Составляется данный документ членами приемной комиссии в двух экземплярах, при этом участие материально ответственного лица организации общественного питания и представителя поставщика (либо представителя незаинтересованной стороны) обязательны. Затем один экземпляр составленного акта с приложением всех товаросопроводительных документов передается в бухгалтерию, другой - в отдел снабжения, если в организации отсутствует служба снабжения, то передается также в бухгалтерию для направления претензии.

Учет продуктов (сырья) и товаров в бухгалтерской службе предприятия общественного питания ведется натурально-стоимостными методами: либо количественно-суммовым, либо сальдовым методом в следующем порядке:

• в бухгалтерии предприятия – суммарно в денежном выражении по учетным ценам;
• в местах хранения – по наименованию, сорту, цене и количеству продуктов и товаров.

Есть еще один специфический момент, о котором организации, оказывающие услуги общественного питания, не должны забывать. При приемке продовольственных товаров их качество в обязательном порядке подтверждается различными сертификатами качества, выданными компетентными государственными органами.

Учитывая, что от качества продуктов (сырья) и товаров, используемых в организациях общепита, зависит жизнь и здоровье людей, представители этих организаций проверке качества получаемых материальных ценностей должны уделять повышенное внимание.

Реализуемые пищевые продукты и продовольственное сырье должны сопровождаться соответствующим документом предприятия-изготовителя, подтверждающим качество и безопасность продукции для здоровья человека со ссылкой на дату и номер гигиенического сертификата. Документы на импортную продукцию должны содержать отметку учреждений Государственного санитарно-эпидемиологического надзора Российской Федерации о прохождении гигиенической оценки пищевого продукта в установленном порядке. Реализация продуктов питания и продовольственного сырья без наличия таких документов, подтверждающих качество продуктов и их безопасность, запрещается.

Качество пищевых продуктов, поступающих на предприятия общественного питания, проверяется материально ответственными лицами. Это может быть либо кладовщик, либо руководитель предприятия.

Приемку продуктов начинают с проверки сопроводительных документов, качества упаковки, соответствия пищевых продуктов сопроводительным документам и маркировке, обозначенной на упаковке (таре). Экспертиза нестандартных продуктов, а также недоброкачественных, испорченных продуктов, не требующая специальной медицинской компетентности, осуществляется товароведами или инспекцией по качеству, а при наличии специальных санитарно-эпидемиологических показаний – центрами санитарного надзора.

Количество принимаемых скоропортящихся продуктов должно определяться объемом холодильного оборудования, имеющегося на предприятии. Тара и упаковка пищевых продуктов должны быть чистыми, сухими, без постороннего запаха и нарушения целостности упаковки.

При приемке продовольственных товаров в обязательном порядке должно учитываться следующее:

• мясо принимается только при наличии ветеринарного клейма и документа, свидетельствующего об осмотре и заключении ветнадзора;
• птица принимается только в потрошеном виде, за исключением дичи;
• запрещается прием яйца без наличия ветеринарного свидетельства на каждую партию яиц о благополучии птицехозяйств по сальмонеллезу и другим зоонозным инфекциям, а также яйца водоплавающей птицы (утиные, гусиные); куриные яйца, бывшие в инкубаторе (миражные), яйца с трещинами (“бой”), с нарушением целости оболочки, загрязненные куриные яйца, а также меланж;
• молочные продукты должны приниматься в чистой таре и в ненарушенной упаковке;
• рыба охлажденная, рыба горячего копчения, кулинарные изделия и полуфабрикаты из рыбы поступают сразу для реализации; хранение этой продукции на складе запрещено;
• запрещается прием безалкогольных и слабоалкогольных напитков с истекшим сроком реализации, а также напитков в бутылках без этикетки (кроме бутылок с соответствующими обозначениями), с поврежденной укупоркой, осадками и другими дефектами;
• хлеб и хлебобулочные изделия должны приниматься с проверкой качества продукции по органолептическим показателям, масса каждого вида хлебной продукции должна соответствовать стандартам и техническим условиям.

Чаще всего организации, оказывающие услуги общепита, получают товары (продукты) от местных производителей, поэтому нужно подробнее остановиться на моменте получения товаров автотранспортом.

При поставке ТМЦ автотранспортом сопроводительным документом служит товарно-транспортная накладная, составляемая поставщиком. Данный документ будет являться первичным документом при поступлении ТМЦ в организацию.

Товарно-транспортная накладная состоит из двух разделов: товарного и транспортного.

Товарный раздел содержит необходимые сведения о поставщике данного товара (наименование, ИНН, банковские реквизиты и так далее), кроме этого в данном разделе указываются все сведения о товаре и таре (наименование товара, количество мест (масса брутто), количество товара (масса нетто), его цена за единицу, общая сумма за товар и сумма налога на добавленную стоимость). Здесь же отражаются подписи лиц, разрешивших отпуск товара, и подписи лиц отпустивших и принявших товар.

Транспортный раздел заполняется в ходе доставки товара и содержит следующие данные:

• дату;
• номер автомобиля и номер путевого листа;
• наименования и адреса заказчика (плательщика) товара, грузоотправителя и грузополучателя;
• пункт погрузки и разгрузки (в том случае если это необходимо);
• сведения о грузе.

Один экземпляр товарно-транспортной накладной отдается материально ответственным лицом поставщика материально ответственному лицу предприятия общественного питания. Затем кладовщик, принявший товар, передает копию приходной накладной и сопроводительные документы в бухгалтерию.

Организация общественно питания не может существовать без определенного запаса сырья и покупных товаров, следовательно, ему приходится постоянно осуществлять закупочные операции, которые неизменно связаны с поставкой материальных ценностей. И нередко возникает ситуация, когда при приемке выявляется расхождение между фактически поставленными ценностями и их количеством, указанным в сопроводительных документах. Мы уже неоднократно отмечали, что в том случае, если при приемке обнаружено расхождение между фактическим количеством товара и количеством, указанны в сопроводительных документах составляется акт, подписанный обеими сторонами. Однако, кроме составленного акта бухгалтер предприятия должен еще и отразить в учете выявленную недостачу.

Если недостача выявляется при приемке товарно-материальных ценностей, поступивших от поставщиков, то сумму недостачи в пределах, предусмотренных договором, организация общественного питания, выступающая покупателем, относит при постановке на учет данных товарно-материальных ценностей в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в корреспонденции со счетом 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», а сумму потерь сверх предусмотренных в договоре величин, в дебет счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» субсчет «Расчеты по претензиям» с кредита счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Если судебные инстанции отказывают во взыскании сумм потерь с поставщиков или транспортных организаций, тогда сумма данной недостачи, первоначально учтенная на счете 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» субсчет «Расчеты по претензиям» списывается на счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Причем, недостача, которую выявила организация, принимающая товарно-материальные ценности, может быть выявлена как до момента оплаты данной партии товарно-материальных ценностей, так и после того, как оплата произошла.

Рассмотрим, как должна организация-приемщик поступать и в том, и в другом варианте.

Более подробно с вопросами учета и налогообложения организаций, оказывающих услуги общественного питания, Вы можете познакомиться в книге ЗАО «BKR Интерком-Аудит» «Общественное питание».

Данный материал подготовлен группой консультантов-методологов ЗАО «Интерком-Аудит»

Источник : РОСЭК