Приобретение ГСМ по безналичному расчету

Как правило, ГСМ в порядке безналичного расчета приобретают специализированные автотранспортные организации и организации, насчитывающие большое количество транспортных средств.

Безналичная оплата может быть как прямой, так и косвенной.

Прямая безналичная оплата – представляет собой оплату посредством, например, пластиковой карты, с помощью которой  по факту отпуска топлива на счет АЗС денежные средства переводятся со счета покупателя.

Косвенная безналичная оплата отличается от прямой тем, что  оплата нефтепродуктов производится пластиковыми картами, талонами и другими документами, являющимися эквивалентами заранее оплаченного определенного количества ГСМ.

В данном разделе рассмотрим приобретение ГСМ по талонам и с помощью платежных карт, используемых юридическими лицами для совершения сделок.

Приобретение ГСМ по талонам.

Пожалуй, одной из самых распространенных форм приобретения ГСМ по безналичному расчету является приобретение ГСМ по талонам. Для приобретения талонов на ГСМ организация должна заключить договор с организацией, осуществляющей продажу ГСМ по талонам, перечислить этой организации авансовый платеж и получить талоны на ГСМ определенной марки. Поскольку в последнее время происходит частое изменение цен на ГСМ, их количество и цену целесообразно устанавливать не в самом договоре, а в приложениях к договору или в дополнительных соглашениях.

Здесь же хотелось бы обратить внимание читателей на Письмо Управления Министерства Российской Федерации по налогам и сборам (далее - УМНС Российской Федерации) по городу Москве от 30 апреля 2004 года №29-12/29514, в котором сказано следующее:

«…автозаправочные станции при безналичной оплате за отпуск нефтепродуктов (по талонам, платежным картам) в общеустановленном порядке должны пробивать кассовые чеки (без указания суммы продажи, но с указанием марки нефтепродукта и количества литров нефтепродукта) на контрольно-кассовой технике и выдавать их покупателям.

Кассовый чек, выданный при применении контрольно-кассовой техники, является документом, подтверждающим исполнение обязательств по договору купли-продажи (оказания услуги) между покупателем (клиентом) и соответствующим юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем, и составляется в момент совершения операции, как того требует Федеральный закон от 21 ноября 1996 №129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Существуют различные виды талонов. В некоторых указывается марка ГСМ, их количество и стоимость, в некоторых лишь марка и количество ГСМ. То есть талоны можно подразделить на так называемые стоимостные и литровые талоны.

Учет талонов на ГСМ в организации должен быть поставлен таким образом, чтобы  позволял получать информацию о талонах, имеющихся в организации и выданных водителям под отчет, о марках топлива, отпускаемого по талонам, и другие данные.

Учет талонов осуществляется материально-ответственным лицом, назначаемым приказом руководителя организации, которое, как правило, осуществляет получение талонов от поставщиков и отпуск их водителям.

Основанием для принятия к учету талонов на ГСМ является накладная, выдаваемая поставщиком. Выдача талонов водителям осуществляется по ведомостям, в которых целесообразно указывать следующие данные:

• фамилию, имя, отчество материально-ответственного лица;
• фамилию, имя, отчество водителя;
• марку автомобиля и его номер;
• серии и номера талонов;
• количество выданных талонов и их номинал в литрах и рублях.

На каждую марку ГСМ рекомендуется открывать отдельную ведомость на выдачу талонов, причем водители, получившие талоны, должны обязательно расписываться в ведомостях.

В том случае, если материально-ответственные лица, осуществляющие получение и выдачу талонов, работают в сменном режиме, можно рекомендовать для учета  талонов книгу, в которой помимо вышеперечисленных сведений,  следует отражать сведения о поступлении ГСМ в организацию. Книгу рекомендуется оформлять по аналогии с кассовой книгой. То есть книга для учета талонов на ГСМ должна быть пронумерована, прошнурована, подписана должностными лицами организации и скреплена печатью. Книгу следует разделить на отдельные разделы с тем, чтобы обеспечить аналитический учет движения топлива по маркам, по видам талонов в количественном и стоимостном выражении.

Неиспользованные талоны водители должны сдавать материально-ответственному лицу. Учет возвратных талонов целесообразно отражать в отдельной ведомости возврата талонов. В ведомости необходимо указывать следующие данные:

• фамилию, имя, отчество материально-ответственного лица, принявшего талоны;
• фамилию, имя, отчество водителя, сдавшего талоны;
• марку и номер автомобиля;
• количество возвращенных талонов и их номинал;
• серии и номера талонов;
• подпись водителя.

Материально-ответственное лицо по окончании отчетного периода, устанавливаемого приказом руководителя организации, составляет отчет о движении талонов, который сдается в бухгалтерию организации.

Порядок бухгалтерского учета талонов на ГСМ зависит от того, в какой момент к покупателю переходит право собственности на ГСМ, поскольку договором может быть установлено, что право собственности на ГСМ переходит к покупателю либо в момент передачи талонов, либо в момент фактической заправки транспортного средства топливом.

Для учета наличия и движения нефтепродуктов и смазочных материалов, предназначенных для эксплуатации транспортных средств, Планом счетов бухгалтерского учета предназначен субсчет 10-3 «Топливо». Аналитический учет следует организовать таким образом, чтобы обеспечить раздельный учет ГСМ по видам, местам хранения, материально-ответственным лицам. Для этого следует открывать субсчета третьего, а в случае необходимости и более высоких порядков, например:

10-3-1 «Топливо на складе»;

10-3-2 «Топливо в баках автомобилей»;

10-3-3 «Талоны на топливо».

Для учета смазочных материалов также можно открыть отдельные субсчета второго порядка, а можно вести их учет на тех же субсчетах, переименовав их, например, «Топливо и смазочные материалы на складе» и так далее.

Учет «стоимостных» талонов на ГСМ .

Рассмотрим учет  талонов на ГСМ, имеющих стоимостное выражение, в ситуации, когда условиями договора с поставщиком предусмотрено, что право собственности на ГСМ переходит к организации-получателю в момент заправки автомобилей топливом. В данном случае стоимостные талоны необходимо рассматривать как денежные документы.

Согласно Плану счетов бухгалтерского учета для обобщения информации о наличии и движении денежных документов в организации предназначен субсчет 50-3 «Денежные документы», открываемый к счету 50 «Касса». На этом субсчете учитываются находящиеся в кассе организации почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы, которые учитываются в сумме фактических затрат на приобретение. Аналитический учет денежных документов ведется по их видам. Поступление денежных документов отражается по дебету субсчета 50-3 «Денежные документы», выдача денежных документов отражается по кредиту  указанного субсчета.

Пример 1.

Автотранспортная организация заключила договор купли-продажи ГСМ с автозаправочной станцией. Условиями договора предусмотрено, что право собственности на ГСМ переходит к покупателю в момент заправки транспортных средств топливом. Автотранспортная организация перечисляет АЗС предварительную оплату в счет предстоящей поставки ГСМ в сумме 47 200 рублей (в том числе НДС 7 200 рублей) и получает 118 талонов номинальной стоимостью 400 рублей (цифры примера условные).

Предположим, что всего водителям было выдано 60 талонов, согласно путевым листам  стоимость фактически израсходованного топлива составила  19 500 рублей.

Окончание примера.

Учет «количественных» талонов на ГСМ .

Рассмотрим порядок учета талонов на топливо, имеющих количественное или количественно-суммовое выражение. Бухгалтерский учет таких талонов  также будет зависеть от того, в какой момент к получателю переходит право собственности на приобретенные по талонам ГСМ – в момент получения талонов либо в момент заправки ГСМ в баки транспортных средств.

Рассмотрим ситуацию, когда условиями договора предусмотрен переход права собственности на ГСМ к получателю в момент получения талонов. Заметим, что в этом случае отгрузка ГСМ происходит в момент выборки топлива при предъявлении талона, подтверждающего право покупателя на ГСМ. Несмотря на то, что в момент получения талонов фактическая отгрузка ГСМ отсутствует, организация-покупатель ГСМ получает полный комплект документов, а именно: талоны, акт приема – передачи талонов, счет-фактуру и накладную.

Пример 2.

Автотранспортная организация заключила договор купли-продажи ГСМ со специализированной организацией на приобретение бензина марки АИ-92 в количестве  2 500 литров по цене 13,50 рубля за 1 литр. По условиям договора автотранспортная организация перечисляет специализированной организации предварительную оплату в сумме 33 750 рублей (в том числе НДС 5 148,31 рубля) и получает от нее талоны на ГСМ в количестве 125 штук. Количество бензина отпускаемого по 1 талону – 20 литров, номинальная стоимость талона – 270 рублей (цифры примера условные). Предположим, что 70 талонов были выданы водителям в отчетном периоде, согласно путевым листам  стоимость фактически израсходованного топлива составила  15 500 рублей.

Окончание примера.

В том случае, если условиями договора предусмотрено, что право собственности на ГСМ переходит к покупателю в момент заправки транспортных средств, бухгалтерский учет талонов будет несколько иным. В данном случае стоимость таких талонов следует отражать на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности», который Планом счетов бухгалтерского учета предназначен для обобщения информации о наличии и движении бланков строгой отчетности, среди которых поименованы и талоны. Аналитический учет на счете 006 должен быть организован таким образом, чтобы обеспечить информацию по каждому виду талонов и местам их хранения.

Пример 3.

Воспользуемся условием предыдущего примера, но учтем при этом, что право собственности на ГСМ переходит к покупателю в момент заправки транспортных средств ГСМ.

Окончание примера.

Приобретение ГСМ с помощью платежных карт .

Банковские карты, их виды.

Согласно Положению об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт, утвержденному Центральным банком Российской Федерации от 24 декабря 2004 года №266-П (далее Положение №266-П), организации имеют право осуществлять свои расходы с использованием банковских карт.

Если договор с банком заключает организация – юридическое лицо, то держателем банковской карты выступает физическое лицо, являющееся уполномоченным представителем юридического лица - клиента банка-эмитента, на которое в обслуживающем банке открыт банковский счет и чье название указано на лицевой стороне карты. Лицевая сторона банковской карты должна содержать имя должностного лица организации, ответственного пользователя, образец подписи которого проставляется на ее оборотной стороне. Кроме того, существуют банковские карты на предъявителя, (то есть карта без указания имени ответственного пользователя). При использовании такой банковской карты банком-эмитентом должно быть заключено дополнительное соглашение, в котором оговариваются все возможные места оплаты по данной карте.

Карта не может быть передана ее законным держателем для использования третьему лицу. Использование или попытка использования карты на чужое имя, поддельной карты, является незаконной операцией.

Пунктом 1.5 Положения №266-П предусмотрена эмиссия следующих видов банковских карт:

          расчетная карта – позволяет ее держателю совершать операции в пределах установленной эмитентом суммы денежных средств (расходного лимита), расчеты по которым осуществляются за счет денежных средств клиента, находящихся на его банковском счете, или кредита, который предоставляется эмитентом в соответствии с договором банковского счета в том случае, если денежных средств недостаточно или они отсутствуют на банковском счете клиента;

          кредитная карта – позволяет держателю карты осуществлять операции, расчеты по которым осуществляются за счет денежных средств, предоставленных эмитентом клиенту в пределах установленного лимита в соответствии с условиями кредитного договора;

          предоплаченная карта – с ее помощью держатель карты совершает операции, расчеты по которым осуществляются кредитной организацией – эмитентом от своего имени, карта удостоверяет право требования держателя предоплаченной карты к эмитенту по оплате товаров (работ, услуг, результатов интеллектуальной деятельности) или выдаче наличных денежных средств.

Обратите внимание!

Для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей предусмотрены только расчетные и кредитные банковские карты. Эмиссия предоплаченных карт осуществляется только для физических лиц.

В соответствии с пунктом 2.5. Положения №266-П юридические лица могут осуществлять с использованием расчетных и кредитных карт, в частности, следующие операции:

          получение наличных денежных средств в валюте Российской Федерации для осуществления на территории Российской Федерации расчетов, связанных с хозяйственной деятельностью, в том числе, с оплатой командировочных и представительских расходов;

          оплата расходов в валюте Российской Федерации, связанных с хозяйственной деятельностью, в том числе, с оплатой командировочных и представительских расходов, на территории Российской Федерации;

          иные операции в валюте Российской Федерации на территории Российской Федерации, в отношении которых законодательством Российской Федерации не установлен запрет (ограничение) на их совершение;

          получение наличных денежных средств в иностранной валюте за пределами территории Российской Федерации для оплаты командировочных и представительских расходов;

          оплата командировочных и представительских расходов в иностранной валюте за пределами территории Российской Федерации;

          иные операции в иностранной валюте с соблюдением требований валютного законодательства Российской Федерации.

Юридические лица с использованием расчетных и кредитных карт могут совершать вышеперечисленные операции как по банковским счетам, открытым в валюте Российской Федерации, так и по банковским счетам, открытым в иностранной валюте.

Обратите внимание!

Средства, списанные со счета юридического лица в результате получения наличных денежных средств в валюте Российской Федерации для осуществления расчетов на территории Российской Федерации, и безналичных операций в валюте Российской Федерации на территории Российской Федерации, связанных с хозяйственной деятельностью юридического лица, считаются выданными юридическим лицом под отчет держателю банковской карты. Возврат неизрасходованных средств осуществляется в соответствии с действующим законодательством.

Применение расчетных банковских карт .

При отражении в бухгалтерском учете организации операций с использованием платежных карт, необходимо хорошо представлять технологию осуществления расчетов за товары или услуги с их использованием.

Специфика расчетов с использованием банковских карт определяется действующей практикой документального оформления данных операций и предоставления оправдательных документов.

В соответствии с Положением №266-П при расчетах платежной картой составляется документ по операции с использованием платежной карты. Данный документ является основанием для осуществления расчетов по указанным операциям и служит подтверждением их совершения.

При составлении документа по операциям с использованием платежной карты могут использоваться аналоги собственноручной подписи. Использование таких аналогов осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации и договором между кредитной организацией и клиентом.

Документ по операциям с использованием платежной карты должен содержать следующие обязательные реквизиты:

          идентификатор банкомата, электронного терминала, предназначенного для совершения операций с использованием платежных карт;

          вид и дату совершения операции;

          сумму операции;

          валюту операции;

          сумму комиссии (если имеет место);

          код авторизации;

          реквизиты платежной карты.

Если документ составлен на бумажном носителе, он дополнительно должен содержать подпись держателя платежной карты, подпись кассира, осуществившего операции по приему и выдаче наличных денежных средств.

Общие правила документооборота при расчетах по операциям с использованием банковских карт предусматривают обязательное составление на бумажном носителе слипов, квитанций электронных терминалов, квитанций банкоматов. Слип (квитанция электронного терминала) должен быть собственноручно подписан держателем банковской карты.

Слипы и квитанции фиксируют только факт совершения операции с использованием банковской карты. Фактическое же списание денежных средств со счета юридического лица подтверждается банковской выпиской по специальному карточному счету. При этом, как правило, имеется определенный отрезок времени между датой списания денежных средств и датой совершения операции, указанной в слипе, ведь фактическое списание денежных средств со счета обычно производится на несколько дней позже. Кроме всего прочего, может случиться и так, что расчет за ГСМ с использованием банковской карты произведен в конце одного отчетного периода, а списание денежных средств производится уже в следующем отчетном периоде.

Именно этим обусловлено использование в бухгалтерском учете организации счета 57 «Переводы в пути», ведь слипы и квитанции поступают в бухгалтерию и обрабатываются до получения выписки по специальному карточному счету, подтверждающей факт списания денежных средств со счета юридического лица.

Для отражения операций по специальным карточным счетам в бухгалтерском учете организации используется счет 55 «Специальные счета в банках», к которому открывается отдельный субсчет 55-4 «Банковские карты».

При открытии специального карточного счета в бухгалтерском учете организации используется корреспонденция:

Дебет 55 «Специальные счета в банках» субсчет 55-4 «Банковские карты» Кредит 51 «Расчетный счет».

Нужно отметить, что большое значение имеет правильная организация аналитического учета по субсчету «Банковские карты».

Аналитический учет по данному субсчету должен быть организован в разрезе конкретных карточных счетов, открытых в том или ином банке. Кроме того на аналитический учет существенно влияют условия выпуска и использования платежных карт, предлагаемых банком. Например, если при заключении договора с банком, банк выдвигает условие о наличии на счете организации неснижаемого остатка, то целесообразно использовать субсчета второго порядка «Банковские карты – неснижаемый остаток» и «Банковские карты - платежный лимит».

Обратите внимание!

На аналитический учет по субсчету 55-4 «Банковские карты» влияет и количество платежных карт, открытых к специальному карточному счету.

Если к специальному карточному счету открыто несколько карт, то любой держатель карты может осуществлять операции с их использованием в пределах общего платежного лимита. В этом случае аналитический учет держателей карты не обязателен.

Если каждой платежной карте соответствует отдельный карточный счет, то в этом случае при перечислении денежных средств на специальный карточный счет в банк передается специальная ведомость, содержащая данные держателей и номера карт, а также суммы, подлежащие зачислению на каждую банковскую карту. В этом случае аналитический учет ведется в разрезе держателей выпущенных карт.

Пример 4.

Предположим, что водителю организации «А» выдана расчетная карта, номинальной стоимостью 150 рублей, по которой он получил наличные денежные средства  в размере  720 рублей для расчетов за ГСМ на автозаправочной станции. Рассмотрим, как следует отразить в бухгалтерском учете организации «А» данные хозяйственные операции.

Так как расчетная карта - это фактически персонифицированное средство платежа, использование которого позволяет работнику, уполномоченному юридическим лицом, распоряжаться денежными средствами, находящимися на счете организации, она может учитываться аналогично денежным документам. Как мы уже отмечали Планом счетов бухгалтерского учета для учета денежных документов предназначен счет 50 «Касса» субсчет 50-3 «Денежные документы». Выдача расчетной карты работнику организации отражается как выдача под отчет денежных документов.

Получение наличных денежных средств в валюте Российской Федерации на территории Российской Федерации для осуществления расчетов входит в перечень операций, которые имеют право осуществлять юридические лица с использованием платежных карт, в соответствии с Положением №266-П.

Окончание примера.

В вышеприведенном примере мы рассмотрели вариант, когда держатель карты рассчитывается за ГСМ наличными деньгами, полученными по банковской карте. Держатель карты может осуществлять и безналичные расчеты с применением расчетной карты. В этом случае порядок отражения операций в бухгалтерском учете организации будет несколько иным.

Пример 5.

Автотранспортной организацией для приобретения талонов на ГСМ общей стоимостью 23 600 рублей (в том числе НДС 3 600 рублей) заключен договор с АЗС, согласно которому право собственности на ГСМ переходит к покупателю в момент получения талонов. Автотранспортная организация открыла в банке специальный карточный счет и получила расчетную карту. Номинальная стоимость карты 100 рублей. Расчетная карта выдана материально-ответственному лицу, ведущему учет талонов на ГСМ, который рассчитался с ее помощью с поставщиком и получил талоны на ГСМ.

За обслуживание карточного счета банк удержал со специального карточного счета сумму комиссии за обслуживание банковской карты в размере 200 рублей.

Рабочим планом счетов организации предусмотрено, что учет талонов на ГСМ ведется на субсчете 10-3-3, открываемом к счету 10 «Материалы».

В бухгалтерском учете организации данные хозяйственные операции отражены следующим образом:

Окончание примера.

Применение кредитных банковских карт .

Если у юридического лица, имеющего расчетный счет в банке–эмитенте, нет денежных средств на получение расчетной карты, можно заключить договор с банком-эмитентом на выдачу и обслуживание кредитной карты. В данном случае расчеты посредством использования кредитной карты производятся путем заключения договора кредитования и предоставления клиенту банка соответствующей суммы кредита. Иначе говоря, выдавая клиенту кредитную карту, банк-эмитент предоставляет юридическому лицу кредит, сумма которого зачисляется на специальный карточный счет.

Договор кредита регулируется главой 42 ГК РФ «Заем и кредит». Поэтому договор, заключаемый между юридическим лицом и банком-эмитентом на выдачу кредитной карты, помимо общих условий должен содержать положения, устанавливающие права и обязанности сторон по получению и использованию заемных денежных средств. Пунктом 1.8 Положения №266-П установлено, что конкретные условия предоставления денежных средств для расчетов по операциям, совершаемым с использованием кредитных карт, в частности начисление и уплата процентов по указанным денежным средствам, могут определяться в договоре с клиентом.

Кредитная карта позволяет осуществлять юридическому лицу операции в размере предоставленной банком-эмитентом кредитной линии и в пределах установленного расходного лимита.

Порядок отражения в бухгалтерском учете операций, связанных с использованием кредитных карт, несколько отличается от порядка учета операций с использованием расчетных карт. При отражении в учете расчетов с использованием кредитной карты используются счета, предусмотренные Планом счетов бухгалтерского учета, связанные с кредитами и займами, поскольку фактически организация пользуется кредитом:

счет 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам»;

счет 67 «Расчеты по долгосрочным кредитам и займам».

Зачисление на специальный карточный счет кредита, предоставленного банком-эмитентом, отражается в учете организации следующим образом:

Дебет 55 «Специальные счета в банках» субсчет 55.4 «Банковские карты» Кредит 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам» (67 «Расчеты по долгосрочным кредитам и займам»).

Используя в своей деятельности заемные средства, организация заемщик должна руководствоваться ПБУ 15/01. В соответствии с пунктами 16 и 17 указанного ПБУ 15/01 начисление процентов по полученным займам и кредитам организация должна производить в соответствии с порядком, установленным в договоре займа и (или) кредитном договоре. Задолженность по полученным займам и кредитам показывается с учетом причитающихся на конец отчетного периода к уплате процентов согласно условиям договоров.

В бухгалтерском учете организации-заемщика сумма процентов, начисленных за пользование заемными средствами, включается в состав операционных расходов (на основании пункта 11 ПБУ 10/99) и отражается на счете 91 «Прочие доходы и расходы».

Обратите внимание!

Налоговое законодательство относит сумму процентов по долговым обязательствам любого вида к внереализационным расходам (подпункт 2 пункта 1 статьи 265 НК РФ). Причем глава 25 «Налог на прибыль организаций» предусматривает специальный порядок отнесения процентов по долговым обязательствам к расходам, учитываемым в целях налогообложения, который установлен статьей 269 НК РФ.

Предельная величина процентов, признаваемых расходом, принимается равной ставке рефинансирования Центрального Банка Российской Федерации, увеличенной в 1,1 раза – при оформлении долгового обязательства в рублях, и равной 15% - по долговым обязательствам в иностранной валюте.

Возврат полученного кредита и уплата начисленных процентов отражается по кредиту счетов учета денежных средств в корреспонденции со счетом 66 (67).

Пример 6.

Автотранспортная организация в январе заключила договор с банком-эмитентом на получение и обслуживание кредитной корпоративной карты. Банк-эмитент в соответствии с договором предоставил  10 января кредит на сумму 224 200 рублей сроком на 4 месяца по ставке 16 процентов. Организация данной кредитной корпоративной картой рассчиталась со специализированной организацией за талоны на ГСМ.

В бухгалтерском учете данные хозяйственные операции будут отражены следующим образом:

Окончание примера.

Более подробно с вопросами, касающимися расчетов с использованием платежных карт, Вы можете ознакомиться в книге авторов ЗАО « BKR-Интерком-аудит» «Расчеты с использованием пластиковых карт».

Пример 7из консультационной практики ЗАО «BKR -Интерком-Аудит».

Вопрос.

С февраля 2005 года мы частично перешли на расчеты за бензин по топливным картам, раньше все расчеты велись по талонам. Так как у нас автотранспортное предприятие (большое количество автотранспорта), путевые листы обрабатываются и хранятся в диспетчерской, туда же водители сдают чеки за бензин, полученные на АЗС.

Где должны храниться эти чеки (в диспетчерской или в бухгалтерии)?

Какие документы, отчеты и в каком виде бухгалтерия должна получать от службы эксплуатации автобазы в связи с переходом на топливные карты?

Поставщик в начале следующего месяца дает нам отчет о том, когда, сколько бензина, какой марки и по какой топливной карте было отпущено. Что делать, если возникают отклонения с данными отчета поставщика?

Ответ.

Прежде чем ответить на Ваши вопросы рассмотрим порядок расчета по топливной карте и документальное оформление топливных расходов.

1. Порядок расчета по топливной карте

В соответствии с условиями договора организация, как правило, ежемесячно оплачивает поставщику стоимость необходимого ей количества бензина определенной марки. Информация об оплаченном количестве бензина фиксируется на выданной поставщиком топливной микропроцессорной карте многоразового использования.

Поставка бензина производится посредством его выборки через колонки АЗС по топливной карте. При этом право собственности на бензин переходит к организации в соответствии с условиями договора или в момент оплаты бензина и передачи топливной карты или в момент выборки бензина на АЗС. На дату перехода права собственности поставщик выставляет организации накладную и счет-фактуру.

Кроме того, поставщик ежемесячно предоставляет организации акт о фактическом отпуске бензина по топливной карте. Данный документ является одним из преимуществ расчетов по топливным картам, так как позволяют контролировать расход бензина и значительно упрощают работу бухгалтерии.

2. Документальное оформление топливных расходов

Ежедневно диспетчер или уполномоченное лицо выписывает водителю путевой лист. В течение дня водитель заправляет машину, на АЗС ему выдают чек. И уже в конце дня водитель сдает путевой лист в диспетчерскую (или в бухгалтерию). Отчет держателя топливной карты с приложенными к нему чеками АЗС в диспетчерскую (или в бухгалтерию) в сроки установленные организацией. Таким образом, по каждой машине (а соответственно, топливной карте) в течение месяца бухгалтерия собирает путевые листы и отчеты держателя топливной карты. Акт от поставщика и отчет о том, когда, сколько бензина, какой марки и по какой топливной карте было отпущено, приходит, как правило, в начале следующего месяца. Бухгалтер сравнивает информацию в путевых листах с данными отчета поставщика. В случае возникновения отклонений между отчетом держателя топливной карты и отчета поставщика необходимо составить акт сверки взаиморасчетов между организациями. Порядок учета отклонений рассмотрен ниже.

Особенностью документального оформления расчетов по топливным картам является то, что подотчетным лицом не составляется авансовый отчет, так как при получении бензина на АЗС по топливной карте деньги через подотчетное лицо не проходят.

Напомним, что авансовый отчет применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы (Постановление Госкомстата Российской Федерации от 1 августа 2001 года №55 «Об утверждении унифицированной формы первичной документации №АО-1 «Авансовый отчет» )

В ответ на Ваш первый вопрос о месте хранения первичных документов сообщаем, что наиболее общие вопросы хранения документов бухгалтерского учета изложены в статье 17 Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 21 ноября 1996 года №129-ФЗ.

Напомним, что ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации. Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Порядок хранения документов в организации подробно изложен в разделе 6 Положения о документах и документообороте, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 года №105. Так, пункт 6.2 этого документа гласит, что первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до их передачи в архив предприятия, учреждения должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Лицо, уполномоченное отвечать за хранение, целесообразно назначить специальным приказом или распоряжением.

Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и сопровождаются справкой для архива.

Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены.

Сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, их оформление и передача в архив обеспечиваются главным бухгалтером предприятия, учреждения.

Выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов из бухгалтерии и из архива предприятия, учреждения работникам других структурных подразделений предприятия, учреждения, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению главного бухгалтера.

Для того, чтобы ответить на Ваш второй вопрос рассмотрим схему корреспонденции счетов и порядок документального оформления расхода топлива в организации

*В течение месяца при фактической выборке бензина на АЗС по топливной карте организация на основании отчета держателя топливной карты отражает в бухгалтерском учете получение топлива (заправку бензина из резервуаров поставщика в топливный бак автомобиля).

Данная запись производится на основании представляемого в установленные организацией сроки отчета держателя топливной карты и подтверждающих документов, выданных электронным терминалом при заправке бензина (на основании чеков АЗС). В конце месяца данные отчета держателя топливной карты сверяются с данными акта поставщика о фактическом отпуске бензина по топливной карте.

Хотим обратить Ваше внимание, что отчет держателя топливной карты не содержится в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Поэтому форму такого отчета организация должна разработать самостоятельно с учетом требований пункта 2 статьи 9 Федерального закона от 21ноября 1996 года №129-ФЗ «О бухгалтерском учете» к наличию обязательных реквизитов.

**Первичный документ принимается к учету, если он составлен по соответствующей форме, утвержденной Постановлением Госкомстата от 28 ноября 1997 года №78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте».

В ответ на Ваш третий вопрос о порядке учета расхождений между отчетами держателя топливной карты и отчета поставщика сообщаем следующее:

В случае возникновения отклонений между отчетом держателя топливной карты и отчета поставщика необходимо составить акт сверки взаиморасчетов между Вашими организациями. В результате проводимой сверки может быть выявлено, что отклонения возникли:

1) по вине поставщика, тогда необходимо будет скорректировать счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»;

2) по вине держателя топливной карты (водителя), который отразил в отчете не все чеки АЗС. В случае, если первичные документы (чеки АЗС) были утеряны водителем, тогда организация вправе потребовать от водителя, возмещения стоимости бензина.

Окончание примера.

Более подробно с вопросами, касающимися ведения учета горюче-смазочных материалов, способами поступления горюче-смазочных материалов, методами формирования фактической стоимости, приобретением и списанием горюче-смазочных материалов в производство, Вы можете ознакомиться в книге авторов ЗАО «BKR-Интерком-Аудит» «Судебный порядок рассмотрения трудовых дел. Правовое регулирование. Практика. Документы»

Данный материал подготовлен группой консультантов-методологов ЗАО «BKR-Интерком-Аудит»

Источник : РОСЭК