Механизм выплаты заработной платы с использованием пластиковых карт

Итак, организация принимает решение об использовании при выплате заработной платы своим сотрудникам лицевых карточных счетов. Для этого организации необходимо заключить договор с банком-эмитентом, который выпускает в обращение такие карты. Причем, организация имеет право перечислять заработную плату на карты, как российских, так и международных платежных систем, которыми можно воспользоваться за пределами Российской Федерации. Какой из платежных систем воспользоваться, организация решает самостоятельно. От этого будет зависеть стоимость годового обслуживания, которую банк указывает в договоре. Также в договоре должна быть указана сумма вознаграждения (комиссии), которую будет взимать банк при перечислении денежных средств на карты.

Чтобы банк открыл сотрудникам организации карточные счета и выдал пластиковые карты, юридическое лицо должно предоставить банку все необходимые документы. Их перечень устанавливает банк, причем количество документов зависит еще и от того, имеет ли организация расчетный счет в данном банке или нет. Ведь у организации может быть открыт расчетный счет в банке, который не готов оказывать юридическому лицу такие услуги, в этом случае придется воспользоваться услугами другого банка. Если же у организации открыт расчетный счет в том банке, который будет выдавать и обслуживать карточки сотрудников, то, как правило, требуется представить следующие документы:

• список сотрудников организации (на электронном носителе и в бумажном виде, заверенный печатью и подписями ответственных лиц);
• заявление от каждого сотрудника, заверенное руководителем организации;
• ксерокопии паспортов сотрудников (необходимы при выдаче пластиковых карт международных платежных систем);
• сведения о тех лицах организации, которым доверено решать вопросы, связанные с использованием карт.

После заключения договора, банк на имя каждого сотрудника организации (по предоставленному списку) открывает карточный счет, на который и будут зачисляться деньги. Движение по карточному счету сотрудника будет осуществляться с помощью пластиковой карты. Пластиковая карта выдается персонально каждому сотруднику в одном экземпляре. На лицевой стороне карты должны быть указаны фамилия и имя владельца карты, а на магнитной ленте записан его личный идентификационный номер (так называемый ПИН-код).

Администрация организации обязана довести до сведения своих сотрудников следующую информацию:

• правила пользования пластиковыми картами;
• сроки действия пластиковых карт;
• виды операций, которые может проводить держатель карты;
• порядок решения вопросов с банком, в случае, если, по мнению держателя карты, банк неправильно учитывает операции по его лицевому счету;
• номера телефонов и адрес банка, который обслуживает данную карту. В случае утери карты (либо ее кражи) держатель обязан сразу же уведомить об этом обслуживающий банк, чтобы последний имел возможность прекратить движение по лицевому счету данного сотрудника.

Процесс выплаты заработной платы также зависит от того, имеет ли организация в данном банке расчетный счет или нет. Если у организации есть расчетный счет в данном банке, то деньги непосредственно с него перечисляются на карточные счета сотрудников. Если же у организации нет расчетного счета в данной кредитной организации, то организация перечисляет денежные средства на личные банковские счета сотрудников, открытые в этом банке.

Организация перечисляет банку сумму, необходимую для выплаты заработной платы всем сотрудникам, одним платежным поручением. В банк в согласованные сроки должна быть передана специальная ведомость, в которой должны быть указаны табельные номера, фамилии, имена, отчества сотрудников и суммы заработной платы, подлежащие выдаче.

Банк зачисляет деньги на карточные счета сотрудников только на следующий день после того, как от организации поступило платежное поручение. При этом обязательства организации-работодателя по выплате заработной платы сотрудникам считаются погашенными в тот момент, когда банк списал деньги со счета организации. На дату списания, которая указана в выписке банка, бухгалтер организации должен сделать проводку по дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и кредиту счета 51 «Расчетный счет». После списания денежных средств со счета организации банк представляет выписки с карточного счета каждого сотрудника. Обычно такие выписки предоставляются до 5-го числа месяца, следующего за месяцем, за который выплачена заработная плата.

Обратите внимание!

Организация самостоятельно не может заблокировать карту сотрудника. В случае увольнения работника организация направляет в обслуживающий банк уведомление, о том, что данный сотрудник уволен. При желании держатель карты может продолжить пользоваться картой, однако расходы по ее обслуживанию он будет нести сам.

Составляя договор на обслуживание пластиковых карт, банк предусматривает сумму, которую ему должна заплатить данная организация за открытие лицевых счетов и их обслуживание. Каким образом организация должна учесть такие расходы?

БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ РАСХОДОВ ПО ОПЛАТЕ БАНКОВСКИХ УСЛУГ

В целях бухгалтерского учета расходы организации по оплате услуг банка в соответствии с пунктом 11 ПБУ 10/99 «Расходы организации», утвержденным Приказом Минфина Российской Федерации от 6 мая 1999 года №33н «Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99», относятся к операционным расходам, и подлежат отражению на счете 91 «Прочие доходы и расходы». Таким образом, в день, когда организация перечислит банку денежные средства за открытие карточных счетов сотрудникам, бухгалтер организации должен будет в учете сделать проводку:

В этом случае использование счета 91 «Прочие доходы и расходы» неправомерно, так как аванс нельзя признать расходом.

Затем сумма предоплаты равными долями ежемесячно засчитывается в счет погашения задолженности перед банком за оказанные услуги. Это оформляется в бухгалтерском учете следующими проводками:

Пример.

ООО «Меридиан» заключило договор с банком на перечисление заработной платы сотрудников на карточные счета. В соответствии с условиями договора ООО «Меридиан» в феврале выплатило банку 2 500 рублей за открытие карточных счетов сотрудникам и выдачу пластиковых карт и 10 000 рублей за годовое обслуживание этих счетов.

В учете организации данные хозяйственные операции будут отражены следующим образом:

НАЛОГОВЫЙ УЧЕТ РАСХОДОВ ПО ОПЛАТЕ БАНКОВСКИХ УСЛУГ

Согласно главе 25 «Налог на прибыль организаций» НК РФ организация может учитывать данные расходы либо в составе прочих расходов (подпункт 25 пункта 1 статьи 264 НК РФ):

«расходы на почтовые, телефонные, телеграфные и другие подобные услуги, расходы на оплату услуг связи, вычислительных центров и банков, включая расходы на услуги факсимильной и спутниковой связи, электронной почты, а также информационных систем (СВИФТ, Интернет и иные аналогичные системы)».

либо в составе внереализационных расходов (подпункт 15 пункта 1 статьи 265 НК РФ):

«расходы на услуги банков, в том числе связанные с установкой и эксплуатацией электронных систем документооборота между банком и клиентами, в том числе систем «клиент – банк».

Приемлемыми считаются оба варианта, поясним, почему.

Согласно пункту 13 раздела 5.4 Методических рекомендаций по применению главы 25 «Налог на прибыль организаций» НК РФ, утвержденных Приказом МНС Российской Федерации от 20 декабря 2002 года №БГ-3-02/729 «Об утверждении Методических рекомендаций по применению главы 25 «Налог на прибыль организаций» части второй Налоговый кодекс Российской Федерации», услуги банков включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией в том случае, если они непосредственно связаны с производством и реализацией товаров (работ, услуг). В остальных случаях данные расходы должны быть отражены в составе внереализационных расходов.

Связана ли плата банку за открытие и обслуживание счетов с производством и реализацией? Да, связана. Ведь сами расходы организации по выплате зарплаты учитываются для целей налогообложения в составе затрат, связанных с производством и реализацией 253 НК РФ. Следовательно, плата за услуги банка по открытию и обслуживанию счетов для перечисления зарплаты сотрудникам тоже включается в состав расходов, связанных с производством и реализацией товаров (работ, услуг), то есть в состав прочих расходов. При этом указанные расходы должны быть документально подтверждены (пункт 1 статьи 252 НК РФ).

Если организация оплачивает услуги банка авансом, то независимо от метода учета доходов и расходов, авансовые платежи за оплату услуг банка нельзя полностью включать в состав расходов, учитываемых для целей налогообложения прибыли, в том периоде, когда был осуществлен авансовый платеж. Этот платеж будет равномерно включаться в расходы организации ежемесячно в течение всего срока, за который перечислена оплата.

Это объясняется тем, что для целей налогообложения расходы признаются только после того, как услуги фактически оказаны.

Организации, работающие по методу начисления, в этом случае должны руководствоваться пунктом 1 статьи 272 НК РФ:

«Расходы, принимаемые для целей налогообложения с учетом положений настоящей главы, признаются таковыми в том отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и (или) иной формы их оплаты и определяются с учетом положений статей 318 - 320 настоящего Кодекса.

Расходы признаются в том отчетном (налоговом) периоде, в котором эти расходы возникают исходя из условий сделок.

В случае, если условиями договора предусмотрено получение доходов в течение более чем одного отчетного периода и не предусмотрена поэтапная сдача товаров (работ, услуг), расходы распределяются налогоплательщиком самостоятельно с учетом принципа равномерности признания доходов и расходов.

Расходы налогоплательщика, которые не могут быть непосредственно отнесены на затраты по конкретному виду деятельности, распределяются пропорционально доле соответствующего дохода в суммарном объеме всех доходов налогоплательщика».

Организации, работающие по кассовому методу, в этом случае должны руководствоваться пунктом 3 статьи 273 НК РФ:

«Расходами налогоплательщиков признаются затраты после их фактической оплаты. В целях настоящей главы оплатой товара (работ, услуг и (или) имущественных прав) признается прекращение встречного обязательства налогоплательщиком - приобретателем указанных товаров (работ, услуг) и имущественных прав перед продавцом, которое непосредственно связано с поставкой этих товаров (выполнением работ, оказанием услуг, передачей имущественных прав)».

Более подробно с вопросами, касающимися учета и налогообложения операций осуществляемых с использованием пластиковых карт, Вы можете познакомиться в книге ЗАО «BKR Интерком-Аудит» «Расчеты с использованием пластиковых карт».

Данный материал подготовлен группой консультантов-методологов ЗАО «BKR-Интерком-Аудит»

Источник : РОСЭК