Учет расходов по командировкам в некоммерческих организациях

Понятие служебной командировки

До 1 февраля 2002 года, то есть до введения нового ТК РФ, использовалось определение командировки, приведенное в Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 года №62 «О служебных командировках в пределах СССР» (далее Инструкция №62) (которая применяется в части, не противоречащей законодательству Российской Федерации). Согласно пункту 1 Инструкции №62 служебной командировкой признавалась поездка работника по распоряжению руководителя объединения, предприятия, учреждения, организации на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы.

После 1 февраля 2002 года (введения нового ТК РФ) действует определение, приведенное в статье 166 ТК РФ:

«служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы».

Значит, распоряжение о направлении в командировку может быть принято не только руководителем организации, но и физическим лицом, являющимся работодателем (статья 20 ТК РФ). Кроме того, в данном определении отсутствует признак направления для выполнения служебного задания в другую местность (в другой населенный пункт) и, следовательно, командировкой может рассматриваться направление работника по распоряжению работодателя для выполнения служебного поручения в пределах одного административного пункта, но вне места постоянной работы (местная командировка). Местом постоянной работы сотрудника считается подразделение, работа в котором обусловлена трудовым контрактом или приказом о приеме сотрудника на работу.

Характерным признаком командировки является также определенность срока. Выезжая на определенный срок в командировку, работник должен возвратиться к месту своей основной работы. Согласно пункту 4 Инструкции №62 срок командировки работников определяется руководителем предприятия, организации и не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути. Для специальных командировок работников, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, предельный срок командировки не должен превышать одного года.

В статье 167 ТК РФ оговорено, что при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой. К расходам, возмещаемым командированному работнику, относятся: расходы на проезд и наем жилого помещения; дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные); иные расходы, произведенные работником с разрешения или с ведома работодателя (статья 168 ТК РФ). Согласно статье 168 ТК РФ порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации (статья 8 ТК РФ). Однако размеры возмещения расходов не могут быть ниже размеров, установленных Правительством Российской Федерации для организаций, финансируемых из федерального бюджета. Нормы возмещения командировочных расходов утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 2 октября 2002 года №729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета» (далее Постановление №729) и вступают в силу с 1 января 2003 года. До 1 января 2003 года применялись нормы возмещения, введенные с 1 января 2002 года Приказом Минфина Российской Федерации от 6 июля 2001 года №49н «Об изменении норм возмещения командировочных расходов на территории Российской Федерации».

Ряд статей ТК РФ содержит ограничения, связанные с направлением в командировку некоторых категорий работников. Согласно статье 259 ТК РФ, как и прежде, запрещается направление в служебные командировки беременных женщин. В то же время женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет, могут быть направлены в служебные командировки с их письменного согласия и при условии, что это не запрещено им медицинскими рекомендациями.

Аналогичные гарантии предоставляются работникам, имеющим детей-инвалидов или инвалидов с детства до достижения ими возраста восемнадцати лет, а также работникам, осуществляющим уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением. Гарантии и льготы, предоставляемые женщинам в связи с материнством, распространяются на отцов, воспитывающих детей без матери, а также на опекунов (попечителей) несовершеннолетних (статья 264 ТК РФ).

Обратите внимание!

Служебная командировка – понятие трудового законодательства, поэтому оно применимо только к работникам, состоящим с организацией в трудовых правоотношениях на основании трудового договора.

Физическое лицо, не состоящее в штате предприятия, не может быть направлено в служебную командировку, и, следовательно, ему не могут быть выплачены суммы на командировочные расходы.

Если физическое лицо, не состоящее в штате организации, выполняет для этого предприятия какие-либо работы (оказывает услуги), в том числе связанные с поездкой в другую местность, то между предприятием и этим физическим лицом должен быть заключен гражданско-правовой договор на выполнение этих работ.

Условиями договора может быть предусмотрено возмещение физическому лицу фактически произведенных затрат, связанных с выполнением работ по договору, в том числе затрат, связанных с поездкой в другую местность.

При этом указанные суммы возмещения фактически произведенных затрат нельзя рассматривать в качестве командировочных расходов. Эти суммы являются частью вознаграждения за работы, выполненные по гражданско-правовому договору, включаются в совокупный облагаемый доход указанного физического лица и подлежат налогообложению НДФЛ у источника выплаты.

В то же время физическое лицо при наличии соответствующих оправдательных документов имеет право уменьшить свой совокупный налогооблагаемый доход на сумму фактически понесенных им затрат, связанных с поездками в другую местность.

Если в судебном порядке установлено, что договором гражданско-правового характера фактически регулируются трудовые отношения между работником и работодателем, то согласно статье 11 ТК РФ к таким отношениям применяются положения трудового законодательства.

Бухгалтерский учет расходов на командировки

Источники списания командировочных расходов

Порядок признания в бухгалтерском учете расходов регулируется пунктами 7, 9, 12 и 16 ПБУ10/99. Расходы по командировкам признаются затратами, связанными с управлением производством, и формируют расходы по обычным видам деятельности.

При отражении в бухгалтерском учете командировочных расходов работников организации исходят из цели и задач, стоящих перед юридическими лицами.

В соответствии с правилами бухгалтерского учета командировочные расходы в зависимости от их назначения можно списывать за счет следующих средств организации:

• себестоимости оказываемых услуг (продукции, работ), если они были связаны с текущей деятельностью организации;
• первоначальной стоимости приобретенных товарно-материальных ценностей, если командировка была связана с их приобретением, в том числе и с приобретением ценных бумаг, основных средств и тому подобное;
• капитальных вложений при условии, что командировочные расходы связаны с осуществлением инвестиционной деятельности или строительством. При этом командировочные расходы сотрудников отдела капитального строительства предприятия относятся на счет увеличения суммы капитальных вложений;
• если командировка связана с открытием нового производства, новых направлений работы, продвижением на рынок новых видов услуг, товаров, продукции и тому подобного, то затраты по ней относятся на расходы будущих периодов с последующим равномерным списанием на счета учета затрат;
• прочих расходов, отражаемых на финансовых результатах;
• прибыли, остающейся в распоряжении организации, при их назначении на другие цели, в частности, непроизводственные;
• целевых источников финансирования, если командировочные расходы используются и в этих целях.

Расчеты с подотчетными лицами

Организация имеет право выдавать наличные деньги под отчет (в том числе и на командировочные расходы) согласно пункту 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации.

Для обобщения информации о расчетах по подотчетным суммам согласно Плану счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденному Приказом Минфина Российской Федерации от 31 октября 2000 года №94н «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению», используется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц организации или сумму задолженности невозмещенного перерасхода. По дебету этого счета записываются суммы возмещенного перерасхода и выданные под отчет денежные средства по расходным кассовым ордерам, а по кредиту - использованные суммы на основании утвержденных авансовых отчетов.

Факт обоснованной выдачи наличных денег подотчетному лицу сопровождается бухгалтерской записью:

Дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Кредит 50 «Касса».

Расходы, оплачиваемые из подотчетных сумм, списывают согласно утвержденному авансовому отчету и предъявленным документам следующим образом:

Дебет 86 «Целевое финансирование»

Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами»- отражены соответствующие расходы.

Возврат остатка неиспользованных сумм в кассу оформляют записью:

Дебет 50 «Касса»

Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Аналитический учет по данному счету ведут по каждой авансовой выдаче.

Расчет суточных

Суточные выплачиваются командированному работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути (пункт 14 Инструкции №62).

Согласно пункту 4 Инструкции №62 срок командировки работников определяется руководителем предприятия, организации и не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути. Для специальных командировок работников, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, предельный срок командировки не должен превышать одного года. Более длительные сроки командировок могут устанавливаться руководителями министерств и ведомств.

При расчете суточных следует учитывать, что днем отъезда считается день отправления соответствующего транспортного средства (самолета, поезда и тому подобное) из места постоянной работы командированного, а днем приезда - день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее - последующие сутки. Если станция (аэропорт, пристань) находится за чертой населенного пункта, то учитывается время, необходимое для проезда до станции (аэропорта, пристани) (пункт 7 Инструкции №62).

Пример 1.

Работник выезжает в служебную командировку на поезде. Железнодорожный вокзал находится в черте города. Время отправления поезда - 20 ноября, 23 часа 59 минут. В данном случае первым днем командировки будет считаться 20 ноября.

Пример 2.

Предположим, что время отправления поезда - 21 ноября, 0 часов 3 минуты.

В этом случае первым днем командировки будет считаться 21 ноября.

Пример 3.

Работник вылетает в служебную командировку на самолете. Аэропорт находится в 30 минутах езды от города. Время вылета самолета - 21 ноября, 0 часов 40 минут.

В авиабилете указано, что регистрация пассажиров заканчивается за 40 минут до вылета самолета. Таким образом, чтобы успеть на регистрацию, работник должен выехать из города 20 ноября не позднее 23 часов 30 минут.

В этом случае первым днем командировки следует считать 20 ноября.

Аналогичные правила применяются для определения последнего дня командировки (пункт 7 Инструкции № 62).

Обратите внимание!

В соответствии с пунктом 15 Инструкции № 62 при направлении работника в командировку в местность, откуда он каждый день может возвращаться к месту своего постоянного места жительства, суточные этому работнику не выплачиваются. Если руководство предприятия принимает решение о выплате суточных, то эти суммы учитываются для целей налогообложения как сверхнормативные.

Налогообложение расходов на командировки

Налог на доходы физических лиц

При налогообложении доходов физических лиц следует руководствоваться порядком, изложенным в главе 23 «Налог на доходы физических лиц» части второй НК РФ.

Перечень командировочных расходов, не включаемых в доход работника, приведен в пункте 3 статьи 217 НК РФ:

- суточные, выплачиваемые в пределах норм, установленных в соответствии с действующим законодательством (Постановление №729), и фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы:

• расходы на проезд до места назначения и обратно;
• сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы;
• расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа;
• расходы по найму жилого помещения;
• расходы по оплате услуг связи;
• расходы по получению и регистрации служебного заграничного паспорта, получению виз;
• расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

При непредставлении документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в пределах норм, установленных в соответствии с действующим законодательством.

В настоящее время в соответствии с Постановлением №729 такие расходы возмещаются в размере 12 рублей в сутки.

Суточные, превышающие законодательно установленную норму, включаются в доход работника, подлежащий обложению налогом на доходы физических лиц в соответствии со статьей 224 НК РФ по налоговой ставке 13%. Организация обязана удержать исчисленную сумму налога на доходы физических лиц непосредственно из доходов работника при их фактической выплате. Удержание начисленной суммы налога производится организацией за счет любых денежных средств, выплачиваемых работнику (пункт 4 статьи 226 НК РФ).

Единый социальный налог

При обложении ЕСН следует руководствоваться порядком, установленным главой 24 «Единый социальный налог» части второй НК РФ.

В соответствии с подпунктом 2 пункта 1 статьи 238 НК РФ не подлежат налогообложению оплаченные налогоплательщиком расходы на командировки работников:

- суточные, выплачиваемые в пределах норм, установленных в соответствии с действующим законодательством (Постановление №729), и фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы:

• расходы на проезд до места назначения и обратно;
• сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы;
• расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа;
• расходы по найму жилого помещения;
• расходы по оплате услуг связи;
• расходы по получению и регистрации служебного заграничного паспорта, получению виз;
• расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

При непредставлении документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации. В настоящее время (с 1 января 2003 года) в соответствии с Постановлением № 729 такие расходы возмещаются в размере 12 рублей в сутки.

Аналогичный порядок налогообложения применяется к выплатам, производимым физическим лицам, находящимся во властном или административном подчинении организации, а также членам совета директоров или любого аналогичного органа компании, прибывающим для участия в заседании совета директоров, правления или другого аналогичного органа этой компании.

Учитывая, что суммы суточных, выплаченные сверх установленных норм, и иные расходы по командировкам, возмещенные с нарушением предусмотренного НК РФ порядка, не могут быть учтены в составе расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль у плательщика, они не должны признаваться объектом обложения ЕСН (пункт 3 статьи 236 НК РФ). При этом необходимо учитывать, что положения пункта 3 статьи 236 НК РФ не распространяются на организации, не имеющие облагаемых в соответствии с главой 25 НК РФ доходов - бюджетные учреждения, некоммерческие организации и другие, в части расходов за счет целевого финансирования.

Таким образом в общественных объединениях, не ведущих предпринимательской деятельности, сумма командировочных расходов, превышающая законодательно установленные нормативы, является объектом налогообложения по ЕСН.

Обращаем Ваше внимание на то, что в случае, если у общественного объединения есть коммерческая и некоммерческая деятельность, то необходимо организовать раздельный учет выплат, осуществляемых за счет коммерческой и некоммерческой деятельности, и, соответственно, определять обязанность по уплате ЕСН с указанных сумм.

Также с сумм указанных компенсационных выплат организация не начисляет страховые взносы на обязательное пенсионное страхование, поскольку в соответствии с пунктом 2 статьи 10 Федерального закона от 15 декабря 2001 года №167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации» объектом обложения страховыми взносами является объект обложения ЕСН, установленный в главе 24 «Единый социальный налог» НК РФ.

Взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

С суточных, выплачиваемых сверх установленных Постановлением №729 норм, начисляются и уплачиваются страховые взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний по установленным страховым тарифам (пункт 1 статьи 5 Федерального закона от 24 июля 1998 года №125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний», пункты 3, 4 Правил начисления, учета и расходования средств на осуществление обязательного социального страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 2 марта 2000 года №184 «Об утверждении Правил начисления, учета и расходования средств на осуществление обязательного социального страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»). Для определения исключений из этого правила необходимо пользоваться Перечнем выплат, на которые не начисляются страховые взносы в Фонд социального страхования Российской Федерации, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 7 июля 1999 года №765 «О Перечне выплат, на которые не начисляются страховые взносы в Фонд социального страхования Российской Федерации».

Для целей исчисления взносов на страхование от несчастных случаев он продолжает действовать, поскольку решения об его отмене не было, а порядок уплаты данных взносов, к сожалению, НК РФ в настоящее время не регулирует. Пунктом 10 Перечня выплат, на которые не начисляются страховые взносы в Фонд социального страхования Российской Федерации, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 7 июля 1999 года №765 «О Перечне выплат, на которые не начисляются страховые взносы в Фонд социального страхования Российской Федерации» определено, что с суммы суточных не начисляются страховые взносы, если они выплачены в пределах норм, установленных законодательством Российской Федерации.

Таким образом, сверхнормативные суточные должны облагаться взносом на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

Более подробно с вопросами учета и налогообложения некоммерческих организаций, Вы можете познакомиться в книге ЗАО «BKR Интерком-Аудит» «Некоммерческие организации».

Данный материал подготовлен группой консультантов-методологов ЗАО «BKR-Интерком-Аудит»

Источник : РОСЭК