Командировочные расходы. Налог на добавленную стоимость

Многие бухгалтера, наверняка еще помнят те времена, когда НДС по расходам на командировки (расходам по проезду к месту служебной командировки и обратно, включая расходы на пользование в поездах постельными принадлежностями, а также расходам на наем жилого помещения) и представительским расходам, принимаемым к вычету при исчислении налога на прибыль организаций, можно было принять к вычету без особых хлопот. Причем получить вычет по налогу можно было даже при отсутствии документов, подтверждающих, что данные расходы были произведены. Для этого нужно было воспользоваться расчетной налоговой ставкой 16,67 процента и установленными нормами на указанные расходы.

Однако такой порядок в отношении вычетов по налогу на добавленную стоимость по командировочным и представительским расходам просуществовал лишь до вступления в силу Федерального закона от 29.05.2002 года №57-ФЗ «О внесении изменений и дополнений в часть вторую Налогового Кодекса Российской Федерации и в отдельные законодательные акты Российской Федерации» (то есть до 01.07.2002 года).

Указанный Федеральный закон ввел новую редакцию пункта 7 статьи 171 НК РФ, которая действует и сейчас*

* Вычетам подлежат суммы налога, уплаченные по расходам на командировки (расходам по проезду к месту служебной командировки и обратно, включая расходы на пользование в поездах постельными принадлежностями, а также расходам на наем жилого помещения) и представительским расходам, принимаемым к вычету при исчислении налога на прибыль организаций.

В случае, если в соответствии с главой 25 настоящего Кодекса расходы принимаются для целей налогообложения по нормативам, суммы налога по таким расходам подлежат вычету в размере, соответствующем указанным нормам.*

Как видим, законодатель и в новой редакции Налогового Кодекса РФ также предусмотрел вычеты по таким видам расходов, однако, изменил порядок их предоставления, который был достаточно подробно прописан налоговиками в Приказе МНС РФ от 20.12.2000 года №БГ-3-03/447 «Об утверждении методических рекомендаций по применению главы 21 «Налог на добавленную стоимость» Налогового Кодекса РФ».

Фактически текст Методических рекомендаций устанавливал жесткое требование при применении вычетов по налогу: получить вычет можно только в том случае, если у налогоплательщика на руках имеется не только кассовый чек с выделенной в нем суммой налога, но и надлежащим образом оформленный счет-фактура. Распространялось данное правило на товары (работы, услуги) приобретенные за наличный расчет, а также и на командировочные расходы, в частности на услуги гостиниц, оплаченных за наличный расчет, проездные документы.

По словам авторов методических рекомендаций, для того чтобы принять к вычету суммы НДС по расходам на проезд к месту командировки и обратно, сумма налога должна быть выделена в проездном документе (билете). Если конечно пункты отправления и назначения находятся на территории Российской Федерации. Такое требование «налоговики» и закрепили в своих методических рекомендациях.

Если в стоимость проезда включена стоимость постельных принадлежностей, то сумму НДС по таким расходам также можно было возместить, но только при условии, что сумма налога выделена в проездном документе отдельной строкой. Если же постельное белье оплачивалось отдельно, то для вычета НДС обязательно наличие счета-фактуры.

Конечно, же, все эти счета-фактуры должны быть подкреплены платежными документами (кассовыми чеками, бланками строгой отчетности), подтверждающими фактическую уплату сумм НДС, указанных в счетах-фактурах.

И хотя многие налогоплательщики были не согласны с подобной трактовкой Налогового Кодекса, они были просто вынуждены отказываться от возможности применить вычет по налогу.

Нужно отметить, что подобные «вольности» в отношении трактовки положений основного налогового документа, скажем, были не совсем законны, ведь требование Налогового Кодекса в части вычетов несколько иные. Пункт 1 статьи 172 НК КР прямо предусматривает, что*

* Налоговые вычеты, предусмотренные статьей 171 настоящего Кодекса, производятся на основании счетов - фактур, выставленных продавцами при приобретении налогоплательщиком товаров (работ, услуг), документов, подтверждающих фактическую уплату сумм налога, документов, подтверждающих уплату сумм налога, удержанного налоговыми агентами, либо на основании иных документов в случаях, предусмотренных пунктами 3, 6 - 8 статьи 171 настоящего Кодекса.*

Напомним читателю, что в пункте 7 статьи 171 НК РФ как раз и говорится о вычете НДС по расходам на наем жилого помещения. Налицо явное противоречие, Кодекс позволяет производить вычет на основании, например, счета гостиницы, а методические рекомендации – нет. Налицо нарушение прав налогоплательщиков, и требования «налоговиков» в отношении счетов-фактур по гостиничным услугам для применения вычета по НДС, неправомерно.

Такая же ситуация складывалась и в отношении проездных документов, так как перевозчики упорно не желали выделять сумму НДС.

Однако «налоговики» признали свою неправоту и Приказом МНС России от 26.12.2003 года №БГ-3-03/721. В Методические рекомендации по Налогу на добавленную стоимость были внесены изменения по вопросу применения вычетов при командировках, в соответствии с которыми при отсутствии счета-фактуры основанием для вычетов могут являться бланки строгой отчетности с выделенной суммой НДС.

На сегодняшний день пункт 42 Методических рекомендаций по НДС выглядит следующим образом*

* При применении статьи  168 Кодекса в целях подтверждения права на налоговые вычеты по товарам (работам, услугам), приобретенным за наличный расчет, налогоплательщик кроме кассового чека или иного документа установленной формы, подтверждающих фактическую уплату суммы налога должен иметь счет-фактуру на эти товары (работы, услуги), оформленный в установленном порядке.

При оплате за наличный расчет подотчетными лицами услуг гостиниц (относящихся к расходам на наем жилого помещения) в период служебной командировки, услуг по перевозке работника к месту служебной командировки и обратно, включая услуги по предоставлению в пользование в поездах постельными принадлежностями, основанием для вычета суммы налога, уплаченной по таким услугам, является бланк строгой отчетности с выделенной в нем отдельной строкой суммой налога или при отсутствии бланка строгой отчетности - счет-фактура и документы, подтверждающие фактическую уплату суммы налога (в том числе кассовые чеки с выделенной в них отдельной строкой суммой налога).

Основанием для вычета сумм налога, уплаченных за услуги по проезду к месту служебной командировки и обратно, включая услуги на пользование в поездах постельными принадлежностями при приобретении за наличный расчет подотчетными лицами проездных документов (билетов) к месту служебной командировки и обратно (пункт отправления и назначения которых находятся на территории Российской Федерации), является сумма налога, выделенная в проездном документе (билете).

В стоимость проезда, оформленного проездным документом (билетом), может быть, в том числе, включена стоимость комплекта постельного белья, предусмотренная Правилами оказания услуг по перевозке пассажиров, а также грузов, багажа и грузобагажа для личных (бытовых) нужд на федеральном железнодорожном транспорте, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 11.03.1999 №277. В этом случае основанием для вычета суммы налога, уплаченной при приобретении проездного документа (билета), также является выделенная в проездном документе (билете) сумма налога отдельной строкой.

В бланках строгой отчетности, подтверждающих фактическую уплату суммы налога по услугам гостиниц, по услугам по пользованию в поездах постельными принадлежностями (не включенными в стоимость проездного документа), в проездном документе (билете), выделение отдельной строкой соответствующей суммы налога является обязательным условием для обоснования права на вычет.*

Таким образом, можно отметить, что главное противоречие между Методическими рекомендациями и основным налоговым документом, на сегодняшний день устранено.

Для справки: в июне 2003 года правомерность возмещения НДС по командировочным расходам на основании «иных документов» подтвердилась Постановлением ФАС Центрального округа от 17.06.2003 года №А48-306/03-19.

Напомним: приказом Министерства финансов РФ от 13 декабря 1993 года №121 утверждены формы документов строгой отчетности, которые могут использовать гостиничные хозяйства при расчетах с населением для учета наличных денежных средств. Обычно применяется счет гостиницы (формы 3-Г, 3-Гм). При наличии такого бланка строгой отчетности не требуется чек ККТ.

Обратите внимание!

Принятое Постановление Правительства РФ от 16.02.2004 года №84 внесло изменения в Постановление Правительства РФ от 02.12.2000 года №914. Согласно пункту 2 данного документа,

пункт 5 Постановления №914 дополнен абзацем следующего содержания:

«При приобретении услуг по найму жилых помещений в период служебной командировки работников и услуг по перевозке работников к месту служебной командировки и обратно, включая услуги по предоставлению в пользование в поездах постельных принадлежностей, заполненные в установленном порядке бланки строгой отчетности (или их копии) с выделенной отдельной строкой суммой налога на добавленную стоимость хранятся у покупателя в журнале учета полученных счетов-фактур»..

Что фактически приравняло бланк строгой отчетности и счет-фактуру в праве на вычет по НДС.

Обратите внимание!

В соответствии с абзацем 2 пункта 7 статьи 171 НК РФ в том случае, если в соответствии с главой 25 НК РФ «Налог на прибыль организаций» расходы принимаются для целей налогообложения по нормативам, суммы НДС по таким расходам подлежат вычету в размере, соответствующем указанным нормам. То есть НДС, уплаченный при осуществлении налогоплательщиком нормируемых расходов сверх норм, не подлежит принятию к налоговым вычетам по расчетам с бюджетом.

Анализ и исправление ошибок по НДС .

Рассмотрим на примере последствия типичной ошибки: НДС по командировочным расходам выделен расчетным путем и принят к вычету.

Пример.

10 октября 2003 года работник аппарата управления организации направлен в служебную командировку сроком на 5 дней. Из кассы командированному работнику выдано под отчет 11 000 рублей. По возвращении из командировки работник представил авансовый отчет на сумму 10 100 и оправдательные документы: счет гостиницы на сумму 4200 рублей, авиабилеты к месту командировки и обратно стоимостью 5400 рублей, а также суточные 500 рублей (в счете гостиницы сумма НДС не выделена отдельной строкой, счет-фактуру за услуги гостиница не выставила, в авиабилетах НДС отдельной строкой не выделен). Неиспользованный остаток выданной суммы возвращен подотчетным лицом в кассу организации. После утверждения авансового отчета сумма НДС была выделена из командировочных расходов расчетным путем и принята к вычету.

В бухгалтерском учете организации в октябре 2003 года были сделаны следующие записи:

Ошибка (конечно, если вы согласны с точкой зрения «налоговиков»)!

В результате неправомерного применения налогового вычета сумма НДС, подлежащая уплате в бюджет в октябре 2003 года, была занижена на 1600 рублей.

Предположим, что указанная ошибка была обнаружена в декабре 2003 года, налог и пени уплачены 10 декабря 2003 года.

Согласно статье 81 НК РФ при обнаружении налогоплательщиком в поданной им налоговой декларации не отражения или неполноты отражения сведений, а равно ошибок, приводящих к занижению суммы налога, подлежащей уплате, налогоплательщик обязан внести необходимые дополнения и изменения в налоговую декларацию. Чтобы избежать применения мер ответственности согласно статье 81 НК РФ, необходимо уплатить недостающую сумму налога и соответствующие ей пени до внесения соответствующих исправлений.

В данном случае организации следует:

1) внести изменения в декларацию по НДС за октябрь 2003 года;

2) внести исправления в соответствующие аналитические регистры налогового учета за октябрь, включив принятую к вычету сумму НДС в командировочные расходы;

3) рассчитать и уплатить в бюджет сумму пени.

Согласно статье 75 НК РФ пеня за каждый день просрочки определяется в процентах (1/300 ставки рефинансирования ЦБ РФ) от неуплаченной суммы налога. В данном примере количество дней просрочки - 20, ставка рефинансирования - 21%, сумма пени - 20 х 16% / 300 х 1600 = 17,07 рублей.

В бухгалтерском учете в декабре 2003 года следует сделать следующие записи:

Обратите внимание!

Если ошибка будет выявлена налоговым органом, то с организации, кроме неуплаченной суммы НДС и пени, может быть взыскан штраф в соответствии со статьями 120, 122 НК РФ. Помимо этого на должностных лиц организации может быть наложен административный штраф согласно статье 15.11 КоАП РФ.

Более подробно с вопросами выдачи и учета подотчетных сумм, учета и налогообложения командировочных и представительских расходов, Вы можете познакомиться в книге ЗАО «BKR Интерком-Аудит» «Подочет с точки зрения бухгалтерского и налогового учета. Представительские и командировочные расходы».

Данный материал подготовлен группой консультантов-методологов ЗАО «Интерком-Аудит»

Источник : РОСЭК