Унифицированная форма №АО-1, правила ее заполнения

По истечении установленного срока сотрудник организации, получивший денежные средства в подотчет, обязан предоставить в бухгалтерию авансовый отчет, по унифицированной форме №АО-1, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 1 августа 2001 года №55 с приложением всех оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы.

Форма №АО-1 «Авансовый отчет» предназначена для применения юридическими лицами всех форм собственности (кроме бюджетных учреждений), вводится в действие с 1 января 2002 года и применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы.

В отличие от ранее действующей формы авансового отчета новый бланк содержит реквизиты, предусматривающие отражение подотчетных сумм, как в рублях, так и в иностранной валюте.

Рассмотрим порядок заполнения данного документа на конкретном примере.

Пример.

Предположим, что менеджер коммерческого отдела ООО «Витязь» Иванова Г.Н. (табельный номер 31) 10.03.2005 года получила из кассы организации денежные средства на хозяйственные расходы (закупку картриджа) 3000 рублей.

11.03.2005 года Иванова Г.Н. приобрела картридж за 2 700 рублей, (НДС не облагается) и сдала в кассу остаток неиспользованной суммы в размере 300 рублей, по приходному кассовому ордеру №158 от 11.03.2005 года При покупке картриджа продавец розничного магазина выдал чек ККТ и товарный чек. Данные документы были приложены к авансовому отчету. Остатка по предыдущему авансу у Ивановой не было. Авансовый отчет №15 от 11.03.2005 года Иванова сдала вместе с оправдательными документами в бухгалтерию, подписал авансовый отчет главный бухгалтер Федорова М.Г. и утвердил руководитель организации Ивченко П.М.

На основании полученных документов бухгалтерия приняла картридж к учету.

Унифицированная форма №АО-1

Утверждена

Постановлением

Госкомстата России

от 01.08.2001 №55

  ?????????

  ? Код ?

  ?????????

  Форма по ОКУД ?0302001 ?

________ООО «ВИТЯЗЬ»__________________________ по ОКПО ? ?

 наименование организации ?????????

  УТВЕРЖДАЮ

 ??????????-?? Отчет в сумме ___Две тысячи______

 ?Номер?Дата ? ___семьсот________ руб. _00__ коп.

 АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ ??????????-?? Руководитель _____директор_______

 ? 15 11.03? должность

 ?????????-??? __________ ___Ивченко П.М._______

  подпись расшифровка подписи

  « 11» _марта___________ 2005 года

  ?????????????

  ? Код ?

  ?????????????
 коммерческий отдел ? 02 ?
Структурное подразделение ????????????????????????????????????????
Подотчетное лицо ____Иванова__Г.Н.___Табельный номер ? 31 ?
 фамилия, инициалы ?????????????
Профессия (должность) _менеджер____ Назначение аванса _хозрасходы
 
???????????????????????????????????? ?????????????????????????????
?Наименование показателя? Сумма, ? ? Бухгалтерская запись ?
? ?руб. коп. ? ? ?
??????????????????????????????????????????????????????????????????
? остаток ? - ? ? дебет ? кредит ?
?Предыдущий ?????????????????????? ?????????????????????????????
? аванс перерасход? - ? ?счет,?сумма, ?счет, ?сумма,?
? ? ? ?суб- ?руб. ?суб- ?руб. ?
? ? ? ?счет ?коп. ?счет ?коп. ?
? ? ? ? ? ? ? ?
???????????????????????????????????? ?????????????????????????????
?Получен аванс 1. из ?3.000,00 ? ? ? ? ? ?
?кассы 10.03.2005 ? ? ?10-9 2 700 ? 71 ? 2 700
???????????????????????????????????? ?-------?????????????????????
?1а. в валюте ? ? ? ? ? ? ? ?
?(справочно) ? ? ? ? ? ? ? ?
???????????????????????????????????? ?????????????????????????????
? 2. ? ? ? ? ? ? ?
???????????????????????????????????? ?????????????????????????????
? ? ? ? ? ? ? ?
???????????????????????????????????? ?????????????????????????????
?Итого получено ?3.000,00 ? ? ? ? ? ?
???????????????????????????????????? ?????????????????????????????
?Израсходовано ?2.700,00 ? ? ? ? ? ?
??????????????????????????????????????????????????????????????????
? Остаток ? 300,00 ? ? ? ? ? ?
? ????????????????????????????????????????????????????????????????
? Перерасход ? ? ? ? ? ? ?
???????????????????????????????????? ?????????????????????????????
 
Приложение _2__ документов на _2__ листах
 
Отчет проверен. К утверждению в сумме __Две тысячи семьсот________
  сумма прописью
руб. _00____ коп. (__2700_____ руб. _00___ коп.)
 
Главный бухгалтер _______________ _______Федорова М.Г.________
 подпись расшифровка подписи
Бухгалтер _______________ _______Федорова М.Г.________
 подпись расшифровка подписи
 
Остаток внесен ??????????? ??????
---------------- в сумме ? 300 ? руб. ? 00 ? коп. по кассовому
Перерасход выдан ??????????? ??????
ордеру №158_ от «11» _марта________ 2005 года
 
Бухгалтер (кассир) _______ ___ Федорова М.Г.____ «11»марта___ 2005 года
 подпись расшифровка подписи
 линия отреза
 
Расписка. Принят к проверке от Ивановой Г.Н._______ авансовый
 отчет №15 от «11» марта_______ 2005 года
 на сумму две тысячи семьсот руб. _00__ коп., количество документов
 прописью
 __2_____ на ___2_____ листах
 
 Бухгалтер __________ Федорова М.Г.___________ « 11» марта__ 2005 года
 подпись расшифровка подписи
 
Оборотная сторона формы №АО-1

Подотчетное лицо _________________ ____Иванова Г.Н.______________

                                                       подпись расшифровка подписи

Авансовый отчет - документ двусторонний. Заполняется данный документ и подотчетным лицом и бухгалтером организации. Составляется авансовый отчет в одном экземпляре, причем он может быть заполнен и на бумажном и на машинном носителе.

Подотчетное лицо на лицевой стороне указывает наименование организации, номер и дату авансового отчета, свою фамилию, инициалы, структурное подразделение, табельный номер (если есть), профессию (должность) и назначение аванса. Ниже, в левой части лицевой формы авансового отчета расположена таблица, в которой подотчетное лицо указывает сведения о предыдущем авансе, полученных в настоящее время денежных средствах, расходе и остатке.

Обратите внимание!
Нововведением в данной унифицированной форме является предусмотренная строка 1а. Она заполняется в том случае, если подотчетное лицо получило деньги в валюте, например, работник направляется в загранкомандировку. Сумма в этой строке указывается и в валюте и в рублях.

Кроме того, лицевая сторона авансового отчета содержит таблицу «Бухгалтерская запись», в которую бухгалтер записывает проводки (корреспондирующие счета и суммы). Далее проверяется целевое расходование средств, наличие и правильное оформление оправдательных документов и расчетов, ставится отметка бухгалтера о том, что отчет проверен. Отчет утверждается в соответствующей сумме (цифрами и прописью) и ставятся подписи и расшифровки подписей бухгалтера и главного бухгалтера, а также сумма остатка или перерасхода (если он имеет место) и реквизиты приходных или расходных документов, по которым деньги выдаются или вносятся в кассу.

В самом низу лицевой части авансового отчета появился так же новый раздел - расписка бухгалтера в том, что отчет принят к проверке со всеми прилагаемыми документами. В расписке указываются Ф.И.О. подотчетного лица, номер и дата авансового отчета, прописью сумма документально подтвержденных расходов, количество прилагаемых документов, а также количество листов в этих документах. После заполнения всего отчета бухгалтер отрывает расписку по линии отреза и отдает подотчетному лицу.

На оборотной стороне формы подотчетное лицо указывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККТ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы фактических затрат по ним. Если расходы произведены в валюте, кроме суммы в рублях указывается и сумма в валюте. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

Полностью проверенный отчет утверждается руководителем организации (или уполномоченным лицом), на лицевой стороне ставится его должность, дата и подпись с расшифровкой. После этого авансовый отчет принимается к учету.

Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

Списание подотчетных денежных сумм с подотчетного лица производится на основании данных утвержденного авансового отчета.

Обратите внимание!

Следующая выдача наличных денег подотчетному лицу может производиться только при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.

В том случае если у подотчетного лица на руках осталась сумма неиспользованных средств, повторная выдача другой подотчетной суммы не допускается. Подотчетное лицо обязано сумму неиспользованного аванса вернуть в кассу организации. Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается. На данное положение бухгалтеру необходимо обратить серьезное внимание, так как наша аудиторская практика показывает, что нередко в организациях выдаются подотчетные суммы без полного отчета подотчетного лица по ранее выданному авансу.

Более подробно с вопросами выдачи и учета подотчетных сумм, учета и налогообложения командировочных и представительских расходов, Вы можете познакомиться в книге ЗАО «BKR-Интерком-Аудит» «Подотчетные средства с точки зрения бухгалтерского и налогового учета. Представительские и командировочные расходы».

Данный материал подготовлен группой консультантов-методологов ЗАО «BKR-Интерком-Аудит»

???????? : ?????