Что такое «представительские расходы» организации?

В условиях современного предпринимательского рынка трудно представить себе организацию, которая существовала бы обособленно, не имея каких-либо связей с другими субъектами хозяйственной деятельности. Приобретая сырье, осуществляя процесс производства и реализации продукции, хозяйствующий субъект устанавливает определенные экономические связи. Занимаясь бизнесом, организация нередко проводит встречи и приемы представителей других организаций, в результате проведения которых заключает необходимые ему сделки. Однако организация таких встреч влечет за собой определенные затраты. Такие затраты, являясь по своей сути коммерческими, составляют, так называемые, представительские расходы.

Итак, представительские расходы - это расходы организации на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа организации, независимо от места проведения указанных мероприятий. К представительским расходам относятся расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации, участвующих в переговорах, транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно, буфетное обслуживание во время переговоров, оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий. (пункт 2 статьи 264 Налогового кодекса Российской Федерации (далее НК РФ)).

Нужно отметить, что на сегодняшний день, само понятие «представительских расходов», а также порядок отнесения их на затраты несколько изменился.

Напомним, что до 1 января 2002 года, понятие представительских расходов организаций регулировалось Приказом Минфина РФ от 15 марта 2000 года №26н «О нормах и нормативах на представительские расходы, расходы на рекламу и на подготовку и переподготовку кадров на договорной основе с учебными заведениями, регулирующих размер отнесения этих расходов на себестоимость продукции (работ, услуг) для целей налогообложения, и порядке их применения». Данный документ применялся в целях бухгалтерского учета и налогообложения. Однако с 1 января 2002 года данный Приказ утратил силу, в связи с вступлением в действие Главы 25 «Налог на прибыль организаций» НК РФ.

Поэтому, начиная с 1 января 2002 года при определении налогооблагаемой базы по налогу на прибыль, организации должны применять порядок учета представительских расходов, установленный НК РФ.

Налоговое законодательство относит представительские расходы к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. Данному виду расходов посвящена статья 264 НК РФ, а представительским расходам пункт второй данной статьи.

Если сравнить определение представительских расходов, данное Приказом Минфина от 15 марта 2000 года №26н и определение, данное НК РФ, то можно увидеть, что редакция Кодекса содержит несколько существенных отличий.

Во-первых, Налоговым Кодексом установлено, что к представительским расходам относятся расходы не только связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, но и официальных лиц самого налогоплательщика, участвующего в переговорах.

Во-вторых, Налоговый Кодекс исключил из состава представительских расходов затраты, связанные с посещением культурно-зрелищных мероприятий. В пункте 2 статьи 264 НК РФ прямо указано, что к представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

В третьих, Налоговый Кодекс дает уточнение, что представительские расходы являются таковыми независимо от места проведения указанных мероприятий. Как показывает арбитражная практика, до 1 января 2002 года налоговые органы не всегда принимали расходы, отнесенные налогоплательщиком на себестоимость продукции в качестве представительских расходов, если официальная встреча проводилась не в месте фактического нахождения принимающей стороны, а на «нейтральной» территории. В такой ситуации, налогоплательщик был вынужден отстаивать свою правоту в судебном порядке, неся при этом материальные и моральные издержки. Думается, что новое определение состава представительских расходов исключит такие моменты.

Однако, нужно сказать, что редакция пункта 2 статьи 264 НК РФ не идеальна. Это касается транспортного обслуживания участников встречи. Что имел в виду законодатель под данными расходами, остается тайной: транспортное обслуживание в пределах одного населенного пункта, или что-то другое? А если участник переговоров – иностранец и прибывает из-за рубежа, на самолете, специально направленном налогоплательщиком, то это, наверное, транспортное обслуживание? Поэтому, видимо, в дальнейшем у налогоплательщиков будут возникать вопросы, касающиеся этого вида затрат.

Анализируя статью 264 НК РФ нужно отметить, что перечень представительских расходов, установленный данной статьей является закрытым и расширению не подлежит. Поэтому, хочется дать бухгалтерам совет, при отнесении каких либо расходов в состав представительских, тщательно проанализируйте их, дайте им правильную оценку, чтобы налоговые органы в данном вопросе не имели к вашей организации претензий.

Обратите внимание!

В соответствии с главой 25 НК РФ в составе представительских расходов нельзя отражать:

• обед в казино или пансионате;
• расходы по проживанию в гостиницах, прибывших для ведения переговоров, представителей других фирм;
• расходы по приобретению проездных билетов для представителей других фирм, участвующих в переговорах;
• оформление виз;
• затраты на проведение праздничных мероприятий и юбилеев.

Отдельно, хочется отметить и вопрос, связанный с отражением в учете расходов, связанных с проведением презентаций. В условиях современного предпринимательского рынка это явление распространено достаточно широко. Это вполне объяснимо, ведь расширение рынка сбыта товаров, продукции, работ или услуг предполагает проведение таких мероприятий, как презентация отдельных товаров (работ или услуг). Однако может быть и презентация фирмы в целом. Поэтому при отнесении затрат, связанных с презентацией, необходимо четко разграничивать, когда презентация будет признана таковой в представительских целях, а когда будет отнесена к рекламе.

«Презентация» (от латинского – представление, предъявление) достаточно часто употребляемое в деловом мире слово, означает мероприятие, проводимое с целью объявить о создании нового организации (магазина, павильона, выставки) или с целью представить общественности продукцию действующей организации (обычно - нового товара или нового вида услуг).

Такую презентацию, проводимую для ограниченного числа лиц (представителей поставщиков, заказчиков и иных потенциальных партнеров), нельзя отнести к рекламным расходам. Во-первых, состав приглашенных лиц четко определен и это вовсе не «неопределенный круг лиц». Во-вторых, такая презентация, как правило, имеет согласованную программу, включающую в себя совместные заседания, переговоры, совещания. Снятие ограничений по кругу приглашенных лиц делает данные расходы рекламными.

Для организаций, чей бизнес выходит за границы России, объективно необходимыми являются расходы по приему и обслуживанию иностранных делегаций и отдельных лиц. Как правило, при этом организации требуются услуги переводчика. В соответствии с Налоговым Кодексом расходы по оплате услуг переводчика можно учесть в составе представительских, однако, при этом должно быть выполнено одно условие.

Если на официальном приеме или встрече представителей других организаций ваша сторона использует услуги переводчика, то отнести данные расходы к представительским можно только в том случае, если в штате вашей организации штатная единица по данному языку не предусмотрена. В противном случае, оплату услуг переводчика вам придется отнести за счет расходов, не уменьшающих налогооблагаемую прибыль.

Есть еще один момент, на который следует обратить внимание. Если ваша организация пользуется услугами приглашенного переводчика, например, физического лица, не зарегистрированного в качестве индивидуального предпринимателя, то в качестве представительских расходов будет выступать только оплата его услуг.

Напомним, что в соответствии с пунктом 1 статьи 236 НК РФ вознаграждения, выплачиваемые физическим лицам, не зарегистрированным в качестве индивидуальных предпринимателей, по договорам гражданско-правового характера, предметом которых является выполнение работ (оказание услуг), признаются объектом налогообложения по единому социальному налогу (ЕСН) у организации, производящей данные выплаты. При этом в налоговую базу по ЕСН в части суммы налога, подлежащей зачислению в Фонд социального страхования Российской Федерации, вознаграждения по договорам гражданско-правового характера не включаются - основание пункт 3 статьи 238 НК РФ.

Таким образом, в рассматриваемой ситуации на сумму вознаграждения, выплачиваемого переводчику, организации следует начислить ЕСН в порядке, установленном главой 24 «Единый социальный налог» НК РФ.

Кроме того, поскольку согласно пункту 2 статьи 10 Федерального закона от 15 декабря 2001 года №167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации» объектом обложения страховыми взносами и базой для начисления страховых взносов на обязательное пенсионное страхование являются объект налогообложения и налоговая база по ЕСН, то на сумму вознаграждения, выплачиваемого переводчику, организации следует также начислить страховые взносы на обязательное пенсионное страхование.

Что касается начисления страховых взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний с вознаграждения за оказанные услуги по гражданско-правовому договору, то в соответствии с пунктом 2 Правил начисления, учета и расходования средств на осуществление обязательного социального страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 2 марта 2000 года №184, указанные взносы начисляются и уплачиваются организациями только если это предусмотрено гражданско-правовым договором, заключенным с физическим лицом.

Исходя из того, что перечень представительских расходов, содержащийся в Налоговом Кодексе, закрытый и расширению не подлежит, то в качестве представительских расходов будет выступать только непосредственно сумма вознаграждения, выплачиваемая переводчику.

В целях налогообложения прибыли суммы ЕСН учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, так установлено подпунктом 1 пункта 1 статьи 264 НК РФ.

Рассматривая представительские расходы, нельзя не остановиться и на организациях, чей уставный капитал состоит из вкладов иностранных юридических лиц. Такие хозяйствующие субъекты неизбежно сталкиваются с такими видами расходов, как, например, оформление въездных виз для сотрудников иностранных компаний. Как показывает практика, нередко организации отражают такие расходы в составе представительских расходов. Однако такая классификация этих расходов не правомерна. Налоговый Кодекс содержит закрытый перечень расходов, следовательно, затраты на оформление въездных виз для сотрудников иностранной компании в целях налогового учета не могут быть учтены как представительские расходы. Списываются такие затраты на расходы, не снижающие налогооблагаемую базу по налогу на прибыль.

По этой же причине неправомерно отражать в составе представительских расходов и затраты, осуществленные организациями на выплату вознаграждений членам совета директоров, затрат в виде компенсаций расходов на проживание, перелет, питание и прочее, нельзя учесть в виде представительских и расходы по приему и обслуживанию участников ревизионной комиссии.

Напомним, что в соответствии с положениями Федеральных законов от 26 декабря 1995 года №208-ФЗ «Об акционерных обществах» и от 8 февраля 1998 года №14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» ревизионная комиссия общества создается для осуществления контроля над финансово-хозяйственной деятельностью и не относится к руководящему органу организации.

Кроме того, расходы, учитываемые для целей налогообложения прибыли, должны соответствовать критериям, указанным в пункте 1 статьи 252 НК РФ:

«Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных статьей 265 настоящего Кодекса, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации. Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.»

Поскольку расходы, связанные с приемом и обслуживанием участников ревизионной комиссии, не соответствуют критериям, приведенным в данном пункте Налогового Кодекса, в частности, расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода, то указанные расходы не уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль.

Более подробно с вопросами выдачи и учета подотчетных сумм, учета и налогообложения командировочных и представительских расходов, Вы можете познакомиться в книге ЗАО «BKR-Интерком-Аудит» «Подотчетные средства с точки зрения бухгалтерского и налогового учета. Представительские и командировочные расходы».

Данный материал подготовлен группой консультантов-методологов ЗАО «BKR-Интерком-Аудит»

Источник : РОСЭК