Общие рекомендации по разработке должностных инструкций

Порядок разработки, согласования и утверждения должностных инструкций .

При этом нормы локальных нормативных актов не должны ухудшать положение работников по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями.

Нами предлагается один из подходов к разработке должностных инструкций. Поэтому на практике конкретные работодатели могут разрабатывать должностные инструкции с учетом предложенных рекомендаций.

Должностные инструкции могут разрабатываться как на стадии проектирования организации, бизнеса, так и в уже функционирующем бизнесе со сложившимися трудовыми отношениями. Первое требует метода тщательного моделирования трудовых процессов исполнителей. Второе – глубокого анализа существующих трудовых отношений у конкретного работодателя. В любом случае порядок разработки должностных инструкций предполагает общепринятый алгоритм действий.

1.     Подготовительный этап;

2.     Разработка проекта должностной инструкции;

3.     Согласование проекта должностной инструкции;

4.     Утверждение должностной инструкции.

Подготовительный этап разработки должностных инструкций .

Нормативно-правовая база для разработки должностных инструкций .

Разработке должностных инструкций предшествуетизучение всех нормативно-правовых документов, регламентирующих порядок деятельности должностных лици правила разработки и хранения этих организационно-правовых документов.

Перечислим основные нормативно-правовые акты, с учетом которых должна разрабатываться должностная инструкция:

1. Федеральный уровень:

·        Конституция РФ;

·        Трудовой кодекс РФ;

·        «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003» (утверждена Постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 года №65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта российской федерации»);

·        Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена Приказом Минкультуры РФ от 8 ноября 2005 года №536 «О типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»);

·        «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения» (утвержден Росархивом 6 октября 2000 года);

·        «Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК-016-94 (ОКПДТР)», принят и введен в действие Постановлением Госстандарта РФ от 26 декабря 1994 года №367);

·        «Общероссийский классификатор занятий ОК 010-93» (утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 года №298);

·        «Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих» (утвержден Постановлением Минтруда РФ от 21 августа 1998 года №37);

·        Постановление Минтруда РФ от 9 февраля 2004 года №9 «Об утверждении порядка применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих»;

·        Выпуски Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих (ЕТКС) по различным отраслям экономики, утвержденные Минтруда РФ;

·        Постановление Правительства РФ от 31 октября 2002 года №787 «О порядке утверждения Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих, Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих»;

·        Квалификационные требования к работникам и номенклатуры специальностей, утверждаемые Министерством здравоохранения и социального развития Российской Федерации в сфере, отнесенной к компетенции Министерства.

2. Нормативно-правовые акты субъектов Российской Федерации.

3. Нормативно-правовые акты органов местного самоуправления (например, Решение Омского городского Совета от 23 апреля 1997 года №324 «Об утверждении Положения о порядке назначения на должность и освобождения от нее руководителей муниципальных унитарных предприятий и учреждений» указывает на обязанность руководителей муниципальных унитарных предприятий и учреждений утверждать должностную инструкцию для работника, с которым он заключил трудовой договор).

4. Локальный уровень (локальные нормативно-правовые акты работодателя):

·        Правила внутреннего трудового распорядка;

·        Коллективный договор (Положение о персонале и другое);

·        Штатное расписание;

·        Положения о структурном подразделении;

·        Приказы о разграничении полномочий между руководителями организации;

·        Положение о должностной инструкции.

Хотелось бы отметить, что основой для разработки содержания должностных инструкций являются квалификационные характеристики (требования) по должностям служащих и по профессиям рабочих, которые утверждены Министерством труда РФ.Эти документы перечисляют основные элементы, которые должны быть в инструкции: наименование должности, специальности, профессии работника, требования к уровню его знаний, примерный перечень обязанностей.

Квалификационные характеристики содержатся в следующих нормативно-правовых документах:

1. «Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих», утвержденный Постановлением Минтруда Российской Федерации от 21 августа 1998 года №37 «Об утверждении квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих» (далее Постановление №37). Квалификационные характеристики призваны регламентировать содержание выполняемых функций работников, способствовать «обеспечению оптимальной технологии трудовой деятельности, рационального разделения труда, высокой организованности, дисциплины и порядка на каждом рабочем месте, а также совершенствованию системы управления персоналом». В качестве нормативной базы квалификационные характеристики должностей служащих предназначены для применения на предприятиях, в учреждениях и организациях различных форм собственности, организационно-правовых форм и отраслей экономики независимо от их ведомственной подчиненности. В этом справочнике содержатся характеристики типовых должностей, общих для всех отраслей экономики. С учетом же специфики отдельных отраслей разработаны квалификационные характеристики и требования присущие должностям и работам в соответствующих отраслях экономики. Данные квалификационные характеристики и требования утверждены федеральными органами исполнительной власти и могут быть использованы при аттестации работников.

Например:

·        «Квалификационные характеристики и разряды оплаты труда должностей руководителей, специалистов и служащих по отраслевой тарифной сетке» (утверждены указанием Министерства путей сообщения Российской Федерации от 18 октября 1996 года №А-914у);

·        «Общественное питание. Требования к обслуживающему персоналу. ГОСТ 30524-97/ГОСТ Р 50935-96» (утверждены Постановлением Госстандарта РФ от 21 августа 1996 года №524);

·        «Розничная торговля. Требования к обслуживающему персоналу. ГОСТ Р 51305-99» (утверждены Постановлением Госстандарта РФ №244-ст от 11 августа 1999 года);

·        Типовые квалификационные характеристики (требования) по государственным должностям федеральной государственной службы и должностям работников, не отнесенным к государственным должностям, и осуществляющих техническое обеспечение деятельности военных прокуратур, приравненных к прокуратурам субъектов российской федерации, городов и районов (утверждены Приказом Генпрокуратуры РФ от 21 февраль 2001 года №52 «Об утверждении типовых квалификационных характеристик (требований) по должностям гражданского персонала военных прокуратур, приравненных к прокуратурам субъектов российской федерации, городов и районов»);

·        Тарифно - квалификационные характеристики (требования) по должностям руководителей, специалистов и технических исполнителей, замещаемым гражданским персоналом воинских частей, учреждений, военно - учебных заведений, предприятий и организаций Министерства обороны Российской Федерации, находящихся на сметно - бюджетном финансировании (утверждены Приказом Министра обороны РФ от 19 апреля 1996 года №150 «О тарифно - квалификационных характеристиках (требованиях) по должностям руководителей, специалистов и технических исполнителей, замещаемым гражданским персоналом воинских частей, учреждений, военно - учебных заведений, предприятий и организаций министерства обороны российской федерации, находящихся на сметно - бюджетном финансировании»).

Кроме того, в соответствии с пунктом 5.2.2 Положения о Министерстве здравоохранения и социального развития Российской Федерации, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 30 июня 2004 года №321 «Об утверждении Положения о Министерстве здравоохранения и социального развития Российской Федерации», Министерство здравоохранения и социального развития Российской Федерации может самостоятельно принимать квалификационные требования к работникам и номенклатуры специальностей в сфере, отнесенной к компетенции Министерства.

Так, Министерством здравоохранения и социального развития Российской Федерации приняты:

·        Квалификационные требования к специалисту со средним медицинским образованием по специальности «Судебно-медицинская экспертиза» (утверждены Приказом Минздравсоцразвития РФ от 21 июля 2006 года №546 «Об утверждении квалификационных требований к специалисту со средним медицинским образованием по специальности «судебно-медицинская экспертиза»);

·        Квалификационная характеристика должности «Продюсер телевизионных и кинофильмов» (утверждена Приказом Минздравсоцразвития РФ от 31 мая 2006 года №434 «Об утверждении квалификационной характеристики должности «продюсер телевизионных и кинофильмов»);

·        Квалификационная характеристика должности «Организатор работ операторов автоматизированного процесса производства алюминия» (утверждена Приказом Минздравсоцразвития РФ от 23 июня 2006 года №491 «Об утверждении квалификационной характеристики должности «организатор работ операторов автоматизированного процесса производства алюминия»);

·        Тарифно-квалификационные характеристики профессий рабочих атомных электростанций (утверждены Приказом Минздравсоцразвития РФ от 3 октября 2005 года №614 «Об утверждении тарифно-квалификационных характеристик профессий рабочих атомных электростанций»).

Квалификационные характеристики по каждой должности, согласно пункту 5 «Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих», утвержденном Постановлением от 21 августа 1998 года №37 состоят из трех разделов.

Раздел 1 - «Должностные обязанности» содержит основные функции, которые могут быть поручены полностью или частично работнику, занимающему данную должность с учетом технологической однородности и взаимосвязанности работ, позволяющих обеспечить оптимальную специализацию служащих.

Раздел 2 - «Должен знать» содержит основные требования, предъявляемые к работнику в отношении:

- специальных знаний;

- знаний законодательных актов, положений, инструкций, других руководящих и нормативных документов;

- методов и средств, которые работник должен уметь применять при выполнении должностных обязанностей.

Раздел 3 - «Требования к квалификации» определяет:

- уровень профессиональной подготовки работника, необходимой для выполнения предусмотренных должностных обязанностей (Уровни требуемой профессиональной подготовки приведены в соответствии с Законом Российской Федерации «Об образовании»);

- требования к стажу работы.

Согласно пункту 4 Постановления №37 в квалификационных характеристиках представлены наиболее характерные для той или иной должности работы, поэтому при разработке конкретных должностных инструкций допускается уточнение перечня работ, которые свойственны соответствующей должности в конкретных организационно-технических условиях. Также допускается уточнение требований к необходимой специальной подготовке работников. При необходимости обязанности, включенные в характеристику определенной должности, могут быть распределены между несколькими исполнителями.

2. Выпуски Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих (ЕТКС) по различным отраслям экономики, утвержденные Минтруда РФ (например, Постановление Минтруда РФ от 5 марта 2004 года №32 «Об утверждении Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих, выпуск 48, раздел «Общие профессии производств пищевой продукции»; Постановление Минтруда РФ от 3 июля 2002 года №47 «Об утверждении Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих, выпуск 46, раздел «Швейное Производство»). В них содержатся тарифно-квалификационные характеристики, которые применяются при тарификации работ и присвоении квалификационных разрядов рабочим в организациях независимо от формы их собственности и организационно-правовых форм. Тарифно-квалификационная характеристика каждой профессии имеет два раздела:

·        Раздел «Характеристика работ» содержит описание работ, которые должен уметь выполнять рабочий.

·        Раздел «Должен знать» содержит основные требования, предъявляемые к рабочему в отношении специальных знаний, а также знаний положений, инструкций и других руководящих материалов, методов и средств, которые рабочий должен применять.

При этом квалификационные характеристики (требования) по должностям служащих и по профессиям рабочих, утвержденные Министерством труда РФ, содержат лишь типовые должностные обязанности по должности, специальности, профессии, уточнение которых происходит в рамках конкретного трудового договора, и (или) должностной инструкции.

Однако здесь может скрываться следующая проблема: на практике часто имеет место завышение квалификационных требований к кандидату на должность, которое может быть квалифицировано в суде как дискриминация. Например, в организации к должности рядового кассира предъявляются требования о высшем образовании и пятилетнем стаже. Кандидат на данную вакансию может обратиться в суд по поводу незаконного отказа в приеме на работу. Поэтому целесообразнее для написания квалификационных требований все-таки воспользоваться действующими нормативами.

Не установив обязанности заводить должностную инструкцию, законодатель не дал и четких указаний, как правильно ее составить. Этот локальный акт принимается непосредственно работодателем в пределах своей компетенции. С одной стороны это расширяет сферу свободы работодателя, но с другой стороны все же кое-какие ограничения есть.

Так, одним из определенных сторонами условий трудового договора является трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы). Наименования должностей, профессий и специальностей устанавливаются работодателем самостоятельно.

Однако статьей 57 ТК РФ установлено: «Если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации». И согласно 143 статье ТК РФ «тарификация работ и присвоение тарифных разрядов работникам производятся с учетом единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих, единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих».

Это правило установлено для трудового договора, но его в равной мере можно применить и к другим кадровым документам - должностной инструкции, штатному расписанию, трудовой книжке.

Например, Постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 25 октября 1974 года №298/П-22 утвержден Список производств, цехов, профессий и должностей с вредными условиями труда, работа в которых дает право на дополнительный отпуск и сокращенный рабочий день. Следовательно, работодатель обязан в трудовых договорах всех работников (и соответственно в должностных инструкциях), которые выполняют соответствующие трудовые функции, наименования профессий и должностей определять в соответствии с квалификационными справочниками.

В целом при разработке должностных инструкций для обеспечения социальных, пенсионных и иных гарантий, предоставленных российским законодательством работникам, работодатель должен руководствоваться квалификационными справочниками, утвержденными Правительством Российской Федерации. Если в соответствующих справочниках такие профессии и должности отсутствуют, то наименования профессий и должностей, а также квалификационные требования к ним и перечень непосредственных работ, видов деятельности работодатель должен указывать в соответствии с нормативным правовым актом, предоставляющим льготы или налагающим ограничения.

Так, исходя из Определения Верховного Суда Российской Федерации от 16 января 2004 года №48-Г03-13 видно, что суд при разрешении спора по поводу права на получение социальной поддержки, предусмотренной Указом Президента Российской Федерации «О неотложных мерах социальной поддержки специалистов ядерного оружейного комплекса Российской Федерации» от 23 августа 2000 года №1563 (далее Указ №1563), руководствовался прежде всего положениями должностных инструкций, в том числе характеристик работ, описывающих непосредственные виды деятельности осуществляемые работниками, а не устными доводами истцов. Поэтому работодателю при разработке должностных инструкций, в том числе перечня должностных обязанностей работников необходимо исходить из вышеуказанных императивных норм ТК РФ и учитывать возможные негативные последствия для своих работников в случае их нарушения.

Примечание.

Указом №1563 утвержден Перечень видов деятельности, осуществляемой в организациях и воинских частях, входящих в состав ядерного оружейного комплекса Российской Федерации, участие в которой дает право на получение следующей социальной поддержки: установлено дополнительное ежемесячное пожизненное материальное обеспечение при выходе на пенсию в соответствии с Федеральным законом от 17 декабря 2001 года №173-ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации» либо на досрочно оформленную пенсию в соответствии с Законом Российской Федерации от 19 апреля 1991 года №1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации» и при условии прекращения трудовой деятельности в организациях федерального органа исполнительной власти, реализующего государственную политику в области разработки, производства и ликвидации ядерных зарядов и ядерных боеприпасов, входящих в состав ядерного оружейного комплекса Российской Федерации, указанным в абзацах 2, 3, 4 категориям граждан, непосредственно участвовавших в видах деятельности, предусмотренных Перечнем (пункт 2 Указа №1563).

В большинстве же случаев наименования должностей, специальностей и профессий в трудовых договорах работников (и соответственно в должностных инструкциях) указываются по усмотрению работодателя (на основании локальных нормативных актов, а не квалификационных справочников), поэтому работодателю необходимо самостоятельно утвердить квалификационные требования к указанным должностям, специальностям или профессиям либо отразить их в тексте трудового договора или должностной инструкции.

Таким образом, для большинства работодателей  единые квалификационные справочники носят рекомендательный характер, (кроме тех должностей, где предусмотрены льготы или ограничения в соответствии со статьей 57 ТК РФ) поскольку в условиях быстро меняющегося рынка они просто не могут учесть все разнообразие должностей и профессий (например, секретарь на reception, топ-менеджер, менеджер по продажам). Работодатель в должностной инструкции может самостоятельно определить наименование должности, специальности, профессии или конкретный вид поручаемой работнику работы, закрепить разнообразные должностные обязанности, за исключением случаев, когда он обязан руководствоваться едиными квалификационными справочниками (статья 57 ТК РФ).

Положение о должностной инструкции .

При разработке должностных инструкций рекомендуем ввести соответствующее положение, в котором будет подробно оговорен порядок разработки, согласования, утверждения, введения в действие и хранения должностной инструкции работника, а также указаны лица (структурное подразделение), непосредственно отвечающие за эту разработку.

Положение о должностной инструкции - необязательный документ, но лучше не пренебрегать этим локальным актом. Он позволяет упорядочить работу с инструкциями, сделать их унифицированными и четкими, обозначить порядок придания им юридической силы. Положение о должностной инструкции вступает в силу после его утверждения руководителем, и с этого момента все должностные инструкции должны соответствовать его требованиям.

Приведем образец Положения о должностной инструкции.

Приложение №1

к Положению о должностной инструкции

 ООО «_________________»

от « ___» ___________ 2006 г.

ТИПОВАЯ ФОРМА

ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ

I.                     Общие положения.

II.                   Права.

III.                  Должностные обязанности.

IV.                Ответственность.

Настоящая Инструкция разработана ___________________________________________________

Должность, наименование структурного подразделения

___________ /______________________/

подпись, Ф.И.О.

00.00.0000 г.

СОГЛАСОВАНО

Начальник юридического отдела

ООО «______________________»

___________ /______________________/

подпись, Ф.И.О.

00.00.0000 г.

С инструкцией ознакомлен

___________/__________________/

подпись, Ф.И.О.

00.00.0000 г.

Разработка проекта должностной инструкции .

Как мы отмечали ранее, стандарта для написания должностных инструкций нет. Однакосуществуют общие подходы и правила, которые полезно использовать при их разработке.

Исходя из практики организаций можно утверждать, что проекты должностных инструкций могут разрабатываться следующими лицами:

·  специалистом службы управления персоналом или (отдела кадров);

·  руководителем соответствующего структурного подразделения;

·  самим работником совместно с непосредственным руководителем.

На какого-то конкретного работника или на группу сотрудников возложить обязанность по разработке должностных инструкций – это работодатель решает самостоятельно.

Хотелось бы отметить, что ведущее место в обсуждении проекта должностной инструкции, в его проверке должны занимать руководители структурных подразделений. Поскольку именно они набирают персонал, оценивают эффективность работы сотрудников. Именно они используют этот документ как основной инструмент управления в работе со своими подчиненными. Поэтому, если они активно примут участие в создании инструкций, то выявятся реальные проблемные зоны, и станет понятым, как их устранить.

Выбор того, кем именно будут разрабатываться должностные инструкции, зависит от общей методики разработки должностных инструкций и возможностей конкретной организации (работодателя).

Анализ литературы по этому вопросу позволяет выделить три, наиболее распространенных методических подхода к разработке должностной инструкции:

1.                      Анализ и корректировка существующих кадровых документов;

2.                      Составление должностных инструкций по результатам опроса (анкетирования) сотрудников на рабочих местах;

3.                      Составление должностных инструкций методом, идущим от описания бизнес-процессов.

Первый подход основан на использовании метода, который предполагает сбор документов (как внутренних, так и внешних), и на основе них анализ в целом структуры организации труда у конкретного работодателя и описание существующих подсистем и их функций – от функций структурных подразделений до функций непосредственных исполнителей. В широком смысле такой подход предполагает диагностику существующей структуры управления для того, чтобы преобразовать ее в соответствии с задачами текущей деятельности и со стратегическими целями. В результате необходимо скорректировать существующий комплекс кадровых документов, привести в соответствие с ними положения о структурных подразделениях и разработать пакет должностных инструкций. При этом могут использоваться как метод «мозгового штурма», так и классический способ использования действующих отраслевых типовых и примерных должностных инструкции, утвержденных различными ведомствами и тарифно-квалификационных справочников по должностям служащих и по профессиям рабочих, утвержденных Министерством труда РФ.

Второй подход предполагает опрос ведущих специалистов и рядовых сотрудников и дает много полезной информации для анализа существующего у конкретного работодателя распределения функциональных обязанностей, и поиска путей повышения эффективности работы персонала. Кроме того, информация, полученная с помощью опроса работников, может восполнить отсутствие или недостоверность информации в существующих кадровых документах, и, таким образом, дополнить первый подход.

Для разработки должностных инструкций, анкеты должны быть составлены так, чтобы возможно было провести опрос на двух уровнях:

·  опрос руководства и ведущих специалистов, отвечающих за функциональные направления или отдельные блоки работ («какие функции, по их мнению, выполняют подразделения»);

·  опрос рядовых сотрудников этих подразделений («что они делают на самом деле»).

Кроме того, анкеты могут быть составлены таким образом, чтобы оценить мнение сотрудников не только о реальном, но и желаемом распределении функциональных обязанностей:

·  опрос сотрудников о реальном распределении функциональных обязанностей («какие функции реально выполняются»);

·  мнение сотрудников о желаемом распределении функциональных обязанностей («какие функции, по их мнению, должны выполняться»).

Третий подход, идущий от описания бизнес-процессов, успешно решает задачу рационального распределения функциональных обязанностей и создания соответствующего пакета должностных инструкций.

Бизнес-процесс – это поток работы, проходящий от одного специалиста к другому или от одного подразделения к другому, это производственно-коммерческая цепочка. Как правило, не существует стандартного набора бизнес-процессов. У каждого работодателя формируется свой перечень, который определяется спецификой труда и управления.

Анализ описанных бизнес-процессов дает наиболее полную и целостную картину деятельности организации, понимание роли каждого сотрудника в общем процессе, позволяет определить сравнительную ценность отдельных функций сотрудника для реализации общих целей.

Если вся организация труда у конкретного работодателя описана с помощью бизнес-процессов, разработка на их основе должностных инструкций значительно упрощается. Описание бизнес-процессов выявляет «горизонтальные» связи между подразделениями и сотрудниками и гарантирует, что никакие работы не упущены из вида, все функции распределены между исполнителями правильно. Выявленные в результате такого подхода все бизнес-операции, реализуемые сотрудниками, могут быть успешно использованы при документировании трудовых функций, прав и обязанностей работников в должностных инструкциях.

Однако этот метод распространен менее других, так как лишь немногие работодатели могут позволить себе иметь полное описание всей хозяйственной деятельности в виде системы процессов, и еще меньше работодателей могут говорить об управлении бизнес-процессами. Как правило, разрабатывается бизнес-модель, включающая только «ключевые» бизнес-процессы, наиболее сильно отражающиеся на конкурентоспособности.

Таким образом, три рассмотренных методических подхода к разработке должностной инструкции, в конечном счете, представляют собой три модели описания организации труда: «по документам» («взгляд сверху»), «взгляд снизу» с помощью опроса сотрудников и «от процессов». Можно предположить, что при сочетании этих подходов будет достигнут наибольший эффект при разработке проекта должностной инструкции. Каждый их них с разной степенью точности помогает определить, что делает или должна делать каждая структурная единица (от подразделения до конкретного работника). В любом случае с их помощью можно выстроить иерархию всех кадровых документов, в основании которой лежат должностные инструкции.

Согласование и утверждение должностной инструкции .

После того как проекты должностных инструкций разработаны, необходимо совершить еще два юридически значимых действия: согласовать их и утвердить.

Однако до этого должностную инструкцию необходимо подписать. Кто подписывает и утверждает текст должностной инструкции? Необходимо обратить внимание, что это разные вещи. Типичная ошибка состоит в следующем: неправомерно одному и тому же лицу, в рамках одного документа совершать два разных юридических действия. По общему правилу: должностную инструкцию подписывает ее разработчик, а руководитель утверждает.

Должностная инструкция, как правило, согласовывается с юридическим отделом или юрисконсультом, а также с соответствующими структурными подразделениями или должностным лицом, от деятельности которых зависит исполнение положений должностной инструкции.

Юрист проверит должностные инструкции на соответствие законодательству и требованиям охраны труда, а также уточнит, согласуются ли их положения с локальными нормативными актами и трудовыми договорами сотрудников. После чего поставит на должностной инструкции свою визу. Пренебрегать правовой экспертизой содержания этих документов не стоит, поскольку даже по той или иной речевой конструкции юрист может определить перспективы возможного трудового спора (подробнее юридический аспект составления должностных инструкций был рассмотрен в разделе 1.2. настоящей книги).

Завершающим этапом в создании должностных инструкций является их утверждение. Работодатель или руководитель организации (или лицо, уполномоченное руководителем на совершение данных действий) ставит свою подпись и дату на грифе: «Утверждаю». Должностная инструкция вступает в силу с момента ее утверждения и действует до замены новой должностной инструкцией. Утверждение же должностной инструкции руководителя организации осуществляется органом управления организации (собственником). Руководитель структурного подразделения утверждает должностную инструкцию в том случае, если это входит в круг его полномочий, установленных должностной инструкцией и (или) трудовым договором.

Причем утверждает должностные инструкции руководитель организации (работодатель) единолично. Учета мнения представительного органа работников в создании и утверждении инструкций трудовое законодательство не предусматривает, что отличает этот документ от других локальных актов.

Учет дат утверждения должностных инструкций, а также внесения изменений в них является важным моментом применения должностных инструкций. Порядок делопроизводства, принятый у конкретного работодателя должен предусматривать журнал («Журнал регистрации должностных инструкций и изменений к ним» или «Книга регистрации…»), в котором бы фиксировалась такая информация, как название инструкции, дата утверждения, внесение в неё изменений, характер изменений. Наличие подобного журнала, на первый взгляд, может показаться излишним. Но поскольку должностные инструкции являются документами, регламентирующими деятельность конкретного работника, то могут возникнуть различные спорные с юридической точки зрения ситуации. И здесь эта информация может оказаться бесценной.

Хранят утвержденные и согласованные должностные инструкции в соответствии с установленным порядком делопроизводства, принятым у конкретного работодателя, как правило, один экземпляр - в отделе кадров, другие – в структурном подразделении и у самого работника.

Согласно «Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденного руководителем Федеральной архивной службы России 6 октября 2000 г. положения, инструкции о правах и обязанностях должностных лиц (должностные инструкции) необходимо хранить в пределах следующих сроков:

а) типовые (примерные)

- по месту разработки и утверждения хранятся постоянно;

- в прочих организациях хранятся 3 года (после замены новыми).

б) индивидуальные (персональные) хранятся в течение 75 лет в составе личных дел.

Общие рекомендации при разработке содержания должностных инструкций. Основные разделы должностной инструкции .

Структура и содержание должностной инструкции в настоящее время нормативно-правовыми актами подробно не регламентируется, что позволяет создавать ее с учетом специфики организации труда у конкретного работодателя.

ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденный Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 3 марта 2003 года №65-ст, предъявляет следующие требования к языку должностной инструкции: «Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации».

Приказ Минкультуры Российской Федерации от 8 ноября 2005 года №536 «О типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» предписывает текст должностной инструкции излагать от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте использовать слова: «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается».

Там же в пункте 2.7.2.3. утверждается, что «констатирующей частью должностной инструкции служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий».

Основной текст инструкции может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

По общему правилу, основная часть должностной инструкции обязательно должна иметь следующие разделы:

                I.           общие положения;

              II.           должностные обязанности;

             III.           права;

           IV.           ответственность.

Это основные разделы должностной инструкции, тот минимум, без которого нет этого документа.

Такой вывод можно сделать на основе анализа действующих отраслевых и утвержденных различными ведомствами типовых и примерных должностных инструкций (например, «Примерная должностная инструкция водителя троллейбуса», утвержденная Распоряжением Минтранса России от 8 октября 2003 года №АК-25-р; «Примерная должностная инструкция начальника отдела документационного обеспечения таможенного органа», утвержденная Приказом ФТС РФ ОТ 18.10.2004 №160).

При необходимости, в документ могут быть внесены и дополнительные разделы, например:

·        Критерии оценки качества работы;

·        Порядок аттестации;

·        Режим работы (если сотруднику устанавливается особый или индивидуальный график работы или предоставляется право самостоятельно организовывать и планировать свой рабочий день);

·        Взаимоотношения. Связи по должности;

·        Порядок утверждения и изменения должностной инструкции.

Рассмотрим содержание основных разделов должностной инструкции подробнее.

Раздел I «Общие положения» должен содержать следующие пункты:

1) Наименование должности.

Должно указываться точное наименование должности в соответствии со штатным расписанием и с указанием категории работника.

Для обеспечения социальных, пенсионных и иных гарантий работников в случаях, указанных в 57 статье ТК РФ, существует прямая обязанность работодателя указывать наименование должностей в соответствии с квалификационными справочниками, которые в свою очередь содержат наименования должностей в соответствии с «Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК-016-94 (ОКПДТР)».

Как указывает «Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих» в трудовом праве принята классификация служащих на три категории: руководители, специалисты и другие служащие (технические исполнители). Отнесение к той или иной категории осуществляется в зависимости от характера преимущественно выполняемых работ, составляющих содержание труда работника (организационно - административные, аналитико - конструктивные, информационно - технические).

Наименования должностей руководителей могут быть следующими:

·        директор; генеральный директор (председатель);

·        руководитель;

·        начальник;

·        управляющий;

·        заведующий;

·        менеджер

Они также могут быть производными от наименований специалистов:

·        главный врач;

·        главный бухгалтер;

·        главный инженер.

Наименования должностей, соответствующих категории «Специалисты», могут быть следующими:

·        администратор;

·        программист;

·        инспектор;

·        бухгалтер;

·        юрисконсульт.

К данной группе относятся лица, обладающие специальными знаниями, навыками, опытом работы, получившие специальность по высшему или среднему образованию, подтвержденному присвоением лицу квалификации.

Группу «Другие служащие» (технические исполнители) образуют служащие, выполняющие регламентированные и методически проработанные, периодически повторяющиеся работы, относящиеся к деятельности соответствующего структурного подразделения, под контролем непосредственного руководителя. Как правило, требования к их квалификации сводятся к начальному профессиональному образованию или среднему (полному) общему образованию и специальным знаниям по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

Наименования должностей, соответствующих категории «Другие служащие», могут быть следующими:

·        агент;

·        лаборант;

·        секретарь;

·        экспедитор;

·        делопроизводитель.

В отношении наименований должностей следует также добавить, что работодатели наименования руководителей и специалистов могут обозначать производными от главной должности. Например:

·        Вице-.;

·        заместитель руководителя;

·        Ведущий;

·        Старший;

Должностные обязанности производных должностей, требования к их знаниям и квалификации определяются на основе содержащихся в Квалификационном справочнике характеристик соответствующих базовых должностей.

Окончательно вопрос о распределении должностных обязанностей заместителей руководителей предприятий, учреждений и организаций решается на основании внутренних организационно-распорядительных документов.

Вице(от латинского Vice) – вместо, наподобие. Как правило, употребление наименования должностей с частицей вице- характерно для крупных корпораций (вице-президент холдинга) и для органов власти (вице-мэр, вице-премьер). Частица вице- имеет задачей обозначить «второе» лицо в организации, которое является непосредственным заместителем, помощником руководителя по всем (отдельным) элементам управления и может занимать временно место руководителя на время его отсутствия или болезни.

Пункт 7 Квалификационного справочника в случае наименований «ведущий» и «старший» предусматривает следующее:

«Применение должностного наименования «старший» возможно при условии, если работник наряду с выполнением обязанностей, предусмотренных по занимаемой должности, осуществляет руководство подчиненными ему исполнителями. Должность «старшего» может устанавливаться в виде исключения и при отсутствии исполнителей в непосредственном подчинении работника, если на него возлагаются функции руководства самостоятельным участком работы. Для должностей специалистов, по которым предусматриваются квалификационные категории, должностное наименование «старший» не применяется. В этих случаях функции руководства подчиненными исполнителями возлагаются на специалиста I квалификационной категории.

Должностные обязанности «ведущих» устанавливаются на основе характеристик соответствующих должностей специалистов. Кроме того, на них возлагаются функции руководителя и ответственного исполнителя работ по одному из направлений деятельности предприятия, учреждения, организации или их структурных подразделений либо обязанности по координации и методическому руководству группами исполнителей, создаваемыми в отделах (бюро) с учетом рационального разделения труда в конкретных организационно-технических условиях. Требования к необходимому стажу работы повышаются на 2 - 3 года по сравнению с предусмотренными для специалистов I квалификационной категории. Должностные обязанности, требования к знаниям и квалификации заместителей руководителей структурных подразделений определяются на основе характеристик соответствующих должностей руководителей».

В связи со становлением и развитием рыночных экономических отношений в нашей стране Квалификационный справочник дополнен новыми квалификационными характеристиками должностей служащих, например, аудитора, аукциониста, брокера, дилера, менеджера, оценщика, специалиста по маркетингу и дрругих.

Особого внимания требует характеристика должности менеджера - профессионального управленца. Менеджеры могут осуществлять квалифицированное управление:

·        деятельностью всей организации (высшее звено),

·        его структурных подразделений (среднее звено) или

·        обеспечивать выполнение определенной деятельности в сфере бизнеса (низовое звено).

Критерием разграничения уровня менеджмента является масштаб, предел полномочий, ответственности, степени детализации выполняемых функций.

Менеджерами высшего и среднего уровня можно считать всех руководителей - директоров предприятий, учреждений и организаций и других линейных руководителей - начальников цехов и иных структурных подразделений, а также функциональных отделов.

Менеджеры соответствующего профиля осуществляют следующие основные функции: маркетинг, управление кадрами, материально-техническое обеспечение, рекламно-информационное обслуживание и др.

При необходимости на основе базовой должностной характеристики менеджера приведенной в Квалификационном справочнике могут быть разработаны квалификационные характеристики или должностные инструкции для менеджеров других конкретных наименований при условии, что функциональная направленность и содержание их деятельности соответствуют должности менеджера.

Если в содержании работ на рабочем месте предусмотрены такие, которые соответствуют характеристикам работ из двух и более должностей, предусмотренных Квалификационным справочником, то наименование должности работника, рекомендуется определять по должности с наибольшим удельным весом в объеме предусматриваемых работ.

2) Квалификационные требования.

Указываются прежде всего требования, предъявляемые к образованию и стажу работы. В необходимых случаях оговаривается наличие сертификатов, аттестатов, подтверждающих наличие каких-либо специальных навыков.

Этот пункт разрабатывается на основе положений раздела «требования к квалификации по разрядам оплаты» Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих . Однако лица, не имеющие специальной подготовки или стажа работы, установленных в требованиях к квалификации, но обладающие достаточным практическим опытом и выполняющие качественно и в полном объеме возложенные на них должностные обязанности, по рекомендации аттестационной комиссии, в порядке исключения, могут быть назначены на соответствующие должности так же, как и лица, имеющие специальную подготовку и стаж работы (пункт 10 Постановления Министерства труда и социального развития РФ от 21 августа 1998 года №37).

Примечание.

Должностная инструкция может включать и иные требования в соответствии с федеральными законами, например, наличие гражданства Российской Федерации для государственных служащих. При этом недопустимы ограничения и преимущества, связанные с полом, расой, национальностью, языком, социальным и должностным положением, возрастом, местом жительства, политическими убеждениями и другими социальными свойствами личности, не имеющими отношения к трудовым качествам работника, которые квалифицируются как дискриминация в сфере труда (статьи 3, 64 ТК РФ).

3) Непосредственная подчиненность.

Указывается кому непосредственно подчиняется данный работник.

Иногда выделяют специальный раздел «Взаимоотношения. Связи по должности», где перечисляется круг должностных лиц, с которыми работник вступает в служебные отношения и обменивается информацией, указываются сроки получения и предоставления информации, определяется порядок подписания, согласования и утверждения документов.

4) Наличие и состав подчиненных (для руководителей).

Данный пункт может быть включен в раздел «Должностные обязанности».

5) Порядок назначения и освобождения от должности.

6) Порядок замещения по должности.

Указывается кто замещает данное должностное лицо во время его отсутствия; а также кого замещает данное должностное лицо. Может закрепляться схема взаимозаменяемости или перераспределения обязанностей, в том числе и порядок приема - передачи денег материально ответственными лицами.

7) Основополагающие нормативные и организационно-правовые документы, которыми должен руководствоваться работник в своей деятельности.

Обычно в списке нормативов указывают действующее законодательство, документы органов управления организацией (предприятием), действующие нормативные и технологические документы, правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном подразделении и конкретную утвержденную должностную инструкцию, чьи устные и письменные распоряжения работник выполняет (дополнительно к распоряжениям непосредственного руководителя или в его отсутствие).

Данный пункт разрабатывается на основании раздела “должен знать” Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих.

В раздел могут быть включены другие требования и положения, конкретизирующие и уточняющие статус должностного лица и условия его деятельности. Например, входит ли работник в состав какого-либо коллегиального органа по должности (для руководителей особенно важно закрепить их членство в аттестационных, квалификационных, бюджетных, кадровых и тому подобное комиссиях, а для рядовых сотрудников - возможность их включения в состав комиссий по приему - передаче дел, проведению инвентаризации, списанию имущества и других).

Раздел II «Должностные обязанности» содержит перечень конкретных задач, работ, операций возложенных на работника. Иногда выделяют еще один раздел «Функции», где перечисляют основные направления деятельности работника с учетом задач и функций структурного подразделения.

Указывается форма участия работника в управленческом процессе: руководит, утверждает, обеспечивает, согласовывает, контролирует, представляет, курирует, исполняет, и так далее. Этот раздел должностной инструкции разрабатывается на основе раздела «должностные обязанности» Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих.

Для удобства представления должностных обязанностей текст этого раздела может быть разделен на две группы:

·        Работник выполняет самостоятельно: …

·        Работник участвует в…или (выполняет совместно): …

В необходимых случаях раздел о должностных, функциональных обязанностях может быть дополнен универсальными формулировками общих трудовых обязанностей любого работника, закрепленных в части 2 статьи 21 ТК РФ.

Это основной раздел должностной инструкции, все остальные разделы вытекают из обязанностей работника.

Раздел III «Права» содержит перечень прав, которыми в пределах своей компетенции обладает работник для выполнения возложенных на него должностных функций и обязанностей.

Раздел «Права» может содержать следующие пункты:

·        права работника на самостоятельное принятие решений (перечисление вопросов, которые он имеет право решать самостоятельно);

·        права на получение информации, в том числе и конфиденциальной, которая необходима работнику для реализации его обязанностей;

·        права на контроль (перечисление вопросов и действий, контролировать исполнение которых имеет право работник, выполняя свои функциональные обязанности или по поручению руководителя);

·        права давать распоряжения, указания и контролировать их исполнение (права требовать выполнения определенных действий от подчиненных);

·        права визировать, согласовывать, подписывать и утверждать документы конкретных видов.

В данном разделе можно закрепить также право работника вносить предложения по совершенствованию деятельности, связанной с выполнением его непосредственных должностных обязанностей, по совершенствованию реализации функций и технологий, в выполнении которых он участвует и так далее.

В необходимых случаях в текст раздела можно внести универсальные права, общие для всех работников, закрепленные в части 1 статьи 21 ТК РФ.

В разделе IV «Ответственность» указывают меру ответственности работника за несоблюдение требований, установленных должностной инструкцией, локальными правовыми актами и трудовым законодательством РФ.

В раздел могут быть включены другие пункты, уточняющие и конкретизирующие ответственность работника как за неисполнение, так и ненадлежащее исполнение конкретных должностных обязанностей. В должностной инструкции можно перечислить группы возможных правонарушений, характерные для определенного вида деятельности.

Например, ответственность устанавливается за нарушение требований организационно-правовых и нормативных документов, установленных в разделе «Общие положения» должностной инструкции и которыми должен руководствоваться работник в своей деятельности. Так, главный бухгалтер должен руководствоваться Законом РФ «О бухгалтерском учете», Налоговым кодеком Российской Федерации и иными документами, которыми и предусмотрена ответственность за конкретные правонарушения и неисполнение своих обязанностей главным бухгалтером.

В необходимых случаях в тексте должностной инструкции конкретизируются положения о материальной ответственности работника по должности.

Составляя текст данного раздела, необходимо помнить и о том, что число сформулированных пунктов в нем не должно превышать количества пунктов в предыдущем разделе «Права», а оптимальным считается примерно равное соотношение объемов предоставленных прав и ответственности.

Основные требования к форме должностных инструкций. Основные реквизиты должностной инструкции .

Разрабатывая должностную инструкцию, как правило, основное внимание уделяют её содержательной части, что, безусловно, важно. Однако нельзя забывать и о том, что текст, становится документом только после придания ему юридической силы, то есть он должен иметь соответствующую форму со всеми необходимыми реквизитами, правильно внесенными.

Примечание.

«Юридическая сила документа: свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления» (пункт 25 статьи 2.1. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденный Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 №28). В управленческой деятельности юридическая сила документов очень важна, она подтверждает, что документы могут служить подлинным доказательством заключенной в них информации.

Должностная инструкция в соответствии с «Общероссийским классификатором управленческой документации» ОК 011-93, утвержденным Постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 года №299 относится к организационно-распорядительным документам организации. Требования к форме организационно-распорядительных документов изложены в Постановлении Госстандарта РФ от 3 марта 2003 года №65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации» вместе с «Унифицированной системой документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», ГОСТ Р 6.30-2003 (далее - ГОСТ Р 6.30-2003), введенного в действие с 1 июля 2003 г. Данный ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает три группы требований:

·        состав реквизитов документов;

·        требования к оформлению реквизитов документов;

·        требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Требования ГОСТ Р 6.30-2003 носят рекомендательный характер.

При оформлении окончательного варианта должностной инструкции необходимо учесть, что в состав обязательных реквизитов должностной инструкции входят:

1.     наименование организации;

2.     наименование документа;

3.     дата и номер документа;

4.     заголовок к тексту (наименование должности);

5.     гриф утверждения;

6.     подпись разработчика документа;

7.     гриф согласования;

8.     отметка об ознакомлении работника с документом.

Первые четыре из перечисленных реквизитов должны располагаться в верхней части должностной инструкции перед ее текстом. Сразу после текста идет подпись разработчика, а за ней – визы согласования. И подпись, и визы ставятся на должностной инструкции до ее утверждения. Отметка об ознакомлении работника с документом завершает процедуру составления должностной инструкции.

Рассмотрим подробнее некоторые требования к оформлению реквизитов должностной инструкции.

1.     Наименование организации.

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Примечание.

Организациейпризнается юридическое лицо, которое имеет в собственности, хозяйственном ведении или оперативном управлении обособленное имущество и отвечает по своим обязательствам этим имуществом, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, нести обязанности, быть истцом и ответчиком в суде, а также должно иметь самостоятельный баланс или смету и зарегистрировано в государственных органах юстиции в установленном порядке (статьи 48, 51 Гражданского кодекса Российской Федерации).

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.

Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

Примечание.

«Представительством является обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения, которое представляет интересы юридического лица и осуществляет их защиту» (часть 1, статьи 55 Гражданского кодекса Российской Федерации).

«Филиалом является обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения и осуществляющее все его функции или их часть, в том числе функции представительства» (часть 2, статьи 55 Гражданского кодекса Российской Федерации).

2.     Наименование документа.

Чтобы придать бланку должностной инструкции юридическую силу, нужно кроме названия организации указать и название организационно-распорядительного документа (должностная инструкция). Наименование «должностная инструкция», как правило, пишется в левом верхнем углу бланка. В принципе, если ваше эстетическое чувство требует, чтобы название стояло в центре, это не будет большим нарушением. На юридическую силу это не окажет никакого влияния.

3.     Дата и номер документа.

Датой документа является дата его утверждения. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел и др.

Примечание.

Реквизит «Место составления или издания документа» указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизиту « Наименование организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

4.     Заголовок к тексту (наименование должности).

Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен отвечать на вопрос: кого? Например: Должностная инструкция инспектора отдела кадров.

Примечание.

Должность определяет содержание, объем обязанностей и полномочий замещающего ее работника — служащего.

Рабочие же выполняют работы по профессии. Профессия - основной род занятий, трудовой деятельности. («Толковый словарь русского языка», С.И. Ожегов совместно с Н.Ю. Шведовой, 1992).

Часто возникает вопрос: нужно ли разрабатывать должностные инструкции, например, для слесаря, грузчика, продавца, повара и других рабочих, поскольку непосредственно название «должностная инструкция» предполагает должностные обязанности служащего по соответствующей должности? Этот вопрос каждый работодатель решается самостоятельно. В принципе, для того, чтобы организовать труд рабочего достаточно в трудовом договоре указать основные работы согласно квалификационной характеристике или оформить эту характеристику в виде неотъемлемого приложения к трудовому договору. Однако должностная инструкция для рабочих удобна тем, что в ней можно: во-первых, дополнить, конкретизировать типовой перечень работ, определенный тарифно-квалификационным справочником работ и профессий рабочих; во-вторых, расписать подчинение работника; в-третьих, определить права и ответственность работника; в-четвертых, в него можно включить положения из иных инструктивных документов (например, для уборщицы — из технической инструкции по уходу за сложным оборудованием, из правил по нахождению на объекте, пр.).

5.     Гриф утверждения.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Пример 1.

                                 УТВЕРЖДАЮ

                                 Директор ООО «Победа»

                                 Личная подпись      В.А. Степанов

                                 Дата

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

6.    Подпись разработчика документа.

В состав этого реквизита входят: наименование должности лица, подписавшего документ; личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Окончание примера.

Пример 2.

Начальник отдела снабжения         Личная подпись       А.А. Борисов

7.    Гриф согласования.

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.

Окончание примера.

Пример 3.

СОГЛАСОВАНО

Руководитель юридического отдела ООО «Победа»

Личная подпись        А.С. Орлов

Дата

8.    Отметка об ознакомлении работника с документом.

После вступления инструкции в действие необходимо ознакомить с ней работника и поставить отметку об ознакомлении. Порядок ознакомления с должностными инструкциями нормативными документами не регламентируется. Можно выбрать один из вариантов:

·      Журнал ознакомления;

·      Лист ознакомления (отдельный на каждого работника);

·      Подпись работника на должностной инструкции.

Последний вариант представляется наиболее предпочтительным, поскольку точно гарантирует, что работник ознакомлен именно с данной должностной инструкцией.

В состав этого реквизита входят: личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия) и дата. Например, «С инструкцией ознакомлен», подпись, «Иванов И.И.», «01 февраля 2006 г.».

Только с этого момента у работодателя есть юридические, документально оформленные основания требовать от работника исполнения возложенных на него должностных обязанностей. Поскольку должностная инструкция, с которой работник при приеме на работу не был ознакомлен под роспись, не может регулировать права и обязанности работника.

Должностная инструкция оформляется на общем бланке. Бланк следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Каждый лист документа должен иметь поля не менее:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

Утвержденную инструкцию (вместе с листом ознакомления, если он есть) нумеруют, подшивают и заверяют печатью организации или индивидуального предпринимателя. На обороте последнего листа инструкции делают запись: «В должностной инструкции пронумеровано, подшито столько-то листов» (количество листов – прописью). Лицо, утверждавшее должностную инструкцию, заверяет своей подписью данную запись, ставит расшифровку подписи и дату. И, наконец, ставится печать.

Окончание примера.

Внесение изменений в должностные инструкции .

Чтобы должностные инструкции не стали бесполезными бумагами, они должны быть динамичными, оперативно отражающими структурно-организационные, производственные и иные изменения. Поэтому особое внимание следует уделять их своевременному обновлению. Такой подход делает должностные инструкции актуальными документами, содержание которых соответствует условиям, задачам и потребностям управления.

Как часто надо менять текст должностной инструкции? В этом вопросе возможна крайность: некоторые кадровые работники, проявляя излишнее усердие, обновляют должностные инструкции ежегодно. Это не всегда оправдано. Внесение изменений в должностные инструкции необходимо, например, в следующих случаях:

·        при изменении должностных правомочий и обязанностей;

·        при переводе на другую должность (работу) у того же работодателя;

·        при возложении на работника наряду с его основными должностными обязанностями дополнительной работы по другой или такой же профессии (должности);

·        при реорганизации юридического лица;

·        при изменении штатного расписания (сокращении штатов, введении новой штатной единицы);

·        при изменении наименования организации (или внесения иных изменений в учредительные документы) или структурного подразделения;

·        при изменении фамилии (или инициалов) работника, если инструкция была индивидуальной (персональной) и др.

Примечание.

В некоторых случаях используют индивидуальные (персональные) должностные инструкции, которые пишутся для конкретного работника и содержат в заголовке к тексту его фамилию и инициалы. Это целесообразно делать только в качестве исключения. Если инструкция пишется на конкретного человека, а не на должность, то при приходе нового работника он не сможет на ней расписаться, это потребует внесения в неё соответствующих изменений или утверждения новой должностной инструкции.

Порядок внесения изменений в должностные инструкции может различаться в зависимости от того, когда они внесены: до приема работника на соответствующую должность или после.

В первом случае процедура внесения изменений носит упрощенный характер - не требуется дополнительного оформления согласия работника. Можно создать новую должностную инструкцию и утвердить её или внести изменения в должностную инструкцию соответствующим приказом руководителя.

Теперь представим себе другую ситуацию, когда руководство пожелало внести изменения в должностную инструкцию сотрудника уже работающего в данной должности.

При этом процедура внесения изменений в должностные инструкции сильно различается от характера вносимых изменений, а именно, касаются они определенных сторонами условий трудового договора или нет. Об этом подробнее.

Трудовым законодательством определенные сторонами условия трудового договора подразделяются на обязательные (необходимые), то есть условия, без которых трудовой договор не может считаться заключенным, и на дополнительные (факультативные), наличие которых определяется исключительно по усмотрению сторон.

Согласно части 2 статьи 57 ТК РФ обязательными для включения в трудовой договор являются следующие условия:

?     место работы, а в случае, когда работник принимается для работы в филиале, представительстве или ином обособленном структурном подразделении организации, расположенном в другой местности, - место работы с указанием обособленного структурного подразделения и его местонахождения;

?     трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы);

?     дата начала работы, а в случае, когда заключается срочный трудовой договор, - также срок его действия и обстоятельства (причины), послужившие основанием для заключения срочного трудового договора в соответствии с ТК РФ или иным федеральным законом;

?     условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или оклада (должностного оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);

?     режим рабочего времени и времени отдыха (если для данного работника он отличается от общих правил, действующих у данного работодателя);

?     компенсации за тяжелую работу и работу с вредными и (или) опасными условиями труда, если работник принимается на работу в соответствующих условиях, с указанием характеристик условий труда на рабочем месте;

?     условия, определяющие в необходимых случаях характер работы (подвижной, разъездной, в пути, другой характер работы);

?     условие об обязательном социальном страховании работника в соответствии с настоящим Кодексом и иными федеральными законами;

?     другие условия в случаях, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.

В трудовом договоре могут предусматриваться дополнительные условия, не ухудшающие положение работника по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. К дополнительным законодатель в части 3 статьи 57 ТК РФ относит следующие условия:

?     об уточнении места работы (с указанием структурного подразделения и его местонахождения) и (или) о рабочем месте;

?     об испытании;

?     о неразглашении охраняемой законом тайны (государственной, служебной, коммерческой и иной);

?     об обязанности работника отработать после обучения не менее установленного договором срока, если обучение проводилось за счет средств работодателя;

?     о видах и об условиях дополнительного страхования работника;

?     об улучшении социально-бытовых условий работника и членов его семьи;

?     об уточнении применительно к условиям работы данного работника прав и обязанностей работника и работодателя, установленных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.

Этот перечень не является закрытым и может дополняться по соглашению сторон.

Если должностная инструкция была оформлена приложением к трудовому договору, то внесение изменений в неё будет означать изменение определенных сторонами условий трудового договора.

Изменение определенных сторонами условий трудового договора должно осуществляться в порядке, предусмотренном статьей 72 ТК РФ. То есть по общему правилу любые условия трудового договора могут быть изменены только по соглашению сторон трудового договора, за исключением случаев, предусмотренных ТК РФ.

Соответственно, внесение изменений в должностную инструкцию, конкретизирующую те или иные определенные сторонами условия трудового договора, должно быть оформлено дополнительным документом – соглашением, заключаемым между работником и работодателем в письменной форме.

Обратите внимание!

Встречается довольно распространенная ошибка: при изменении того или иного положения в должностной инструкции старое просто вычеркивается и делается новая запись. Ни в коем случае в должностной инструкции зачеркивание не допускается, это юридически обесценивает этот документ.

Под изменением определенных сторонами условий трудового договора законодатель понимает, в том числе перевод на другую работу.

Согласно статье 72.1. ТК РФ перевод на другую работу – это постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, в котором работает работник (если структурное подразделение было указано в трудовом договоре), при продолжении работы у того же работодателя, а также перевод на работу в другую местность вместе с работодателем.

Перевод на другую работу у того же работодателя допускается только с письменного согласия работника, за исключением случаев, предусмотренных частями второй и третьей статьи 72.2 ТК РФ. То есть при наличии обстоятельств чрезвычайного характера (в случае катастрофы природного или техногенного характера, производственной аварии, несчастного случая на производстве, пожара, наводнения, голода, землетрясения, эпидемии или эпизоотии и в любых исключительных случаях, ставящих под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия всего населения или его части) перевод не требует согласия работника, но может быть осуществлен на срок до одного месяца.

Обратите внимание!

Перевод на другую работу следует отличать от перемещения работника на другое рабочее место. Согласно статье 72.1 ТК РФ не считается переводом на другую работу и не требует согласия работника перемещение его у того же работодателя на другое рабочее место, в другое структурное подразделение, расположенное в той же местности, поручение ему работы на другом механизме или агрегате, если это не влечет за собой изменения определенных сторонами условий трудового договора.

Порядок документального оформления письменного согласия работника о переводе зависит от того, от кого исходит инициатива о переводе, соответственно, это может быть заявление работника или соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора. На основании документа, отражающего письменное согласие работника, издается приказ (распоряжение) о переводе работника, данный приказ является основанием для внесения изменений и дополнений в действующую должностную инструкцию работника, с этим приказом работник должен быть ознакомлен под роспись. В случае перевода, носящего постоянный характер, целесообразна иная процедура: издание новой должностной инструкции и её утверждение.

Законодатель допускает возможность изменения определенных сторонами условий трудового договора в одностороннем порядке - по инициативе работодателя, но лишь по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда и в случае предварительного уведомления работника в письменной форме (статья 74 ТК РФ). При этом по инициативе работодателя допускается изменение всех определенных сторонами условий трудового договора, за исключением изменения трудовой функции работника (работы по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретного вида поручаемой работнику работы).

Под изменением организационных или технологических условий труда согласно пункту 21 Постановления Пленума ВС РФ №2 от 17 марта 2004 г. следует понимать такие изменения организации труда и организации производства, как:

- изменение техники и введение новой технологии;

- совершенствование рабочих мест на основе их аттестации;

- структурная реорганизация производства и тому подобное.

Обратите внимание!

В случае трудового спора обязанность представить доказательства, что изменение определенных сторонами условий трудового договора вызвано изменением организационных или технологических условий труда, лежит именно на работодателе.

Поэтому данные изменения должны быть подтверждены документально, например, в приказе об изменении организационных и технологических условий труда нужно упомянуть, какие конкретно условия и перемены имеются в виду (ввод в эксплуатацию нового оборудования, автоматизация бухгалтерского учета на базе компьютерных программ и другое) со ссылкой на подтверждающие документы.

О предстоящих изменениях определенных сторонами условий трудового договора, а также о причинах, вызвавших необходимость таких изменений, работодатель обязан уведомить работника в письменной форме не позднее чем за два месяца, если иное не предусмотрено ТК РФ.

Работник должен ознакомиться с этим уведомлением или приказом (распоряжением) работодателя, и подтвердить этот факт своей подписью на документе и проставлением даты ознакомления. В случае отказа работника расписаться в получении уведомления (иного документа) о предстоящем изменении определенных сторонами условий трудового договора необходимо составить акт об этом с привлечением свидетелей.

На основании данного уведомления (иного документа), изданного работодателем, вносятся соответствующие изменения в тексты трудового договора, должностной инструкции, и иные локальные нормативные акты (Штатное расписание, Положение о структурных подразделениях и др.).

Работнику, который не согласен на продолжение работы в новых условиях, работодатель обязан в письменной форме предложить ему другую имеющуюся у работодателя работу (как вакантную должность или работу, соответствующую квалификации работника, так и вакантную нижестоящую должность или нижеоплачиваемую работу), которую работник может выполнять с учетом его состояния здоровья. При этом работодатель обязан предлагать работнику все отвечающие указанным требованиям вакансии, имеющиеся у него в данной местности. Предлагать вакансии в других местностях работодатель обязан, если это предусмотрено коллективным договором, соглашениями, трудовым договором.

При отсутствии указанной работы или отказе работника от предложенной работы трудовой договор прекращается в соответствии с пунктом 7 части первой статьи 77 ТК РФ.

Таким образом, если должностная инструкция регулирует те или иные определенные сторонами условия трудового договора, то её правовой статус обуславливает два возможных для работодателя варианта внесения изменений:

1) по соглашению сторон (статья 72 ТК РФ);

2) в одностороннем порядке, по инициативе работодателя, но с учетом правил, предусмотренных статьей 74 ТК РФ (при этом трудовая функция работника обязательно должна остаться неизменной).

Решая кадровые вопросы, руководители часто сталкиваются с проблемой перераспределения трудовых обязанностей, замещения временно отсутствующего работника и так далее.

В случае возложения на работника наряду с его основными должностными обязанностями дополнительной работы по другой или такой же профессии (должности) необходимо руководствоваться статьей 60.2. ТК РФ и соблюдать требования статьи 151 ТК РФ о доплате при совмещении профессий (должностей), а также при расширении зон обслуживания, увеличении объема работы или исполнении обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором. Поручение работнику дополнительной работы допускается только с письменного согласия работника. Срок, в течение которого работник будет выполнять дополнительную работу, ее содержание и объем устанавливаются работодателем также с письменного согласия работника.

Исполнение дополнительной работы по другой или такой же профессии (должности) требует внесения соответствующих изменений, дополнений в трудовой договор и должностную инструкцию работника. На основании документа, отражающего письменное согласие работника о выполнении дополнительной работы по другой или такой же профессии (должности), издается приказ (распоряжение) о внесении изменений и дополнений в действующую должностную инструкцию работника, с которым работник знакомиться под роспись. Либо составляется отдельный документ - соглашение о внесении изменений в должностную инструкцию, который подписывается работником и работодателем.

Бывает и такая ситуация, что работник уже принят на работу, а должностная инструкция в отношении его должности утверждается работодателем позже. Такая должностная инструкция вводится в действие в отношении данного работника только в случае, если работник в письменной форме выразит на это свое согласие.

Реорганизация юридического лица, изменение наименования работодателя, внесение иных изменений в учредительные документы, или изменение наименования структурного подразделения также сопровождается внесением соответствующих изменений в локальные нормативные акты на основании приказа (распоряжения) работодателя, а также в трудовые договоры, трудовые книжки и, соответственно, в должностные инструкции работников.

Напомним, что важным с юридической точки зрения является также учет внесения изменений в должностные инструкции. В специальном журнале (книге) регистрации должностных инструкций (смотри раздел 2.1.3. настоящей книги) должна фиксироваться информация о дате внесения изменений в конкретную должностную инструкцию и характере этих изменений (название раздела, что изменено, добавлено или удалено).

После замены новой прежняя должностная инструкция должна храниться три года (пункт 35 «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденного Росархивом 06 октября 2000 года).

Более подробно с вопросами, касающимися алгоритма разработки, согласования и утверждения должностных инструкций, требований к их форме и содержанию, Вы можете ознакомиться в книге авторов ЗАО «BKR-ИНТЕРКОМ-АУДИТ» «Как правильно и быстро разработать должностные инструкции. Образцы инструкций».

Данный материал подготовлен группой консультантов-методологов ЗАО «BKR-Интерком-Аудит»

Источник : РОСЭК