Для того, чтобы учесть данные расходы и в бухгалтерском, а с 1 января 2002 года и в налоговом учете, организация должна иметь на руках все первичные документы, подтверждающие, что данные расходы были произведены.
Нужно отметить, что представительские расходы представляют собой планируемые и целевые расходы.
Попробуем разобраться, что же из себя будут представлять первичные документы, на основании которых можно принять к учету представительские расходы. Согласно требованиям бухгалтерского законодательства, предъявляемых к документированию бухгалтерских операций, все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Причем в соответствии с требованиями Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина РФ от 29 июля 1998 года №34н, первичные учетные документы должны быть составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Если в данном альбоме не содержится необходимой формы документа, который необходим организации, она вправе разработать нужную ей форму самостоятельно. Однако нужно иметь в виду, что такой самостоятельно разработанный документ будет признан первичным учетным документом только при условии того, что он содержит все необходимые реквизиты, а именно:
а) наименование документа;
б) дату составления;
в) наименование организации, от имени которой составлен документ;
г) содержание хозяйственной операции;
д) натуральные и денежные измерители хозяйственной операции;
е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
Налоговое законодательство также выдвигает аналогичное требование к документированию. Это закреплено в статье 252 НК РФ, где указано, что под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные первичными документами, оформленными в соответствии с законодательством России.
Таким образом, включение представительских расходов, в расходы по обычным видам деятельности, возможно только при наличии первичных учетных документов, в которых должны быть указаны дата и место проведения деловой встречи (приема), приглашенные лица, участники со стороны организации, конкретное назначение расходов и их величина.
Оформление первичных документов, связанных с представительскими расходами состоит фактически из трех последовательных этапов:
1) оформление общих документов;
2) оформление документов, связанных с конкретным мероприятием;
Первый этап включает в себя составление сметы представительских расходов на отчетный год. Данная смета утверждается протоколом общего собрания учредителей (акционеров).
После этого руководитель организации издает внутренние организационно-распорядительные документы, в которых отражается:
перечень лиц, имеющих право получать средства в подотчет на представительские расходы;
порядок выдачи подотчетных сумм на представительские расходы;
порядок расходования таких сумм;
документальное оформление и порядок списания подотчетных сумм по представительским расходам;
нормы отдельных видов представительских расходов.
Второй этап документирования представляет собой оформление документов, связанных с конкретным мероприятием. К таким документам относятся: приказ руководителя о назначении ответственного за проведение официальной встречи (переговоров); приказ о направлении приглашения на встречу; и, конечно же, программа встречи с указанием даты, места, сроков проведения и Ф.И.О. участников.
Принимая решение о проведении официального приема (встречи), руководитель принимающей организации должен издать приказ о направлении приглашения на деловую встречу, содержащий, в обязательном порядке, цель прибытия представителей сторонней организации. Такой целью могут быть: либо проведение переговоров в рамках уже заключенного контракта, либо установление взаимного сотрудничества по основной деятельности организации. В обязательном порядке назначается ответственное лицо за проведение официального мероприятия.
В бухгалтерскую службу организации представляется программа проведения деловой встречи с указанием даты, места и сроков проведения деловой встречи, количества приглашенных лиц и участников со стороны организации и со стороны приглашенных. Кроме того, в бухгалтерию должна быть представлена утвержденная руководителем смета представительских расходов, составленная на основании применяемых в организации норм расходования средств на отдельные виды представительских расходов. После утверждения такой сметы подотчетному лицу в виде аванса выдаются денежные средства по расходному кассовому ордеру.
Как правило, денежные средства на представительские расходы, выдаются сотрудникам организации под отчет. Следовательно, в организации должен быть приказ руководителя о порядке выдачи подотчетных средств, в котором должен содержаться перечень лиц, которым такие денежные средства могут быть выданы. Порядок осуществления контроля над расходованием и списанием средств на представительские расходы также устанавливается приказом по организации.
Ниже приведена примерная форма Приказа по организации о представительских расходах:
ООО «Мелена»
г. Москва от 02.01.2004 года
Приказ №______
О представительских расходах на 2004 года
Приказываю:
1. Установить на 2004 года следующие нормы расходования средств на представительские расходы:
Вид представительских расходов
Расходы на одного человека в день, руб.
Проведение официального приема (завтрак, обед или другое аналогичное мероприятие)
До 1000
Транспортное обслуживание
До 600
Буфетное обслуживание во время переговоров
До 200
Оплата услуг приглашенного переводчика:
для руководителя делегации;
для членов делегации из расчета 1 переводчик на 5 человек
До 500
До 400
2. Назначить ответственным за расходованием средств на представительские расходы, правильное и своевременное оформление связанных с ними документов, заместителя генерального директора Трофимова В.В.
3. Предоставлять отчет о приеме каждой делегации в течение 3 рабочих дней после окончания приема.
Генеральный директор
ООО «Мелена» Ерохин И.С.
М.П.
Последний этап предусматривает оформление ответственным лицом отчета о расходах на проведение официального мероприятия и его результатов и сдачу авансового отчета с документами, подтверждающими, что данные расходы произведены.
После проведения деловой встречи в бухгалтерию должны быть представлены отчет о расходах на проведение деловой встречи и акт на списание представительских расходов (авансовый отчет) ответственного за проведение официального мероприятия с оправдательными документами.
Из подотчета данные суммы списываются по истечении срока, на который они выданы, при представлении документов, подтверждающих понесенные расходы. При этом необходимо составление исполнительной сметы или акта по каждому случаю приема делегации по утвержденной руководителем форме. Исполнительная смета должна содержать такие реквизиты, как дата, место и программа проведения деловых встреч, список участвующих лиц с обеих сторон, величина расходов. Все произведенные расходы должны быть обоснованы приложенными к исполнительной смете правильно оформленными первичными документами.
Расходы на представительские цели должны быть подтверждены документами об оплате транспортных расходов, об оплате услуг переводчика, счетами предприятий общественного питания, другими первичными учетными документами.
Произвольно составленные акты не могут служить оправдательными документами, подтверждающими расходование средств.
Отчет о проведении деловой встречи может быть оформлен следующим образом:
УТВЕРЖДАЮ:
________________
Генеральный директор
ООО «Мелена»
Ерохин И.С.
«_05__» _февраля_ 2004 года
Отчет
о проведении деловых переговоров с представителями ООО «Радуга»,
проведенных 03-04 февраля 2004 года
Участники переговоров:
ООО «Мелена»: ООО «Радуга»:
Ерохин И.С. Иваненко П.П.
Трофимов В.В. Круглов Н.П.
Смирнова Н.Ф. Липатова Г.Н.
Тема переговоров:
Увеличение совместного производства и реализации мебели
Программа встречи:
03 февраля 2004 года.
9.00 ч. - 12.00 ч. Переговоры
12.00ч. – 13.00ч. Обед
13.00ч. – 17.30ч. Экскурсия по мебельному комбинату, ознакомление участников переговоров с процессом производства.
04 февраля 2004 года.
9.00ч. – 14.00ч. Переговоры.
14.00ч. - 16.00ч. Обед и заключительный прием по поводу состоявшихся переговоров.
Более подробно с вопросами выдачи и учета подотчетных сумм, учета и налогообложения командировочных и представительских расходов, Вы можете познакомиться в книге ЗАО «BKR Интерком-Аудит» «Подочет с точки зрения бухгалтерского и налогового учета. Представительские и командировочные расходы».
Данный материал подготовлен группой консультантов-методологов
Налог на доходы физических лиц. Статья 228. Особенности исчисления налога в отношении отдельных видов доходов. Порядок уплаты налога
В пункте 1 дан исчерпывающий перечень категорий налогоплательщиков, для которых установлены определенные особенности исчисления и порядка уплаты НДФЛ:
«1) физические лица - исходя из сумм вознаграждений, полученных от физических лиц, не являющихся налоговыми агентами, на основе заключенных договоров гражданско-правового характера, включая доходы по договорам найма или договорам аренды любого имущества»;
К налоговым агентам, указанным в данном пункте, относятся лишь индивидуальные предприниматели и лица, приравненные (для целей налогообложения) к индивидуальным п
Приобретая товары и продукты, необходимые для осуществления своей деятельности, организация общественного питания неизбежно сталкивается с расходами по заготовке и доставке продуктов (сырья) и покупных товаров. В отношении материально-производственных запасов, к которым относятся продукты питания, вопрос с такими видами расходов достаточно понятен, так в соответствии с пунктом 5 ПБУ 5/01 они учитываются в стоимости приобретаемого сырья. Однако мы уже отмечали, что наряду с производственной деятельностью, организации общественного питания еще осуществляют и непосредственную розничную продажу
Порядок расчета и выплаты пособий по временной нетрудоспособности работодателями, применяющими упрощенную систему налогообложения
Организации и индивидуальные предприниматели, применяющие упрощенную систему налогообложения согласно главе 26.2 «Упрощенная система налогообложения» Налогового кодекса Российской Федерации (далее НК РФ), не являются плательщиками единого социального налога. Как уже сказано, доходы от уплаты налога при применении УСН с 2005 года распределяются органами Федерального казначейства по уровням бюджетной системы РФ согласно нормативам отчислений, указанных в статье 146 Бюджетного кодекса Российской Федерации, в частности, - в бюджет Фонда социального страхования РФ - по нормативу 5%.
Главная страница --> 