Предоставление услуг по бронированию номеров

Фактически данная услуга представляет собой резервирование гостиницей для определенного клиента номера определенной категории на определенную дату.

Гостиница может принять заказ на бронирование с помощью:

• обычной связи (телефон, факс, телеграмма);
• центральной системы бронирования.

В первом случае, администратор гостиницы, получив заявку на бронирование, информирует клиента о наличии свободных номеров, стоимости проживания и условий оплаты. Резервируя номер для клиента, дежурный администратор сообщает клиенту номер подтверждения о бронировании.

Существует несколько способов забронировать номер: письменный, устный или с помощью интернета. В любом случае в заявке клиента, который бронирует номер, должны указываться следующие сведения:

• Число и категория номера;
• Сроки проживания в гостинице;
• Фамилия, Имя, Отчество;
• Форма оплаты.

Нужно отметить, что существуют два основных способа бронирования места - гарантированное и негарантированное. Способ расчетов гостиницы с заказчиками зависит от того, какое бронирование применяется.

При гарантированном бронировании гостиница никому не сдает забронированный номер от установленной клиентом даты заезда вплоть до установленной клиентом даты выезда. Клиент же в свою очередь обязан оплатить номер даже в случае, если он не будет заселяться в номер, либо отменить бронирование до определенного дня и часа, установленных гостиницей. Но в последнем случае клиент уплачивает гостинице неустойку.

К основным способам гарантированного бронирования относятся:

• предоплата услуг по безналичному расчету;
• гарантия под кредитную карту;
• гарантия под обязательства организации, имеющей с гостиницей долгосрочный договор.

При негарантированном бронировании гостиницы держат номер свободным для клиента лишь до определенного времени. Если клиент в номер не поселился, то бронь аннулируется, при этом клиент не уплачивает неустойку.

Большинство иностранных клиентов могут вообще не знать о том, гостиницы какого класса существуют в том или ином российском городе. Поэтому все большее количество гостиниц включается в международную систему бронирования.

Эта система представляет собой информационную сеть, объединяющую отели различных стран. Как правило, владеют такой системой бронирования международные специализированные агентства или крупные авиакомпании.

Войдя в эту систему, гостиница получает возможность предоставлять услуги по бронированию номеров в автоматическом режиме. Для этих целей международное агентство устанавливает в гостинице необходимое оборудование и подключает его к общей информационной базе. С этого момента все клиенты агентства могут получить всю информацию о гостинице и сразу же забронировать номер.

Рассмотрим на примере, как в бухгалтерском учете гостиницы отражаются операции по бронированию номеров.

Пример.

Гостиница «Турист» 15.01.2005 года получила от организации заявку на бронирование 15 номеров на одни сутки (на 20.01.2005 года) для участников конференции. Организация перечислила сумму 100-% предварительной оплаты в размере 17 700 рублей, в том числе НДС 18% = 2 700 рублей.

Рабочим Планом счетов организации предусмотрено, использование следующих субсчетов:

62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» субсчет 62.1 «Оплата за проживание»;

62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» субсчет 62.2 «Авансы полученные».

Получив предоплату, бухгалтер гостиницы отразил в учете следующее:

За два дня до начала конференции, организация, сделавшая заявку на бронь, уведомила гостиницу о том, что один участник конференции заболел, следовательно, число номеров уменьшилось до 14.

Новая стоимость размещения участников конференции составила 16 520 рублей, в том числе НДС. В учете гостиницы были сделаны следующие проводки:

Более подробно с вопросами, касающимися учета и налогообложения гостиничного бизнеса, Вы можете познакомиться в книге ЗАО «BKR Интерком-Аудит» «Гостиничные услуги».

Данный материал подготовлен группой консультантов-методологов ЗАО «BKR-Интерком-Аудит»

Источник : РОСЭК