Кадровое делопроизводство основные требования к ведению кадровой документации

Требования к обработке персональных данных работников .

Деятельность любого работодателя связана с подбором персонала, а также с накоплением, обработкой, хранением и использованием значительных объемов сведений о работниках. В результате в работе отдела кадров (или службы персонала, менеджера по персоналу, иногда в субъектах малого бизнеса - секретаря) формируется комплекс так называемых персональных данных работников, который входит в круг информации, подлежащей защите от несанкционированного доступа.

Личная тайна, семейная тайна, неприкосновенность частной жизни, защита чести и доброго имени гражданина гарантируется Конституцией Российской Федерации (статья 23 Конституции Российской Федерации). Разглашение этой тайны, то есть несанкционированное, бесконтрольное распространение персональных данных во времени и пространстве, может нанести значительный ущерб субъекту персональных данных.

В Трудовом кодексе Российской Федерации (далее ТК РФ) закреплены основные требования к обработке персональных данных работника и гарантии по их защите (статьи 85-90 ТК РФ).

Определение понятия персональных данных работника дано в части перовой статьи 85 ТК РФ:

«Персональные данные работника – информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника».

Федеральным законом от 27 июля 2006 года №152-ФЗ «О персональных данных» персональные данные определяются как:

«любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация».

Персональные данные идентифицируют личность каждого человека. Субъектами (собственниками) персональных данных являются граждане Российской Федерации, иностранные граждане и лица без гражданства, находящиеся на территории Российской Федерации, к личности которых относятся соответствующие персональные данные.

Операторами персональных данных, организующими и (или) осуществляющими обработку персональных данных, а также определяющими цели и содержание обработки персональных данных являются: государственные органы, муниципальные органы, юридические или физические лица (статья 3 Федерального закона от 27 июля 2006 года №152-ФЗ «О персональных данных»).

Персональные данные работника могут накапливаться по месту работы и содержаться в кадровой документации, включающей в себя:

·        личные дела и трудовые книжки работников;

·        документы, возникающие при оформлении трудовых правоотношений (при решении вопросов о приеме на работу, переводе, увольнении, поощрении и тому подобное);

·        документы по анкетированию, тестированию и тому подобное;

·        приказы (распоряжения) по личному составу;

·        документация по аттестации сотрудников, служебным расследованиям и тому подобное;

·        учетная документация (картотеки, книги, журналы и другие);

·        аналитическая и справочная документация, как используемая руководством, так и выдаваемая работникам для представления в заинтересованные органы;

·        отчетная документация, передаваемая в государственные органы статистки, налоговые органы, и другие учреждения.

Персональные данные относятся к категории конфиденциальной информации, то есть информации строго ограниченного и регламентированного доступа.

Согласно пункту 10 статьи 3 Федерального закона от 27 июля 2006 года №152-ФЗ «О персональных данных» конфиденциальность персональных данных – это обязательное для соблюдения оператором или иным получившим доступ к персональным данным лицом требование не допускать их распространения без согласия субъекта персональных данных или наличия иного законного основания.

Защита персональных данных работника от их неправомерного использования или утраты должна быть обеспечена работодателем за счет его средств, в порядке, установленном федеральным законом. Работодатели, работники и их представители должны совместно вырабатывать меры защиты персональных данных работника.

Защита персональных данных обеспечивается системой правовых (локальное регулирование порядка обработки персональных данных) и организационно-технических мер.

Согласно трудовому законодательству работодатель вправе осуществлять обработку персональных данных работника, а именно: получение, хранение, комбинирование, передачу или любое другое использование персональных данных работника. Принципы обработки персональных данных закреплены в статье 5 Федерального закона от 27 июля 2006 года №152-ФЗ «О персональных данных».

С другой стороны, статьи 86, 87, 88 ТК РФ обязывают работодателя принять локальный нормативный акт, устанавливающий порядок обработки и передачи персональных данных работников, а также их права и обязанности в этой области.

Поэтому работодателю целесообразно включить в состав кадровой документации Положение о защите персональных данных работников. Данное положение является локальным нормативным актом, в котором регламентируются требования по обработке персональных данных работника, хранению и использованию персональных данных и гарантии их защиты. Положение о персональных данных работников относится к разновидности обязательных кадровых документов, прямо предусмотренных ТК РФ.

Исходя из норм ТК РФ, в Положении целесообразно прописать следующие основные разделы:

- цели и задачи обработки персональных данных, основные понятия;

- законодательные акты - основания для разработки Положения;

- порядок ввода в действие и внесения изменений в Положение;

- перечень обрабатываемых персональных данных;

- перечень структурных подразделениях и носителей информации, в которых накапливаются и хранятся персональные данные работников;

- способ сбора персональных данных и источник их получения (на основании пункта 3 статьи 86 ТК РФ);

- перечень лиц (по должностям), которые имеют доступ к персональным данным или которым может быть предоставлен такой доступ;

- способы обработки и использования персональных данных, применяемые работодателем;

- сроки обработки персональных данных, в том числе сроки их хранения;

- меры защиты персональных данных от несанкционированного доступа не только у данного работодателя, но и относительно третьей стороны;

- ответственность за разглашение конфиденциальной информации, связанной с персональными данными работника.

Положение о персональных данных работников не относится к локальным нормативным актам, принимаемым с учетом мнения представительного органа работников, поэтому принимается работодателем единолично. Однако коллективным договором, соглашениями может быть предусмотрено принятие Положения о персональных данных работников по согласованию с представительным органом работников.

Положение о персональных данных работника, как и любые положения, относится к документам, вступающим в силу после процедуры их утверждения. Утверждает Положение о персональных данных работника руководитель организации или уполномоченное им лицо – для юридических лиц, или работодатель - индивидуальный предприниматель. Работник должен быть ознакомлен с Положением о персональных данных под роспись. Роспись об ознакомлении с положением содержит следующие данные: фамилия, имя, отчество работника, структурное подразделение, должность, дата, подпись.

При работе с персональными данными необходимо строго соблюдать требование пункта 1 статьи 86 ТК РФ:

«обработка персональных данных работника может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества».

Получение персональных данных должно осуществляться в установленном законом порядке. По общему правилу все персональные данные следует получать у самого работника. Если же персональные данные, возможно, получить только у третьей стороны, то необходимо соблюдение следующих условий:

1. Уведомление работника работодателем о намерении получить персональные данные у третьей стороны (с указанием цели, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, их характера, последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение).

2. Получение письменного согласия работника на получение его персональных данных у третьего лица.

3. Сообщение работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение (пункт 3 статьи 86 ТК РФ).

Именно в таком порядке должен быть осуществлен запрос на прежнее место работы работника с целью выяснения достоверности записей в трудовой книжке, запрос в учебное заведение о подлинности получения документа об образовании, запрос в медицинское учреждение о достоверности медицинского документа и так далее.

Примечание.

Следует отметить, что некоторые кадровые работники, учитывая требования статьи 86 ТК РФ, используют следующий прием: при приеме на работу работнику предлагают заполнить анкету или личный листок по учету кадров, которые могут содержать следующие пункты: «Не возражаю против получения данных обо мне в...», (работник сам указывает организации, в которые работодатель может обратиться за получением сведений о нем) или «Не возражаю против проверки представленных данных».

ТК РФ устанавливает ряд ограничений на обработку персональных данных определенного рода. Так, работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его политических, религиозных и иных убеждениях и частной жизни (пункт 4 статьи 86 ТК РФ). В случаях, непосредственно связанных с вопросами трудовых отношений, в соответствии со статьей 24 Конституции Российской Федерации работодатель вправе получать и обрабатывать данные о частной жизни работника только с его письменного согласия.

Работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности, за исключением случаев, предусмотренных ТК РФ или иными федеральными законами (пункт 5 статьи 86 ТК РФ).

При принятии решений, затрагивающих интересы работника, работодатель не имеет права основываться на персональных данных работника, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или электронного получения (пункт 6 статьи 86 ТК РФ).

Согласно статье 87 ТК РФ порядок хранения и использования персональных данных работников работодатель вправе установить самостоятельно (прописав порядок хранения и использования персональных данных в Положении о персональных данных) с соблюдением требований ТК РФ и иных федеральных законов.

Прежде всего, следует перечислить лиц, имеющих право доступа к персональным данным работника. К таким лицам могут относиться:

·        руководитель организации, работодатель – индивидуальный предприниматель;

·        непосредственный руководитель работника;

·        начальник отдела кадров;

·        сотрудники отдела кадров.

Отметим, что при работе с документами, содержащими персональные данные, прежде всего работниками отдела кадров, должен четко соблюдаться принцип конфиденциальности персональных данных. Для достижения данной цели необходимо решение следующих задач:

·        четкая регламентация должностных обязанностей лиц, которых связаны с обработкой персональных данных (в трудовом договоре и (или) должностной инструкции необходимо прописать права, обязанности, ответственность данных должностных лиц за несоблюдение конфиденциальности и правил хранения персональных данных);

·        наличие четкой разрешительной системы доступа к документам, содержащим персональные данные;

·        регулярного контроля за наличием и сохранностью документов, содержащих персональные данные, как в отделе кадров, так и в других структурных подразделениях организации.

Работодателю необходимо также определить порядок передачи персональных данных работника в пределах одной организации, у одного индивидуального предпринимателя, а именно установить:

- куда может быть передана информация, содержащая персональные данные работника (например, в подразделения организации: бухгалтерию, в службу безопасности);

- основание для передачи персональных данных работника (например, письменное разрешение руководителя организации, работодателя – индивидуального предпринимателя или начальника отдела кадров);

- перечень лиц, имеющих право передачи персональных данных работника.

В соответствии со статьей 88 ТК РФ при передаче персональных данных работника третьей стороне работодатель должен соблюдать следующие требования:

- не сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в случаях, предусмотренных ТК РФ или иными федеральными законами;

- не сообщать персональные данные работника в коммерческих целях без его письменного согласия;

- предупредить лиц, получающих персональные данные работника, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило соблюдено. Лица, получающие персональные данные работника, обязаны соблюдать режим секретности (конфиденциальности). Данное положение не распространяется на обмен персональными данными работников в порядке, установленном ТК РФ и иными федеральными законами.

- осуществлять передачу персональных данных работника в пределах одной организации, у одного индивидуального предпринимателя в соответствии с локальным нормативным актом, с которым работник должен быть ознакомлен под роспись;

- разрешать доступ к персональным данным работников только специально уполномоченным лицам, при этом указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные работника, которые необходимы для выполнения конкретных функций;

- не запрашивать информацию о состоянии здоровья работника, за исключением тех сведений, которые относятся к вопросу о возможности выполнения работником трудовой функции;

- передавать персональные данные работника представителям работников в порядке, установленном ТК РФ и иными федеральными законами, и ограничивать эту информацию только теми персональными данными работника, которые необходимы для выполнения указанными представителями их функций.

Информация, относящаяся к персональным данным работника, может быть предоставлена государственным органам (милиции и другим контролирующим органам) в порядке, установленном федеральным законом. Ни в коем случае нельзя давать подобную информацию по телефону. Основанием для передачи персональных данных работника является письменный запрос от должностного лица соответствующего государственного органа, а если представители контролирующих органов пришли к вам лично - служебное удостоверение и приказ, где указаны цели сбора подобной информации.

Работодатель должен обеспечить ведение журнала учета выданных персональных данных работников, в котором регистрируются запросы, фиксируются сведения о лице, направившем запрос, дата передачи персональных данных или дата уведомления об отказе в предоставлении персональных данных, а также отмечается, какая именно информация была передана.

Обратите внимание!

Если лицо, обратившееся с запросом, не уполномочено федеральным законом на получение персональных данных работника либо отсутствует письменное согласие работника на предоставление его персональных сведений, работодатель обязан отказать в предоставлении персональных данных. Лицу, обратившемуся с запросом, выдается письменное уведомление об отказе в предоставлении персональных данных.

Работодатель обязан обеспечить такой порядок хранения персональных данных, который бы ограничивал несанкционированный доступ к ним. Можно рекомендовать для отдела кадров все документы, содержащие персональные данные работников, прежде всего это личные дела, картотеки, учетные журналы хранить в рабочее и нерабочее время в специально оборудованных шкафах или сейфах, которые запираются и опечатываются. Трудовые книжки работников хранить в сейфе отдельно от личных дел. В конце рабочего дня все личные дела должны сдаваться в отдел кадров.

Персональные данные работников могут также храниться в электронном виде в локальной компьютерной сети. В таком случае доступ к персональным данным работников должен быть технически возможен только специально уполномоченным лицам, при этом указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные работника, которые необходимы им для выполнения конкретных функций. Все документы по личному составу должны обязательно сдаваться в архив.

Исходя из положений «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденного Росархивом 6 октября 2000 года, данные документы относятся к документам долговременного хранения и хранятся 50, 75 лет или постоянно.

В целях обеспечения защиты своих персональных данных, хранящихся у работодателя, работник в соответствии со статьей 89 ТК РФ обладает правом на:

- полную информацию об их персональных данных и обработке этих данных;

- свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей персональные данные работника, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом;

- определение своих представителей для защиты своих персональных данных;

- доступ к относящимся к ним медицинским данным с помощью медицинского специалиста по их выбору;

- требование об исключении или исправлении неверных или неполных персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением требований ТК РФ или иного федерального закона. При отказе работодателя исключить или исправить персональные данные работника он имеет право заявить в письменной форме работодателю о своем несогласии с соответствующим обоснованием такого несогласия. Персональные данные оценочного характера работник имеет право дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения.

- требование об извещении работодателем всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные работника, обо всех произведенных в них исключениях, исправлениях или дополнениях;

- обжалование в суд любых неправомерных действий или бездействия работодателя при обработке и защите его персональных данных.

Соблюдение всех вышеизложенных требований должны обеспечивать совместными усилиями кадровая служба, юридическая служба, а в случае ведения автоматизированного учета кадров и специалисты по защите информации.

В сою очередь работник обязан передавать работодателю или его представителю достоверную, документированную информацию о своих персональных данных, а также своевременно сообщать о внесении изменений в свои персональные данные.

Согласно пункту 9 статьи 86 ТК РФ работники не должны отказываться от своих прав на сохранение и защиту своей личной, семейной тайны. Поэтому все расписки работника, акты, содержащие подобный отказ являются незаконными.

Требования к оформлению кадровой документации. придание документам юридической силы .

Квалифицированное ведение кадрового делопроизводства предполагает документирование всех кадровых вопросов с соблюдением установленных правил оформления документов. Требование документирования информации по определенным правилам установлено законодательно. Норма статьи 11 Федерального закона от 27 июля 2006 года №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» гласит следующее:

«1. Законодательством Российской Федерации или соглашением сторон могут быть установлены требования к документированию информации.

2. В федеральных органах исполнительной власти документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации. Правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством Российской Федерации в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти».

Руководителям, а также работникам кадровой службы следует помнить, что правильно оформить документ - значит, придать ему юридическую силу. Необходимо уделять достаточное внимание не только содержанию, но и форме документа.

Примечание.

Пункт 25 ГОСТ Р 51141-98:

«Юридическая сила документа: Свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления».

Для управленческой деятельности юридическая сила документов очень важна, она подтверждает, что документы могут служить подлинным доказательством заключенной в них информации. Неслучайно «документ» в переводе с латинского (documentum) – означает «доказательство, свидетельство».

Судебная практика знает множество примеров, когда организация проигрывала дело из-за ненадлежащим образом оформленных кадровых документов, составленных с нарушением требований соответствующего ГОСТа, поскольку они не принимаются в суде в качестве письменных доказательств, и не имеют юридической силы. Это еще одно подтверждение тому, что в трудовых правоотношениях (особенно в ситуации увольнения) необходимо соблюдать все формальные тонкости кадрового делопроизводства.

Требования к оформлению основных кадровых документов содержатся в соответствующих нормативно-методических документах, которые будут рассматриваться далее.

Следует отметить, что ТК РФ не содержит никаких требований к оформлению документов, за исключением требования об обязательном подписании приказов (распоряжений) по личному составу работодателем и отметке об ознакомлении работника с содержанием приказов (распоряжений), а также локальных нормативных актов, имеющих отношение к трудовой функции работника, и коллективного договора. К форме трудового договора предъявлено следующее требование: заключать его в письменной форме и составлять в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами.

Для того чтобы правильно оформить документ, прежде всего, нужно определить, к какой группе документов, или системе документации, он относится.

Примечание.

Пункт 34 ГОСТ Р 51141-98:

«Система документации: совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению».

В соответствии с ОКУД кадровое делопроизводство должно включать две системы документов:

1. Унифицированную систему организационно- распорядительной документации.

2. Унифицированную систему первичной учетной документации (группа документации по учету труда и его оплаты).

Правила оформления документов, входящих в систему организационно-распорядительной документации определены ГОСТом Р 6.30-2003. Настоящий стандарт устанавливает требования к оформлению реквизитов документов и требования к бланкам документов.

Унифицированные формы (19 форм по учету личного состава и 11 форм по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда) первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, а также указания по применению и заполнению этих форм содержит Постановление Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Таким образом, при оформлении документов необходимо руководствоваться двумя основными вышеуказанными нормативами.

Однако ГОСТ Р 6.30-2003 ограничивается перечнем реквизитов, который содержит 30 надписей, к сожалению, не указывая, какие именно надписи придают документу юридическую силу.

Так, «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники ГОСТ 6.10.4-84», утвержденный Постановлением Госкомстатом СССР от 6 октября 1984 года №3549 устанавливает требования к составу реквизитов, придающих юридическую силу документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Это следующие реквизиты:

·        наименование организации-создателя документа;

·        местонахождение организации-создателя документа или почтовый адрес;

·        наименование документа;

·        дата изготовления документа;

·        код лица, ответственного за правильность изготовления документа на машинном носителе или машинограммы или, как правило, код лица, утвердившего документ.

Но кроме таковых документ может содержать целый ряд дополнительных реквизитов, которые для отдельных видов документов могут становиться обязательными в силу требований закона или иных нормативных актов.

Помимо традиционных документов, составленных на бумажном носителе, в системе современной кадровой службы используются и электронные документы. В статье 11 Федеральный закон от 27 июля 2006 года №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» устанавливает специальные требования к таким документам:

«Электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе».

В целях заключения гражданско-правовых договоров или оформления иных правоотношений, в которых участвуют лица, обменивающиеся электронными сообщениями, обмен электронными сообщениями, каждое из которых подписано электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи отправителя такого сообщения, в порядке, установленном федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или соглашением сторон, рассматривается как обмен документами.

При этом юридическая сила электронного документа в силу указанного закона подтверждается электронной цифровой подписью. Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно - технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования. Более того, положения указанного закона не запрещают использование в электронных документах в качестве реквизитов, идентифицирующих информацию, иных аналогов собственноручной подписи.

Электронный документ должен обладать всеми реквизитами юридически значимого документа (наименование и место нахождения организации - создателя документа, код лица, изготовившего документ, код лица, ответственного за изготовление документа на компьютерном носителе, код лица, утвердившего документ) и формой, доступной для непосредственного восприятия человеком.

Кроме того, ГОСТ Р 6.30-2003, перечисляя состав реквизитов, используемых при оформлении документов, не определяет данного понятия. Определение содержит пункт 39 ГОСТ Р 51141-98:

«Реквизит документа: Это обязательный элемент оформления официального документа».

Итак, юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов и оформлением на бланке, соответствующем стандарту. Основным документом, устанавливающим состав реквизитов и требования к их оформлению, является ГОСТ Р 6.30-2003.

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает следующие реквизиты, которые используются при подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов:

«01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии документа».

Необходимо помнить, что различные документы состоят из разного набора реквизитов и при составлении одного документа не нужно использовать все 30, описанных в ГОСТе реквизитов. Некоторые реквизиты взаимоисключающие, например, реквизит «Справочные данные об организации» указывается только в письмах, при этом на бланке письма не пишут «Наименование вида документа». В процессе подготовки и оформления документов состав обязательных реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа, его обработка и так далее.

Примечание.

Можно внести дополнительные реквизиты в унифицированные формы документов. Например, в бланк приказов о приеме и увольнении работников добавить реквизит «подпись начальника отдела кадров», «подпись непосредственного руководителя». Но удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается в соответствии с указанием в Постановлении Госкомстата Российской Федерации от 24 марта 1999 года №20 «Об утверждении порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации».

Состав реквизитов, характеризующих конкретный документ, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования.

Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 года №2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации».

Рисунки Государственного герба Российской Федерации в многоцветном и одноцветном вариантах помещены в приложениях 1 и 2 к Федеральному конституционному закону от 25 декабря 2000 года №2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации». Использование Государственного герба Российской Федерации с нарушением закона, а также надругательство над Государственным гербом Российской Федерации влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).

Товарный знак и знак обслуживания (далее - товарный знак) - обозначения, служащие для индивидуализации товаров, выполняемых работ или оказываемых услуг юридических или физических лиц.

Правовая охрана товарного знака в Российской Федерации предоставляется на основании его государственной регистрации в порядке, установленном Законом Российской Федерации от 23 сентября 1992 года №3520-1 «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров», или в силу международных договоров Российской Федерации.

Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Код формы документа проставляют по ОКУД.

«Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) является составной частью Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и охватывает унифицированные системы документации и формы документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве».

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и другие).

Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события.

Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 10 июня 2006 года следует оформлять – «10.06.2006».

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например – «10 июня 2006 года», а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: «2006.06.10».

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и другим.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе. Незарегистрированный документ юридической силы не имеет.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например:

Минюст России

Департамент информатизации

и научно-технического обеспечения

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

Генеральному директору

ОАО «Северное сияние»

В.А. Лагутину

или

АО «Электро»

Главному бухгалтеру

В.М. Кочетову

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Государственное учреждение

Всероссийский научно-исследовательский

институт документоведения и архивного дела

Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Образову О.П.

ул. Садовая, д. 5, кв. 12,

г. Липки, Киреевский р-н,

Тульская обл., 301264

Гриф утверждения: реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.

Документ может утверждаться двумя способами: должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Президент ЗАО «Рост»

Личная подпись В.А. Степанов

Дата

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:

УТВЕРЖДЕН

решением общего собрания

акционеров от 05.04.2006 №14

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

Гриф утверждения присутствует не на каждом документе, поэтому рекомендуем обратиться к специальному перечню документов, подлежащих утверждению, который содержится в Приложении №4 Приказа Главного архивного управления СССР от 25 мая 1988 года №33 «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения»:

Акты (проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов, оборудования; списания; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.д.);

Договоры (о производстве работ, материально-техническом снабжении, аренде помещений; о поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, материальной ответственности и т.д.);

Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические и т.д.);

Инструкции (правила) - (должностные; по документационному обеспечению управления; технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т.д.);

Нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности работников и т.д.);

Отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т.д.);

Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем; предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и др. организаций с указанием сроков хранения материалов и т.д.);

Планы (производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ; внедрения новой техники; кооперированных поставок продукции; распределения продукции по установленной номенклатуре; доходов по жилищно-коммунальному хозяйству, по капитальному ремонту; работы коллегии, научно-технического совета, ученого совета и т.д.);

Положения (о министерстве; структурном подразделении; премировании и т.д.);

Программы (проведения работ и мероприятий; командировок и т.д.);

Расценки на производство работ;

Сметы (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений; использования средств фонда предприятия; на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное строительство и т.д.);

Стандарты (государственные, отраслевые, республиканские, технические условия);

Структура и штатная численность;

Тарифные ставки;

Уставы государственных предприятий (объединений); совхозов, входящих в состав объединений и т.д.);

Формы унифицированных документов;

Штатные расписания и изменения к ним».

Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:

Морозовой Н.В.

Федосеевой Н.А.

Прошу подготовить проект

договора с ООО «Виктория»

к 05.10.2006

Личная подпись

Дата

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы: о чем (о ком), чего (кого)? Например: Приказ о создании аттестационной комиссии, Должностная инструкция ведущего эксперта.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».

Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и так далее). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа. Во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты:

·        наименование документа;

·        наименование организации - автора документа;

·        дату документа;

·        регистрационный номер документа;

·        заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и так далее, то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В документах (приказ, распоряжение и так далее) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).

В письмах используют следующие формы изложения:

- от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

- от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);

- от третьего лица единственного числа («министерство не возражает»).

Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение:

1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. 2 экз.

В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение №2

к приказу Росархива

от 05.06.2003 №319

Подпись – один из основных реквизитов, придающих юридическую силу документу, представляет собой собственноручную роспись полномочного должностного лица.

В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Вице-президент Ассоциации

региональных предприятий    Личная подпись    А.А. Борисов

или на бланке:

Вице-президент    Личная подпись    А.А. Борисов

Допускается в реквизите «Подпись» центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например:

Исполнительный директор    Личная подпись    Н.А. Федоров

ЗАО «Партнер»

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Директор института     Личная подпись    М.В. Ларин

Главный бухгалтер         Личная подпись     З.В. Марьяш

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

Заместитель директора            Заместитель директора

по научной работе                       по научной работе

Личная подпись    Ю.Г. Демидов     Личная подпись    К.И. Игнатьев

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии      Личная подпись     В.Д. Банасюкевич

Члены комиссии                   Личная подпись    А.Н. Сокова

Личная подпись       А.С. Красавин

Личная подпись       О.И. Рысков

Важным является вопрос: кто может подписывать документ в отсутствие начальника? В такой ситуации основанием для проставления подписи может быть специальный документ, в котором прописано, кто в отсутствие директора имеет право подписывать и какие виды документов. Это положение может быть специально оговорено в должностной инструкции на того или иного заместителя.

Гриф согласования: реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием.

Гриф согласованиядокумента состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Ректор Финансовой академии

при Правительстве Российской Федерации

Личная подпись    А.Г. Грязнова

Дата

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и другие, гриф согласования оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Российской академии

медицинских наук

от 05.06.2003 №430-162

или

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания Правления

Российской государственной

страховой компании «Росгосстрах»

от 05.06.2003 №10

Согласование документа оформляют визой согласования документа, которая включает в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

Руководитель юридического отдела

Личная подпись    А.С. Орлов

Дата

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Руководитель юридического отдела

Личная подпись    А.С. Орлов

Дата

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы согласования проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы согласования проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз согласования документа на отдельном листе согласования.

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Документы заверяют печатью организации или индивидуального предпринимателя.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения, например:

Верно

Инспектор службы кадров    Личная подпись    Т.С. Левченко

Дата

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации (работодателя).

Обратите внимание!

«Копия документа: Документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы» (пункт 29 ГОСТ Р 51141-98).

«Заверенная копия документа: Копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу» (пункт 30 ГОСТ Р 51141-98).

Инструкция по делопроизводству в аппарате Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации, разработанная на основе Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти и утвержденная Приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 30 августа 2001 года №125 «Об утверждении инструкции по делопроизводству в аппарате судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации». В приложении №20 к пункту 3.2.20 данного документа содержится примерный перечень документов, на которые ставится печать Судебного департамента для того, чтобы заверить подлинность подписи должностного лица на документах. Это, например, такие документы, как:

«Акты (приемки законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; описания; экспертизы и так далее).

Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей и так далее).

Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений; о производстве работ и так далее).

Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями, премиями и так далее).

Соглашения (трудовые и так далее).

Справки (льготные, о выплате страховых сумм, использовании бюджетных ассигнований, на зарплату, о начисленной и причитающейся зарплате и так далее).

Трудовые книжки.

Удостоверения (личности, командировочные).

Штатные расписания и изменения к ним».

Несмотря на то, что данная инструкция ориентирована на аппарат Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации, аналогичные рекомендации можно дать всем субъектам, документирующим информацию.

Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа, и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

В.А. Жуков

924 45 67

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении, слова «В дело», номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Кроме общих требований к реквизитам документов, описанных выше, существуют также требования к бланкам документов. Большинство организационно-распорядительных документов: протоколы, приказы, положения, инструкции, письма, справки, и так далее – должны создаваться на бланках документов. На простой бумаге в произвольной форме могут быть написаны заявление о приеме на работу или объяснительная и докладная записка, отзывы и доклады.

Примечание.

«Бланк документа: Набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа» (пункт 44 ГОСТ Р 51141-98).

ГОСТ Р. 6.30-2003 устанавливает два стандартных формата бланков документов - А4 (210 x 297 мм) и А5 (148 x 210 мм). Форматы бланков документов А3 и А6 допускались к использованию ГОСТ Р 6.30-97, утратившим силу в связи с изданием Постановления Госстандарта Российской Федерации от 26 августа 2001 года №352-ст «Об отмене Постановлений Госстандарта России от 31.07.1997 №273 и от 21.01.2000 №9-СТ». Действующие в настоящий момент форматы бумажных листов А3 и А6 не могут рассматриваться как форматы бланка документа в связи с тем что, они не установлены ГОСТ Р. 6.30-2003.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Бланки документов оформляют в соответствии с Приложением А к ГОСТ Р 6.30-2003. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой и продольный.

Реквизит 01 (Государственный герб Российской Федерации), а также 02 (герб субъекта Российской Федерации) и 03 (эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)) располагают над серединой реквизита 08 (наименование организации).

Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.

Реквизиты наименование организации, справочные данные об организации, наименование вида документа, место составления или издания документа, ограничительные отметки для реквизитов дата документа, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер документа и дату в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

- центрированным (начало, и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

- флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

- общий бланк;

- бланк письма;

- бланк конкретного вида документа.

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:

·        Государственный герб Российской Федерации (Герб субъекта Российской Федерации или эмблема организации или товарный знак);

·        наименование организации;

·        дата документа;

·        место составления или издания документа.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:

·        Государственный герб Российской Федерации (Герб субъекта Российской Федерации или эмблема организации или товарный знак);

·        код организации;

·        наименование организации;

·        справочные данные об организации;

·        идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП).

И при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов:

·        дата документа;

·        регистрационный номер документа;

·        ссылка на регистрационный номер документа и дату;

·        место составления или издания документа;

·        адресат;

·        резолюция;

·        заголовок к тексту;

·        отметка о контроле;

·        текст документа.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:

·        Государственный герб Российской Федерации (Герб субъекта Российской Федерации или эмблема организации или товарный знак);

·        наименование организации;

·        наименование вида документа;

·        место составления или издания документа.

А также при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов:

·        дата документа;

·        регистрационный номер документа;

·        ссылка на регистрационный номер и дату документа;

·        заголовок к тексту;

·        отметка о контроле.

Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка. При этом реквизит: наименование организации, справочные данные об организации, место составления или издания документа печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

Вопрос о способе изготовления бланков каждый субъект документирования информации вправе решать самостоятельно, то есть бланки могут быть отпечатаны типографским способом, средствами оперативной полиграфии или компьютерной техники. Исключение составляют бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, которые в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 года №1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» должны изготавливаться только полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

Несмотря на то, что при разработке бланков необходимо соблюдать положения ГОСТ Р 6.30-2003, требования к бланкам документов возможно конкретизировать в локальных нормативных актах, например, в инструкции по делопроизводству или правилах оформления документов. Главное, чтобы эти требования не противоречили государственному стандарту.

Более подробно с вопросами, касающимися кадрового делопроизводства, Вы можете ознакомиться в книге авторов ЗАО ««BKR-ИНТЕРКОМ-АУДИТ»» ««Кадровое делопроизводство»».

Данный материал подготовлен группой консультантов-методологов ЗАО «BKR-Интерком-Аудит»

Источник : РОСЭК