Претензии покупателя

Претензия выставляется покупателем товара

Если для определенной категории споров федеральным законом установлен претензионный или иной досудебный порядок урегулирования либо он предусмотрен договором, спор передается на разрешение арбитражного суда после соблюдения такого порядка.

Порядок приемки товаров и ее документальное оформление зависят от места приемки, характера приемки (по количеству, качеству, комплектности), от степени соответствия договора поставки сопроводительным документам (наличие или отсутствие) и так далее.

Приемка товаров по количеству в организации предусматривает проверку соответствия фактического наличия товара данным, содержащимся в транспортных, сопроводительных и (или) расчетных документах, в соответствии с Инструкцией о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству, утвержденной Постановлением Госарбитража при Совете Министров СССР от 15 июня 1965 года №П-6 (Приложение №!), и ГК РФ, а при приемке их по качеству и комплектности - требованиям к качеству товаров, предусмотренных в договоре.

Если количество и качество товара соответствуют данным, указанным в товаросопроводительных документах, то на сопроводительных документах (накладная, товарно-транспортная накладная и другие документы, удостоверяющие количество или качество поступивших товаров) ставится штамп организации, что подтверждает соответствие принятых товаров данным, указанным в сопроводительных документах. Материально-ответственное лицо, осуществляющее приемку товара, ставит свою подпись на товаросопроводительных документах и заверяет ее круглой печатью организации.

Если обнаружены неисправность вагона, контейнера или упаковочной тары, отсутствие или повреждение пломбы, недостача груза по количеству или по массе, материально-ответственное лицо обязано потребовать от транспортной организации составление коммерческого акта и получить его копию. Коммерческий акт при этом является юридическим основанием для предъявления претензий либо к транспортной организации, либо к поставщику товара.

При отказе станции назначения составить коммерческий акт покупатель должен принять груз с участием представителя отдела торговли органа местной исполнительной власти или отдела транспортной милиции и составить акт о результатах приемки.

Обратите внимание, что при нарушении правил приема и сроков торговые организации лишаются возможности предъявления претензий поставщикам или транспортным организациям в связи с недостачей или снижением качества товаров.

В случае несоответствия фактического наличия товаров или отклонения по качеству, установленному в договоре, или данным, указанным в сопроводительных документах, должен составляться акт (формы ТОРГ-2 и ТОРГ-3 (Приложение №!)), который является юридическим основанием для предъявления претензий поставщику. В сопроводительном документе следует сделать отметку об актировании.

Акты о приемке товаров по количеству составляются:

- в соответствии с фактическим наличием товаров данным, содержащимся в транспортных, сопроводительных или расчетных документах, а при приемке их по качеству и комплектности - требованиями к качеству товаров, предусмотренными в договоре или контракте;

- членами комиссии и экспертом организации, на которую возложено проведение экспертизы, с участием представителей организаций поставщика и получателя или представителем организации-получателя с участием компетентного представителя незаинтересованной организации;

- отдельно по каждому поставщику на каждую партию товара, поступившую по одному транспортному документу.

Товары, по которым не установлены расхождения по количеству и по качеству, в актах не перечисляются, о чем делается отметка в конце акта следующего содержания: «По остальным товарно-материальным ценностям расхождений нет».

В акте отражается состав комиссии с обязательным указанием должности, фамилий и инициалов её членов. В состав комиссии входят материально-ответственные лица предприятия, представитель поставщика (возможно составление акта в одностороннем порядке при согласии поставщика или его отсутствии), а также представитель третьей незаинтересованной стороны. Если в момент приемки товаров выявлено несоответствие веса брутто весу, указанному в сопроводительных документах, покупатель не должен вскрывать тару и упаковку. Если при правильности веса брутто недостача продукции установлена в ходе проверки веса нетто или количества товарных единиц в отдельных местах, то покупатель вправе приостановить приемку остального груза. Тару, упаковку вскрытых мест и продукцию, находившуюся в них, необходимо сохранить, а затем передать представителю организации отправителя. Уведомление о вызове представителя отправителя (поставщика) должно быть направлено ему не позднее 24-х часов, а в случае скоропортящейся продукции – немедленно.

Если поставщик и покупатель находятся в одном городе, то представитель поставщика должен явиться не позднее следующего дня после получения вызова, если в уведомлении не указан иной срок, а в случае приемки скоропортящейся продукции – в течение 4-х часов после извещения о вызове. Если поставщик иногородний, то его представитель должен прибыть на приемку не позднее трех дней после получения вызова, не считая времени, необходимого для проезда. Представитель организации отправителя (поставщика) должен иметь при себе удостоверение на право участия в приемке товара у покупателя.

Если при приемке товара одновременно с недостачей выявились излишки по сравнению с количеством товара, указанным в товаросопроводительных документах поставщика, данные о них также указываются в акте.

Акт подписывается всеми членами комиссии, а утверждается руководителем организации-получателя. К нему должны быть приложены:

- документы изготовителя (отправителя, поставщика), подтверждающие количество и комплектность товаров;

- упаковочные ярлыки из тарных мест, в которых установлены ненадлежащее качество и комплектность товара;

- пломбы от тарных мест, в которых обнаружена недостача;

- подлинный транспортный документ;

- документ, удостоверяющий полномочия представителя, участвовавшего в приемке;

- акт отбора образцов (проб) и заключение по результатам их анализа;

- акт о несоответствии фактического качества и комплектности товаров данным, содержащимся в документе, удостоверяющем их качество и комплектность;

- другие документы, подтверждающие причины плохого качества товаров или их некомплектность.

Акты приемки товаров по количеству и качеству регистрируются и хранятся в порядке, установленном в организации получателя.

При приемке товаров, акты о приемке с приложением документов (счета-фактуры, накладные и так далее) передаются в бухгалтерию под расписку и для направления претензионного письма поставщику или транспортной организации, доставившей груз.

Акт по форме ТОРГ-2 (Приложение №!) составляется на отечественные товары в четырех экземплярах. Акт по форме ТОРГ-3 (Приложение №!) составляется на импортные товары в пяти экземплярах.

Возврат товара поставщику при обнаружении брака в процессе реализации товара, при несоответствии товара стандарту или согласованному образцу по качеству, некомплектности товаров осуществляется путем оформления расходной накладной (форма ТОРГ-12 (Приложение №!)). Условия возврата товара поставщику могут быть различны и оговариваются в договоре поставки.

Условия приемки импортных товаров по количеству и качеству устанавливаются в договорах с иностранными поставщиками. Если порядок и сроки приемки товаров не были специально оговорены в договоре, то необходимо руководствоваться документом Государственного Арбитража СССР от 15 октября 1990 года «Инструкция о порядке и сроках приемки импортных товаров по количеству и качеству, составлении и направлении рекламационных актов» (Приложение №!).

Приемка товаров, поступивших в ненарушенной таре от иностранного поставщика, осуществляется в обычном порядке, как и приемка товаров от отечественного поставщика. Если установлено несоответствие количества и (или) качества товара договору, составляется рекламационный акт (форма ТОРГ-3 (Приложение №!)). Акт должен составляться в присутствии материально- ответственного лица покупателя, представителя иностранного поставщика (при согласии поставщика возможно составление акта при его отсутствии) и экспертов торгово-промышленной палаты. Если невозможно присутствие представителей торгово-промышленной палаты, то товар принимается с участием представителей других незаинтересованных организаций. Рекламационный акт составляется отдельно по каждому иностранному поставщику на каждую партию товара, поступившую по одному транспортному документу.

Оформленные документы на приемку товаров являются основанием для расчетов с поставщиками и их данные не могут быть пересмотрены после приемки товаров в организации (за исключением потерь товаров от естественной убыли и боя при транспортировке).

Поступающие товары принимаются к учету в день окончания их приемки по фактическому количеству и сумме.

Если недостача выявляется при приемке товаров, поступивших от поставщиков, то сумму недостачи в пределах, предусмотренных договором, покупатель относит при постановке на учет данных товаров в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в корреспонденции со счетом 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»,

Сумму потерь сверх предусмотренных в договоре величин, относят в дебет счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет «Расчеты по претензиям» с кредита счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

Если судебные инстанции отказывают во взыскании сумм потерь с поставщиков или транспортных организаций, тогда сумма данной недостачи, первоначально учтенная на счете 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет «Расчеты по претензиям» списывается на счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

4.1. Недостача при приемке товара выявлена до оплаты

Принимая товар от продавца, покупатель выявил недостачу.

Порядок отражения такой операции в бухгалтерском учете регламентируется правилами пункта 59 Методических указаний по бухгалтерскому учету МПЗ (Приложение №!).

В соответствии с этими указаниями, фактическая себестоимость недостач и порчи сверх норм естественной убыли учитывается по дебету счета 76-2 «Расчеты по претензиям» и списывается с кредита счета расчетов (по лицевому счету продавца).

При постановке на учет поступивших от продавца недостающих товаров, подлежащих оплате покупателем, соответственно уменьшается стоимость товаров, транспортно - заготовительных расходов и налог на добавленную стоимость, включенные в фактическую себестоимость недостачи и порчи.

Аналогично учитываются претензии к продавцу на суммы излишней оплаты, произведенные в связи с несоответствием цен, указанных в расчетных документах, ценам, предусмотренным в договоре (завышение цен), арифметических ошибок, допущенных в расчетных документах продавца, и по другим подобным причинам.

Если к моменту обнаружения недостачи, порчи, завышения цен, других ошибок в расчетных документах продавца расчеты не были произведены, то оплата производится за вычетом стоимости недостающих и испорченных по вине продавца товаров, других завышений сумм расчетного документа, о чем покупатель письменно сообщает продавцу. В этом случае неоплаченные суммы на счете учета расчетов по претензиям не отражаются.

Полученные товары должны быть отражены в бухгалтерском учете по фактической себестоимости, то есть в нее включаются, кроме стоимости самих товаров, все затраты, которые необходимы, чтобы довести их до пригодного состояния. Это услуги посредников, проценты по кредитам и займам, таможенные пошлины и так далее.

Кроме того, по правилам бухгалтерского учета в фактическую себестоимость будут включаться и транспортно-заготовительские расходы.

В тоже время, в целях налогообложения прибыли в стоимость МТЦ не будут включаться заработная плата, начисленные на нее налоги и взносы, проценты по кредитам. В налоговом учете данные затраты учитываются соответственно в составе расходов на оплату труда, и прочих расходов.

Пример ?

Торговая организация ООО «Торговля 1» по договору купли-продажи приобрело 20 кубометров «вагонки» по цене 960 рублей за 1 кубический метр (в том числе НДС - 146 рублей).

Доставку  товара организация осуществила самостоятельно, при этом затраты составили 8 000 рублей.

При приемке «вагонки» была обнаружена недостача в количестве 1,5 кубического метра.

На момент обнаружения недостачи ООО «Торговля 1» не произвело оплату древесины, поэтому оно оплатило поставщику только сумму за фактически полученное количество  товара.

Бухгалтер ООО «Торговля 1» отразил это в учете организации следующим образом:

Таким образом, в бухгалтерском и налоговом учете стоимость товаров будет равна 23 059 рублей (15 059 рублей + 8 000 рублей).

Окончание примера.

4.2. Недостача при приемке товаров выявлена после оплаты

В данной ситуации организация-приемщик, определяя недостачу, должна установить, соответствует ли она нормам естественной убыли или превышает их. От этого зависит, каким образом отражается данная недостача в бухгалтерском учете и правила ее списания.

Согласно пункту 58 Методических указаний по бухгалтерскому учету МПЗ (Приложение №!), недостачи и порча, выявленные при приемке поступивших в торговую  организацию товаров, учитываются в следующем порядке:

а) сумма недостач и порчи в пределах норм естественной убыли определяется путем умножения количества недостающих и (или) испорченных товаров на договорную (продажную) цену поставщика. Другие суммы, в том числе транспортные расходы и налог на добавленную стоимость, относящиеся к ним, не учитываются.

Сумма недостач и порчи списывается с кредита счета расчетов в корреспонденции с дебетом счета  94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Одновременно недостающие и (или) испорченные товары списываются со счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» и относятся на транспортно - заготовительные расходы или на счета отклонений в стоимости товаров.

Если испорченные товары могут быть использованы самой торговой организацией  или проданы (с уценкой), они приходуются по ценам возможной продажи. Одновременно на эту сумму уменьшается сумма потерь от порчи;

б) недостачи и порча товаров сверх норм естественной убыли учитываются по фактической себестоимости.

В фактическую себестоимость включаются:

- стоимость недостающих и испорченных товаров, определяемая путем умножения их количества на договорную (продажную) цену поставщика (без налога на добавленную стоимость). По подакцизным товарам в договорную (продажную) цену включаются акцизы. Если испорченные товары могут быть использованы самой торговой организацией или проданы (с уценкой), они приходуются по ценам возможной продажи, с уменьшением на эту сумму потерь от порчи товаров;

- сумма транспортно - заготовительных расходов, подлежащая оплате покупателем, в доле, относящейся к недостающим и испорченным товарам. Эта доля определяется путем умножения стоимости недостающих и испорченных товаров на процентное отношение транспортных расходов, сложившееся на момент списания, к общей стоимости товаров (по продажным ценам поставщика) по данной поставке (без налога на добавленную стоимость);

- сумма налога на добавленную стоимость, относящаяся к основной стоимости недостающих и испорченных товаров и к транспортным расходам, связанным с их приобретением.

4.2.1. Недостача при приемке товаров в пределах норм естественной убыли

Для того, чтобы определить размер недостачи нужно, количество недостающих товаров умножить на цену, которая указана в договоре с поставщиком. При этом НДС и транспортные расходы, относящиеся к недостающим товарам, в расчет не берутся.

Затем следует определить размер недостачи: либо он соответствует нормам естественной убыли, либо превышает их.

Если полученная величина соответствует нормам естественной убыли, то она должна быть отражена по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Сумма недостач и порчи списывается с кредита счета расчетов в корреспонденции с дебетом счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Одновременно недостающие и (или) испорченные товары списываются со счета «Недостачи и потери от порчи ценностей» и относятся на транспортно - заготовительные расходы или на счета отклонений в стоимости товаров. (подпункт «а» пункта 58 Методических указаний по бухгалтерскому учету МПЗ (Приложение №!))

Налоговый учет.

Согласно подпункту 5 пункта 2 статьи 254 НК РФ (Приложение №!) на сумму недостачи можно уменьшить налогооблагаемую базу по прибыли, но только в пределах норм естественной убыли, причем, если эти нормы утверждены Правительством Российской Федерации.

Обратите внимание, Федеральным законом от 6 июня 2005 года №58-ФЗ «О внесении изменений в часть вторую Налогового кодекса Российской Федерации и некторые другие законодательные акты Российской Федерации о налогах и сборах» (Приложение №!) установлено, что впредь до утверждения норм естественной убыли в порядке, установленном подпунктом 2 пункта 7 статьи 254 НК РФ, применяются нормы естественной убыли, утвержденные ранее соответствующими федеральными органами исполнительной власти. При чем данное положение распространяется на правоотношения, возникшие с 1 января 2002 года.

Следовательно, сумма выявленной недостачи товаров может быть включена  торговой организацией в состав расходов для целей налогового учета в пределах норм естественной убыли, которые были утверждены ранее (до введения главы 25 НК РФ).

При предоставлении к вычету «входного» НДС по недостающим товарам, следует помнить, что согласно положениям, изложенным во втором абзаце пункта 7 статьи 171 НК РФ (Приложение №!), в случае, если в соответствии с главой 25 НК РФ, расходы принимаются для целей налогообложения по нормативам, суммы налога по таким расходам подлежат вычету в размере, соответствующем указанным нормам.

Пример ?

ООО «Торговля 1» заключило договор на поставку 5 000 килограммов вареной колбасы по цене 88 рублей за 1 кг (в том числе НДС - 8 рублей).

По данному договору ООО «Торговля 1» перечислило 100-процентную предоплату в сумме 440 000 рублей.

При приемке поставленной колбасы была установлена недостача в количестве 6 килограммов.

Нормы естественной убыли продовольственных товаров в торговле, утвержденные Приказом Министерства торговли СССР от 2 апреля 1987 года №88 «Об утверждении норм естественной убыли продовольственных товаров в торговле и инструкций по их применению» (письмо Министерства торговли РСФСР от 21 мая 1987 года №085). (Приложение №!). Согласно данному документу нормы естественной убыли по вареным колбасам при перевозке автомобильным транспортом на расстояние до 50 км составляет 0,12 % от ее массы.

В данном случае недостача в пределах норм естественной убыли составит 5 000 килограммов х 0,12% = 6 килограммов.

Сумма выявленной при приемке недостачи в пределах норм естественной убыли составит: 6 килограммов х (88 рублей – 8 рублей) = 480 рублей.

В бухгалтерском учете ООО «Торговля 1» будут сделаны следующие записи:

В налогооблагаемую базу по прибыли у ООО «Торговля 1» не войдет сумма 528 рублей (480 рублей + 48 рублей).

Окончание примера.

4.2.2. Недостача при приемке товаров сверх норм естественной убыли

Если торговая организация при приемке товаров выявила недостачу и размер ее превышает нормы естественной убыли, то выставляется, так называемая, претензия. Фактически претензия - это документ, на основании которого стороны могут урегулировать отношения по договору в досудебном порядке. В данном документе (составляется в произвольной форме) необходимо указать: количество товаров, предусмотренное договором; количество товаров, полученное фактически; требования, предъявляемые покупателем; сроки, в течение которых поставщик должен рассмотреть выставленную претензию и ответить на нее.

Как правило, данный срок оговаривается сторонами в договоре. Если договор между контрагентами не содержит такого пункта, то необходимо руководствоваться статьей 314 ГК РФ (Приложение №!). В пункте 2 статьи 314 ГК РФ сказано, что если договором не предусмотрен срок его исполнения, то он должен быть исполнен в разумные сроки после возникновения обязательства. Если обязательство не исполнено в разумные сроки, то должник обязан исполнить его в семидневный срок со дня предъявления кредитором требования о его исполнении.

 Вместе с претензией поставщику направляются копии счетов-фактур, копии накладных и так далее.

Фактическая себестоимость недостач и порчи сверх норм естественной убыли учитывается по дебету счета учета расчетов по претензиям и списывается с кредита счета расчетов.

При принятии к учету поступивших от поставщиков недостающих товаров, подлежащих оплате покупателем, соответственно уменьшается стоимость товаров, транспортно - заготовительных расходов и налог на добавленную стоимость, включенные в фактическую себестоимость недостачи и порчи.

Таким же образом учитываются претензии к поставщикам на суммы излишней оплаты, которая произошла в связи с несоответствием цен, указанных в расчетных документах, ценам, предусмотренным в договоре (завышение цен), в результате  арифметических ошибок, допущенных в расчетных документах поставщика, и по другим подобным причинам.

Сумма выявленной недостачи сверх норм естественной убыли учитывается по фактической себестоимости, включающей в себя стоимость недостающих товаров, транспортные расходы, относящиеся к недостающим товарам, НДС по недостающим товарам и транспортным расходам, относящимся к этим товарам.

Транспортные расходы, относящиеся к недостающим товарам рассчитываются следующим образом:

ТР _н=СТ _н х ТР _о / СТ _о, - где

ТР _н– транспортные расходы по недостающим товарам;

СТ _н – стоимость недостающих товаров;

ТР _о – общая стоимость транспортных расходов (без НДС);

СТ _о – общая стоимость товаров (без НДС).

Пример ?

Торговая организация ООО «Торговля 1», занимающаяся торговлей строительными материалами, в октябре по договору поставки приобрела 15 000 штук кирпича по цене 2 100 рублей за 1 000 штук (в том числе НДС - 320 рублей).

Оплата за кирпич была произведена также в октябре в сумме 31 500 рублей (в том числе НДС – 4 800 рублей).

3 ноября поставщик отгрузил кирпич.

Транспортной организации, которая осуществила доставку кирпича, ООО «Торговля 1» оплатило 12 000 рублей (в том числе НДС – 1 831 рубль).

При получении кирпича было обнаружено, что не хватает 750 штук.

Нормы естественной убыли для кирпича не предусмотрены, поэтому данная недостача кирпича считается сверхнормативной.

ООО «Торговля 1» 8 ноября выставило претензию поставщику. Сумма претензии к поставщику составила:

- стоимость недостающего кирпича: 750 штук х (2,10 рубля – 0,32 рубля) = 1 335 рублей.

- транспортные расходы, относящиеся к недостающему количеству кирпича: 1 335 рублей х 10 169 рублей / 26 700 рублей =  508 рублей.

- НДС, по недостающему кирпичу: 750 штук х 0,32 рубля = 240 рублей.

- НДС по транспортным расходам, относящимся к недостающему кирпичу: 508 рублей х 18% = 91 рубль.

Таким образом, общая сумма претензии, выставленной ООО «Торговля 1» к поставщику, - 2 174 рубля.

При этом в бухгалтерском учете ООО «Торговля 1» были сделаны следующие записи:

Результат выставления претензии может быть двояким: либо поставщик признает претензию обоснованной и возместит ущерб организации-покупателю, либо он откажется признать данную претензию, и тогда организация будет вынуждена обратиться в суд.

Вариант 1.

Поставщик признал данную претензию обоснованной, и за свой счет поставил недостающий кирпич.

При этом в бухгалтерском учете ООО «Торговля 1» было отражено:

Вариант 2.

Поставщик отказался признать претензию, организация обратилась в суд, однако суд отказал в возмещении ущерба.

В данной ситуации сумма претензии списывается на убытки организации. Это следует отразить следующим образом:

Окончание примера.

Обратите внимание!

Уменьшить налогооблагаемую базу по прибыли торговая организация в данном случае не сможет. Так как это возможно только в случае, если в выявленной недостаче нет виновного и данный факт подтвержден уполномоченным государственным органом.

Более подробно с вопросами, касающимися расчетов по претензиям, Вы можете ознакомиться в книге авторов ЗАО «BKR-Интерком-Аудит» «Инвентаризация. Недостачи и хищения. Расчеты по претензиям».

Данный материал подготовлен группой консультантов-методологов ЗАО «BKR-Интерком-Аудит»

Источник : РОСЭК