Все хозяйственные операции, осуществляемые организацией, должны оформляться оправдательными документами, служащими первичными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Таково требование Федерального Закона от 21 ноября 1996 года №129-ФЗ «О бухгалтерском учете».
В настоящее время Унифицированные формы документов, необходимые для направления работника в командировку, утверждены Постановлением Государственного комитета РФ по статистике от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее - Постановление №1).
Указанные формы должны применяться всеми организациями при направлении работников в командировки.
С введением новых форм признаны утратившими силу унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 6 апреля 2001 года №26 (пункт 3 Постановления №1).
В соответствии с Постановлением №1 при направлении работников в командировки и по возвращении из них должны использоваться следующие унифицированные формы:
Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку»;
Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку»;
Т-10 «Командировочное удостоверение»;
Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении».
Указанные унифицированные формы обязаны применять юридические лица всех форм собственности (пункт 2 Постановления №1).
Документальное оформление Приказа (распоряжения) о направлении работника(ов) в командировку(формы Т-9 и Т-9а).
Форма Т-9 применяется для оформления и учета направления работника в командировку, а форма Т-9а применяется для оформления и учета при направлении работников в командировку. Они отличаются только тем, что форма Т-9 предполагает одно командированное лицо, а в форме Т-9а имеется возможность составить приказ на несколько человек одновременно. В приказе (распоряжении) указываются фамилия и инициалы работника, структурное подразделение, профессия, должность, а также цель, время и место командировки.
Готовит приказ (распоряжение) работник кадровой службы (при отсутствии в организации кадровой службы - другое уполномоченное лицо), а подписывает - руководитель организации или уполномоченное им лицо. При необходимости в приказах указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, а также другие условия направления работников в командировку.
Постановлением №1 не установлено, в скольких экземплярах оформляется приказ. На практике делается столько копий приказов (распоряжений) о направлении в командировку, сколько необходимо согласно схеме документооборота и структурному делению организации. Небольшая организация может оформлять приказы о направлении в командировку в одном экземпляре - в приказах по личному составу, нумеровать их в порядке возрастания и хранить в архиве, регистрируя в Книге приказов. Крупные организации обычно оформляют один экземпляр непосредственно для руководителя организации (канцелярии), второй - для отдела кадров, третий - для бухгалтерии, четвертый остается в структурном подразделении (цехе, отделе, филиале, представительстве), где работают командированные лица.
Пример 1.
ООО «Лазурь», находящееся в Москве, направляет в командировку в ООО «Альфа» (Таганрог) сотрудника планового отдела - менеджера Иванова А.А. с целью заключить договор поставки продукции производственного назначения. Срок командировки - 5 дней (два дня на дорогу и три дня на решение производственных вопросов): с 18 по 22 апреля 2005 года. Командировка полностью оплачивается за счет средств ООО «Лазурь».
Работник кадровой службы ООО «Лазурь» должен подготовить приказ (распоряжение) о направлении в командировку (унифицированная форма Т-9).
Руководитель организации _________ _______ ___________________
(должность) (подпись)(расшифровка подписи)
апреля
С приказом (распоряжением) __________________ «15» ______ 2005 года
(подпись работника)
ознакомлен
При направлении в командировку нескольких работников организации одновременно для выполнения общих целей в составе комиссии, бригады, для коллективного участия в семинарах, учебе и тому подобном оформляется Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку по унифицированной форме Т-9а.
Пример 2.
ООО «Лазурь», находящееся в Москве, направляет в командировку на ООО «Альфа» (Таганрог) инженера по материально-техническому снабжению Полякова Ю.В. и менеджера планового отдела Иванова А.А. Цель командировки - доставить в организацию продукцию производственного назначения по договору поставки. Срок командировки - 3 дня: с 13 по 15 апреля 2005 года. Командировка полностью оплачивается за счет средств ООО «Лазурь».
Работник кадровой службы ООО «Лазурь» должен подготовить приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку по унифицированной форме Т-9а.
(служебное задание, другое основание (номер, дата))
директор Петров Ю.А.
Руководитель организации __________ _______ ____________________
(должность) (подпись)(расшифровка подписи)
Наиболее распространенным основанием для издания приказа о направлении работника (работников) в командировку в формах Т-9 и Т-9а является служебное задание (форма Т-10а).
Оформление служебного задания для направления в командировку и отчета о его выполнении (форма Т-10а)
Унифицированная форма Т-10а применяется для оформления и учета служебного задания при направлении работника в командировку, а также служит отчетом о его выполнении.
С точки зрения хронологии событий сначала оформляется служебное задание, оно подписывается руководителем организации, в котором работает командированный работник, утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом и передается в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку по форме Т-9 или Т-9а. Таким образом, служебное задание является первым документом, относящимся к командировке работника организации. Без него нельзя издавать приказ и выписывать командировочное удостоверение (форма Т-10).
По возвращении из командировки работник составляет краткий отчет о выполненной работе, который согласовывает с руководителем структурного подразделения и представляет в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением (форма Т-10) и авансовым отчетом. Таким образом, служебное задание является завершающим документом в комплекте первичных документов, составляемых командированным лицом. После утверждения авансового отчета производится либо возврат остатка подотчетных сумм в кассу организации, либо возмещение работнику организации понесенных расходов (если они превысили ранее выданный аванс).
Проверку авансовых отчетов с точки зрения наличия первичных расчетно-платежных документов и качества их оформления проводит работник бухгалтерии.
Проверку целесообразности расходования денежных средств и результатов командировки выполняет руководитель структурного подразделения и утверждает руководитель организации. Для оценки качества и полноты выполнения командировочного задания применяется унифицированная форма Т-10а.
Пример 3.
Составим служебное задание и отчет о его выполнении для командировки Иванова А.А., менеджера договорного отдела ООО «Лазурь» (Москва), который направлялся в командировку на ООО «Альфа» (Таганрог) для заключения договора поставки продукции производственного назначения. Срок командировки - 5 дней: с 18 по 22 апреля 2005 года (включая время в пути). Командировка полностью оплачивается за счет средств ООО «Лазурь».
Командировочное удостоверение выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы (другим уполномоченным работником) на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку и является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке, которое определяется по времени прибытия в пункт назначения и времени убытия из него. Если работник в ходе выполнения служебного задания должен посетить несколько пунктов назначения, то в каждом из них следует сделать отметку о прибытии и убытии в командировочном удостоверении. Отметки о времени прибытия и выбытия заверяются подписью ответственного лица принимающей стороны и печатью.
Пример 4.
Оформим командировочное удостоверение на Иванова А.А., менеджера планового отдела ООО «Лазурь» (Москва), который находился в командировке на ООО «Альфа» (Таганрог), с 18 по 22 апреля 2005 года.
Командировочное удостоверение во время командировки должно находиться у командированного лица. Все начальные сведения заполняет сотрудник кадровой службы организации, направляющий Иванова А.А. в командировку, а отметки о прибытии и выбытии проставляет организация, куда командированное лицо направляется.
По возвращении из командировки командированное лицо представляет в бухгалтерию авансовый отчет о произведенных командировочных расходах. В разделе «Подотчет» мы достаточно подробно рассмотрели, каким образом работник заполняет авансовый отчет формы АО-1. И все-таки нелишне будет напомнить…
Прежде чем выдавать деньги под отчет, необходимо оформить приказ руководителя организации, утверждающий список подотчетных лиц, с указанием назначения расходов и срока, на который подотчетные суммы предоставляются. Подотчетное лицо имеет право тратить полученную сумму денег только на те цели, на которые они ему выданы в соответствии с приказом руководителя.
Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.
Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.
Работник, получивший деньги под отчет, обязан приложить к авансовому отчету первичные документы, подтверждающие его расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККТ, товарные чеки и другие оправдательные документы).
Бухгалтер должен проверить целевое расходование средств, наличие первичных документов, подтверждающих произведенные расходы, и правильность их оформления.
Проверенный авансовый отчет утверждает руководитель (или уполномоченное на это лицо). Неиспользованный остаток аванса подотчетное лицо сдает в кассу организации по приходному кассовому ордеру. Если произошел перерасход средств, то соответствующая сумма выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.
Полностью проверенный отчет утверждается руководителем организации (или уполномоченным лицом), на лицевой стороне ставятся его должность, дата и подпись с расшифровкой.
На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерия производит списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.
В связи с оформлением авансового отчета, связанного с командировками, нельзя не остановиться на таком моменте, как оформление авансового отчета по зарубежной командировке работника. Современная экономика России развивается достаточно стремительно, происходит постоянное расширение внешнеэкономических связей российских организаций с партнерами из дальнего и ближнего зарубежья. Естественно, что для успешного ведения бизнеса представители российских компаний достаточно часто выезжают в зарубежные командировки, что, непременно связано с валютой. И если заполнение авансового отчета в рублях особых трудностей не вызывает, то оформление такого документа в иностранной валюте для многих становится проблематичным.
Отметим сразу, что, направляя работника в командировку за рубеж, организация должна помнить о том, что существуют определенные особенности при оформлении загранкомандировок. Однако, на них мы остановимся кратко, отметим только, что подробно с этим вопросом можно ознакомиться в нашей книге «Командировки». Нас же интересует, как правильно оформить авансовый отчет в иностранной валюте…
Выезд представителя российской организации в загранкомандировку оформляется приказом руководителя организации. В нем должна содержаться вся информация, необходимая бухгалтерской службе, для расчета сумм, выдаваемых под отчет командированному лицу: страна (либо страны) пребывания, сроки командировки (в том числе в каждой отдельной стране пребывания), каким транспортом осуществляется проезд в командировку (самолетом, поездом, автотранспортом), а также иная необходимая информация. Именно на основании данного приказа руководителя организации, бухгалтер произведет ориентировочный расчет величины командировочных расходов, которые будут выданы на руки работнику.
Обратите внимание!
Размер подотчетных сумм на загранкомандировки определяется одновременно и в валюте РФ – в рублях, и в иностранной валюте.
Оплата загранкомандировок производится на основе норм, утвержденных приложением к Приказу Минфина РФ от 2 августа 2004 года №64н «Об установлении размеров выплаты суточных и предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран».
Нормы возмещения расходов по загранкомандировкам установлены в свободно конвертируемой валюте, которую организация может приобрести через уполномоченный банк. Обычно аванс на командировочные расходы выдается работнику в той валюте, в которой установлены нормы возмещения этих расходов. Если же нормы установлены в редко используемых неконвертируемых иностранных валютах, то организация может выдать работнику аванс на командировочные расходы в любой свободно конвертируемой валюте.
При этом смета командировочных расходов составляется также в свободно конвертируемой валюте, а пересчет, редко используемой неконвертируемой иностранной валюты в свободно конвертируемую, производится через рубли по курсу Банка России на дату выдачи. Если национальная валюта другой страны не конвертируется Банком России, то пересчет расходов, выраженных в этой неконвертируемой валюте, производится по справочному курсу иностранных валют, не котируемых Банком России, или с помощью кросс-курса. Информацию об этих курсах организация может запросить в валютном отделе уполномоченного банка.
В соответствии с действующими нормами валютного законодательства, а именно подпунктами 9 и 14 статьи 9 Федерального закона от 10 декабря 2003 года №173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле» (Далее по тексту Закон о валютном регулировании)* валютные операции между резидентами запрещены, за исключением (в том числе):
а) операций при оплате и (или) возмещении расходов физического лица, связанных со служебной командировкой за пределы территории Российской Федерации, а также операций при погашении неизрасходованного аванса, выданного в связи со служебной командировкой;
б) операций по оплате и (или) возмещению расходов, связанных со служебными поездками за пределы территории Российской Федерации работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер.
В том случае, если организация, отправляющая работника за границу, не имеет необходимого количества валютных средств на своем счете, то приобрести валюту она может через уполномоченные банки, такое правило установлено пунктом 1 статьи 11 закона о валютном регулировании:
«Купля-продажа иностранной валюты и чеков (в том числе дорожных чеков), номинальная стоимость которых указана в иностранной валюте, в Российской Федерации производится только через уполномоченные банки.»
Порядок купли-продажи иностранной валюты через уполномоченные банки в связи с введением Федерального закона от 10 декабря 2003 года №173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле» не претерпел особых изменений.
При получении иностранной валюты на загранкомандировку, организация должна обратить внимание на следующие моменты:
снять валюту с валютного счета организация может не ранее чем за 10 рабочих дней до убытия работников в командировку за рубеж;
основанием для выдачи уполномоченным банком наличной иностранной валюты является Заявление организации, в котором в обязательном порядке указываются номера и даты приказов о командировании работника за границу.
Заявление, предоставляемое в банк, оформляется организацией, командирующей работника за рубеж, на основании следующих документов:
приказа о направлении работника в служебную командировку за пределы Российской Федерации (мы уже отмечали, какая информация отражается организацией в таком приказе);
приказа (распоряжения) руководителя организации о норме суточных командируемому лицу.
После представления заявки, но не ранее чем за 10 дней до даты убытия в командировку командируемого лица, банк выдает требуемую сумму наличной валютой или дорожными чеками с одновременной выдачей справки по форме 0406007 на имя каждого командируемого лица либо на имя старшего группы командируемых лиц. Справка является основанием для вывоза из Российской Федерации наличной иностранной валюты и дорожных чеков командируемыми лицами. В организации обязательно ведется Журнал учета справок по форме 0406007.
После получения наличной валюты в обслуживающем банке ее необходимо принять к учету в кассу организации. Поступление валюты в кассе оформляется приходный кассовый ордер унифицированной формы. Аналогично с рублевым приходом движение наличных валютных денежных средств следует отражать в кассовой книге, книге приходных кассовых ордеров или книге расходных кассовых ордеров соответственно. В кассовой книге указывается не только сумма в валюте, но и сумма по валютному кассовому ордеру, переведенная в рубли по курсу Банка России на данный день, а при подведении итогов за день - по каждой валюте отдельно, а также общий итог в переводных рублях (то есть сумма всех валют, пересчитанных по курсу Банка России в рубли). При изменении курса валют отдельной строкой в приход либо в расход записывается курсовая разница. К кассовым документам подшивается справка по расчету курсовой разницы.
В бухгалтерском учете затраты организации по покупке иностранной валюты в соответствии с пунктом 11 ПБУ 10/99 «Расходы организации», утвержденного Приказом Минфина РФ от 6 мая 1999 года №33н признаются операционными расходами.
При получении иностранной валюты бухгалтер организации сделает в учете такую запись:
Корреспонденция счетов
Содержание операции
Дебет
Кредит
50 «Касса»
52 «Валютный счет»
Наличная иностранная валюта поступила в кассу организации
При необходимости, организация может обратиться в банк с просьбой перевести приобретенную валюту в иностранный банк на счет командируемого работника, либо на его имя до востребования. Такая операция в учете организации отражается следующим образом: Дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Кредит 52 «Валютный счет»
Суммы подотчетных средств, не использованные во время служебной командировки, подлежат сдаче в уполномоченный банк в течение 10 рабочих дней с момента их возврата работником с целью обратной продажи на внутреннем валютном рынке.
Обратите внимание!
Если по каким либо причинам, служебная командировка работника, выезжающего за рубеж, откладывается, данное требование должно быть выполнено в течение 5 рабочих дней с даты предполагавшегося отъезда работника.
Пример 5.
11 апреля 2005 года ООО «Мелена», направляющая своего представителя в зарубежную командировку, поручила уполномоченному банку приобрести 5000 $, перечислив ему сумму денежных средств в размере 150 000 рублей. Комиссия банка – 3000 рублей.
12 апреля 2005 года банк приобрел валюту на ММВБ и 13.04.2005 года зачислил указанную сумму на специальный транзитный валютный счет ООО «Мелена». В этот же день организация сняла денежные средства с валютного счета и приняла к учету. Остаток неиспользованных средств был возвращен банком на расчетный счет клиента.
При этом курс доллара составил:
12.04.2005 года – 28,30 рублей.
13.04.2005 года – 28,29 рублей.
Курс покупки доллара на ММВБ на 12 апреля 2005 года – 28,35 рублей.
В учете ООО «Мелена» операции по приобретению иностранной валюты будут отражены следующим образом:
Корреспонденция счетов
Сумма, рублей
Содержание операции
Дебет
Кредит
76
51
150 000
Перечислены денежные средства на покупку иностранной валюты
52-1-3
76
141 450
Валюта зачислена банком на специальный транзитный валютный счет 28,29 руб. х 5000 $ = 141 450 руб.
91-2
76
50
Отражена отрицательная курсовая разница между курсом ЦБ РФ на дату зачисления и курсом на дату покупки валюты 5000 $ х (28,30 руб. – 28,29 руб.)
91-2
91-2
76
76
3 000
250
Комиссия банка и убыток от превышения биржевого курса покупки валюты над курсом ЦБ РФ 5000 $ х (28,30 руб. – 28,35 руб.)
51
76
5250
Зачислены на расчетный счет средства, не израсходованные на покупку валюты 150 000 руб. – 141 500 руб. –3000 руб. – 250 руб. = 5250 руб.
50
52-1-3
141 450
Наличная валюта поступила в кассу организации
5000 $ х 28, 29 руб.
Получив в кассу организации валюту, бухгалтер выдал работнику, отправляющемуся за рубеж, ориентировочную сумму командировочных расходов в размере 5000 $. Предположим, что работник направляется в служебную командировку в США сроком на 10 дней (с 15.04.05 по 24 .04.2005), проезд до места командировки осуществляется самолетом. Курс доллара на момент выдачи подотчетному лицу – 28,29 рублей.
По возвращении из командировки работник предоставил следующие документы:
Расходы на проезд (туда и обратно) 1600 долларов.
Расходы на проживание – 2500 долларов.
Для упрощения примера другие расходы рассматривать не будем.
Авансовый отчет был предоставлен работником и утвержден руководителем 26.04.2005 года.
Курс доллара на дату утверждения авансового отчета – 28,35 рублей.
?????????
? Код ?
?????????
Форма по ОКУД ?0302001?
?????????
___________ООО «Мелена»___________________________ по ОКПО ? ?
наименование организации ?????????
УТВЕРЖДАЮ
Отчет в сумме Сто тридцать пять тысяч
дести двадцать девять руб.00 коп.
?Номер?Дата?
АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ ???????????? Руководитель ______ Директор__________
Расписка. Принят к проверке от __Трофимова В.В.________ авансовый
отчет № _35 от «26»апреля 2005 года
на сумму сто тридцать шесть тысяч шестьсот сорок семь рублей 00 коп
прописью
количество документов __4___ на _2__ листах
Бухгалтер __________ Котова Г.М.________ «26» _апреля______ 2005 года
подпись расшифровка подписи
Оборотная сторона формы №АО-1
№
Документ, подтверждающий производственные расходы
Наименование
Документа
(расхода)
Сумма расхода
Дебет счета
субсчета
дата
номер
По отчету
Принятая к учету
В руб.
коп
В валюте
В руб.
коп
В валюте
1
2
3
4
5
6
7
8
9
1
14.04.05
13
Бухгалтерская справка-расчет 72$ х 10 х 28,35
20412
720$
20412
720$
44
2
26.04.05
546/1
Счет отеля
2500 $ х 28,35
70875
2500 $
70875
2500 $
44
3,4
Расходы на проезд
1600 $ х 28,35
45360
1600
$
45360
1600
$
44
Итого:
136647
4820
136647
4820
Подотчетное лицо ____________ __Трофимов В.В.
подпись расшифровка подписи
Обратите внимание!
По возвращении из зарубежной командировки сотрудник должен представить в бухгалтерию организации авансовый отчет в течение трех дней. Именно такое правило установлено пунктом 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ. Если ранее такой порядок распространялся только на командировки по России, то с 18 июня 2004 года (утратило силу Положение ЦБ РФ от 25 июня 1997 года №62, которое устанавливало сроки отчета по загранкомандировкам в течение 10 дней), то теперь подотчетное лицо обязано отчитаться за три дня по любым командировкам.
Более подробно с вопросами выдачи и учета подотчетных сумм, учета и налогообложения командировочных и представительских расходов, Вы можете познакомиться в книге ЗАО «BKR-Интерком-Аудит» «Подотчетные средства с точки зрения бухгалтерского и налогового учета. Представительские и командировочные расходы».
Данный материал подготовлен группой консультантов-методологов
Телевидение представляет собой создание и массовое распространение аудиовизуальной информации в определенной системе взаимодействия с аудиторией.
Под аудиовизуальной информацией понимается любое предоставление в распоряжение населения или отдельных лиц средствами телевизионной техники знаков, сигналов, изображений, звуков или иных сообщений, не носящих характер частной корреспонденции.
В понятие «телевидение» входят трансляции, передача или прием знаков, сигналов, надписей, изображений, звуков или сведений любого рода посредством проводной связи, оптических сист
Бухгалтерский и налоговый учет у арендодателя. Оплата коммунальных услуг
ОПЛАТА КОММУНАЛЬНЫХ УСЛУГ
Под коммунальными расходами следует понимать энергоснабжение, теплоснабжение и водоснабжение переданных в аренду помещений.
В соответствии со статьей 539 Гражданского кодекса Российской Федерации (далее ГК РФ) по договору энергоснабжения энергоснабжающая организация обязуется подавать абоненту (потребителю) через присоединенную сеть энергию, а абонент обязуется оплачивать принятую энергию. Договор энергоснабжения заключается с абонентом.
В соответствии со статьей 548 ГК РФ правила о договоре энергоснабжения применяются к отношениям, связанн
Определение доходов и расходов по операциям с финансовыми инструментами срочных сделок, не обращающихся на организованном рынке
Доходами по операциям с финансовыми инструментами срочных сделок, не обращающихся на организованном рынке, признаются:
суммы денежных средств, причитающиеся к получению в отчетном (налоговом) периоде одним из участников операции с финансовым инструментом срочной сделки при ее исполнении (окончании) либо исчисленные за отчетный период, рассчитываемые в зависимости от изменения цены или иного количественного показателя, характеризующего базисный актив, за период с даты совершения операции с финансовым инструментом срочных сделок до даты окончания операции с финансовым инстру
Главная страница --> 