Налоговый учет представительских расходов. Налог на прибыль

НАЛОГ НА ПРИБЫЛЬ

Глава 25 Налогового кодекса Российской Федерации (далее НК РФ) устанавливает два возможных метода определения доходов и расходов для целей налогообложения: метод начисления и кассовый метод.

Так, при методе начисления доходы и расходы признаются в том отчетном (налоговом) периоде, в котором они имели место независимо от фактического поступления денежных средств и (или) иного имущества. Кассовый метод, наоборот, связывает момент возникновения доходов и расходов с фактическим поступлением (выбытием) денежных средств и (или) иного имущества.

Напомним, что применение кассового метода ограничено предельным размером выручки, поэтому далеко не все налогоплательщики будут в своей деятельности применять данный метод.

В том случае, если налогоплательщик использует метод начисления, то в соответствии со статьей 318 НК РФ, в целях исчисления налога на прибыль расходы на производство и реализацию, осуществленные в отчетном периоде подразделяются на прямые и косвенные. К прямым расходам будут отнесены: материальные расходы, определяемые в соответствии со статьей 254 НК РФ, расходы на оплату труда (статья 255), ЕСН без пенсионного фонда и сумма амортизационных отчислений. Все остальные расходы, понесенные налогоплательщиком, будут представлять собой косвенные расходы. Таким образом, представительские расходы организации – это косвенные расходы. А так как сумма косвенных расходов на производство и реализацию, осуществленных в отчетном периоде относится в полном объеме на уменьшение доходов от производства и реализации, следовательно, это правило, относится и к представительским расходам.

Особенностью представительских расходов является то, что данный вид расходов является нормированным в целях исчисления налога на прибыль. Так было и до момента введения главы 25 НК РФ, такой порядок сохранился и сейчас. Однако, в отношении норм представительских расходов, нужно отметить, что они претерпели значительные изменения. Для большей наглядности представим основные изменения, касающиеся представительских расходов, в виде таблицы.

База для расчета норматива представительских расходов установлена пунктом 2 статьи 264 НК РФ, согласно которому представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4% от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.

При этом, необходимо иметь в виду, что расходы организации на оплату труда должны определяться в соответствии со статьей 255 НК РФ. Согласно указанной статье к расходам на оплату труда относятся любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной форме: стимулирующие надбавки, компенсационные начисления, связанные с режимом труда и работы, премии, единовременные поощрительные выплаты, расходы по содержанию работников, предусмотренные требованиями ТК РФ и (или) коллективными договорами.

А как быть в том случае, если представительские расходы не укладываются в данные нормы? На этот вопрос дает ответ статья 270 НК РФ. Согласно пункту 44 данной статьи представительские расходы в части превышающей их размеры, установленной пунктом 2 статьи 264 НК РФ относятся к расходам, не учитываемым в целях налогообложения.

Рассмотрим на конкретном примере.

Пример 1.

(В рассматриваемом примере суммы приведены без учета налога на добавленную стоимость).

ООО «Мелена» в феврале провело переговоры с ООО «Радуга» с целью организации совместного производства мебели. Предположим, что затраты организации на проведение данных переговоров составили:

Затраты на официальный прием (обед в ресторане) – 10 000 рублей.

Транспортное обслуживание участников переговоров – 1000 рублей.

В ходе переговоров была предусмотрена культурная программа, а именно посещение местного драматического театра.

Билеты в театр – 1000 рублей.

Доставка участников в театр и обратно - 500 рублей.

Буфетное обслуживание в театре составило 1200 рублей.

Таким образом, общая сумма затрат по приему делегации у ООО «Мелена» составила 13 700 рублей.

Анализируя данные затраты организации, бухгалтер организации должен исключить из состава представительских расходов, относящихся к данной встрече, сумму, связанную с посещением театра, так как расходы, связанные с организацией развлечений, а именно: стоимость билетов в театр, доставка участников делегации в театр и буфетное обслуживание в театре, не относятся к представительским в целях налогообложения прибыли. Следовательно, сумма расходов организации, в целях налогообложения признаваемых представительскими, составит 11 000 рублей.

В 1 квартале расходы на оплату труда в ООО «Мелена» составили 235 000 рублей, следовательно, норматив представительских расходов будет равен 235 000 рублей х 4% = 9400 рублей. Норматив по величине меньше, чем сумма фактических затрат - 11 000 рублей. Следовательно, ООО «Мелена» в целях налогообложения сможет принять представительские расходы в пределах норматива (9 400 рублей), а величина 1600 рублей (11 000 рублей – 9 400 рублей) при определении налогооблагаемой базы по налогу на прибыль учтена не будет.

Необходимо отметить, что в настоящее время работа бухгалтера достаточно сложна и трудоемка, так как ведение двойного учета (бухгалтерского и налогового), которое необходимо в рамках действующего налогового законодательства, влечет за собой определенные трудности. Поэтому, как правило, бухгалтер в организации стремится организовать такую систему налогового учета, которая позволяет максимально использовать данные бухгалтерского учета. Нужно отметить, что сближение бухгалтерского и налогового учета снимает и многие вопросы, по учету требований Приказа Минфина РФ от 19 ноября 2002 года №114н «Об утверждении положения по бухгалтерскому учету «Учет расчетов по налогу на прибыль» ПБУ 18/02. Ведь когда в организации бухгалтерская прибыль совпадает с налогооблагаемой базой по налогу на прибыль, тогда меньше в учете будет выявлено постоянных разниц, налоговых обязательств и налоговых активов.

Создавая систему налогового учета, каждая организация использует систему налоговых регистров, в которых систематизируются данные из первичных документов или из данных бухгалтерского учета, необходимых для расчета налога на прибыль. При этом каждая организация формирует налоговые регистры с учетом своих индивидуальных особенностей. В том случае, когда доходы и расходы признаются в налоговом и в бухгалтерском учете в одном отчетном периоде и в одинаковом размере, формирование отдельного налогового регистра не является необходимостью, то есть в данной ситуации организация может использовать данные бухгалтерского учета для расчета налога на прибыль. Если требования налогового учета идут в разрез с требованиями бухгалтерского законодательства, создание налогового регистра необходимо. Представительские расходы являются как раз одним из тех случаев, когда создание такого регистра обоснованно, так как в бухгалтерском учете признается вся сумма в размере фактических затрат, а для целей налогового учета данные расходы списываются в пределах норм.

Форма налогового регистра утверждается приказом о налоговой политике организации, сроки заполнения такого регистра зависят от того, какие сроки у предприятия являются отчетными. Если отчетными периодами являются квартал, полугодие, 9 месяцев, то налоговый регистр составляется ежеквартально.

Составляя регистр-расчет представительских расходов, необходимо обратить внимание на следующие моменты:

а) Представительские расходы являются косвенными расходами, поэтому в налоговом регистре нет необходимости деления расходов на прямые и косвенные.

б) Представительские расходы, относящиеся к различным видам деятельности, учитываются для целей налогообложения в одинаковом порядке, поэтому распределение данных расходов по видам производственной деятельности не требуется.

Примерная форма налогового регистра-расчета представительских расходов приведена ниже.

Пример 2.

Воспользуемся данными примера 1, однако дополним его некоторой информацией.

Предположим, что во 2 квартале 2005 года ООО «Мелена» провело официальную встречу с представителями Германии, при этом сумма представительских расходов составила 15 000 рублей. Расходы на оплату труда с начала года в ООО «Мелена» составили 520 000 рублей.

ООО «Мелена»                                                                                     10 марта 2004 года

Регистр-расчет представительских расходов

за 1 полугодие 2005 года

Подпись лица, ответственного за составление налогового регистра ___________________

Таким образом, на основании данных этого налогового регистра, бухгалтер определяет из общей суммы представительских расходов, принимаемых для целей налогообложения, ту часть представительских расходов, которая принимается в качестве расходов текущего квартала.

В отношении налога на прибыль хочется еще отметить один момент. Как правило, переговоры с партнерами принято вести за обеденным столом. Иначе говоря, такие мероприятия редко обходятся без спиртного. Можно ли учесть такие расходы на алкоголь в составе представительских?

Обратимся к письму Минфина РФ от 19 ноября 2004 года № 03-03-01-04/2/30. Согласно разъяснениям Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики, расходы организации на алкогольную продукцию при проведении официального приема могут включаться в представительские расходы, которые учитываются в размере, не превышающем 4 процентов от расходов налогоплательщика на оплату труда за отчетный (налоговой) период, в случае их осуществления в размерах, предусмотренных обычаями делового оборота при проведении деловых переговоров (сделок).

При этом статья 5 Гражданского кодекса Российской Федерации под обычаем делового оборота признается сложившееся и широко применяемое в какой-либо области предпринимательской деятельности правило поведения, не предусмотренное законодательством, независимо от того, зафиксировано ли оно в каком-либо документе.

ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИЕ РАСХОДЫ В СВЕТЕ ПБУ 18/02 «УЧЕТ РАСЧЕТОВ ПО НАЛОГУ НА ПРИБЫЛЬ»

Вступившее в действие Положение по бухгалтерскому учету ПБУ 18/02 «Учет расчетов по налогу на прибыль», утвержденное Приказом Минфина РФ от 19 ноября 2002 года №114н установило новые правила формирования в бухгалтерском учете и порядок раскрытия в бухгалтерской отчетности информации о расчетах по данному налогу. Соответственно, начиная с отчетности за 1 квартал 2003 года бухгалтера всех организаций, являющихся плательщиками налога на прибыль (кроме кредитных, страховых и бюджетных учреждений) обязаны выполнять требования данного ПБУ. В отношении субъектов малого предпринимательства требования данного Положения не являются обязательными, то есть эти субъекты хозяйственной деятельности могут либо применять, либо не применять данное ПБУ.

На сегодняшний день очень трудно себе представить организацию, у которой бухгалтерская прибыль совпадает с прибылью налоговой. Это объясняется тем, что некоторые доходы или расходы признаются в бухгалтерском и налоговом учете не одинаково или не одновременно. Следовательно, практически всегда будет существовать отличие бухгалтерской прибыли от налогооблагаемой прибыли.

ПБУ 18/02 «Учет расчетов по налогу на прибыль» позволяет отразить в бухгалтерском учете разницы между суммами налога на прибыль, исчисленными по данным бухгалтерского и налогового учета.

Сумма, на которую бухгалтерская прибыль (убыток) отличается от налогооблагаемой прибыли (убытка) отчетного периода, согласно Положению состоит из постоянных и временных разниц.

Постоянные разницы (ПР) - это доходы и расходы, формирующие балансовую прибыль (убыток) отчетного периода, но исключаемые из расчета налогооблагаемой базы по прибыли как отчетного, так и последующих отчетных периодов. В ПБУ 18/02 перечислены случаи, когда эти разницы могут возникнуть. Так, например, этот показатель будет отличаться от нулевого значения, когда в налоговом учете расходы принимаются в пределах установленных норм, в то время как в бухгалтерском учете они отражаются в полном объеме. В данном материале мы рассматривали представительские расходы налогоплательщика, особенностью которых является то, что для целей бухгалтерского учета данные расходы принимаются в сумме фактических затрат, а в целях налогового учета – в пределах норм. Следовательно, если организация осуществляет какие-то представительские расходы, причем их величина больше нормы, установленной налоговым законодательством, то у такой организации в бухгалтерском учете возникнет постоянная разница.

Возникновение постоянных разниц влечет за собой возникновение постоянных налоговых обязательств (ПНО), которые фактически представляют собой сумму налога, увеличивающую налоговые платежи по налогу на прибыль в отчетном периоде.

Постоянное налоговое обязательство определяется умножением постоянной разницы (ПР) и ставки налога на прибыль: ПНО = ПР х 24%.

Рассмотрим на конкретном примере.

Пример 3.

По данным бухгалтерского учета ООО «Мелена» за 1 квартал получило балансовую прибыль в размере 50 000 рублей. Осуществляя хозяйственную деятельность ООО «Мелена» в 1 квартале провело деловую встречу с ООО «Радуга». Представительские расходы у ООО «Мелена» составили 11 000 рублей. Данная величина превысила нормируемые расходы. Предположим, что за 1 квартал расходы на оплату труда данной организации составили 235 000 рублей.

Нормируемая величина представительских расходов, учитываемая при налогообложении прибыли за 1 квартал 2004 года у ООО «Мелена» составит 235 000 рублей Х 4%=9 400 рублей.

Фактические затраты составляют 11 000 рублей, то есть представительские расходы превысили норму на 1 600 рублей.

Следовательно, в бухгалтерском учете ООО «Мелена» бухгалтер отразит возникновение постоянной разницы (ПР) – 1600 рублей.

Постоянное налоговое обязательство составит ПНО = ПР х24% = 1600 рублей х 24% = 384 руб.

Обратите внимание!

Суммы представительских расходов, превышающие предельные нормы нельзя однозначно отнести к постоянным или к временным разницам.

Согласно пункту 4 Положения по бухгалтерскому учету ПБУ 18/02, под постоянными разницами понимается та сумма затрат, которая не уменьшает налогооблагаемый доход ни в текущем, ни в последующих периодах. Однако, так как предельный размер представительских расходов зависит от фонда оплаты труда, который неизменно растет в течение календарного года, может сложиться ситуация, что часть нормируемых затрат, которая в прошлом периоде не учитывалась при налогообложении, по итогам очередного периода может уложиться в норму и будет учтена при расчете налогооблагаемой базы по налогу на прибыль.

Считать данные разницы временными тоже нет оснований, так как согласно ПБУ 18/02, к временным разницам относятся те затраты, про которые уже точно известно, что они будут учитываться в течение определенного срока в будущем.

Исходя из того, что изначально бухгалтер не знает изменится ли в дальнейшем ситуация, связанная с включением в расходы представительских расходов, видимо эти разницы необходимо учитывать как постоянные, однако делать начисление отдельной проводкой, так как в дальнейшем начисленная сумма может быть сторнирована.

Определив сумму, которая в отчетном периоде не уменьшает налогооблагаемую базу по прибыли, ее нужно умножить на 24%, а полученное постоянное налоговое обязательство отразить в учете:

Если в следующем отчетном периоде какая-то часть неучтенных расходов может быть учтена при расчете на прибыль, то ранее отраженное постоянное налоговое обязательство необходимо погасить, для этого в учете необходимо будет сделать обратную проводку.

На сумму постоянного налогового обязательства организация корректирует величину условного расхода по налогу на прибыль, которым является сумма налога на прибыль, определяемая исходя из бухгалтерской прибыли за 1 квартал 2004 года, и тем самым определяет налог на прибыль для целей налогообложения, который признается текущим налогом на прибыль.

Таким образом, текущий налог на прибыль в ООО «Мелена» за 1 квартал 2004 года составит 12 384 рубля.

НАЛОГ НА ДОБАВЛЕННУЮ СТОИМОСТЬ

По поводу налога на добавленную стоимость нужно отметить следующее. Если организация, осуществившая представительские расходы является плательщиком данного налога, то при выполнении требований НК РФ (данные требования перечислены в статье 172 НК РФ) организация имеет право на вычет. То есть имеет право уменьшить величину начисленного налога, подлежащего уплате в бюджет на сумму установленных вычетов.

Порядок налоговых вычетов регламентирован статьей 171 главы 21 «Налог на добавленную стоимость» НК РФ. Согласно пункту 7 данной статьи вычетам подлежат суммы налога, уплаченные по расходам на командировки (расходам по проезду к месту служебной командировки и обратно, включая расходы на пользование в поездах постельными принадлежностями, а также расходам на наем жилого помещения) и представительским расходам, принимаемым к вычету при исчислении налога на прибыль организаций.

В случае, если в соответствии с главой 25 настоящего Кодекса расходы принимаются для целей налогообложения по нормативам, суммы налога по таким расходам подлежат вычету в размере, соответствующем указанным нормам.

Таким образом, при наличии счета-фактуры и документов, подтверждающих оплату представительских расходов, которые учитываются при налогообложении в полном объеме, сумма НДС, уплаченная налогоплательщиком при осуществлении представительских расходов, принимается к вычету также в полном объеме. Это следует из статей 171 и 172 НК РФ. В том случае, если сумма представительских расходов превышает установленный Налоговым Кодексом норматив, то вычет по налогу на добавленную стоимость можно предъявить в размере, соответствующем норме. Такое требование вытекает из пункта 7 статьи 171 НК РФ.

По сверхнормативным представительским расходам НДС к вычету не принимается и списывается за счет расходов, не уменьшающих налогооблагаемую прибыль.

Пример 4.

ООО «Мелена» провело в феврале деловые переговоры с представителями ООО «Радуга», в результате которых было достигнуто соглашение об организации совместного производства мебели. ООО «Мелена» организовало официальный обед в ресторане, стоимость обслуживания составила 11 800 рублей с учетом НДС. Счет в ресторане был оплачен подотчетным лицом, ответственным за проведение официальной встречи. При обслуживании участников встречи был оплачен счет транспортной организации за предоставленные услуги. Сумма, выставленного счета по транспортным услугам составила 1180 рублей, в том числе НДС. Услуги транспортной организации были оплачены с расчетного счета. Расходы на оплату труда у ООО «Мелена» за 1 квартал составили 235 000 рублей.

Допустим, что других расходов при проведении переговоров не было. Таким образом, сумма представительских расходов в данной ситуации у ООО «Мелена» составила 11 000 рублей, НДС =1 980 рублей.

В учете ООО «Мелена» это отразит следующим образом:

Рассчитаем предельную величину представительских расходов, которую ООО «Мелена» может учесть при расчете налогооблагаемой базы по прибыли:

235 000 рублей х4% = 9 400 рублей.

Фактическая сумма представительских расходов 11 000 руб. превышает нормативную – 9 400 руб., следовательно, сумма превышающая норматив признается постоянной разницей. Согласно пункту 6 ПБУ 18/02 постоянная разница отчетного периода отражается в бухгалтерском учете обособленно (в аналитическом учете соответствующего счета учета активов и обязательств, в оценке которых возникла постоянная разница.

В рассматриваемом случае постоянная разница может быть отражена в аналитическом учете по счету 26 субсчет «Сверхнормативные представительские расходы».

Более подробно с вопросами выдачи и учета подотчетных сумм, учета и налогообложения командировочных и представительских расходов, Вы можете познакомиться в книге ЗАО «BKR-Интерком-Аудит» «Подотчетные средства с точки зрения бухгалтерского и налогового учета. Представительские и командировочные расходы».

Данный материал подготовлен группой консультантов-методологов ЗАО «BKR-Интерком-Аудит»

Источник : РОСЭК